Zeiterfassung Monteure - Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung für Monteure ist bereits jetzt Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen – unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Ab 2026 wird die elektronische Erfassung voraussichtlich gesetzlich vorgeschrieben, bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.
• Fahrzeiten sind für Monteure ein unterschätztes Compliance-Risiko. Nach aktueller EuGH-Rechtsprechung (zuletzt bestätigt im Oktober 2025) zählen Hin- und Rückfahrten bei wechselnden Einsatzorten als Arbeitszeit. Wer Fahrzeiten nicht erfasst, riskiert Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten – oft ohne es zu wissen.
• Zettelwirtschaft kostet Handwerksbetriebe bares Geld. Verlorene Stundenzettel, nicht abgerechnete Leistungen und stundenlange Nacharbeit im Büro verursachen laut Branchenstudien bis zu 15 % Umsatzverlust. Ein SHK-Betrieb mit 8 Monteuren verliert so schnell über 50.000 € pro Jahr.
• Digitale Lösungen machen die Zeiterfassung rechtssicher und effizient. Mit einer mobilen App erfassen Monteure ihre Arbeits- und Fahrzeiten direkt vor Ort – auch offline. Lösungen wie Nostradamus kombinieren digitale Zeiterfassung mit Dienstplanung, automatischer Pausenberechnung und DATEV-Integration, sodass der gesamte Prozess von der Baustelle bis zur Lohnabrechnung nahtlos funktioniert.

Warum Zeiterfassung für Monteure besonders anspruchsvoll ist

Monteure, Servicetechniker und Handwerker arbeiten unter Bedingungen, die sich fundamental von einem Büroarbeitsplatz unterscheiden. Wer morgens das Firmengelände verlässt und erst abends zurückkehrt – oder direkt von zu Hause zum ersten Kunden fährt – kann keine stationäre Stempeluhr nutzen. Die Arbeitszeit verteilt sich auf Fahrzeiten, verschiedene Baustellen, Kundentermine und Pausen, die sich nicht immer sauber voneinander trennen lassen.

Wechselnde Einsatzorte, kein fester Arbeitsplatz

Ein SHK-Monteur besucht an einem typischen Tag drei bis fünf verschiedene Kunden. Ein Elektrotechniker arbeitet morgens auf einer Großbaustelle und nachmittags bei einem Privatkunden. Ein Industriemonteur ist tagelang auf Fernmontage. Für all diese Szenarien braucht es eine Zeiterfassung, die flexibel genug ist, um Arbeitszeiten verschiedenen Aufträgen, Projekten und Kostenstellen zuzuordnen – und zwar direkt vor Ort, nicht erst abends aus dem Gedächtnis.

Fahrzeiten, Materialerfassung, wechselnde Aufträge

Neben der reinen Arbeitszeit am Einsatzort fallen bei Monteuren zahlreiche weitere erfassungspflichtige Zeiten an: Fahrzeiten zwischen Kunden, Wartezeiten auf Material, Rüstzeiten am Fahrzeug. Hinzu kommt, dass viele Betriebe den Materialverbrauch pro Auftrag dokumentieren müssen, um Projekte korrekt abzurechnen und nachzukalkulieren. Bei Nacht-, Wochenend- oder Notdiensteinsätzen müssen außerdem Zuschläge korrekt berechnet werden. All das macht die Zeiterfassung für Monteure deutlich komplexer als für stationäre Mitarbeiter.

Die typischen Probleme mit Stundenzetteln

In vielen Handwerksbetrieben ist der Stundenzettel noch immer das Mittel der Wahl. Doch die Praxis zeigt: Dieses System hat gravierende Schwächen. Eine Umfrage der Handwerkskammer Rheinland ergab, dass 68 % der Betriebe verlorene Stundenzettel als Hauptproblem melden. Laut Bitkom nutzen mehr als 25 % der Unternehmen in Deutschland noch immer Excel oder Zettel und Stift zur Zeiterfassung.

Die Folgen sind messbar: Eintragungen erfolgen oft am Ende des Tages aus dem Gedächtnis, was zu Ungenauigkeiten führt. Im Büro muss eine Bürokraft die handschriftlichen – und häufig unleserlichen – Angaben manuell ins System übertragen. Korrekturen und Rückfragen kosten zusätzliche Zeit.

