Zeiterfassung Pflege - Rechtsstand, Vorlage & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung in der Pflege ist bereits jetzt Pflicht. Durch das BAG-Urteil von 2022 und die branchenspezifischen Vorgaben des Mindestlohngesetzes (§ 17 MiLoG) müssen Pflegeeinrichtungen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit lückenlos dokumentieren – unabhängig von der Betriebsgröße.
• Fehlerhafte Zeiterfassung kostet die Pflegebranche Millionen. Allein in der Altenpflege fielen zuletzt rund 5,8 Millionen unbezahlte Überstunden pro Jahr an. Nicht erfasste Wegezeiten, Rüstzeiten und Bereitschaftsdienste erhöhen das finanzielle Risiko zusätzlich – bei Verstößen gegen den Pflegemindestlohn drohen Bußgelder bis zu 500.000 €.
• Ambulante und stationäre Pflege stellen unterschiedliche Anforderungen. Während stationäre Einrichtungen mit Terminals oder Tablets arbeiten können, brauchen ambulante Pflegedienste mobile Lösungen, die auch Wegezeiten und Einsätze vor Ort rechtssicher erfassen.
• Digitale Systeme wie Nostradamus verbinden Zeiterfassung und Dienstplanung. Statt isolierter Insellösungen ermöglicht eine integrierte Software für Dienstplanung und Zeiterfassung den Soll-/Ist-Abgleich in Echtzeit, automatische Compliance-Prüfungen und eine deutliche Entlastung von Verwaltungsaufgaben.

Warum Zeiterfassung in der Pflege besonders wichtig ist

Fachkräftemangel, Überstunden und hohe Belastung – die Ausgangslage

Die Pflegebranche steht unter einem Druck, der in kaum einer anderen Branche vergleichbar ist. Aktuell gibt es gut 5,7 Millionen Pflegebedürftige in Deutschland, und Experten gehen davon aus, dass es 2030 etwa sechs Millionen Menschen mit einem Pflegegrad geben wird. Gleichzeitig fehlt es an Personal: Durchschnittlich rund 37.000 offene Stellen wurden zuletzt in der Pflege gemeldet. Fast die Hälfte des Personals in Pflegeheimen ist über 50 Jahre alt, 13 % sogar älter als 60.

Die Konsequenz: Rund 1,7 Millionen Beschäftigte müssen den Personalmangel durch Mehrarbeit auffangen – unter ohnehin belastenden Bedingungen wie Schicht- und Nachtdienst. Laut einer PwC-Studie beklagen 72 % der Pflegekräfte in leitender Funktion die große körperliche Belastung. Mehr als die Hälfte (59 %) leidet unter der psychischen Belastung. Gesundheits- und Krankenpfleger scheiden im Durchschnitt bereits nach 6,5 Jahren frühzeitig aus dem Beruf aus.

In dieser Situation ist eine präzise Zeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein Schutzinstrument für Mitarbeitende: Sie macht Überstunden sichtbar, schützt vor unbezahlter Mehrarbeit und schafft die Transparenz, die für faire Arbeitsbedingungen nötig ist.

5,8 Millionen unbezahlte Überstunden allein in der Altenpflege

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Allein in der Altenpflege fielen in einem einzigen Jahr etwa 5,8 Millionen unbezahlte Überstunden an. Insgesamt wurden 35,7 Millionen Überstunden angesammelt – das sind 32,5 Überstunden pro Person. Gleichzeitig gaben fast ein Viertel (23,4 %) der Beschäftigten in der Pflege an, ihre Arbeitszeit überhaupt nicht zu erfassen. Das ist eine der höchsten Quoten über alle Branchen hinweg.

Für Einrichtungsleitungen und Pflegedienstleitungen bedeutet das: Ohne systematische Zeiterfassung fehlt jede Grundlage, um Überstunden zu erkennen, Personalkosten zu kontrollieren und gesetzliche Vorgaben nachweislich einzuhalten. Und genau das wird bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Arbeitsschutzbehörde zum Problem.

Ist Zeiterfassung in der Pflege Pflicht? – Der aktuelle Rechtsstand 2026

BAG-Urteil 2022: Die allgemeine Zeiterfassungspflicht

Mit seinem Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht stützte sich dabei auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und setzte die EuGH-Vorgabe von 2019 (Rechtssache C-55/18 „CCOO“) verbindlich in deutsches Recht um.

