Zeiterfassung Speditionen - Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Speditionen unterliegen verschärften Aufzeichnungspflichten. Als Branche nach § 2a SchwarzArbG müssen Speditionen die Arbeitszeiten der meisten Beschäftigten dokumentieren – bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 € durch den Zoll, bei Mindestlohnverstößen sogar bis zu 500.000 €.
• Der Tachograph allein ersetzt keine Zeiterfassung. Der digitale Fahrtenschreiber erfasst Lenkzeiten, aber nicht die vollständige Arbeitszeit im arbeitsrechtlichen Sinn. Be- und Entladen, Fahrzeugkontrollen oder Wartezeiten müssen separat dokumentiert werden.
• Fahrer, Lager und Verwaltung brauchen eine gemeinsame Lösung. Die größte Herausforderung in Speditionen ist die Zusammenführung verschiedener Erfassungswelten – vom Tachographen über das Lagerterminal bis zur Büro-Zeiterfassung – in ein einheitliches, revisionssicheres System.
• Digitale Systeme sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Software wie Nostradamus für Zeiterfassung und Dienstplanung ermöglicht die Echtzeit-Dokumentation per App und Terminal, automatisiert die Lohnvorbereitung und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

Warum Zeiterfassung in Speditionen so komplex ist

In kaum einer anderen Branche überlagern sich so viele Regelwerke bei der Arbeitszeitdokumentation wie im Speditions- und Transportgewerbe. Während ein Einzelhändler oder Gastronom im Wesentlichen das Arbeitszeitgesetz und die allgemeine Zeiterfassungspflicht beachten muss, kommen bei Speditionen zusätzlich EU-Sozialvorschriften, das Fahrpersonalgesetz, das Mindestlohngesetz mit branchenspezifischen Sonderregeln und die Tachographen-Pflicht hinzu. Das Ergebnis: ein regulatorisches Dickicht, das selbst erfahrene Disponenten und Geschäftsführer vor Herausforderungen stellt.

Die Zwei-Welten-Problematik: Fahrer vs. Nicht-Fahrer

Das zentrale Praxisproblem in Speditionen ist die Koexistenz zweier völlig unterschiedlicher Erfassungswelten:

Welt 1 – Berufskraftfahrer: Fahrer im Fern- und Nahverkehr unterliegen den Sozialvorschriften der VO (EG) Nr. 561/2006. Ihre Lenkzeiten werden über den digitalen Tachographen automatisch aufgezeichnet. Zusätzlich gelten die Sonderregelungen des § 21a Arbeitszeitgesetz für die Gesamtarbeitszeit. Die Dokumentation muss bei Kontrollen durch das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) oder den Zoll vorgelegt werden können.

Welt 2 – Nicht-fahrendes Personal: Disponenten, Lagermitarbeiter, Umschlagpersonal und Verwaltungskräfte unterliegen den allgemeinen Regeln zur Arbeitszeiterfassung. Für sie gelten das Arbeitszeitgesetz, die Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022 und – je nach Gehaltshöhe – die verschärften Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG.

In der Praxis bedeutet das: Während Fahrer den Tachographen nutzen, stempelt das Lagerpersonal am Terminal, und die Verwaltung führt möglicherweise noch Excel-Listen oder Stundenzettel. Diese Medienbrüche führen zu Fehlern, Zeitverlust und Compliance-Risiken.

Warum der Tachograph allein nicht reicht

Eines der größten Missverständnisse in der Speditionsbranche lautet: „Unsere Fahrer haben doch den Tachographen – damit ist die Zeiterfassung erledigt.“ Das ist falsch – und kann teuer werden.

Der digitale Tachograph erfasst die Lenkzeit und die am Gerät eingestellten Aktivitätsmodi (Arbeit, Bereitschaft, Ruhe). Er ist ein verkehrsrechtliches Instrument zur Überwachung der Lenk- und Ruhezeiten. Die arbeitsrechtliche Arbeitszeit nach § 21a ArbZG umfasst jedoch deutlich mehr als nur die Lenkzeit:

• Be- und Entladearbeiten sowie deren Überwachung
• Tägliche Fahrzeugkontrolle und Abfahrtskontrolle
• Reparatur- und Wartungsarbeiten am Fahrzeug
• Maßnahmen zur Ladungssicherung
• Behördengänge (z. B. Zollabfertigung)
• Administrative Tätigkeiten (Frachtpapiere, Lieferscheine)

All diese Zeiten werden vom Tachographen nur dann korrekt erfasst, wenn der Fahrer den Aktivitätsmodus manuell umstellt – was in der Praxis häufig vergessen wird. Ein separates Zeiterfassungssystem, das die Tachodaten ergänzt, ist daher unverzichtbar.

