Zeiterfassung Restaurant: Pflichten, Vorlage & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits seit 2022 – auch für Ihr Restaurant. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Jeder Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen. Die Gastronomie steht als Risikobranche nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders im Fokus.
• Zollkontrollen treffen Restaurants oft unerwartet – und ohne korrekte Nachweise wird es teuer. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kontrolliert Gastronomiebetriebe regelmäßig und unangemeldet. Fehlende Arbeitszeitnachweise können pro Verstoß bis zu 30.000 € Bußgeld nach sich ziehen.
• Geteilte Dienste, Minijobber und spontane Schichtwechsel machen die Zeiterfassung in der Gastronomie besonders anspruchsvoll. Wer auf Papier-Stundenzettel oder schlecht geführte Excel-Listen setzt, riskiert Lücken in der Dokumentation, Fehler bei der Lohnabrechnung und Verstöße gegen die 7-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes.
• Digitale Zeiterfassungssysteme lösen diese Probleme und amortisieren sich innerhalb weniger Monate. Lösungen wie Nostradamus kombinieren Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einer Plattform – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat, mit DATEV-Schnittstelle und automatischer Compliance-Prüfung.

Warum Zeiterfassung im Restaurant kein optionales Thema mehr ist

Restaurantbetreiber stehen unter doppeltem Druck: Einerseits müssen sie im hektischen Tagesgeschäft den Betrieb am Laufen halten. Andererseits wachsen die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitszeiten stetig. Wer die Zeiterfassung im Restaurant bisher als lästige Pflichtübung betrachtet hat, sollte spätestens jetzt umdenken.

Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits – nicht erst ab 2026

Einer der hartnäckigsten Irrtümer in der Branche: Viele Gastronomen glauben, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trete erst mit einem neuen Gesetz in Kraft. Tatsächlich gilt die Pflicht bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Das BAG stellte klar, dass jeder Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche – ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten muss. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Die häufig genannten Jahreszahlen wie „Zeiterfassungspflicht 2025″ oder „2026″ beziehen sich auf eine erwartete gesetzliche Konkretisierung – etwa zur elektronischen Umsetzung oder zu Übergangsfristen. Sie bedeuten jedoch nicht, dass Betriebe bis dahin untätig bleiben dürfen.

Warum die Gastronomie besonders im Fokus steht

Die Gastronomie ist nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes explizit als Risikobranche gelistet. Das hat konkrete Konsequenzen: Restaurantbetreiber müssen jederzeit mit unangemeldeten Kontrollen durch den Zoll rechnen. Zusätzlich gelten für die Branche verschärfte Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) – insbesondere für Minijobber und geringfügig Beschäftigte.

Hinzu kommt: Die Personalkosten in der Gastronomie machen oft 30-40 % des Umsatzes aus und sind seit Januar 2022 um 34,4 % gestiegen. Ohne saubere Zeiterfassung fehlt Ihnen die Grundlage, diese Kosten zu kontrollieren.

Was sich 2026 ändert: Koalitionsvertrag, Mindestlohn, Arbeitszeitreform

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (2025) kündigt die verbindliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung an – mit gestaffelten Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße. Großunternehmen sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes umstellen müssen.

Parallel dazu sind weitere Änderungen geplant oder bereits in Kraft:

• Mindestlohn ab 01.01.2026: 13,90 € pro Stunde (Anstieg von 12,82 € – eine Steigerung um 8,4 %)
• Minijob-Grenze ab 01.01.2026: 603 € monatlich (zuvor 556 €)
• Geplante Arbeitszeitreform: Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden – noch im Gesetzgebungsverfahren
• Steuerbefreiung für Überstundenzuschläge: Geplant, setzt aber eine lückenlose Zeiterfassung voraus

Hinweis: Die geplante Arbeitszeitreform und das Arbeitszeiterfassungsgesetz befinden sich zum Stand März 2026 noch im Gesetzgebungsverfahren. Die bestehende Pflicht zur Zeiterfassung gilt jedoch bereits.

