Zeiterfassung Tierarztpraxis: Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung ist in jeder Tierarztpraxis Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen, nicht nur Überstunden. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße.
• Bereitschaftsdienst, Notdienst und Rufbereitschaft machen die Erfassung komplex. In kaum einer Branche verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit so stark wie in der Tiermedizin. Fehler bei der Abgrenzung können zu Mindestlohn-Verstößen und Bußgeldern bis 15.000 € führen.
• Die elektronische Zeiterfassungspflicht steht bevor. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die digitale Erfassung als neuen Standard vor. Wer jetzt noch mit Stundenzetteln arbeitet, sollte zeitnah umstellen.
• Digitale Lösungen sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Software wie Nostradamus kombiniert digitale Zeiterfassung mit automatischer Dienstplanung und sorgt dafür, dass Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten automatisch eingehalten werden.

Warum Zeiterfassung in der Tierarztpraxis gerade jetzt so wichtig ist

Tiere erkranken nicht nur werktags zwischen 9 und 17 Uhr. Notfälle nachts, Bereitschaftsdienste am Wochenende, spontane OPs zwischen den Sprechstunden: In Tierarztpraxen und Tierkliniken gehören unregelmäßige Arbeitszeiten zum Alltag. Genau das macht die korrekte Zeiterfassung so anspruchsvoll und gleichzeitig so wichtig.

Lange Zeit flog die Tiermedizin beim Thema Arbeitszeitrecht „unter dem Radar“. Doch die Zeiten haben sich geändert. Drei Entwicklungen sorgen dafür, dass Praxisinhaber jetzt handeln sollten.

BAG-Beschluss 2022: Vollständige Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) wurde klargestellt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das BAG stützte sich dabei auf das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Az. C-55/18), das ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung fordert. Die frühere Regelung, wonach nur Arbeitszeit über 8 Stunden pro Tag dokumentiert werden musste (§ 16 Abs. 2 ArbZG), reicht seitdem nicht mehr aus.

Für Tierarztpraxen bedeutet das: Jede Arbeitsstunde jedes Beschäftigten muss täglich erfasst werden, ob Tierärztin, TFA, Auszubildende oder Aushilfe.

Koalitionsvertrag 2025: Elektronische Zeiterfassung kommt

Der Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD sieht die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht vor. Die tägliche Arbeitszeit soll tagesaktuell und in der Regel digital erfasst werden. Für kleine und mittlere Unternehmen sind zwar Übergangsregelungen geplant, eine konkrete Ausgestaltung der Gesetzesänderung liegt jedoch noch nicht vor. Klar ist: Die Richtung ist gesetzt, und wer jetzt noch ausschließlich auf Papier und Bleistift setzt, wird mittelfristig umstellen müssen.

Kontrolldruck steigt auch in der Tiermedizin

In verschiedenen Regionen finden mittlerweile systematische Überprüfungen von Tierarztpraxen durch die Aufsichtsbehörden statt. Auslöser sind häufig Anzeigen durch ehemalige oder aktuelle Mitarbeiter, die sich ausgebeutet fühlen. Die Konsequenzen sind real: Nicht wenige tierärztliche Betriebe haben bereits ihren Klinikstatus abgegeben, weil sie den Notdienst nicht ArbZG-konform aufrechterhalten konnten. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 15.000 € pro Fall (§ 22 ArbZG). Beharrliche Verstöße können sogar als Straftat gewertet werden (§ 23 ArbZG).

