Zeiterfassung Nachweispflicht: Vorlage & Lösung

Das Thema kurz und kompakt

• Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits jetzt. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen und dessen Nutzung sicherstellen. Ein konkretes neues Gesetz mit Startdatum existiert bislang nicht, doch die Pflicht ist geltendes Recht.
• Die Nachweispflicht geht über das reine Erfassen hinaus. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden dokumentieren, mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Verlangen von Behörden, Betriebsrat oder Arbeitnehmern vorlegen können.
• Branchen wie Gastronomie und Einzelhandel unterliegen einer doppelten Pflichtenlage. Neben der allgemeinen Zeiterfassungspflicht gilt für Betriebe in bestimmten Wirtschaftszweigen und für Minijobber eine verschärfte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz, bei deren Verletzung Bußgelder bis zu 500.000 € drohen.
• Digitale Lösungen machen die Nachweispflicht beherrschbar. Software wie Nostradamus kombiniert digitale Zeiterfassung mit automatischer Pausenberechnung, Überstunden-Tracking und revisionssicherer Dokumentation, sodass Sie bei Betriebsprüfungen oder Streitfällen jederzeit nachweisfähig sind.

Zeiterfassung in Deutschland: Was gilt aktuell?

Die Rechtslage rund um die Zeiterfassung hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Drei zentrale Rechtsquellen bilden das Fundament der heutigen Nachweispflicht. Wenn Sie als Arbeitgeber verstehen möchten, warum Sie bereits jetzt handeln müssen, lohnt sich ein Blick auf die chronologische Entwicklung.

EuGH-Urteil 2019: Der europäische Grundstein

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) in der Rechtssache C-55/18 („CCOO“), dass alle EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Dem Urteil vorausgegangen war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE. Der EuGH stellte klar: Ohne systematische Zeiterfassung lassen sich die Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht wirksam kontrollieren.

BAG-Beschluss 2022: Die Pflicht gilt bereits jetzt

Am 13. September 2022 folgte der sogenannte „Paukenschlag“ des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Beschluss 1 ABR 22/21). Das BAG urteilte, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Als Rechtsgrundlage zog das BAG § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) heran, wonach der Arbeitgeber „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“ hat.

Wichtige Details aus der BAG-Entscheidung:

• Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
• Arbeitgeber müssen das System nicht nur bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass die Zeiten tatsächlich eingetragen werden.
• Die Form der Erfassung (analog oder digital) bleibt den Betrieben überlassen.
• Die Zeiterfassung darf an Mitarbeiter delegiert werden, die Verantwortung bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
• Der Betriebsrat hat kein Initiativrecht zum „Ob“, aber ein Mitbestimmungsrecht zum „Wie“ der Ausgestaltung (§ 87 Abs. 1 BetrVG).

Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG): Was bisher galt

Vor dem BAG-Beschluss bestand nach § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes lediglich die Pflicht, die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Seit der BAG-Entscheidung reicht dies nicht mehr aus. Stattdessen muss die gesamte tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten erfasst werden.

Koalitionsvertrag 2025 und geplante Gesetzgebung: Was kommt auf Sie zu?

Im Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU und SPD) heißt es: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelungen vorsehen.“ Ein konkretes Gesetz mit festem Startdatum existiert Stand März 2026 noch nicht. Der BMAS-Referentenentwurf von April 2023 sah gestaffelte Übergangsfristen vor:

• Ab 250 Mitarbeitern: Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten
• 50 bis 249 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von zwei Jahren
• 10 bis 49 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von fünf Jahren
• 10 oder weniger Mitarbeiter: Zeiterfassung in Papierform weiterhin zulässig

Wichtig: Dieser Entwurf wurde nie in den Gesetzgebungsprozess eingebracht. Die genannten Fristen können sich im finalen Gesetz noch ändern. Das bedeutet jedoch keinesfalls, dass Sie bis dahin untätig bleiben dürfen. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt schon heute.

Nachweispflicht im Detail: Was genau müssen Sie dokumentieren?

Die Zeiterfassungspflicht allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, dass die erfassten Daten nachweisbar sind, also revisionssicher aufbewahrt und bei Bedarf vorgelegt werden können. Genau hier wird der Begriff „Nachweispflicht“ konkret.