Rechtliche Grundlagen: Was Restaurantbetreiber wissen müssen

Was genau muss erfasst werden?

Jeder Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Das gilt für alle Beschäftigten – Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Minijobber und Aushilfen gleichermaßen. Pausen müssen ebenfalls dokumentiert werden, da sie von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an seine Mitarbeiter delegieren – etwa durch Selbststempeln per App oder Terminal. Er bleibt jedoch verantwortlich für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben wie Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.

Die 7-Tage-Frist: Warum Nacherfassen riskant ist

Ein Detail, das viele Restaurantbetreiber nicht kennen: Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen die Arbeitszeiten spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet sein. Wer Stundenzettel erst am Monatsende nachträglich ausfüllen lässt, verstößt bereits gegen diese Frist. Jeder einzelne Verstoß kann mit bis zu 30.000 € Bußgeld geahndet werden.

Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre ab Tag der Arbeitsleistung

Die Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das gilt sowohl für Papier-Stundenzettel als auch für digitale Aufzeichnungen. Bei einer Zollkontrolle müssen Sie diese Unterlagen jederzeit vorlegen können.

Sonderfall Minijobber und Aushilfen – verschärfte Pflichten

Für Minijobber und geringfügig Beschäftigte gelten die strengsten Dokumentationspflichten. Da die Gastronomie als Branche nach § 2a SchwarzArbG gelistet ist, müssen Sie für alle Beschäftigten – nicht nur für Minijobber – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen.

Besonders wichtig bei der Mindestlohnerhöhung auf 13,90 €: Bei einer Minijob-Grenze von 603 € monatlich können Minijobber maximal 43,4 Stunden pro Monat arbeiten, ohne sozialversicherungspflichtig zu werden. Ohne korrekte Zeiterfassung lässt sich das nicht kontrollieren. Nutzen Sie unseren Arbeitszeit-Rechner, um die maximalen Stunden für Ihre Minijobber zu berechnen.

Bußgelder im Überblick

Wichtig zu wissen: Aktuell droht nicht automatisch ein Bußgeld, nur weil Sie keine Zeiterfassung haben. Erst wenn die zuständige Arbeitsschutzbehörde Sie zur Einführung auffordert und Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen, wird es konkret. Bei Zollkontrollen nach dem MiLoG sieht das allerdings anders aus – hier können Bußgelder sofort verhängt werden.

5 Mythen zur Zeiterfassung in der Gastronomie – und die Wahrheit

Mythos 1: „Die Zeiterfassungspflicht kommt erst 2026.“
Falsch. Die Pflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom September 2022. Was 2026 kommen soll, ist die Konkretisierung zur elektronischen Umsetzung und zu Übergangsfristen – nicht die Pflicht selbst.

Mythos 2: „Mit weniger als 10 Mitarbeitern bin ich befreit.“
Falsch. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Lediglich die geplante Pflicht zur elektronischen Erfassung soll für Kleinstbetriebe unter 10 Beschäftigten erleichtert werden – manuelle Aufzeichnungen sollen dort weiterhin genügen.

Mythos 3: „Vertrauensarbeitszeit befreit von der Erfassungspflicht.“
Falsch. Vertrauensarbeitszeit bleibt als Arbeitszeitmodell möglich, aber nicht ohne Dokumentation. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer erfasst werden.

Mythos 4: „Personalmangel ist ein Notfall – dann dürfen Mitarbeiter länger arbeiten.“
Falsch. Ein Arbeitstag von über 10 Stunden ist nur in echten Ausnahmefällen nach § 14 ArbZG zulässig. Mitarbeitermangel oder hohes Besucheraufkommen zählen ausdrücklich nicht als Ausnahmefall.