Was genau muss erfasst werden? Die rechtlichen Grundlagen

Bevor Sie ein System einführen, sollten Sie verstehen, welche Anforderungen das Arbeitszeitgesetz an Tierarztpraxen stellt. Die Besonderheiten der Branche machen einige Regelungen komplexer als in anderen Berufsfeldern.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Die wichtigsten Regeln für Tierarztpraxen

Das ArbZG bildet den Rahmen für alle Arbeitszeitvorgaben:

• Maximale tägliche Arbeitszeit: 8 Stunden pro Werktag (Montag bis Samstag), verlängerbar auf 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden erfolgt (§ 3 ArbZG).
• Maximale Wochenarbeitszeit: 48 Stunden im Durchschnitt über 6 Monate.
• Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe zwischen zwei Arbeitseinsätzen.
• Aufzeichnungspflicht: Die gesamte tägliche Arbeitszeit muss dokumentiert werden. Der Arbeitgeber kann diese Pflicht an den Arbeitnehmer delegieren, bleibt aber verantwortlich.
• Aufbewahrungspflicht: Alle Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
• Aushangpflicht: Laut § 16 ArbZG müssen die gesetzlichen Vorschriften im Betrieb gut sichtbar ausgehängt werden.

Sonn- und Feiertagsarbeit in Tierarztpraxen

Grundsätzlich ist Sonn- und Feiertagsarbeit verboten (§ 9 Abs. 1 ArbZG). Für Tierarztpraxen gilt jedoch eine ausdrückliche Ausnahme: In „Einrichtungen zur Behandlung und Pflege von Tieren“ dürfen Beschäftigte auch an Sonn- und Feiertagen arbeiten (§ 10 Abs. 1 Nr. 12 ArbZG). Dabei gelten folgende Bedingungen:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben.
• Für Sonntagsarbeit muss ein Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen gewährt werden.
• Für Feiertagsarbeit muss ein Ersatzruhetag innerhalb von 8 Wochen gewährt werden.

Wichtig: Gesetzliche Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit gibt es nicht. Zuschläge können nur über Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden.

Bereitschaftsdienst vs. Rufbereitschaft: Der teure Unterschied

In kaum einer Branche ist die Abgrenzung zwischen Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft so praxisrelevant wie in der Tiermedizin. Viele Praxen klassifizieren Dienste falsch, was erhebliche Nachzahlungsrisiken birgt.

Praxisbeispiel: Wenn eine TFA während des Nachtdienstes in der Klinik bleiben muss, auch wenn gerade kein Patient da ist, handelt es sich um Bereitschaftsdienst. Die gesamte Zeit zählt als Arbeitszeit und muss entsprechend erfasst und vergütet werden. Wird dies fälschlich als Rufbereitschaft behandelt, drohen Nachzahlungen und Verstöße gegen das Mindestlohngesetz.

Notfallausnahme (§ 14 Abs. 2 ArbZG): Was sie erlaubt und was nicht

Bei tiermedizinischen Notfällen, etwa einer nächtlichen Kolik oder einer akuten Not-OP, darf von den regulären Arbeitszeitvorgaben abgewichen werden. Diese Ausnahme ist jedoch nicht als Dauerlösung gedacht. Wenn Notdienste regelmäßig zu Überschreitungen der Höchstarbeitszeit oder Unterschreitungen der Ruhezeiten führen, liegt ein strukturelles Problem vor, das organisatorisch gelöst werden muss.

Achtung Mindestlohn-Falle: Rechenbeispiel für Tierarztpraxen

Ein häufig übersehenes Risiko: Wenn Bereitschaftsdienste geleistet werden, kann das Monatsgehalt rechnerisch unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen. Das passiert schneller, als viele Praxisinhaber denken.

Beispiel: Eine TFA arbeitet Vollzeit (40 Stunden/Woche) und erhält ein Bruttomonatsgehalt von 2.500 €. Zusätzlich leistet sie 4 Bereitschaftsdienste à 10 Stunden im Monat.

Das monatliche Nachzahlungsrisiko in diesem Beispiel beträgt rund 244 €. Über ein Jahr summiert sich das auf fast 3.000 € pro betroffener Mitarbeiterin. Ohne saubere Zeiterfassung fällt ein solcher Verstoß oft erst bei einer Prüfung auf, dann allerdings rückwirkend.

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob das Gehalt Ihrer Beschäftigten auch unter Einbeziehung aller Bereitschaftsstunden den Mindestlohn erreicht. Unser kostenloser Arbeitszeit-Rechner kann Ihnen dabei helfen.