Was Zettelwirtschaft einen SHK-Betrieb mit 8 Monteuren kostet – eine Beispielrechnung:

Laut einer Studie des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) verschenken kleine und mittlere Betriebe bis zu 15 % ihrer potenziellen Einnahmen durch ineffiziente Zeiterfassung. Wenn Sie diese Zahlen auf Ihren eigenen Betrieb übertragen, wird schnell deutlich: Die Frage ist nicht, ob Sie sich eine digitale Zeiterfassung leisten können – sondern ob Sie sich die Zettelwirtschaft noch leisten können.

Gesetzliche Pflichten: Was Sie 2026 wissen müssen

Die rechtliche Lage rund um die Zeiterfassung hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Für Monteurbetriebe ist es entscheidend, den aktuellen Stand zu kennen – denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute, nicht erst ab einem zukünftigen Stichtag.

Die aktuelle Rechtslage: BAG-Urteil und bestehende Pflicht

Ausgangspunkt ist das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18). Darin entschied der EuGH, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) setzte diese Vorgabe mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) in deutsches Recht um. Demnach sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden.

Wichtig: Diese Pflicht gilt für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Auch ein Handwerksbetrieb mit fünf Monteuren muss die Arbeitszeiten dokumentieren. Zwar kann die Durchführung der Erfassung an die Mitarbeiter delegiert werden, die Kontrolle und Verantwortung verbleiben jedoch beim Arbeitgeber. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen sind rechtlich immer das Risiko des Unternehmens.

Was kommt 2026? Die geplante Arbeitszeitreform im Überblick

Obwohl die Pflicht zur Zeiterfassung bereits besteht, fehlt bislang eine klare gesetzliche Ausgestaltung. Die Bundesregierung plant, die Vorgaben im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren. Im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD heißt es, die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung wolle man „unbürokratisch regeln“.

Für Handwerksbetriebe ist die geplante Kleinbetrieb-Ausnahme besonders relevant: Da die durchschnittliche Betriebsgröße im Handwerk bei 8 bis 10 Mitarbeitern liegt, könnten viele Betriebe von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen sein. Die Pflicht zur Erfassung an sich bleibt jedoch bestehen. Bedenken Sie außerdem: Die Tarifbindung im Handwerk liegt bei nur 42 % – die geplanten tarifvertraglichen Erleichterungen greifen also für die Mehrheit der Betriebe nicht.

Sonderfall Fahrzeiten – wann zählt die Fahrt als Arbeitszeit?

Für Monteure ist die Fahrzeit-Thematik eines der wichtigsten und gleichzeitig am häufigsten missverstandenen Themen. Die Rechtslage ist mittlerweile eindeutig:

Bereits 2015 entschied der EuGH im sogenannten Tyco-Urteil (Rs. C-266/14), dass bei Arbeitnehmern ohne festen Arbeitsort die Fahrzeit vom Wohnort zum ersten Kunden und vom letzten Kunden nach Hause als Arbeitszeit gilt. Im Oktober 2025 bestätigte der EuGH diese Linie mit dem Urteil C-110/24 und stellte klar: Bei wechselnden Einsatzorten zählt sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt als Arbeitszeit.

Praxisbeispiel – Tagesablauf eines SHK-Monteurs:

Ergebnis: Die Gesamtarbeitszeit dieses Monteurs beträgt 9 Stunden und 50 Minuten (abzüglich 30 Minuten Pause). Ohne die Erfassung der Fahrzeiten hätte der Betrieb nur 7 Stunden und 30 Minuten dokumentiert – und damit die tatsächliche Arbeitsbelastung massiv unterschätzt. Bei regelmäßigen 10-Stunden-Tagen drohen schnell Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, ohne dass es jemand bemerkt.

Vergütung ist nicht gleich Arbeitszeit: Die wichtige Unterscheidung

Ein häufiges Missverständnis: Dass Fahrzeit als Arbeitszeit zählt, bedeutet nicht automatisch, dass sie identisch vergütet werden muss. Der EuGH hat ausdrücklich klargestellt, dass die Arbeitszeitrichtlinie keine Vorschriften über die Vergütung enthält. Die Einstufung als Arbeitszeit betrifft den arbeitsschutzrechtlichen Bereich – also Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen. Die Vergütung richtet sich nach dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer betrieblichen Vereinbarung. Im Baugewerbe regelt beispielsweise der Bundesrahmentarifvertrag (BRTV Bau) seit 2022 die Vergütung von Wegezeiten.