Welche Daten sind zu erfassen?

Alle Arbeitgeber sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit verpflichtet. Konkret bedeutet das:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

Ein reiner Schicht- oder Dienstplan reicht als Nachweis nicht aus, da er nur die geplante, nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit abbildet.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Nachweise vorliegen?

In der Praxis wird empfohlen, Arbeitszeitdaten mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Frist orientiert sich an § 16 Abs. 2 ArbZG und an der Aufbewahrungspflicht nach § 17 MiLoG. Für Sonderregelungen wie Jugendarbeitsschutz oder Mutterschutz können längere Fristen gelten. Laut Referentenentwurf soll die Erfassung am Tag der Arbeitsleistung erfolgen, in Ausnahmefällen spätestens bis zum siebten Kalendertag danach.

In welcher Form? Elektronisch, Excel oder Papier?

Solange das Gesetz zur elektronischen Zeiterfassungspflicht nicht verabschiedet ist, gibt es keine Pflicht zur rein elektronischen Erfassung. Theoretisch sind also auch Papier-Stundenzettel oder Excel-Tabellen zulässig. In der Praxis stoßen manuelle Methoden jedoch schnell an ihre Grenzen:

Excel-Tabellen können als Übergangslösung sinnvoll sein, genügen aber langfristig weder den rechtlichen noch den praktischen Anforderungen. Es fehlt an Protokollierung, Rollenverwaltung und technischer Sicherheit. Wenn Sie aktuell noch manuell arbeiten, kann eine strukturierte Vorlage den Einstieg erleichtern.

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Prüfsicherheit: Was bedeutet „objektiv, verlässlich und zugänglich“?

Der EuGH hat drei Kriterien für Zeiterfassungssysteme definiert, die auch für die Nachweispflicht zentral sind:

• Objektiv: Das System darf nicht vom guten Willen des Arbeitgebers abhängen. Eine rein mündliche Absprache oder das nachträgliche Eintragen „aus dem Gedächtnis“ genügt nicht.
• Verlässlich: Die Daten müssen manipulationssicher und technisch stabil erfasst werden. Änderungen sollten nachvollziehbar protokolliert sein.
• Zugänglich: Sowohl Arbeitnehmer als auch Behörden müssen die Daten einsehen können. Arbeitnehmer haben ein Auskunftsrecht über ihre eigenen Arbeitszeiten, und bei Betriebsprüfungen müssen die Daten kurzfristig vorgelegt werden können.

Die doppelte Pflichtenlage: Allgemeine Zeiterfassung UND MiLoG-Nachweispflicht

Was viele Arbeitgeber nicht wissen: In bestimmten Branchen und für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse existiert neben der allgemeinen Zeiterfassungspflicht eine zweite, deutlich schärfer sanktionierte Nachweispflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG). Gerade für Betriebe in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Logistik ist diese doppelte Pflichtenlage hochrelevant.

§ 17 MiLoG: Die verschärfte Nachweispflicht für bestimmte Branchen

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht betrifft:

• Alle Beschäftigten in Minijobs (§ 8 Abs. 1 SGB IV), unabhängig von der Branche
• Alle Beschäftigten in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen

Welche Branchen sind besonders betroffen?

Die Branchen nach § 2a SchwarzArbG umfassen unter anderem:

Minijobber: Warum hier besonders strenge Regeln gelten

Grundsätzlich zu dokumentieren ist die Arbeitszeit bei jedem Minijob, nicht nur in den oben genannten Branchen, sondern in allen Unternehmen. Für viele Betriebe in Gastronomie, Einzelhandel und Freizeitbranche mit einem hohen Anteil geringfügig Beschäftigter bedeutet das: Die Nachweispflicht ist hier besonders streng und wird aktiv kontrolliert.

Ausnahmen gelten nach der Mindestlohndokumentationspflichtverordnung (MiLoDokV) nur für Arbeitnehmer mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt oberhalb bestimmter Schwellenwerte.