TFA-Tarifvertrag 2025/2026: Das ändert sich bei Arbeitszeit und Zuschlägen

Zum 1. Juni 2025 sind ein neuer Gehaltstarifvertrag und ein neuer Manteltarifvertrag für Tiermedizinische Fachangestellte in Kraft getreten. Diese bringen wesentliche Änderungen mit sich, die sich direkt auf die Zeiterfassung auswirken. Zum 31. Januar 2026 wurde der Tarifvertrag gekündigt, neue Verhandlungen stehen an.

Neue Überstundenzuschläge für Teilzeit-TFAs

Überstunden über die vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit hinaus sind künftig zuschlagspflichtig, sofern innerhalb von 18 Wochen keine entsprechende Freizeit gewährt wird. Das gilt ausdrücklich auch für Teilzeitbeschäftigte. Ohne präzise Zeiterfassung lässt sich weder nachweisen, wann Überstunden anfallen, noch ob der Freizeitausgleich fristgerecht erfolgt ist.

Bereitschaftsdienst: 50 % Vergütung, mindestens Mindestlohn

Bereitschaftsdienst wird mit 50 % des aktuellen Stundenlohns vergütet, mindestens jedoch mit dem gesetzlichen Mindestlohn. Diese Regelung macht eine lückenlose Dokumentation der Bereitschaftszeiten unverzichtbar.

Neu: Rufbereitschaft zählt jetzt anteilig als Arbeitszeit

Eine der wichtigsten Neuerungen: Reine Rufbereitschaft wird zum Zweck der Vergütungsberechnung erstmals mit 25 % als Arbeitszeit gewertet. Auch wenn die TFA zu Hause auf Abruf wartet, muss diese Zeit erfasst und anteilig vergütet werden. Für Praxen, die regelmäßig Rufbereitschaften einteilen, erhöht sich damit der Dokumentationsaufwand erheblich.

Hinweis: Der Tarifvertrag gilt für TFA in Praxen und Kliniken niedergelassener Tierärzte. Für angestellte Tierärztinnen und Tierärzte gibt es keinen Tarifvertrag. Hier müssen eigene Bezahlmodelle für Dienste und Überstunden entwickelt werden.

Zeiterfassung in der Praxis: Welche Methode passt zu Ihnen?

Grundsätzlich stehen Ihnen drei Wege zur Arbeitszeiterfassung offen. Jede Methode hat ihre Berechtigung, allerdings unterscheiden sich die Ansätze deutlich in Bezug auf Rechtssicherheit, Aufwand und Fehleranfälligkeit.

Stundenzettel und Excel: Einfach, aber fehleranfällig

Handschriftliche Stundenzettel oder manuell geführte Excel-Tabellen sind nach wie vor die verbreitetste Methode in kleineren Tierarztpraxen. Die Einstiegshürde ist niedrig, die Kosten minimal. Allerdings bringen schlecht geführte Tabellen erhebliche Risiken mit sich:

• Nachträgliches Eintragen aus dem Gedächtnis führt zu ungenauen Daten.
• Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienste müssen manuell berechnet werden.
• Bei einer Behördenkontrolle gelten handschriftliche Aufzeichnungen als weniger verlässlich.
• Der monatliche Aufwand für die Lohnvorbereitung ist hoch.

Wenn Sie aktuell noch mit Excel arbeiten und eine strukturierte Grundlage benötigen, kann eine professionelle Vorlage den Übergang erleichtern.

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• Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden
• Übersichtliches Format für die Lohnvorbereitung
• Sofort einsetzbar als Übergangslösung

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Stationäre Stempeluhr: Solide für reine Praxisbetriebe

Eine stationäre Stempeluhr, an der sich Beschäftigte per PIN oder Chip an- und abmelden, bietet eine zuverlässige Lösung für Praxen mit festem Standort. Die Erfassung erfolgt automatisch und manipulationssicher. Allerdings stößt dieses System an seine Grenzen, sobald Mitarbeiter außerhalb der Praxis arbeiten, etwa bei Hausbesuchen, Stallvisiten oder im Notdienst.