Wichtig: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist bereits heute geltendes Recht – unabhängig davon, ob das angekündigte neue Arbeitszeitgesetz schon in Kraft ist. Sie gilt branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der Dokumentationspflicht – die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben muss nachweisbar sein.

Die doppelte Pflicht: Warum die Pflege schon seit 2015 strengere Regeln hat

Was viele Pflegeeinrichtungen nicht wissen: Neben der allgemeinen Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Urteil gilt in der Pflege bereits seit 2015 eine erweiterte Dokumentationspflicht nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Verbindung mit der Pflegearbeitsbedingungenverordnung (PflegeArbbV). Die Pflege gehört zu den Branchen, für die der Gesetzgeber besonders strenge Aufzeichnungspflichten vorgesehen hat – vergleichbar mit dem Baugewerbe, der Gastronomie und der Logistik.

Die Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei einer Zoll-Prüfung müssen diese Unterlagen sofort vorgelegt werden können.

Was muss erfasst werden?

Pflegeeinrichtungen müssen folgende Daten lückenlos dokumentieren:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen und Ruhezeiten
• Wegezeiten zwischen Einsatzorten (ambulante Pflege)
• Bereitschaftsdienste und deren tatsächliche Inanspruchnahme
• Rüstzeiten (z. B. Anlegen von Dienstkleidung und Schutzausrüstung)

Koalitionsvertrag 2025 und Referentenentwurf: Was kommt auf Sie zu?

Im Koalitionsvertrag 2025 hat sich die Bundesregierung klar zur verpflichtenden Zeiterfassung bekannt. Arbeitgeber sollen gesetzlich dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht vor, dass diese Aufzeichnung künftig verpflichtend elektronisch erfolgen muss. Ausnahmen soll es lediglich für kleine Unternehmen bis zu 10 Mitarbeitende sowie für tarifgebundene Unternehmen geben.

Da das Gesetzgebungsverfahren noch andauert, wird eine Umsetzung frühestens im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Wer jetzt noch auf Papier-Stundenzettel setzt, sollte den Umstieg auf ein digitales System zeitnah planen. Parallel trat am 1. Januar 2026 das BEEP-Gesetz (Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege) in Kraft, das die Dokumentationslast in der Pflege insgesamt reduzieren soll – bei der Arbeitszeiterfassung bleibt die Pflicht jedoch bestehen.

Welche Strafen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Die Konsequenzen fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung sind erheblich – und in der Pflege besonders gravierend:

Besonders kritisch: Bei einer Zoll-Prüfung müssen Pflegeeinrichtungen die Arbeitszeitdokumentation sofort vorlegen können. Fehlende Unterlagen führen nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu Nachberechnungen des Pflegemindestlohns für den gesamten Prüfzeitraum.

Pflegemindestlohn und Zeiterfassung: Warum jede Minute zählt

Aktuelle Pflegemindestlohn-Sätze 2026

Anders als in den meisten Branchen gilt in der Pflege nicht nur der allgemeine gesetzliche Mindestlohn (13,90 € seit Januar 2026), sondern ein deutlich höherer, nach Qualifikationsstufen gestaffelter Branchenmindestlohn. Rund 1,3 Millionen Beschäftigte arbeiten in Einrichtungen, die unter den Pflegemindestlohn fallen.

Praxis-Tipp: Legen Sie sich einen Kalendereintrag für die Mindestlohnänderungen (Juli jeden Jahres) an, damit die neuen Sätze rechtzeitig im System hinterlegt werden.

Wegezeiten im ambulanten Dienst: Arbeitszeit, die oft vergessen wird

Ein besonders häufiger und teurer Fehler in ambulanten Pflegediensten: Wegezeiten zwischen Einsatzorten werden nicht als Arbeitszeit erfasst. Dabei ist die Rechtslage eindeutig: Das Mindestentgelt wird auch für Wegezeiten zwischen mehreren aufzusuchenden Patientinnen oder Patienten sowie gegebenenfalls zwischen diesen und den Geschäftsräumen des Pflegebetriebs gezahlt. Fahrzeit, die zur Tätigkeit gehört, ist Arbeitszeit – und muss zum Pflegemindestlohn vergütet werden.

Viele ambulante Dienste erfassen diese Zeiten nicht systematisch, weil sie im Alltag untergehen. Ein Pflegedienstleiter, der abends die Stundenzettel seiner Tourenfahrer zusammensucht, kann diese Lücken kaum erkennen. Erst bei einer Zoll-Prüfung wird das Problem sichtbar – dann aber mit erheblichen finanziellen Folgen.