FKS-Kontrollen: So prüft der Zoll in der Praxis

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig Initiativprüfungen durch, gerade in den von Schwarzarbeit besonders betroffenen Branchen. Die Zahl der kontrollierten Unternehmen stieg zwischen 2020 und 2022 von 45.000 auf 53.000, mit Schwerpunktprüfungen im Hotel- und Gaststättengewerbe, Baugewerbe, Friseurhandwerk und in der Logistik. Bei einer solchen Kontrolle müssen Sie Ihre Arbeitszeitnachweise sofort vorlegen können. Wer dann nur lose Zettel oder unstrukturierte Tabellen vorzeigen kann, riskiert empfindliche Konsequenzen.

Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht und wer ist ausgenommen?

Grundsatz: Alle Arbeitgeber, alle Branchen, alle Unternehmensgrößen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße. Ob Restaurant mit fünf Mitarbeitern oder Hotelkette mit 500 Beschäftigten: Die Pflicht besteht.

Ausnahme: Leitende Angestellte (§ 18 ArbZG)

Einzig ausgenommen sind aktuell leitende Angestellte im Sinne von § 18 ArbZG. Auch der Referentenentwurf sieht keine Änderung dieser Bereichsausnahme vor. Geschäftsführer, die nicht als Arbeitnehmer gelten, fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht.

Vertrauensarbeitszeit: Weiterhin möglich, aber mit Dokumentation

Ein weit verbreiteter Irrtum: Vertrauensarbeitszeit ist nicht verboten. Beschäftigte können weiterhin flexibel ihre Arbeitszeit gestalten und Beginn sowie Ende selbst bestimmen. Die Pflicht zur Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit bleibt jedoch bestehen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet also Vertrauen in die Zeiteinteilung, nicht Verzicht auf die Erfassung.

Sonderfall Kleinbetriebe

Laut Referentenentwurf sollen Betriebe mit zehn oder weniger Mitarbeitern die Zeiterfassung weiterhin in Papierform führen dürfen. Für alle größeren Betriebe ist die elektronische Erfassung vorgesehen, sobald das Gesetz in Kraft tritt.

Strafen und Risiken bei fehlender Nachweispflicht

„Es drohen ja noch keine Strafen“ ist eine der gefährlichsten Fehleinschätzungen. Die Realität ist differenzierter und die Risiken sind erheblich.

Allgemeine Zeiterfassungspflicht: Das Stufenmodell

Verstöße gegen die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind nach aktueller Gesetzeslage weder ordnungsrechtlich noch strafrechtlich unmittelbar sanktioniert. Aber: Die zuständige Behörde kann im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen Arbeitgeber zur Erfüllung der Pflichten zu treffen haben. Wird einer solchen Anordnung nicht nachgekommen, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 €.

Das Verwaltungsgericht Hamburg hat diese behördliche Durchsetzbarkeit in einem Urteil (15 K 964/24) ausdrücklich bestätigt. In der Praxis bedeutet das: Behörden können sich bei Anordnungen auf diese Entscheidung berufen, und die Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung ist öffentlich-rechtlich nicht mehr haltbar.

MiLoG-Verstöße: Bußgelder bis 500.000 €

Deutlich schärfer sind die Sanktionen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz. Wer Pflichten verletzt, die zur Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns dienen, riskiert eine Geldbuße von bis zu 30.000 € allein für die fehlende Aufzeichnung. Bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz insgesamt sind Geldbußen von bis zu 500.000 € möglich.

Beweislastnachteil bei Überstunden-Streitigkeiten

Fehlt ein geeignetes Zeiterfassungssystem, trägt der Arbeitgeber im Streitfall regelmäßig das Risiko. Wenn ein Mitarbeiter Überstundenvergütung einklagt und Sie keine belastbaren Nachweise vorlegen können, wird das Gericht im Zweifel zugunsten des Arbeitnehmers entscheiden. Gerade in Branchen mit vielen Teilzeitkräften und Minijobbern kann das schnell teuer werden.

Rechenbeispiel: Was kostet es, KEINE Zeiterfassung zu haben?

Szenario: Restaurant mit 15 Mitarbeitern (8 Festangestellte, 7 Minijobber)

Bei einem Stundensatz von 30 € für den Betriebsleiter ergibt allein die Zeitersparnis bei der Lohnvorbereitung eine Einsparung von rund 3.120 € pro Jahr. Dem gegenüber stehen Softwarekosten ab ca. 540 € jährlich. Der ROI einer digitalen Zeiterfassung ist in der Regel innerhalb von zwei bis drei Monaten erreicht.