Digitale Zeiterfassung per App: Der neue Standard

Mobile Zeiterfassungs-Apps ermöglichen es Beschäftigten, ihre Arbeitszeit mit einem Klick auf dem Smartphone zu starten und zu beenden, egal ob in der Praxis, beim Stallbesuch oder im Notdienst. Die Vorteile gegenüber manuellen Methoden sind erheblich:

• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking
• Echtzeit-Übersicht über Anwesenheiten und geleistete Stunden
• Automatische Prüfung auf Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
• Nahtlose Lohnvorbereitung durch digitale Datenübertragung
• Ideal für die Fahrpraxis: Nutztier- und Pferdetierärzte erfassen ihre Zeit mobil, ohne an einen stationären Terminal gebunden zu sein

Vergleichstabelle: Alle Methoden auf einen Blick

Besondere Anforderungen je Praxistyp

Tierarztpraxis ist nicht gleich Tierarztpraxis. Die Anforderungen an die Zeiterfassung unterscheiden sich je nach Praxistyp erheblich.

Kleintierpraxis (2-5 Mitarbeiter)

Typischerweise mit festen Sprechstundenzeiten und planbaren Arbeitsabläufen. Die Zeiterfassung ist hier vergleichsweise unkompliziert. Herausforderungen entstehen vor allem bei Teilzeitkräften, die spontan zu OPs hinzugezogen werden, und bei der korrekten Dokumentation von Überstunden. Eine einfache App-Lösung oder sogar eine gut geführte Tabelle kann hier ausreichen, solange die Aufzeichnung täglich und lückenlos erfolgt.

Großtier- und Pferdepraxis mit Fahrpraxis

Hier ist mobile Zeiterfassung unverzichtbar. Stallbesuche, Fahrten zwischen Höfen und unplanbare Notfälle machen eine stationäre Erfassung unmöglich. Die Arbeitszeit beginnt oft nicht in der Praxis, sondern beim ersten Patientenbesuch. Eine Mitarbeiter-App, mit der Beschäftigte ihre Arbeitszeit per Smartphone starten und beenden können, ist für diesen Praxistyp die einzig praktikable digitale Lösung.

Gemischtpraxis

Die Kombination aus Sprechstunden in der Praxis und mobilen Einsätzen erfordert ein flexibles System, das beide Szenarien abdeckt. Ideal ist eine Kombination aus stationärem Zeiterfassungssystem in der Praxis und mobiler App für Außeneinsätze.

Tierklinik mit Schicht- und Bereitschaftsdienst

In Kliniken mit 10 bis 30 und mehr Beschäftigten, 24/7-Betrieb und rotierenden Bereitschaftsdiensten ist die Zeiterfassung am komplexesten. Hier müssen Schichtwechsel, Bereitschaftszeiten, Rufbereitschaften und Notdienste sauber voneinander getrennt und dokumentiert werden. Manuelle Methoden stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Eine integrierte Lösung, die Dienstplanung und Zeiterfassung verbindet, reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen.

Die 5 häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung in Tierarztpraxen

Umfragen zeigen, dass vielen Tierärzten das Arbeitszeitgesetz nicht vollständig bekannt ist und in vielen Praxen keine oder nur lückenhafte Aufzeichnungen erfolgen. Diese fünf Fehler begegnen in der Praxis besonders häufig:

Fehler 1: TFA in Teilzeit wird regelmäßig zu OPs hinzugezogen. Eine TFA mit 25-Stunden-Vertrag hilft regelmäßig bei Operationen aus und kommt auf 32 Wochenstunden. Ohne Zeiterfassung fällt das nicht auf. Die Überstunden werden weder dokumentiert noch vergütet, was nach dem neuen Tarifvertrag zuschlagspflichtig wäre.

Fehler 2: Bereitschaftsdienst wird als Rufbereitschaft abgerechnet. Die TFA muss während des Nachtdienstes in der Klinik bleiben. Das ist Bereitschaftsdienst und zählt als volle Arbeitszeit. Wird es als Rufbereitschaft behandelt, drohen Verstöße gegen Ruhezeiten und Mindestlohn.