Mythos 5: „Meine Mitarbeiter verdienen über Mindestlohn, also brauche ich keine Zeiterfassung.“
Falsch. Die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss gilt branchenübergreifend und unabhängig vom Lohnniveau. Und als Gastronomiebetrieb unterliegen Sie zusätzlich den verschärften Pflichten nach § 17 MiLoG.

Zollkontrolle im Restaurant: So läuft eine FKS-Prüfung ab

Wie der Zoll kontrolliert – auch verdeckt als Gast

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig verdachtsunabhängige Prüfungen im Gastgewerbe durch. Im September 2025 waren über 2.600 Zöllner bundesweit im Einsatz. Was viele Restaurantbetreiber nicht wissen: Bei turnusmäßigen Kontrollen treten die Betriebsprüfer zunächst in Zivil als normale Gäste auf und geben sich erst nach einiger Zeit zu erkennen. Es kommt vor, dass der Zoll systematisch über mehrere Tage eine bestimmte Region kontrolliert.

Was geprüft wird und welche Unterlagen bereitliegen müssen

Bei einer Kontrolle werden unter anderem geprüft: Arbeitszeitnachweise aller Beschäftigten, Arbeitsverträge, Sofortmeldungen bei der Sozialversicherung und die Einhaltung des Mindestlohns. Für die Ermittlung spielt es keine Rolle, ob fehlende Dokumentation aus Unwissenheit, Nachlässigkeit oder Vorsatz resultiert.

Praxis-Tipp: Legen Sie einen Prüfungsordner an, der stets im Betrieb bleibt und folgende Dokumente enthält:

• Arbeitszeitnachweise aller Mitarbeiter (mindestens der letzten 2 Jahre)
• Arbeitsverträge aller Beschäftigten (inkl. Minijobber und Aushilfen)
• Sofortmeldungen bei der Sozialversicherung
• Nachweis der Mindestlohnzahlung (Lohnabrechnungen)
• Gewerbeanmeldung und Handelsregisterauszug
• Personalausweis-Kopien (soweit datenschutzrechtlich zulässig)

Was passiert, wenn Sie keine Arbeitszeitnachweise haben

Bei fehlenden Daten kann der Zoll die Ergebnisse auf Basis von Schätzungen berechnen – und diese fallen erfahrungsgemäß zuungunsten des Arbeitgebers aus. Konkret: Wenn Sie keine Pausennachweise vorlegen können, wird die gesamte Anwesenheitszeit als Arbeitszeit gewertet. Das kann dazu führen, dass Minijobber rechnerisch über der Verdienstgrenze liegen – mit der Folge einer Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Gastro-Besonderheiten bei der Zeiterfassung

Geteilte Dienste korrekt erfassen

Geteilte Dienste sind in der Gastronomie Alltag: Ein Koch arbeitet von 10 bis 14 Uhr beim Mittagsgeschäft und kommt abends von 18 bis 22 Uhr zurück. Für die Zeiterfassung bedeutet das: Beide Schichtteile müssen separat mit Beginn und Ende dokumentiert werden. Die elfstündige Ruhezeit beginnt erst nach Ende des letzten Teildienstes – nicht nach der Mittagsschicht. Wer hier unsauber dokumentiert, riskiert Verstöße gegen die Ruhezeitregelung.

Verkürzte Ruhezeiten in der Gastronomie

Grundsätzlich schreibt § 5 ArbZG eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende vor. Für die Gastronomie gibt es jedoch eine Sonderregelung: Die Ruhezeit darf auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn die fehlende Stunde innerhalb von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit ausgeglichen wird. Auch dieser Ausgleich muss dokumentiert werden.

Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentieren

Restaurants dürfen an Sonn- und Feiertagen öffnen – das ist eine gesetzliche Ausnahme nach § 10 ArbZG. Allerdings gelten klare Regeln: Jeder Mitarbeiter muss mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei haben. Für jeden gearbeiteten Sonntag muss ein Ausgleichsruhetag gewährt werden. Ohne saubere Zeiterfassung lässt sich die Einhaltung dieser Vorgaben kaum nachweisen. Die digitale Abwesenheitsverwaltung kann hier helfen, den Überblick zu behalten.