Zeiterfassung Nachweispflicht in der Praxis: So setzen Sie sie um

Die rechtlichen Anforderungen sind klar. Doch wie sieht die praktische Umsetzung aus? Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen, die Nachweispflicht strukturiert und effizient zu erfüllen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme – wo steht Ihr Betrieb?

Prüfen Sie zunächst, wie Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb aktuell erfasst werden. Laut Bitkom-Studie vom Juni 2025 erfassen bereits 74 % der Unternehmen in Deutschland Arbeitszeiten, doch 16 % nutzen noch Excel-Tabellen und 13 % handschriftliche Stundenzettel. Fragen Sie sich: Sind die erfassten Daten revisionssicher? Können Sie bei einer Kontrolle innerhalb von Minuten die Arbeitszeiten der letzten zwei Jahre vorlegen? Werden Pausen und Überstunden automatisch berechnet oder manuell geschätzt?

Schritt 2: System auswählen – worauf Sie achten müssen

Ein geeignetes System sollte die EuGH-Kriterien erfüllen (objektiv, verlässlich, zugänglich) und folgende Funktionen bieten:

• Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Überstunden pro Mitarbeiter und Tag
• Automatischer Abgleich mit Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
• Revisionssichere Speicherung mit Änderungsprotokoll
• Export-Funktion für Behörden und Lohnvorbereitung (z. B. DATEV-Integration)
• Mobile Erfassung per App für dezentrale Teams und Schichtbetrieb
• DSGVO-konforme Datenspeicherung auf europäischen Servern

Eine Lösung wie Nostradamus deckt diese Anforderungen ab: Die digitale Zeiterfassung erfolgt per Mitarbeiter-App oder stationärem Zeiterfassungssystem mit PIN-Code oder Chip. Das System erkennt Abweichungen automatisch, berechnet Pausen und Überstunden und überwacht die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Schritt 3: Betriebsrat einbinden

Sofern in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat existiert, muss dieser bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems einbezogen werden. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 BetrVG, das sich auf das „Wie“ bezieht: Welches System wird eingesetzt? Welche Daten werden erfasst? Wer hat Zugriff? Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein, um Verzögerungen zu vermeiden.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen und Prozesse verankern

Die bloße Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems reicht nicht aus. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass es tatsächlich genutzt wird. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Bedienung, definieren Sie klare Regeln (z. B. Stempeln vor Schichtbeginn, Korrekturprozess bei Fehlern) und nutzen Sie Benachrichtigungen, wenn Einträge fehlen.

Schritt 5: Datenschutz (DSGVO) sicherstellen

Arbeitszeiten zählen als personenbezogene Daten. Arbeitgeber müssen bei der Erfassung und Verarbeitung die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Achten Sie auf hierarchie-basierte Berechtigungen, damit nur befugte Personen Zugriff auf sensible Daten haben, und stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter Daten auf sicheren europäischen Servern speichert.

Branchenfokus: Nachweispflicht in Gastronomie, Einzelhandel und Produktion

Die Nachweispflicht trifft nicht jede Branche gleich. Betriebe mit Schichtarbeit, hohem Minijobber-Anteil oder saisonalen Schwankungen stehen vor besonderen Herausforderungen.

Gastronomie und Hotellerie

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe fällt unter § 2a SchwarzArbG und unterliegt damit der verschärften MiLoG-Aufzeichnungspflicht. Gleichzeitig ist der Anteil an Minijobbern und Aushilfen besonders hoch. Geteilte Dienste (z. B. Mittags- und Abendschicht mit mehrstündiger Pause), Sonn- und Feiertagsarbeit sowie saisonale Schwankungen machen die lückenlose Erfassung komplex. Hinzu kommt: Die FKS führt in dieser Branche regelmäßig Schwerpunktprüfungen durch.

Für Gastronomiebetriebe empfiehlt sich ein System, das Dienstplanung und Zeiterfassung miteinander verbindet. So erkennen Sie sofort Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Mithilfe von KI-gestützten Bedarfsprognosen lässt sich zudem die Personalplanung an Umsatzschwankungen anpassen, was Über- und Unterbesetzung reduziert.