Fehler 3: Zeiterfassung nur für Vollzeitkräfte. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft alle Beschäftigten, auch Teilzeitkräfte, Aushilfen und Minijobber. Für Minijob-Arbeitsverhältnisse besteht zudem eine gesonderte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Fehler 4: Notfallausnahme als Dauerzustand. § 14 Abs. 2 ArbZG erlaubt Ausnahmen bei tiermedizinischen Notfällen. Wenn jedoch regelmäßig Ruhezeiten unterschritten oder Höchstarbeitszeiten überschritten werden, ist das kein Notfall mehr, sondern ein Organisationsproblem.

Fehler 5: Fehlende Zeiterfassung im Streitfall. Mitarbeiter, die im Streitfall beim Arbeitsgericht eigene Zeitaufzeichnungen vorlegen, haben gute Karten, wenn der Arbeitgeber selbst keine Dokumentation hat. Ohne eigene Aufzeichnungen verlieren Sie als Praxisinhaber die Kontrolle über die Beweislage.

Checkliste: Ist Ihre Tierarztpraxis compliant?

Prüfen Sie anhand dieser Checkliste, ob Ihre Praxis die wichtigsten Anforderungen an die Zeiterfassung erfüllt:

• Vollständige Erfassung: Wird die gesamte tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentiert (nicht nur Überstunden)?
• Alle Mitarbeiter einbezogen: Erfassen auch Teilzeitkräfte, Aushilfen, Minijobber und Auszubildende ihre Arbeitszeiten?
• Bereitschaftsdienst korrekt erfasst: Wird Bereitschaftsdienst als volle Arbeitszeit dokumentiert und vom System als solche gewertet?
• Rufbereitschaft separat erfasst: Werden Rufbereitschaftszeiten und tatsächliche Einsätze getrennt dokumentiert?
• Ruhezeiten eingehalten: Wird geprüft, ob zwischen zwei Arbeitseinsätzen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen?
• Höchstarbeitszeit überwacht: Wird sichergestellt, dass die 10-Stunden-Grenze pro Tag und die 48-Stunden-Grenze pro Woche (im Durchschnitt) eingehalten werden?
• Sonntagsregelung beachtet: Bleiben mindestens 15 Sonntage pro Jahr beschäftigungsfrei? Werden Ersatzruhetage fristgerecht gewährt?
• Mindestlohn geprüft: Liegt der effektive Stundenlohn auch unter Einbeziehung aller Bereitschaftsstunden über 12,82 €?
• Aufbewahrung gesichert: Werden Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahrt?
• Aushangpflicht erfüllt: Sind die Vorschriften des ArbZG im Betrieb sichtbar ausgehängt?
• Jugendarbeitsschutz: Gelten für TFA-Azubis unter 18 Jahren die besonderen Regelungen des JArbSchG?
• DSGVO-konform: Werden die personenbezogenen Arbeitszeitdaten datenschutzkonform gespeichert und verarbeitet?

Wenn Sie bei mehr als zwei Punkten unsicher sind, besteht Handlungsbedarf.

Zeiterfassung als Mitarbeiterbindungs-Instrument

Zeiterfassung wird oft als lästige Pflicht empfunden. Dabei kann sie gerade in der Tiermedizin ein wirkungsvolles Instrument gegen den Fachkräftemangel sein.

Fachkräftemangel TFA: Warum faire Zeiterfassung heute zählt

Die Fachkräftesituation in der Tiermedizin ist kritisch. Der Beruf der TFA wird seit 2019 von der Bundesagentur für Arbeit als Engpassberuf geführt. Besonders alarmierend: Lediglich 32,5 % der TFA-Auszubildenden wollen nach ihrem Abschluss im Beruf bleiben. Als Hauptgründe für den Abgang werden das Gehalt, unflexible Arbeitszeiten und fehlende Wertschätzung genannt.