Pausenerfassung: Warum fehlende Pausen teuer werden können

Bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei über 9 Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Pausen müssen in Blöcken von mindestens 15 Minuten genommen werden. Wenn Sie Pausen nicht explizit erfassen, kann der Zoll die gesamte Anwesenheitszeit als Arbeitszeit werten. Das hat direkte Konsequenzen für die Mindestlohn-Berechnung und kann Nachzahlungen auslösen.

Minijob-Stunden neu berechnen: Mindestlohn 2026

Mit dem Mindestlohn von 13,90 € und der Minijob-Grenze von 603 € ergibt sich eine maximale monatliche Arbeitszeit von 43,4 Stunden für Minijobber. Wer seine Verträge nicht anpasst und die Stunden nicht genau erfasst, riskiert, dass Minijobber ungewollt sozialversicherungspflichtig werden – mit erheblichen Nachzahlungen.

Zeiterfassung im Restaurant: Welche Methoden gibt es?

Papier-Stundenzettel und schlecht geführte Excel-Listen – warum das nicht mehr reicht

Papier-Stundenzettel und manuell geführte Excel-Listen sind nach wie vor die verbreitetsten Methoden in der Gastronomie. Grundsätzlich schreibt das Gesetz aktuell keine bestimmte Form vor – auch analoge Erfassung ist zulässig. In der Praxis zeigen sich jedoch gravierende Schwächen:

• Nachträgliches Ausfüllen: Stundenzettel werden oft erst am Monatsende ausgefüllt – ein Verstoß gegen die 7-Tage-Frist des MiLoG
• Keine automatische Plausibilitätsprüfung: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen werden nicht automatisch geprüft
• Fehleranfällig: Übertragungsfehler, unleserliche Handschriften, fehlende Einträge
• Zeitaufwand: Manuelle Übertragung in die Lohnabrechnung kostet Stunden pro Monat
• Keine Echtzeit-Übersicht: Sie erfahren erst am Monatsende, ob Budgets überschritten wurden

Über 60 % der Unternehmen sind laut Branchenschätzungen noch nicht compliant bei der Zeiterfassung. Wer den Schritt zur digitalen Lösung noch nicht gehen möchte, sollte zumindest eine strukturierte Vorlage nutzen, um die wichtigsten Anforderungen zu erfüllen.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Restaurants

• Sofort einsetzbar – alle Pflichtfelder (Beginn, Ende, Pausen, Dauer) enthalten
• Übersichtliches Format für die 7-Tage-Frist nach MiLoG
• Geeignet als Übergangslösung bis zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Jetzt kostenlos herunterladen

Digitale Zeiterfassung per App

Die Mitarbeiter-App ist für viele Restaurants die praktischste Lösung: Mitarbeiter stempeln sich mit einem Klick auf dem Smartphone oder Tablet ein und aus. Vorteile im Gastro-Alltag:

• Erfassung in Echtzeit – keine nachträglichen Einträge nötig
• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking
• Mitarbeiter sehen ihre Schichten, können Verfügbarkeiten eintragen und Schichten tauschen
• Sofortige Benachrichtigung bei Abweichungen (z.B. verspätetes Stempeln)

Stationäre Terminals

Für Betriebe, die eine zentrale Erfassungsstelle bevorzugen, bieten stationäre Zeiterfassungssysteme eine hygienische und sichere Alternative. Mitarbeiter melden sich per PIN-Code oder Chip an und ab. Das Zeiterfassungssystem eignet sich besonders für Restaurants mit festen Standorten und ergänzt die App-basierte Erfassung.

Kassensystem-Integration

Viele Kassensysteme in Restaurants bieten integrierte Zeiterfassungsfunktionen, die den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende mit der Anmeldung am Kassenterminal verknüpfen. Das kann eine pragmatische Lösung sein – allerdings fehlt dabei oft die Verknüpfung mit Dienstplanung, Lohnvorbereitung und Compliance-Prüfung.