Einzelhandel

Wechselnde Schichten, viele Teilzeitkräfte, lange Öffnungszeiten und ein hoher Anteil geringfügig Beschäftigter prägen den Einzelhandel. Auch hier gilt: Für jeden Minijobber muss die Arbeitszeit nach § 17 MiLoG dokumentiert werden. Die Herausforderung liegt in der Vielzahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle, die in einem System abgebildet werden müssen.

Produktion und Logistik

Schichtbetrieb mit Früh-, Spät- und Nachtschichten, Überstundenregelungen und Bereitschaftszeiten erfordern eine besonders präzise Zeiterfassung. Die Speditions-, Transport- und Logistikbranche fällt zudem unter § 2a SchwarzArbG. Hier ist es entscheidend, dass das Zeiterfassungssystem automatisch prüft, ob Ruhezeiten zwischen den Schichten eingehalten werden und ob die Höchstarbeitszeit nicht überschritten wird.

Häufige Irrtümer zur Zeiterfassung-Nachweispflicht

Die Unsicherheit rund um die Zeiterfassungspflicht führt zu zahlreichen Missverständnissen. Die folgende Übersicht räumt mit den häufigsten Mythen auf:

Fazit: Jetzt handeln statt abwarten

Die Nachweispflicht bei der Zeiterfassung ist keine Zukunftsmusik. Sie gilt bereits heute für alle Arbeitgeber in Deutschland. Wer abwartet, bis ein konkretes Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung verabschiedet wird, riskiert Bußgelder, Beweislastnachteile und unnötigen Stress bei Betriebsprüfungen.

Die gute Nachricht: Die Umsetzung muss weder kompliziert noch teuer sein. Digitale Lösungen erfüllen die EuGH-Kriterien (objektiv, verlässlich, zugänglich), automatisieren die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und machen Sie bei Kontrollen sofort nachweisfähig.

Nostradamus bietet als Workforce-Management-Lösung eine digitale Zeiterfassung, die nahtlos mit Personalplanung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnvorbereitung verzahnt ist. Über 2.700 Standorte in den Niederlanden vertrauen bereits auf die Lösung, mit Kunden wie Van der Valk, Burger King und Corendon Hotels. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

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FAQ: Die häufigsten Fragen zur Zeiterfassung-Nachweispflicht

Muss ich als Arbeitgeber bereits jetzt die Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen und dessen Nutzung sicherzustellen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob das erwartete Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung bereits verabschiedet wurde.

Was genau muss ich dokumentieren – reicht die Dauer oder brauche ich Beginn und Ende?

Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, einschließlich Pausenzeiten und Überstunden. Ein reiner Dienstplan oder die bloße Angabe der Gesamtstunden reicht nicht aus.

Wie lange muss ich Zeiterfassungsdaten aufbewahren?

Die empfohlene Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre. Dies ergibt sich aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Für Sonderregelungen (z. B. Jugendarbeitsschutz) können längere Fristen gelten.

Darf ich weiterhin Excel oder Papier-Stundenzettel verwenden?

Solange das Gesetz zur elektronischen Zeiterfassungspflicht nicht verabschiedet ist, gibt es keine Pflicht zur rein digitalen Erfassung. Allerdings erfüllen Excel-Tabellen und Papier-Stundenzettel die EuGH-Kriterien (insbesondere Manipulationssicherheit und Zugänglichkeit) nur eingeschränkt. Für den Übergang kann eine strukturierte Excel-Vorlage helfen, langfristig empfiehlt sich jedoch ein digitales System.

Gilt die Nachweispflicht auch für Minijobber?

Ja, und sogar besonders streng. Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber für alle Minijobber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € für die fehlende Aufzeichnung.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Moderne cloudbasierte Lösungen lassen sich in der Regel innerhalb weniger Tage einführen. Bei Nostradamus ist die Implementierung in unter einer Woche möglich. Die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Gemessen an der Zeitersparnis bei der Lohnvorbereitung und dem reduzierten Bußgeldrisiko rechnet sich die Investition typischerweise innerhalb von zwei bis drei Monaten.