Zeiterfassung Pension: Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits jetzt: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche – Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit erfassen. Pensionen sind keine Ausnahme.
• Für das Gastgewerbe gelten verschärfte Dokumentationspflichten: Nach § 17 MiLoG müssen Pensionsbetriebe die Arbeitszeiten von Minijobbern und Teilzeitkräften besonders sorgfältig dokumentieren – bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.
• Pensionen stehen vor besonderen Herausforderungen: Geteilte Dienste, Saisonkräfte, mithelfende Familienangehörige und wechselnde Auslastung machen die Zeiterfassung komplexer als in vielen anderen Betrieben.
• Digitale Lösungen schaffen Rechtssicherheit mit minimalem Aufwand: Software wie Nostradamus ermöglicht die digitale Zeiterfassung per App, überwacht Ruhezeiten automatisch und bereitet Lohndaten direkt für die Buchhaltung vor – auch für kleine Teams ab wenigen Mitarbeitenden.

Warum Zeiterfassung in Pensionen längst Pflicht ist

Viele Pensionsbetreiber gehen davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erst „irgendwann kommt“ oder nur für große Unternehmen gilt. Beides ist falsch. Die Pflicht besteht bereits seit Oktober 2022 und betrifft jeden Arbeitgeber in Deutschland – ob Großhotel mit 500 Zimmern oder Familienpension mit 10 Betten.

Die Rechtslage 2026: EuGH, BAG-Urteil und was für Ihren Betrieb gilt

Die rechtliche Grundlage hat sich in den vergangenen Jahren schrittweise aufgebaut:

• EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18): Der Europäische Gerichtshof entschied im sogenannten „Stechuhr-Urteil“, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen.
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht stellte klar: Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Diese Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
• § 16 Abs. 2 ArbZG: Bereits seit Langem muss die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufgezeichnet werden.

Der Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU und SPD) sieht zudem die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht vor. Fachleute rechnen damit, dass die entsprechende Reform des Arbeitszeitgesetzes frühestens im Laufe des Jahres 2026 verabschiedet wird. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen angemessene Übergangsfristen gelten. Doch bereits jetzt verweisen Behörden bei Prüfungen auf die BAG-Entscheidung und die bestehende Handlungspflicht.

Verschärfte Dokumentationspflicht im Gastgewerbe (§ 17 MiLoG)

Was viele Pensionsbetreiber nicht wissen: Für das Gastgewerbe gelten nach § 17 Abs. 1 MiLoG verschärfte Aufzeichnungspflichten. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert werden. Das betrifft insbesondere Minijobber und kurzfristig Beschäftigte – also genau die Beschäftigungsformen, die in Pensionen besonders häufig vorkommen.

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Mindestlohn bei 13,90 € pro Stunde, die Minijob-Grenze wurde auf 603 € monatlich angepasst. Ohne lückenlose Zeiterfassung besteht das Risiko, den Mindestlohn faktisch zu unterschreiten, indem nicht alle geleisteten Stunden korrekt bezahlt werden.

Was genau müssen Sie erfassen?

Es reicht nicht aus, lediglich die Gesamtstundenzahl und eine pauschale Pausenangabe zu notieren. Erfasst werden müssen:

• Arbeitsbeginn (minutengenau)
• Arbeitsende (minutengenau)
• Pausenzeiten (Beginn und Ende jeder Pause)

Die Erfassung muss minutengenau erfolgen. Was früher als pragmatische Rundung auf 15-Minuten-Blöcke oder halbe Stunden üblich war, ist heute rechtlich nicht mehr haltbar. Die Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitnachweise beträgt mindestens zwei Jahre.