Für die Zeiterfassung bedeutet das: Sie müssen Fahrzeiten in jedem Fall dokumentieren, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes nachweisen zu können. Die separate Erfassung von Fahrzeit und Arbeitszeit am Einsatzort ermöglicht dabei eine differenzierte Abrechnung.

Bußgelder und Sanktionen: Was droht bei Verstößen?

Bereits heute können Verstöße gegen Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten mit Bußgeldern geahndet werden. Ab 2026 ist mit verschärften Sanktionen zu rechnen – der aktuelle Gesetzentwurf sieht Bußgelder bis zu 30.000 € vor. Besonders brisant: Bei Betriebsprüfungen durch das Zollamt oder die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) müssen Sie nachweisen können, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Im Baugewerbe besteht zudem eine erweiterte Dokumentationspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG).

Was eine Zeiterfassung für Monteure leisten muss

Die Anforderungen an eine Zeiterfassung im Monteurbetrieb unterscheiden sich grundlegend von der klassischen Büro-Zeiterfassung. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie prüfen, ob diese die folgenden Kriterien erfüllt.

Mobile Erfassung per App – auch offline

Da Monteure keinen festen Arbeitsplatz haben, ist eine mobile App auf dem Smartphone oder Tablet die einzig praktikable Lösung. Die Erfassung muss mit einem Klick funktionieren – Start, Stopp, Pause. Entscheidend ist dabei die Offline-Fähigkeit: Auf Baustellen, in Kellern oder in ländlichen Gebieten gibt es häufig keinen Mobilfunkempfang. Die App muss Daten lokal speichern und bei Verbindung automatisch synchronisieren. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Bedienung so einfach ist, dass auch nicht technikaffine Mitarbeiter sie ohne Schulung nutzen können.

Projektzeiterfassung: Zeiten auf Aufträge buchen

Monteure arbeiten oft an mehreren Aufträgen pro Tag – eine Heizungswartung am Vormittag, eine Reparatur am Nachmittag. Die Zeiterfassung muss es ermöglichen, Arbeitszeiten direkt einzelnen Aufträgen, Kunden oder Kostenstellen zuzuordnen. Nur so können Sie Projekte nachkalkulieren, Angebote mit tatsächlichem Aufwand vergleichen und nicht abgerechnete Leistungen identifizieren. Ohne auftragsbezogene Zeiterfassung bleiben Ihre Kalkulationen Schätzungen.

Fahrzeitenerfassung: Getrennt von Arbeitszeit am Einsatzort

Wie im Abschnitt zur Rechtslage dargestellt, müssen Fahrzeiten als Arbeitszeit erfasst werden. Gleichzeitig ist es betriebswirtschaftlich sinnvoll, Fahrzeit und produktive Arbeitszeit am Einsatzort getrennt zu dokumentieren. Das ermöglicht eine differenzierte Vergütung, eine realistische Projektkalkulation und die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Grenzen. Prüfen Sie, ob Ihre Zeiterfassungslösung verschiedene Zeitkategorien (Arbeitszeit, Fahrzeit, Rüstzeit) unterstützt.

Gruppenerfassung für Kolonnen und Teams

Auf Großbaustellen oder bei Installationsprojekten arbeiten oft mehrere Monteure als Team. Eine Gruppenerfassung, bei der ein Kolonnenführer die Arbeitszeiten für das gesamte Team eintragen kann, spart erheblich Zeit und verhindert, dass jeder Einzelne sein Smartphone bedienen muss – besonders praktisch bei schmutzigen Händen oder unter Zeitdruck.

GPS und Geofencing: Möglichkeiten und Datenschutz-Grenzen

GPS-basierte Zeiterfassung kann die Dokumentation vereinfachen: Der Monteur stempelt sich ein, und der Standort wird automatisch erfasst. Geofencing ermöglicht es, dass die Zeiterfassung automatisch startet, sobald der Mitarbeiter eine definierte Zone (z. B. die Baustelle) betritt. Allerdings unterliegt GPS-Tracking strengen Datenschutz-Anforderungen nach DSGVO. Die Standortdaten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden, und Mitarbeiter müssen informiert werden. Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung solcher Systeme.