Bereitschaftsdienst vs. Rufbereitschaft: Die 25 %-Regel

In der Pflege gehören Bereitschaftsdienste zum Alltag – doch bei der Zeiterfassung und Vergütung herrscht häufig Unsicherheit. Die wichtigste Unterscheidung:

• Bereitschaftsdienst: Der Mitarbeitende hält sich an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort auf und muss bei Bedarf sofort die Arbeit aufnehmen. Bereitschaftsdienst gilt vollständig als Arbeitszeit und muss dokumentiert werden.
• Rufbereitschaft: Der Mitarbeitende kann seinen Aufenthaltsort frei wählen und muss nur erreichbar sein. Nur die tatsächliche Inanspruchnahme zählt als Arbeitszeit.

Besonders relevant ist die 25 %-Regel der PflegeArbbV: Wenn die tatsächliche Arbeitsleistung innerhalb eines Bereitschaftsdienstes mehr als 25 % der Gesamtzeit umfasst, muss die gesamte Bereitschaftsdienstzeit in Höhe des Pflegemindestlohns vergütet werden. Ohne exakte Zeiterfassung lässt sich diese Grenze nicht nachweisen.

Die 225-Stunden-Grenze für Arbeitszeitkonten

Die PflegeArbbV enthält eine Sonderregelung für Arbeitszeitkonten, die vielen Einrichtungen nicht bekannt ist: Über die vertraglich vereinbarte Stundenzahl hinausgehende Arbeitsstunden können bis zu einer Obergrenze von 225 Stunden in ein Arbeitszeitkonto eingestellt werden. Darüber hinausgehende Überstundensalden müssen nach Ablauf von 16 Monaten nach ihrem Entstehen finanziell abgegolten oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Bei der Zuordnung gilt das First-in-First-out-Prinzip.

Ohne ein digitales System, das diese Salden automatisch überwacht, werden die 16-Monats-Fristen in der Praxis häufig überschritten – mit dem Ergebnis, dass Nachzahlungsansprüche entstehen, die bei einer Prüfung geltend gemacht werden können.

Rechenbeispiel: Was fehlerhafte Zeiterfassung Ihren Pflegedienst kosten kann

Szenario: Ambulanter Pflegedienst mit 25 Mitarbeitenden

• 5 Pflegefachkräfte mit durchschnittlich 3 unbezahlten Überstunden pro Woche = 15 Stunden/Woche
• Pflegemindestlohn Fachkraft: 20,50 €/h
• Lohnrisiko durch unbezahlte Überstunden: 307,50 €/Woche = ca. 16.000 € pro Jahr
• Nicht erfasste Wegezeiten bei 15 ambulanten Kräften (geschätzt durchschnittlich 30 Min./Tag): ca. 40.000 € pro Jahr
• Gesamtes Lohnrisiko: ca. 56.000 € pro Jahr
• Bußgeldrisiko bei Prüfung: bis zu 500.000 € nach AEntG

Diese Zahlen verdeutlichen: Eine lückenhafte Zeiterfassung ist kein Kavaliersdelikt, sondern ein erhebliches finanzielles Risiko. Die Investition in ein professionelles Zeiterfassungssystem amortisiert sich in der Regel innerhalb weniger Monate.

Zeiterfassung im ambulanten Pflegedienst

Besondere Herausforderungen der mobilen Pflege

Ambulante Pflegedienste stehen vor einer grundlegend anderen Ausgangssituation als stationäre Einrichtungen: Die Mitarbeitenden sind den ganzen Tag unterwegs, besuchen Patientinnen und Patienten in deren Wohnungen und fahren zwischen den Einsatzorten. Eine zentrale Stempeluhr im Büro erfasst nur einen Bruchteil der tatsächlichen Arbeitszeit.

Hinzu kommt: Rund 50 % der Beschäftigten in der Pflege arbeiten in Teilzeit, was die Planung und Zeiterfassung zusätzlich komplex macht. Geteilte Dienste – etwa ein Einsatz morgens und ein zweiter am Abend – sind im ambulanten Bereich keine Seltenheit. Und mehr als 200.000 ausländische Pflegekräfte arbeiten mittlerweile in Deutschland, was bei der Einführung neuer Systeme Sprachbarrieren berücksichtigt werden müssen.