Vergleich der Erfassungsmethoden

Was ein Zeiterfassungssystem für Restaurants können muss

Schichtplanung und Dienstplan-Integration

Zeiterfassung ohne Dienstplanung ist in der Gastronomie nur halb gedacht. Wenn Ihr System Soll- und Ist-Zeiten automatisch abgleicht, erkennen Sie sofort Abweichungen – ob ein Mitarbeiter zu spät kommt, Überstunden anfallen oder Ruhezeiten unterschritten werden. Eine integrierte Dienstplan-Software spart zusätzlich bis zu 80 % des Planungsaufwands, weil Sie nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.

Automatische Compliance-Prüfung

Ein gutes System überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz. Es warnt Sie, bevor ein Verstoß entsteht – nicht erst danach. Das ist besonders wertvoll bei geteilten Diensten und spontanen Schichtwechseln, wo Ruhezeiten schnell unterschritten werden können.

DATEV-Export und Lohnvorbereitung

Die monatliche Übergabe der Arbeitszeitdaten an den Steuerberater oder das Lohnbüro ist einer der größten Zeitfresser. Systeme mit DATEV-Schnittstelle übertragen die Daten automatisch – keine doppelte Dateneingabe, keine Übertragungsfehler, keine Rückfragen.

DSGVO-konforme Datenspeicherung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Achten Sie darauf, dass Ihr System Daten auf sicheren europäischen Servern speichert und hierarchie-basierte Berechtigungen bietet – nicht jeder Mitarbeiter sollte die Arbeitszeiten aller Kollegen einsehen können.

Rechenbeispiel: Was kostet Zeiterfassung – und was kostet es, ohne zu erfassen?

Szenario: Restaurant mit 15 Mitarbeitern (davon 6 Minijobber)

Betrachten wir ein typisches Restaurant mit 15 Beschäftigten: 5 Vollzeitkräfte, 4 Teilzeitkräfte und 6 Minijobber. Was passiert bei einer Zollkontrolle ohne korrekte Zeiterfassung – und was kostet die digitale Alternative?

Bußgeld-Risiko ohne Zeiterfassung (Worst Case)

Kosten einer digitalen Lösung im Vergleich

Die Rechnung ist eindeutig: Schon ein einziges realistisches Bußgeld bei einer Zollkontrolle übersteigt die Jahreskosten einer digitalen Zeiterfassung um ein Vielfaches. Dazu kommen die laufende Zeitersparnis und die bessere Kontrolle über Ihre Personalkosten.

So führen Sie die Zeiterfassung in Ihrem Restaurant ein

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Beschäftigungsstruktur: Wie viele Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber haben Sie? Welche Schichtmodelle nutzen Sie (geteilte Dienste, Wechselschichten, Wochenendarbeit)? Gibt es saisonale Schwankungen, in denen Sie kurzfristig Aushilfen einstellen?

Schritt 2: Anforderungen definieren

Basierend auf Ihrer Bestandsaufnahme definieren Sie die Anforderungen: Brauchen Sie nur Zeiterfassung oder auch integrierte Personalplanung? Benötigen Sie eine DATEV-Schnittstelle für Ihren Steuerberater? Soll das System auch Bedarfsprognosen auf Basis von Umsatzdaten liefern, um saisonale Schwankungen besser zu planen?

Schritt 3: System auswählen und Team einbinden

Wählen Sie ein System, das zu Ihrem Betrieb passt – und binden Sie Ihr Team frühzeitig ein. In der Gastronomie ist die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend: Wenn das Stempeln per App einfach funktioniert und Mitarbeiter gleichzeitig ihre Schichten einsehen und Verfügbarkeiten eintragen können, steigt die Bereitschaft deutlich.