5 häufige Irrtümer bei der Zeiterfassung in Speditionen

In der täglichen Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Missverständnisse. Die folgende Übersicht räumt mit den hartnäckigsten Mythen auf:

Diese gesetzlichen Pflichten gelten für Speditionen

Die Zeiterfassung in Speditionen wird durch mehrere Gesetze und Verordnungen geregelt, die sich teilweise überschneiden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Rechtsgrundlagen im Überblick – sortiert nach Relevanz für den Speditionsalltag.

Allgemeine Zeiterfassungspflicht (EuGH, BAG, ArbSchG)

Die Grundlage für die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bilden zwei wegweisende Gerichtsentscheidungen:

EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18): Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass alle Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass bereits heute eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Aktueller Stand (März 2026): Der Koalitionsvertrag 2025 sieht vor, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu konkretisieren. Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren. Die geplanten Übergangsfristen richten sich nach der Unternehmensgröße: Betriebe ab 250 Mitarbeitern haben ein Jahr nach Inkrafttreten Zeit, Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitern zwei Jahre und Betriebe mit 10 bis 49 Mitarbeitern fünf Jahre.

Wichtig: Auch wenn direkte Bußgelder für fehlende Zeiterfassung nach aktuellem Stand nicht vorgesehen sind, hat das Verwaltungsgericht Hamburg im August 2024 bestätigt, dass die Arbeitsschutzbehörde die Einführung eines Zeiterfassungssystems auf Grundlage von § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen kann. Ein Verstoß gegen eine solche Anordnung ist dann bußgeldbewehrt.

Speditionsspezifische Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG

Hier liegt der entscheidende Unterschied zu vielen anderen Branchen: Speditionen gehören zu den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftszweigen. Das bedeutet verschärfte Aufzeichnungs- und Prüfpflichten, die über die allgemeine Zeiterfassungspflicht hinausgehen.

Konkret müssen Speditionen nach § 17 MiLoG:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen
• Die Dokumentation spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung erstellen
• Die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren
• Die Unterlagen bei Prüfungen durch die Zollverwaltung vorlegen können

Bußgelder bei Verstößen: Wer den Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht fristgerecht nachkommt, handelt ordnungswidrig. Es drohen Bußgelder bis zu 30.000 € durch die Zollverwaltung. Bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz selbst können Bußgelder bis zu 500.000 € verhängt werden.

Ausnahmen nach MiLoDokV: Von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind Beschäftigte, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.319 € brutto erhalten. Ebenfalls ausgenommen sind Beschäftigte mit einem Monatsentgelt über 2.879 € brutto, sofern der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich in den letzten 12 Monaten gezahlt hat. Alle anderen Beschäftigten der Spedition – einschließlich Fahrer, Lagermitarbeiter und Verwaltungskräfte unterhalb dieser Schwellen – fallen unter die Aufzeichnungspflicht.

Arbeitszeit von Berufskraftfahrern (§ 21a ArbZG)

Für Lkw-Fahrer, die der EG-Verordnung Nr. 561/2006 unterliegen, gilt die Sonderregelung des § 21a Arbeitszeitgesetz. Die wichtigsten Vorgaben:

• Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 48 Stunden, in Ausnahmefällen bis zu 60 Stunden – sofern im Durchschnitt von 24 Wochen (6 Monaten) die 48-Stunden-Grenze eingehalten wird.
• Tägliche Höchstarbeitszeit: Grundsätzlich 8 Stunden, Verlängerung auf maximal 10 Stunden möglich unter Einhaltung des 24-Wochen-Durchschnitts.
• Nachtarbeit: Wer mindestens 4 Stunden zwischen 0:00 und 7:00 Uhr arbeitet, gilt als Nachtarbeiter. In einem 24-Stunden-Zeitraum darf die Arbeitszeit dann 10 Stunden nicht überschreiten.