Wegezeiten korrekt erfassen – so geht es

Die korrekte Erfassung von Wegezeiten ist im ambulanten Pflegedienst die größte Herausforderung. Folgende Zeiten müssen als Arbeitszeit dokumentiert werden:

• Fahrt vom ersten Einsatzort zum nächsten
• Fahrt zwischen Einsatzorten und den Geschäftsräumen des Pflegebetriebs
• Wartezeiten, die zwischen zwei Einsätzen entstehen und nicht frei verfügbar sind

Nicht als Arbeitszeit gilt in der Regel der Weg von der eigenen Wohnung zum ersten Einsatzort und vom letzten Einsatzort nach Hause – es sei denn, der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag regelt das anders.

In der Praxis hat sich die mobile Zeiterfassung per App als effektivste Lösung erwiesen. Pflegekräfte stempeln sich bei jedem Einsatz ein und aus, Wegezeiten werden automatisch als Differenz zwischen den Einsätzen berechnet. So entsteht eine lückenlose, prüfungssichere Dokumentation – ohne dass abends Zettel abgetippt werden müssen.

Mobile Zeiterfassung per App: Worauf Sie achten sollten

Bei der Auswahl einer mobilen Zeiterfassungslösung für ambulante Pflegedienste sind folgende Kriterien entscheidend:

• Einfache Bedienung: Ein Klick zum Starten und Beenden der Arbeitszeit – gerade im hektischen Pflegealltag darf das System keine zusätzliche Belastung sein
• Offline-Fähigkeit: Nicht überall gibt es stabilen Mobilfunkempfang
• Automatische Pausenberechnung: Das System erkennt gesetzliche Pausenregelungen und berechnet sie korrekt
• Schnittstelle zur Dienstplanung: Soll- und Ist-Zeiten müssen direkt verglichen werden können
• DSGVO-Konformität: Arbeitszeitdaten sind sensible personenbezogene Daten und müssen auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden

Zeiterfassung in stationären Pflegeeinrichtungen

Schichtmodelle und verkürzte Ruhezeiten richtig abbilden

Stationäre Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser arbeiten im Schichtbetrieb rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Typische Schichtmodelle umfassen:

• Frühdienst: ca. 06:00 – 14:30 Uhr
• Spätdienst: ca. 13:30 – 22:00 Uhr
• Nachtdienst: ca. 21:30 – 06:30 Uhr

Laut Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten, kann jedoch auf bis zu 10 Stunden ausgeweitet werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten im Durchschnitt 8 Stunden pro Tag nicht überschritten werden. Für die Pflege gilt zudem eine Sonderregelung bei Ruhezeiten: In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen kann die Ruhezeit auf bis zu 10 Stunden (statt der üblichen 11 Stunden) reduziert werden. In solchen Fällen muss jedoch ein Ausgleich gewährt werden – und beides muss dokumentiert sein.

Ein Zeiterfassungssystem für stationäre Einrichtungen muss diese Sonderregelungen abbilden und automatisch warnen, wenn Höchstarbeitszeiten oder Mindestruhezeiten verletzt werden.

Rüstzeiten als Arbeitszeit: Was viele Einrichtungen übersehen

Ein häufig unterschätzter Aspekt: Rüstzeiten zählen zur Arbeitszeit. In der Pflege betrifft das insbesondere das Anlegen von Dienstkleidung, Schutzausrüstung (Handschuhe, Kittel, Mundschutz) und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Wenn Pflegekräfte 10 Minuten vor Schichtbeginn erscheinen müssen, um sich umzuziehen, sind diese 10 Minuten Arbeitszeit und müssen erfasst und vergütet werden.

Gerade bei drei Schichten pro Tag und einer Belegschaft von 50 bis 200 Mitarbeitenden summiert sich das schnell auf erhebliche Beträge. Ein digitales Zeiterfassungssystem, das den tatsächlichen Arbeitsbeginn (inklusive Rüstzeit) erfasst, schafft hier Klarheit für beide Seiten.

Terminal, Tablet oder App: Welche Lösung passt?

Für stationäre Pflegeeinrichtungen gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung:

• Stationäres Zeiterfassungssystem (Stempeluhr): Fest installiert am Eingang oder auf der Station. Mitarbeitende melden sich per PIN-Code oder Chip an – hygienisch und manipulationssicher.
• Tablet-basierte Lösung: Flexibler als ein Terminal, kann auf jeder Station aufgestellt werden und ist kostengünstiger in der Anschaffung.
• App-basierte Erfassung: Über eine Mitarbeiter-App auf dem eigenen Smartphone. Besonders geeignet für Einrichtungen, in denen Mitarbeitende zwischen verschiedenen Stationen wechseln.