Fünf Irrtümer zur Zeiterfassung in Pensionen

Die 6 größten Herausforderungen bei der Zeiterfassung in Pensionen

Rund 5.100 Pensionen gibt es in Deutschland, mit durchschnittlich etwa 25 Betten pro Betrieb. Die meisten werden mit kleinen Teams von 1 bis 10 Mitarbeitenden betrieben – oft als Familienbetrieb mit einer Mischung aus festen Teilzeitkräften, Minijobbern und Saisonaushilfen. Diese Struktur bringt bei der Zeiterfassung ganz eigene Herausforderungen mit sich.

Geteilte Dienste und die 11-Stunden-Ruhezeit

Geteilte Dienste sind in Pensionen Alltag: Frühstücksdienst von 6:00 bis 10:00 Uhr, dann eine mehrstündige Unterbrechung, anschließend Abenddienst ab 17:00 Uhr für Check-ins und Gästebetreuung. Was auf den ersten Blick praktisch erscheint, birgt ein erhebliches Compliance-Risiko.

Nach § 5 ArbZG müssen zwischen Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Wenn ein Mitarbeiter seinen Abenddienst um 21:00 Uhr beendet und am nächsten Morgen um 6:00 Uhr zum Frühstücksdienst erscheint, sind das nur 9 Stunden – ein klarer Verstoß. Ohne systematische Zeiterfassung fällt dieser Verstoß oft gar nicht auf.

Saisonkräfte und die 70-Tage-Regelung

Pensionen in Tourismusregionen – ob an der Ostsee, in den Alpen oder im Mittelgebirge – arbeiten stark saisonabhängig. In der Hochsaison werden zusätzliche Kräfte eingestellt, oft als kurzfristig Beschäftigte nach der 70-Tage-Regelung: maximal 3 Monate am Stück oder insgesamt 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr. Auch für diese Beschäftigten muss die Arbeitszeit vom ersten Tag an vollständig erfasst werden. Die Herausforderung: Saisonkräfte müssen ohne aufwändige Einarbeitung sofort in das Zeiterfassungssystem eingebunden werden können.

Minijobs korrekt dokumentieren

Reinigungskräfte, Frühstücksaushilfen, Studierende am Wochenende – Minijobs sind das häufigste Beschäftigungsmodell in Pensionen. Mit der Minijob-Grenze von 603 € monatlich (Stand 2026) und einem Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde ergibt sich ein maximales Stundenvolumen von rund 43 Stunden im Monat. Ohne minutengenaue Erfassung ist kaum kontrollierbar, ob diese Grenze eingehalten wird. Wird sie überschritten, droht der Verlust des Minijob-Status mit erheblichen Sozialversicherungsnachforderungen.

Familienangehörige: Wer muss erfasst werden?

In inhabergeführten Pensionen helfen häufig Ehepartner, Kinder oder andere Familienangehörige mit. Die entscheidende Frage: Besteht ein Arbeitsvertrag? Wenn ja, gilt die volle Zeiterfassungspflicht – auch wenn es sich um den eigenen Ehepartner handelt. Nur bei echten mitarbeitenden Familienangehörigen ohne Arbeitsvertrag und ohne arbeitnehmerähnliches Verhältnis entfällt die Pflicht. Im Zweifelsfall sollten Sie dies mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt klären.

Sonn- und Feiertagsarbeit im Beherbergungsgewerbe

Gäste reisen auch sonntags an und ab, das Frühstück muss auch an Feiertagen stehen. Im Beherbergungsgewerbe ist Sonntagsarbeit nach § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG ausdrücklich zulässig. Allerdings müssen Ersatzruhetage innerhalb von zwei Wochen gewährt werden. Die Zeiterfassung muss diese Sonn- und Feiertagsdienste lückenlos dokumentieren – nicht zuletzt für die korrekte Berechnung etwaiger Zuschläge nach dem jeweils geltenden Manteltarifvertrag des Gastgewerbes.