Was zählt als Arbeitszeit beim Lkw-Fahrer?

Die 10-Stunden-Falle: Ein häufig übersehenes Praxisproblem: Ein Kraftfahrer, der 8 Stunden Lenkzeit hinter sich hat und zusätzlich 2 Stunden mit Be-/Entladen beschäftigt war, hat seine tägliche Gesamtarbeitszeit von 10 Stunden bereits ausgeschöpft. Er darf die Lenkzeit an diesem Tag nicht mehr auf 9 oder 10 Stunden ausdehnen. Weil Disposition und Zeiterfassung oft in getrennten Systemen laufen, wird dieser Zusammenhang in der Praxis regelmäßig übersehen.

Lenk- und Ruhezeiten im Überblick (VO (EG) 561/2006)

Die EU-Verordnung Nr. 561/2006 regelt die maximalen Lenkzeiten und Mindestruhezeiten für Berufskraftfahrer:

• Tägliche Lenkzeit: Maximal 9 Stunden, zweimal pro Woche auf 10 Stunden verlängerbar
• Wöchentliche Lenkzeit: Maximal 56 Stunden
• Zwei-Wochen-Lenkzeit: Maximal 90 Stunden innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Wochen
• Lenkzeitunterbrechung: Nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit mindestens 45 Minuten Pause (teilbar in 15 + 30 Minuten)
• Tägliche Ruhezeit: Mindestens 11 zusammenhängende Stunden (dreimal pro Woche auf 9 Stunden verkürzbar)

Diese Zeiten werden über den digitalen Tachographen aufgezeichnet. Seit dem 31. Dezember 2024 müssen Fahrer bei aufzeichnungspflichtigen Fahrten Nachweise für den aktuellen Tag und die vorausgehenden 56 Kalendertage mitführen.

Umrüstungspflichten für intelligente Tachographen der 2. Generation: Die EU hat stufenweise Fristen festgelegt: Lkw mit analogen oder älteren digitalen Tachographen mussten bis Ende 2024 umgerüstet werden. Lkw mit intelligenten Tachographen der 1. Generation müssen bis Sommer 2025 umgerüstet sein. Für leichte Nutzfahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht gilt eine Frist bis Mitte 2026.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Besondere Prüfintensität: Da Speditionen zu den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen gehören, werden sie von der Zollverwaltung deutlich häufiger geprüft als Unternehmen anderer Wirtschaftszweige. Eine lückenlose Dokumentation ist daher nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein praktischer Schutz vor empfindlichen Bußgeldern.

Beweislastumkehr: Was passiert ohne Zeiterfassung?

Ein oft unterschätztes Risiko: Fehlt ein objektives Zeiterfassungssystem, kann sich die Beweislast in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten umkehren. Das Arbeitsgericht Emden sprach 2020 einem Arbeitnehmer eine Vergütung auf Basis seiner eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil der Arbeitgeber kein objektives System vorweisen konnte (ArbG Emden, 20.02.2020, 2 Ca 94/19). Für Speditionen bedeutet das: Kann ein Fahrer im Streitfall seine eigenen Aufzeichnungen vorlegen und die Spedition hat kein verlässliches Gegensystem, gelten im Zweifel die Angaben des Fahrers.

Checkliste: Welche Mitarbeiter müssen wie erfasst werden?

Eine der häufigsten Fragen in Speditionen lautet: „Betrifft die Zeiterfassungspflicht nur unsere Fahrer oder auch die Verwaltung?“ Die Antwort: Grundsätzlich alle Beschäftigten. Aber die konkreten Pflichten und empfohlenen Erfassungsmethoden unterscheiden sich je nach Mitarbeitergruppe.

Merke: Die MiLoG-Aufzeichnungspflicht entfällt nur für Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.319 € brutto (bzw. über 2.879 € brutto bei 12-monatigem Nachweis). Für alle anderen Beschäftigten der Spedition gilt sie – unabhängig davon, ob sie am Steuer sitzen oder im Büro arbeiten.

Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem für Speditionen

Angesichts der komplexen Anforderungen reicht ein einfaches Stempeluhr-System für Speditionen nicht aus. Die ideale Lösung muss verschiedene Erfassungswege kombinieren, unterschiedliche Regelwerke berücksichtigen und nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert werden.

Mobile Erfassung für Fahrer

Berufskraftfahrer sind den Großteil ihrer Arbeitszeit unterwegs – oft tagelang im Fernverkehr. Eine mobile Zeiterfassung per Smartphone-App ist daher unverzichtbar. Die App sollte es Fahrern ermöglichen, Nicht-Fahr-Zeiten (Be-/Entladen, Fahrzeugkontrolle, Wartezeiten) mit wenigen Klicks zu dokumentieren. Wichtig ist dabei, dass die App auch offline funktioniert, da Fahrer nicht immer eine stabile Internetverbindung haben. Die erfassten Daten werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Eine Mitarbeiter-App bietet darüber hinaus den Vorteil, dass Fahrer ihre Schichten einsehen, Verfügbarkeiten eintragen und direkt mit der Disposition kommunizieren können – alles in einer Anwendung.

Stationäre Erfassung für Lager und Verwaltung

Für Mitarbeiter, die täglich am Standort arbeiten, eignet sich ein stationäres Zeiterfassungssystem – etwa ein Terminal am Lagereingang oder in der Verwaltung. Die An- und Abmeldung per PIN-Code oder Chip ist schnell, hygienisch und manipulationssicher. Ergänzend kann die Zeiterfassung auch über eine Web-Anwendung am PC erfolgen, was besonders für Büromitarbeiter praktisch ist.

Entscheidend ist, dass beide Erfassungswege – mobil und stationär – in ein einziges System münden. Nur so entsteht eine einheitliche Datenbasis für die Lohnvorbereitung und die Compliance-Dokumentation.

Integration mit Telematik und Tachograph

Die Anbindung an Telematik-Systeme und die Möglichkeit, Tachographen-Daten zu importieren, ist für Speditionen ein zentrales Kriterium bei der Systemwahl. Im Idealfall werden die Lenk- und Ruhezeiten aus dem Tachographen automatisch übernommen und mit den manuell erfassten Nicht-Fahr-Zeiten zu einem vollständigen Arbeitszeitbild zusammengeführt. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen.

Schnittstellen zu Lohn- und ERP-Systemen

Die erfassten Arbeitszeiten müssen am Ende des Monats in die Lohnbuchhaltung fließen – möglichst ohne manuelle Übertragung. Schnittstellen zu gängigen Lohnsystemen wie DATEV sind daher ein Muss. Eine nahtlose Datenübertragung eliminiert doppelte Dateneingabe, reduziert Fehler und spart der Buchhaltung mehrere Stunden pro Abrechnungszyklus. Auch die Anbindung an Kassensysteme und ERP-Lösungen kann für größere Speditionen relevant sein.

Schichtplanung und Personalplanung

Gerade im Lager- und Umschlagbereich arbeiten Speditionen häufig mit 2- oder 3-Schicht-Systemen, oft ergänzt durch Saisonkräfte in Spitzenzeiten (z. B. Weihnachtsgeschäft, E-Commerce-Peaks). Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte daher eng mit der Personalplanung verzahnt sein. So lassen sich Schichtpläne auf Basis der tatsächlichen Verfügbarkeiten erstellen, Über- und Unterbesetzungen vermeiden und die Einhaltung von Arbeitszeitgrenzen automatisch überwachen.

Wer Dienstpläne schreibt, die automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz berücksichtigen, spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Compliance-Verstößen.

Revisionssichere Dokumentation und DSGVO

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Bei der Erfassung und Verarbeitung müssen Speditionen die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Das bedeutet: klare Zugriffsrechte (wer darf welche Daten sehen?), sichere Speicherung auf europäischen Servern und die Möglichkeit, Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen. Gleichzeitig muss die Dokumentation revisionssicher sein, damit sie bei Prüfungen durch den Zoll oder das BAG standhält.

Wenn ein Betriebsrat existiert, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems – nicht beim „Ob“, aber beim „Wie“. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats beschleunigt die Einführung und erhöht die Akzeptanz.

Rechenbeispiel: Was kostet fehlende Zeiterfassung eine Spedition?