In der Praxis bewährt sich oft eine Kombination: Ein stationäres Terminal am Haupteingang, ergänzt durch eine App für flexible Einsätze und Springerkräfte.

Checkliste: Was Ihr Zeiterfassungssystem in der Pflege können muss

Nicht jede Zeiterfassungslösung eignet sich für die besonderen Anforderungen der Pflegebranche. Prüfen Sie anhand dieser Checkliste, ob Ihr System die wichtigsten Kriterien erfüllt:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit – inklusive Pausen
• Mobile Zeiterfassung per App – für ambulante Pflegekräfte unverzichtbar
• Stationäre Erfassung per Terminal oder Tablet – für Pflegeheime und Krankenhäuser
• Automatische Pausenberechnung – gemäß ArbZG
• Überstunden-Tracking mit Arbeitszeitkonto – inklusive 225-Stunden-Grenze
• Automatische Warnungen – bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit (10 h/Tag) oder Unterschreitung der Ruhezeit
• Abbildung verschiedener Schichtmodelle – Früh-, Spät-, Nachtdienst, geteilte Dienste
• Bereitschaftsdienst-Dokumentation – mit Unterscheidung zur Rufbereitschaft
• Integration mit Dienstplanung – für den Soll-/Ist-Abgleich in Echtzeit
• Export und Schnittstellen – z. B. DATEV-Integration für die Lohnvorbereitung
• DSGVO-konforme Datenspeicherung – auf europäischen Servern
• Abwesenheitsmanagement – inklusive des branchenspezifischen Zusatzurlaubs von 9 Tagen (bei 5-Tage-Woche) gemäß PflegeArbbV

Von manueller Erfassung zum digitalen System: Zeiterfassung und Dienstplanung verbinden

Warum isolierte Lösungen an ihre Grenzen stoßen

In vielen Pflegeeinrichtungen existieren Zeiterfassung und Dienstplanung als getrennte Systeme: Der Dienstplan wird in einer Software erstellt, die Arbeitszeiten werden auf Papier oder in separaten Excel-Listen dokumentiert, und die Lohnvorbereitung erfordert eine dritte manuelle Übertragung. Wo Schnittstellen fehlen, fällt ein enormer manueller Aufwand an – und mit jedem Medienbruch steigt die Fehlerquote.

Die Pflegedienstleitung, die freitagnachmittags Stundenzettel von 30 Mitarbeitenden manuell in eine Tabelle überträgt, kennt das Problem: Unleserliche Handschriften, vergessene Einträge, fehlende Wegezeiten. Das kostet nicht nur Stunden an Verwaltungszeit, sondern führt zu Fehlern, die bei der nächsten Lohnabrechnung oder Prüfung teuer werden.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Pflegeeinrichtungen

• Sofort einsetzbar für die Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden
• Hilft bei der Einhaltung der Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG
• Guter Einstieg, bis Sie auf ein digitales System umsteigen

Jetzt kostenlos herunterladen

Der Soll-/Ist-Abgleich in Echtzeit als entscheidender Vorteil

Der größte Effizienzgewinn entsteht, wenn Zeiterfassung und Dienstplanung in einem System zusammenarbeiten. Statt am Monatsende festzustellen, dass einzelne Mitarbeitende 40 Überstunden angesammelt haben, sehen Sie in Echtzeit, wie sich die Ist-Zeiten zum Soll-Plan verhalten. Automatische Warnungen bei Annäherung an die Höchstarbeitszeit (10 Stunden pro Tag) oder Unterschreitung der Ruhezeit ermöglichen ein rechtzeitiges Gegensteuern.

Für Pflegeeinrichtungen mit Schichtbetrieb bedeutet das konkret: Wenn eine Pflegekraft im Spätdienst länger bleiben muss, erkennt das System sofort, ob die vorgeschriebene Ruhezeit bis zum nächsten Frühdienst noch eingehalten wird. Statt dass solche Verstöße unbemerkt passieren, wird die Dienstplanung automatisch angepasst.

Eine integrierte Lösung wie Nostradamus verbindet digitale Zeiterfassung mit intelligenter Personalplanung und KI-gestützten Bedarfsprognosen. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit per App oder am Zeiterfassungssystem, die Daten fließen direkt in die Dienstplanung, und die Lohnvorbereitung erfolgt per DATEV-Schnittstelle – ohne doppelte Dateneingabe. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung in der Pflege

Muss die Zeiterfassung in der Pflege elektronisch sein?