Zettelwirtschaft und unstrukturierte Excel-Nutzung: Warum das zum Risiko wird

Handschriftliche Stundenzettel und unstrukturiert geführte Excel-Tabellen sind in vielen Pensionen noch Standard. Das Problem: Beide Methoden sind anfällig für menschliche Fehler bei der Dateneingabe, bieten mangelnde Kontrollmöglichkeiten und sind potenziell leicht manipulierbar – für beide Seiten. Bei einer Betriebsprüfung können lückenhafte oder widersprüchliche Aufzeichnungen dazu führen, dass die Beweislast sich umkehrt. Im Streitfall über Überstunden müssten Sie als Arbeitgeber dann nachweisen, dass die Stunden nicht geleistet wurden.

Was passiert, wenn der Zoll in Ihrer Pension kontrolliert?

Es ist ein ganz normaler Vormittag in Ihrer Pension. Die Gäste frühstücken, die Reinigungskraft ist gerade auf den Zimmern. Dann steht plötzlich ein Kontrolleur der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls im Eingangsbereich und bittet um Einsicht in Ihre Arbeitszeitdokumentation der letzten Monate.

So läuft eine FKS-Prüfung ab

Die FKS führt im Gastgewerbe regelmäßig unangekündigte Prüfungen durch. Kontrolliert werden unter anderem:

• Vollständigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen (Beginn, Ende, Pausen)
• Einhaltung des Mindestlohns – auch im Verhältnis zu den tatsächlich geleisteten Stunden
• Korrekte Anmeldung aller Beschäftigten bei der Sozialversicherung
• Einhaltung der Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG

Können Sie die Unterlagen nicht vorlegen oder sind diese lückenhaft, wird es ernst. Das VG Hamburg hat in einem Urteil vom August 2024 (15 K 964/24) bestätigt, dass Behörden die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen können – und bei Nichtbefolgung Bußgelder verhängen dürfen.

Bußgelder bis 30.000 € – wann es teuer wird

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht bei Überschreitung der werktäglichen Acht-Stunden-Grenze können direkt mit Bußgeldern geahndet werden. Darüber hinaus können Behörden die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen. Wer dieser Anordnung nicht nachkommt, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 €. Hinzu kommen mögliche Nachzahlungen von Lohn und Sozialversicherungsbeiträgen, wenn die Prüfung ergibt, dass Arbeitszeiten nicht korrekt vergütet wurden.

Rechenbeispiel: Das Kostenrisiko einer Pension mit 3 Mitarbeitenden

Szenario: Pension an der Ostsee, 15 Betten, 3 feste Teilzeitkräfte + 2 Saisonkräfte

Eine Reinigungskraft arbeitet regelmäßig 5,5 Stunden pro Schicht. Auf dem Stundenzettel werden pauschal 5 Stunden notiert – 30 Minuten pro Tag bleiben unerfasst und unbezahlt.

• 30 Minuten/Tag x 5 Tage/Woche x 26 Saisonwochen = 65 Stunden unbezahlt
• Bei 13,90 €/Stunde Mindestlohn = ca. 904 € Lohnrisiko pro Saison und Mitarbeiterin
• Bei 3 betroffenen Kräften: ca. 2.700 € Nachzahlungsrisiko
• Zuzüglich: Sozialversicherungsnachforderungen, Säumniszuschläge und mögliches Bußgeld

Die korrekte Zeiterfassung hätte dieses Risiko von vornherein ausgeschlossen – und kostet im Vergleich einen Bruchteil.

Papier, Excel oder Software? Ein ehrlicher Vergleich

Aktuell schreibt das Gesetz keine bestimmte Form der Zeiterfassung vor. Weder die Entscheidung des BAG noch das Arbeitsschutzgesetz verlangen zwingend eine elektronische Lösung. Sowohl schriftliche als auch digitale Systeme sind derzeit zulässig. Doch die Unterschiede in der Praxis sind erheblich:

Was aktuell noch erlaubt ist – und was bald kommt

Papier und Excel sind heute noch erlaubt. Aber: Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht ausdrücklich vor. Die tägliche Arbeitszeit soll künftig tagesaktuell und in der Regel digital erfasst werden. Für kleine und mittlere Unternehmen sind zwar Übergangsfristen vorgesehen, doch die Richtung ist eindeutig. Wer jetzt auf eine digitale Lösung umsteigt, spart sich den Stress einer späteren Umstellung unter Zeitdruck.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Pensionsbetriebe