Nostradamus beispielsweise kombiniert digitale Zeiterfassung mit Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einer Plattform. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, und der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten. Mit über 2.700 Standorten in der Gastronomie und Hotellerie – darunter Kunden wie Van der Valk und Burger King – bringt Nostradamus umfassende Branchenerfahrung mit.

Schritt 4: Testphase und Go-Live

Starten Sie mit einer kurzen Testphase, in der Sie das System parallel zu Ihrer bisherigen Methode laufen lassen. So erkennen Sie Lücken und können Ihr Team schulen, bevor Sie vollständig umstellen. Die meisten digitalen Systeme bieten kostenlose Testphasen an.

Fazit: Zeiterfassung im Restaurant ist Pflicht, Schutz und Chance zugleich

Die Zeiterfassung im Restaurant ist längst keine freiwillige Maßnahme mehr. Die gesetzliche Pflicht gilt seit 2022, die Gastronomie steht als Risikobranche besonders im Fokus der Behörden, und mit dem Mindestlohn von 13,90 € ab 2026 wird die korrekte Dokumentation noch wichtiger.

Gleichzeitig bietet eine saubere Zeiterfassung echte Chancen: Sie schützt vor Bußgeldern, gibt Ihnen Kontrolle über Ihre Personalkosten und schafft Transparenz für Ihr Team. Wer auf eine digitale Lösung umsteigt, spart nicht nur Zeit bei der Administration, sondern gewinnt auch die Sicherheit, bei der nächsten Zollkontrolle alle Unterlagen griffbereit zu haben.

Nostradamus bietet Ihnen eine All-in-One-Lösung für Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung – speziell für die Anforderungen der Gastronomie entwickelt, DSGVO-konform und ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an und überzeugen Sie sich selbst.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Restaurant

Ist die Zeiterfassung im Restaurant Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Für die Gastronomie gelten zusätzlich die verschärften Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG, da die Branche nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz als Risikobranche eingestuft ist.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Minijobber und Aushilfen?

Ja, sogar in besonderem Maße. Für Minijobber und geringfügig Beschäftigte in der Gastronomie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet werden. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße können mit bis zu 30.000 € pro Fall geahndet werden.

Reicht eine Excel-Tabelle zur Zeiterfassung?

Aktuell schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor – auch eine strukturiert geführte Excel-Tabelle ist zulässig. Allerdings bietet Excel keine automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten oder Pausenregelungen. Zudem ist die geplante Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung absehbar. Für den Übergang können Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung nutzen.

Wie erfasse ich geteilte Dienste korrekt?

Bei geteilten Diensten (z.B. 10-14 Uhr und 18-22 Uhr) müssen beide Schichtteile separat mit Beginn und Ende dokumentiert werden. Wichtig: Die elfstündige Ruhezeit (in der Gastronomie verkürzbar auf 10 Stunden) beginnt erst nach Ende des letzten Teildienstes. Ein digitales Zeiterfassungssystem prüft diese Vorgaben automatisch.

Was droht bei einer Zollkontrolle ohne Stundenzettel?

Bei fehlenden Arbeitszeitnachweisen kann der Zoll Bußgelder nach dem Mindestlohngesetz verhängen (bis zu 30.000 € pro Verstoß). Zusätzlich kann er Arbeitszeiten schätzen – erfahrungsgemäß zuungunsten des Arbeitgebers. Das kann zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen, wenn Minijobber rechnerisch über der Verdienstgrenze liegen.

Was kostet ein digitales Zeiterfassungssystem für Restaurants?

Digitale Zeiterfassungslösungen für die Gastronomie beginnen ab ca. 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Für ein Restaurant mit 15 Mitarbeitern sind das ab 45 € monatlich. Dem gegenüber stehen eine Zeitersparnis von ca. 8-12 Stunden pro Monat bei der Administration sowie bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung durch optimierte Planung. Die Implementierung ist bei den meisten Anbietern in unter einer Woche möglich.