Die folgenden Zahlen sind Schätzwerte auf Basis von Branchenerfahrungen und sollen den wirtschaftlichen Unterschied zwischen manueller und digitaler Zeiterfassung veranschaulichen.

Szenario: Mittelständische Spedition mit 30 Fahrern, 10 Lagermitarbeitern und 8 Verwaltungskräften (48 Beschäftigte insgesamt).

Ohne digitale Zeiterfassung (Stundenzettel, Excel, manuelle Tacho-Auswertung):

• 30 Fahrer × ca. 20 Min./Woche für handschriftliche Stundenzettel = ca. 10 Stunden/Woche
• Buchhaltung/Disposition: ca. 15 Stunden/Woche für manuelle Übertragung, Abgleich mit Tachodaten, Fehlerkorrektur
• Erfahrungsgemäß 5-10 % fehlerhafte Einträge, die Nacharbeit erfordern
• Geschätzter jährlicher Zeitaufwand: ca. 1.300 Stunden
• Bei durchschnittlich 30 €/Std. Personalkosten: ca. 39.000 €/Jahr

Mit integriertem digitalen System (App + Terminal + automatische Datenübernahme):

• Fahrer ergänzen Nicht-Fahr-Zeiten per App (ca. 2 Min./Tag)
• Verwaltung: ca. 3 Stunden/Woche für Prüfung und Freigabe
• Geschätzter jährlicher Zeitaufwand: ca. 300 Stunden
• Einsparung: ca. 1.000 Stunden/Jahr – das entspricht rund 30.000 €

Hinzu kommt die Risikominimierung: Ein einziger Bußgeldbescheid wegen fehlerhafter Dokumentation bei einer Zollprüfung kann schnell mehrere Tausend Euro kosten – ganz abgesehen vom Reputationsschaden und dem Aufwand für die Nachbearbeitung.

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Sie möchten sofort mit einer strukturierten Arbeitszeitdokumentation starten? Unsere kostenlose Excel-Vorlage hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – auch als Übergangslösung, bis ein digitales System eingeführt ist.

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So unterstützt Nostradamus Speditionen bei der Zeiterfassung

Nostradamus ist eine cloud-basierte Software für Zeiterfassung und Dienstplanung, die bereits an über 2.700 Standorten eingesetzt wird. Die Lösung eignet sich besonders für Betriebe mit heterogenen Belegschaften, verschiedenen Schichtmodellen und dem Bedarf, mehrere Erfassungswege in einem System zu vereinen.

Zeiterfassung per App, Terminal und Web

Nostradamus bietet genau die Kombination, die Speditionen brauchen: Fahrer und mobiles Personal nutzen die Mitarbeiter-App auf dem Smartphone, um ihre Arbeitszeiten mit einem Klick zu starten und zu beenden. Lagermitarbeiter stempeln sich am stationären Zeiterfassungssystem per PIN-Code oder Chip an. Verwaltungskräfte nutzen die Web-Anwendung am PC. Alle Daten fließen in Echtzeit in ein zentrales System – keine Medienbrüche, keine manuelle Zusammenführung.

Das System erkennt automatisch Abweichungen (z. B. verspätetes Stempeln), berechnet Pausen und Überstunden und überwacht die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Die DATEV-Integration sorgt dafür, dass die erfassten Daten nahtlos in die Lohnbuchhaltung übertragen werden – ohne doppelte Dateneingabe.

Intelligente Dienstplanung mit KI

Für den Lager- und Umschlagbereich bietet Nostradamus eine KI-gestützte Dienstplanung, die Schichtpläne auf Basis von Bedarfsprognosen, Mitarbeiterverfügbarkeiten und gesetzlichen Vorgaben erstellt. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu. Dabei werden Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und individuelle Verfügbarkeiten automatisch berücksichtigt. Das Ergebnis: bis zu 80 % weniger Planungsaufwand und bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung durch optimierte Besetzung.

Die Implementierung dauert in der Regel weniger als eine Woche, die Preise starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Der ROI wird typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten erreicht.