• Sofort einsetzbar – alle Pflichtfelder (Beginn, Ende, Pausen) bereits enthalten
• Automatische Berechnung von Arbeitsstunden und Überstunden
• Geeignet als Übergangslösung bis zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung

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Checkliste: Zeiterfassung in der Pension richtig umsetzen

Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen, die Zeiterfassung in Ihrem Pensionsbetrieb rechtssicher und praxistauglich aufzusetzen:

• 1. Bestandsaufnahme machen: Welche Beschäftigungsformen gibt es in Ihrem Betrieb? Teilzeit, Minijob, Saisonkraft, mithelfende Familienangehörige mit Arbeitsvertrag? Für jede Gruppe gelten Erfassungspflichten.
• 2. Erfassungsmethode wählen: Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Vorlage überbrücken oder direkt auf eine digitale Lösung umsteigen. Bedenken Sie: Die elektronische Pflicht kommt.
• 3. Alle Pflichtdaten erfassen: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten – minutengenau, für jeden Arbeitstag, für jeden Beschäftigten.
• 4. Ruhezeiten im Blick behalten: Prüfen Sie bei geteilten Diensten systematisch, ob die 11-Stunden-Ruhezeit eingehalten wird. Bei Nachtarbeit (23:00 bis 6:00 Uhr) gelten zusätzliche Schutzvorschriften.
• 5. Minijob-Grenzen überwachen: Behalten Sie die monatlichen Stunden Ihrer Minijobber im Auge. Bei 13,90 € Mindestlohn und 603 € Grenze sind maximal rund 43 Stunden pro Monat möglich.
• 6. Aufbewahrung sicherstellen: Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen bei einer Prüfung schnell zugänglich sind.
• 7. Mitarbeitende einweisen: Die Durchführung der Zeiterfassung kann an Beschäftigte delegiert werden. Die Verantwortung und Kontrolle bleibt aber beim Arbeitgeber. Schulen Sie Ihr Team kurz und verständlich ein.

Wie Nostradamus Ihre Pension bei der Zeiterfassung unterstützt

Pensionsbetriebe brauchen eine Lösung, die einfach genug ist, um ohne IT-Kenntnisse zu funktionieren, und gleichzeitig leistungsfähig genug, um alle gesetzlichen Anforderungen automatisch einzuhalten. Genau dafür wurde Nostradamus entwickelt – eine cloud-basierte Software für Zeiterfassung und Dienstplanung, die bereits in über 2.700 Standorten im Einsatz ist.

Digitale Zeiterfassung per App – auch für kleine Teams

Ihre Mitarbeitenden stempeln sich mit einem Klick über die Mitarbeiter-App auf dem Smartphone ein und aus. Alternativ steht ein stationäres Zeiterfassungssystem mit PIN-Code oder Chip zur Verfügung – hygienisch und manipulationssicher. Beginn, Ende und Pausen werden minutengenau erfasst. Das System erkennt Abweichungen wie verspätetes Stempeln automatisch.

Automatische Ruhezeit- und Pausenüberwachung

Nostradamus überwacht die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes automatisch: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Jugendarbeitsschutz. Wenn ein Dienstplan gegen die 11-Stunden-Ruhezeit verstößt – etwa bei einem geteilten Dienst mit Frühstücks- und Abendschicht – erhalten Sie sofort eine Warnung. So vermeiden Sie Verstöße, bevor sie entstehen.

Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System

Statt separate Tools für Dienstplan und Zeiterfassung zu nutzen, vereint Nostradamus beides in einer Plattform. Mit der Schnellplanungsfunktion weisen Sie Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu. Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeit direkt in der App ein, das System berücksichtigt sie automatisch. Die erfassten Arbeitszeiten fließen nahtlos in die Lohnvorbereitung ein – mit DATEV-Integration für die direkte Übergabe an Ihre Lohnbuchhaltung.