Von der Pflicht zum Vorteil: Transparenz schafft Vertrauen

Der Bundesverband Praktizierender Tierärzte (bpt) bringt es auf den Punkt: Wer Teilzeit oder flexible Arbeitszeiten anbietet und durch korrekte Zeiterfassung auch fair entlohnt, bietet Arbeitnehmern ein echtes Plus an Arbeitsplatzattraktivität. Eine transparente Dokumentation zeigt Ihren Mitarbeitern, dass jede geleistete Stunde zählt, ob Sprechstunde, Bereitschaftsdienst oder spontane OP. Das stärkt das Vertrauen und kann den Unterschied machen, ob eine gute TFA bei Ihnen bleibt oder zur nächsten Praxis wechselt.

Digitale Zeiterfassung einführen: So gelingt der Umstieg

Viele Praxisinhaber scheuen den Umstieg auf eine digitale Lösung, weil sie den Aufwand überschätzen. In der Praxis zeigt sich: Die Einführung ist weniger kompliziert als gedacht, und der Nutzen überwiegt schnell.

In 5 Schritten von der manuellen zur digitalen Zeiterfassung

• Schritt 1: Bestandsaufnahme. Welche Arbeitszeitmodelle gibt es in Ihrer Praxis? Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaften, Teilzeitmodelle, Fahrpraxis? Listen Sie alle Szenarien auf.
• Schritt 2: Anforderungen definieren. Brauchen Sie mobile Erfassung? Automatische Zuschlagsberechnung? Integration in die Lohnbuchhaltung? Erstellen Sie eine Prioritätenliste.
• Schritt 3: Software auswählen. Achten Sie auf DSGVO-Konformität, automatische ArbZG-Prüfung, mobile App-Verfügbarkeit und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung (z. B. DATEV).
• Schritt 4: Team einbeziehen. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den Nutzen: faire Erfassung, weniger Streit über Überstunden, transparente Abrechnung. Das erhöht die Akzeptanz.
• Schritt 5: Starten und nachjustieren. Beginnen Sie mit den Grundfunktionen und erweitern Sie schrittweise. Moderne Systeme lassen sich in unter einer Woche implementieren.

Worauf Sie bei der Software-Auswahl achten sollten

Nicht jede Zeiterfassungssoftware passt zu den besonderen Anforderungen einer Tierarztpraxis. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Mobile Erfassung: Unverzichtbar für Fahrpraxis und Notdienst.
• Automatische Compliance-Prüfung: Das System sollte Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz automatisch überwachen und bei Verstößen warnen.
• Flexible Schichtplanung: Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaften und wechselnde Dienstpläne müssen abbildbar sein.
• Lohnbuchhaltungs-Integration: Eine DATEV-Schnittstelle spart doppelte Dateneingabe und reduziert Fehler bei der Lohnvorbereitung.
• DSGVO-Konformität: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Die Speicherung muss auf sicheren europäischen Servern erfolgen.
• Einfache Bedienung: Ihre TFAs und Tierärzte sollen Patienten behandeln, nicht Software bedienen. Ein Klick zum Starten und Beenden der Zeiterfassung sollte genügen.

Dienstplanung und Zeiterfassung aus einer Hand

Besonders effizient wird es, wenn Zeiterfassung und Dienstplanung in einem System zusammenlaufen. Statt Arbeitszeiten separat zu erfassen und den Dienstplan in einer anderen Anwendung zu führen, greifen beide Prozesse ineinander: Der Dienstplan gibt die Soll-Zeiten vor, die Zeiterfassung dokumentiert die Ist-Zeiten, und Abweichungen werden automatisch erkannt.

Nostradamus bietet genau diese Kombination: Die digitale Zeiterfassung per App oder stationärem Terminal arbeitet nahtlos mit der KI-gestützten Personalplanung zusammen. Das System überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten, berechnet Überstunden und überträgt die Daten über die DATEV-Schnittstelle direkt in die Lohnbuchhaltung. Die Mitarbeiter-App ermöglicht es Beschäftigten, ihre Verfügbarkeit einzutragen und Schichten einzusehen, was gerade bei wechselnden Bereitschaftsdiensten für Transparenz sorgt. Ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat ist der Einstieg möglich, die Implementierung gelingt in unter einer Woche.