Fazit: Zeiterfassung in Speditionen ist Pflicht – und eine Chance

Die Zeiterfassung in Speditionen ist kein optionales Optimierungsprojekt, sondern eine gesetzliche Pflicht mit handfesten finanziellen Konsequenzen. Als Branche mit verschärfter Prüfintensität durch den Zoll können es sich Speditionen nicht leisten, bei der Arbeitszeitdokumentation Lücken zu haben.

Die gute Nachricht: Wer die Zeiterfassung richtig angeht, gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch operative Effizienz. Ein integriertes digitales System, das Fahrer, Lager und Verwaltung in einer Lösung vereint, spart einer typischen mittelständischen Spedition rund 1.000 Arbeitsstunden pro Jahr – und schützt gleichzeitig vor Bußgeldern, die schnell fünfstellig werden können.

Nostradamus bietet mit der Kombination aus Mitarbeiter-App, stationärem Zeiterfassungssystem und intelligenter Dienstplanung genau die Lösung, die Speditionen für ihre heterogene Belegschaft brauchen. Testen Sie die Software unverbindlich und überzeugen Sie sich selbst.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Spedition die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfassen oder nur der Fahrer?

Ja, grundsätzlich aller Mitarbeiter. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 besteht eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung für alle Beschäftigten. Zusätzlich unterliegen Speditionen als § 2a-SchwarzArbG-Branche der verschärften Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Diese gilt für alle Beschäftigten mit einem Monatsentgelt unter den MiLoDokV-Schwellenwerten (4.319 € bzw. 2.879 € brutto) – also in der Regel für Fahrer, Lagerpersonal und viele Verwaltungskräfte gleichermaßen.

Reicht der Tachograph als Arbeitszeitnachweis für meine Fahrer?

Nein. Der digitale Tachograph erfasst Lenkzeiten und die am Gerät eingestellten Aktivitätsmodi. Er ist ein verkehrsrechtliches Instrument für die Lenk- und Ruhezeitenüberwachung. Die vollständige Arbeitszeit nach § 21a ArbZG umfasst jedoch auch Be-/Entladen, Fahrzeugkontrollen, Ladungssicherung und administrative Tätigkeiten. Diese werden nur korrekt erfasst, wenn der Fahrer den Modus manuell umstellt – was häufig vergessen wird. Ein ergänzendes Zeiterfassungssystem ist daher notwendig.

Welche Bußgelder drohen bei einer Zollkontrolle?

Bei fehlenden oder unvollständigen Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Werden dabei Verstöße gegen das Mindestlohngesetz selbst festgestellt, können die Bußgelder bis zu 500.000 € betragen. Speditionen werden als § 2a-SchwarzArbG-Branche regelmäßig vom Zoll geprüft – eine lückenlose Dokumentation ist daher besonders wichtig.

Was zählt als Arbeitszeit beim Lkw-Fahrer?

Neben der reinen Lenkzeit zählen zur Arbeitszeit nach § 21a ArbZG: Be- und Entladearbeiten sowie deren Überwachung, die tägliche Abfahrtskontrolle, Reparatur- und Wartungsarbeiten, Maßnahmen zur Ladungssicherung und administrative Tätigkeiten wie Zollabfertigung oder das Ausfüllen von Frachtpapieren. Bereitschaftszeiten (z. B. Warten ohne Arbeitspflicht) zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit, wohl aber zur Schichtzeit.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in der Regel in weniger als einer Woche implementieren. Es muss keine Software installiert werden – die Mitarbeiter-App läuft auf vorhandenen Smartphones, und stationäre Terminals können schnell eingerichtet werden. Der typische ROI wird innerhalb von 2-3 Monaten erreicht, bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Welche Übergangsfristen gelten für die digitale Zeiterfassung?

Der Koalitionsvertrag 2025 sieht gestaffelte Übergangsfristen vor: Betriebe ab 250 Mitarbeitern sollen die Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten des Gesetzes schaffen, Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitern innerhalb von zwei Jahren und Betriebe mit 10 bis 49 Mitarbeitern innerhalb von fünf Jahren. Unabhängig davon besteht die Pflicht zur Zeiterfassung als solche bereits heute – nur die konkrete Form wird noch gesetzlich konkretisiert. Für Speditionen gilt zudem die MiLoG-Aufzeichnungspflicht bereits jetzt ohne Übergangsfrist.