Für Pensionen mit saisonalen Schwankungen bietet Nostradamus zudem KI-gestützte Bedarfsprognosen, die auf Basis historischer Daten und saisonaler Muster den Personalbedarf vorhersagen. Abwesenheiten und Urlaub werden digital verwaltet und automatisch in der Planung berücksichtigt.

Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Der typische ROI liegt bei 2 bis 3 Monaten. Alle Daten werden DSGVO-konform auf sicheren europäischen Servern gespeichert.

Fazit: Jetzt handeln statt auf das Gesetz warten

Die Pflicht zur Zeiterfassung in Pensionen ist keine Zukunftsmusik – sie gilt bereits heute. Ob Sie zwei Mitarbeitende haben oder zehn, ob Familienbetrieb oder mit Saisonkräften: Beginn, Ende und Pausen müssen für jeden Beschäftigten minutengenau dokumentiert werden. Die verschärften Aufzeichnungspflichten im Gastgewerbe nach § 17 MiLoG und die regelmäßigen Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit machen das Thema besonders dringlich.

Gleichzeitig muss die Lösung zu Ihrem Betrieb passen. Pensionen brauchen kein Enterprise-System, sondern ein Werkzeug, das einfach funktioniert, vom ersten Tag an rechtssicher ist und Ihren Arbeitsalltag erleichtert statt verkompliziert. Genau das bietet Nostradamus: digitale Zeiterfassung und Dienstplanung in einem System, das für Betriebe im Gastgewerbe und in der Hotellerie entwickelt wurde.

Testen Sie Nostradamus unverbindlich und erleben Sie, wie einfach rechtssichere Zeiterfassung in Ihrer Pension sein kann.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Pensionen

Muss ich als Pensionsbetreiber Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 ist jeder Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche. Für das Gastgewerbe gelten nach § 17 MiLoG sogar verschärfte Dokumentationspflichten, insbesondere bei Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Aktuell ja – das Gesetz schreibt noch keine bestimmte Form vor. Allerdings sind handschriftliche Stundenzettel fehleranfällig, leicht manipulierbar und bieten keine automatische Kontrolle von Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten. Zudem sieht der Koalitionsvertrag 2025 eine elektronische Zeiterfassungspflicht vor. Wer jetzt umsteigt, vermeidet späteren Umstellungsstress.

Wie erfasse ich Saisonkräfte und Minijobber korrekt?

Auch für Saisonkräfte (70-Tage-Regelung) und Minijobber gilt die volle Zeiterfassungspflicht ab dem ersten Arbeitstag. Beginn, Ende und Pausen müssen minutengenau dokumentiert und spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet werden. Digitale Lösungen mit App-basierter Erfassung ermöglichen die sofortige Einbindung neuer Mitarbeitender ohne aufwändige Einarbeitung.

Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Unterlagen vollständig und schnell zugänglich vorgelegt werden können. Digitale Systeme speichern alle Daten automatisch und revisionssicher.

Was ändert sich 2026 durch die geplante Gesetzesreform?

Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht vor. Zudem wird eine Umstellung von der täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit diskutiert, was besonders für Pensionen mit ungleichmäßiger Auslastung relevant wäre. Die konkrete Verabschiedung wird frühestens im Laufe des Jahres 2026 erwartet, mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen.

Was kostet eine digitale Zeiterfassungs-Software für meine Pension?

Professionelle Lösungen wie Nostradamus starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei einer Pension mit 5 Beschäftigten sind das 15 € monatlich – ein Bruchteil der Kosten, die bei einer fehlerhaften Zeiterfassung durch Nachzahlungen, Sozialversicherungsforderungen oder Bußgelder entstehen können. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, der typische ROI liegt bei 2 bis 3 Monaten.