Stand März 2026 ist die elektronische Zeiterfassung noch nicht gesetzlich vorgeschrieben – das BAG-Urteil verlangt lediglich ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“. Der Referentenentwurf des BMAS sieht jedoch eine verpflichtende elektronische Aufzeichnung vor, mit Ausnahmen für Betriebe bis 10 Mitarbeitende. Angesichts der geplanten Gesetzesänderung und der Komplexität der Pflegebranche (Schichtmodelle, Zuschläge, Wegezeiten) ist der Umstieg auf ein digitales System dringend empfehlenswert.

Wie viele Stunden dürfen Pflegekräfte pro Tag arbeiten?

Die reguläre Höchstarbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten der Durchschnitt von 8 Stunden nicht überschritten wird. In Pflegeeinrichtungen kann zudem die Ruhezeit auf 10 Stunden (statt 11 Stunden) verkürzt werden – allerdings nur mit entsprechendem Ausgleich.

Zählen Wegezeiten in der ambulanten Pflege als Arbeitszeit?

Ja. Wegezeiten zwischen mehreren aufzusuchenden Patientinnen oder Patienten sowie zwischen diesen und den Geschäftsräumen des Pflegebetriebs sind Arbeitszeit und müssen zum Pflegemindestlohn vergütet werden. Nicht als Arbeitszeit gilt in der Regel der Weg von der eigenen Wohnung zum ersten Einsatzort und zurück.

Was passiert bei einer Zoll-Prüfung?

Der Zoll prüft die Einhaltung des Pflegemindestlohns und der Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG. Sie müssen die Arbeitszeitdokumentation sofort vorlegen können. Fehlen Aufzeichnungen oder sind diese lückenhaft, drohen Bußgelder und Nachberechnungen. Bei Verstößen gegen den Pflegemindestlohn können Bußgelder bis zu 500.000 € verhängt werden, zusätzlich droht der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Haben Pflegekräfte Anspruch auf zusätzlichen Urlaub?

Ja. Beschäftigte in der Altenpflege haben gemäß PflegeArbbV einen Anspruch auf 9 zusätzliche bezahlte Urlaubstage pro Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche), die über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinausgehen. Dieser Zusatzurlaub muss in der Urlaubsverwaltung und Dienstplanung berücksichtigt werden.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig, als viele erwarten. Moderne Cloud-basierte Systeme erfordern keine aufwändige IT-Infrastruktur. Mitarbeitende nutzen eine App auf ihrem Smartphone oder ein Tablet auf der Station. Die Einarbeitung ist in der Regel innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Bei Nostradamus ist die Implementierung beispielsweise in unter einer Woche möglich, bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Pflegedienste?

Ja. Die Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Urteil gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Für die Pflege kommt die erweiterte Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG hinzu, die ebenfalls keine Größengrenze kennt. Lediglich der Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht eine Ausnahme von der elektronischen Erfassungspflicht für Betriebe bis 10 Mitarbeitende vor – die Pflicht zur Aufzeichnung an sich bleibt bestehen.

Fazit: Zeiterfassung als Chance für bessere Arbeitsbedingungen in der Pflege

Zeiterfassung in der Pflege ist weit mehr als eine bürokratische Pflichtübung. In einer Branche, die von Fachkräftemangel, Überstunden und hoher Belastung geprägt ist, schafft eine systematische Arbeitszeitdokumentation die Grundlage für faire Vergütung, transparente Arbeitsbedingungen und rechtssicheren Betrieb. Sie schützt Mitarbeitende vor unbezahlter Mehrarbeit und Einrichtungen vor empfindlichen Bußgeldern.

Die gesetzlichen Anforderungen sind klar: Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits heute, und mit der geplanten Novelle des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Erfassung zum Standard. Wer jetzt noch auf Papier-Stundenzettel oder unstrukturierte Tabellen setzt, riskiert nicht nur Compliance-Verstöße, sondern verschenkt auch das Potenzial, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Dienstplanung deutlich zu verbessern.

Eine integrierte Lösung wie Nostradamus bringt Zeiterfassung, KI-gestützte Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System zusammen – DSGVO-konform, mit Daten auf sicheren europäischen Servern und einer Implementierung in unter einer Woche. Sehen Sie in einer kostenlosen Demo, wie Nostradamus die Zeiterfassung und Personalplanung in Ihrer Pflegeeinrichtung vereinfachen kann.