Fazit: Jetzt handeln, bevor die elektronische Pflicht kommt

Die Zeiterfassung in der Tierarztpraxis ist keine optionale Verwaltungsaufgabe, sondern gesetzliche Pflicht. Das BAG-Urteil von 2022 hat die Anforderungen verschärft, der Koalitionsvertrag 2025 wird die elektronische Erfassung zum Standard machen. Gleichzeitig machen Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaften und Notdienste die korrekte Dokumentation in der Tiermedizin besonders anspruchsvoll.

Die gute Nachricht: Der Umstieg auf eine digitale Lösung ist einfacher als gedacht und bringt neben Rechtssicherheit auch handfeste Vorteile. Sie sparen Zeit bei der Lohnvorbereitung, vermeiden teure Fehler bei der Zuschlagsberechnung und zeigen Ihren Mitarbeitern, dass jede geleistete Stunde fair erfasst und vergütet wird. In Zeiten des TFA-Fachkräftemangels kann das den entscheidenden Unterschied machen.

Nostradamus unterstützt Sie dabei mit einer Komplettlösung für Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung, die speziell für Betriebe mit wechselnden Schichten und komplexen Arbeitszeitmodellen entwickelt wurde. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Sie Ihre Tierarztpraxis in weniger als einer Woche auf eine rechtssichere Zeiterfassung umstellen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Tierarztpraxis

Muss ich als Kleinbetrieb mit 3 Mitarbeitern Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss von 2022 für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Auch in einer Kleintierpraxis mit nur einer TFA und einer Auszubildenden müssen Sie die tägliche Arbeitszeit dokumentieren.

Ist Vertrauensarbeitszeit in der Tierarztpraxis noch erlaubt?

Vertrauensarbeitszeit als Arbeitszeitmodell bleibt grundsätzlich möglich. Ihre Beschäftigten können weiterhin flexibel ihre Arbeitszeit gestalten. Allerdings müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten trotzdem erfasst werden. Vertrauensarbeitszeit bedeutet also Flexibilität bei der Einteilung, nicht Verzicht auf Dokumentation.

Wie erfasse ich Rufbereitschaft korrekt?

Rufbereitschaft selbst zählt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, solange kein fester Aufenthaltsort vorgegeben ist. Tatsächliche Einsätze während der Rufbereitschaft müssen jedoch als Arbeitszeit dokumentiert werden. Seit dem neuen TFA-Manteltarifvertrag (ab 06/2025) wird Rufbereitschaft zudem mit 25 % des Stundenlohns vergütet, was eine separate Erfassung der Rufbereitschaftszeiten erfordert.

Was passiert bei einer Behördenkontrolle, wenn ich keine Zeiterfassung habe?

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht stellen Ordnungswidrigkeiten dar und können mit Bußgeldern bis zu 15.000 € geahndet werden. Darüber hinaus stehen Sie im Streitfall mit Mitarbeitern ohne eigene Dokumentation schlecht da: Legen Beschäftigte eigene Aufzeichnungen vor, haben diese vor dem Arbeitsgericht erhebliches Gewicht.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Weniger aufwändig als erwartet. Moderne Cloud-Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Die Mitarbeiter laden die App herunter, erhalten eine kurze Einweisung und können sofort per Klick ein- und ausstempeln. Eine schrittweise Einführung, bei der Sie zunächst nur die Zeiterfassung nutzen und später Dienstplanung ergänzen, senkt die Einstiegshürde zusätzlich.

Müssen auch Minijobber in der Tierarztpraxis ihre Arbeitszeit erfassen?

Ja, sogar doppelt: Zum einen gilt die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss für alle Beschäftigten. Zum anderen besteht für Minijob-Arbeitsverhältnisse eine gesonderte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG), wonach Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden müssen.