Schnittstellen: Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung

Die beste Zeiterfassung nützt wenig, wenn die Daten am Ende manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen. Achten Sie auf nahtlose Schnittstellen – insbesondere zu DATEV für die Lohnvorbereitung und zu Ihrem Kassensystem oder ERP. So vermeiden Sie doppelte Dateneingabe und reduzieren Fehlerquellen auf dem Weg von der Baustelle bis zur Gehaltsabrechnung.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Monteure

• Sofort einsetzbar: Arbeitszeiten, Fahrzeiten und Pausen übersichtlich dokumentieren
• Gesetzeskonform: Alle Pflichtangaben nach ArbZG und BAG-Urteil enthalten
• Auftragsbezogen: Zeiten verschiedenen Projekten und Kunden zuordnen

Jetzt kostenlos herunterladen

Von Papier zu Digital: So gelingt die Umstellung

Die Umstellung von Stundenzetteln auf eine digitale Zeiterfassung klingt nach einem großen Schritt – ist in der Praxis aber weniger aufwändig, als viele Betriebsinhaber befürchten. Entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen.

Typischer Workflow: Vorher vs. Nachher

5 Praxis-Tipps für die erfolgreiche Einführung

1. Einfachheit geht vor Funktionsumfang. Die App muss so intuitiv sein, dass auch Mitarbeiter, die im Alltag kein Smartphone nutzen, sie ohne Schulung bedienen können. Wenn die Bedienung zu kompliziert ist, werden Ihre Monteure sie nicht akzeptieren – und Sie landen wieder beim Stundenzettel.

2. Offline-Fähigkeit ist ein Muss. Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob die Lösung auch ohne Mobilfunkempfang funktioniert. Auf Baustellen, in Kellern und in ländlichen Gebieten ist das keine Ausnahme, sondern die Regel.

3. Schrittweise einführen. Starten Sie mit einem Pilotteam von 2 bis 3 Monteuren, sammeln Sie Feedback und passen Sie den Prozess an, bevor Sie den gesamten Betrieb umstellen. So identifizieren Sie Stolpersteine frühzeitig.

4. Mitarbeiter frühzeitig einbinden. Erklären Sie Ihrem Team, warum die Umstellung erfolgt – nicht nur wegen der gesetzlichen Pflicht, sondern auch zu ihrem Vorteil: transparente Überstundenerfassung, korrekte Vergütung von Fahrzeiten, weniger Papierkram. Wer den Nutzen versteht, macht mit.

5. Integration in bestehende Systeme prüfen. Die Zeiterfassung sollte sich nahtlos in Ihre vorhandene Infrastruktur einfügen – insbesondere in die Lohnbuchhaltung (z. B. über eine DATEV-Schnittstelle), aber auch in Ihre Auftrags- oder Einsatzplanung. Doppelte Dateneingabe macht jeden Effizienzgewinn zunichte.

Häufige Fehler bei der Umstellung – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Zu viele Funktionen auf einmal einführen. Starten Sie mit der Basisfunktion (Arbeitszeit erfassen) und erweitern Sie schrittweise um Projektzuordnung, Fahrzeiten und Materialerfassung.

Fehler 2: Keine klaren Regeln für Fahrzeiten definieren. Legen Sie vor der Einführung fest, wie Fahrzeiten erfasst und kategorisiert werden sollen. Orientieren Sie sich dabei an der aktuellen Rechtsprechung und ggf. an Ihrem Tarifvertrag.

Fehler 3: Den Betriebsrat nicht einbeziehen. Wenn Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat, ist dieser bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zwingend zu beteiligen. Planen Sie diesen Schritt frühzeitig ein, um Verzögerungen zu vermeiden.

Digitale Zeiterfassung mit Software: Worauf es ankommt

Der Markt für Zeiterfassungslösungen ist groß – und nicht jede Software passt zu den Anforderungen eines Monteurbetriebs. Neben den bereits genannten Kriterien (mobile App, Offline-Fähigkeit, Projektzuordnung, Schnittstellen) sollten Sie auf folgende Punkte achten:

Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Eine gute Lösung warnt Sie automatisch, wenn Höchstarbeitszeiten überschritten oder Ruhezeiten unterschritten werden. Gerade bei Monteuren mit langen Fahrzeiten und wechselnden Einsätzen ist das ein entscheidender Schutz vor unbewussten Gesetzesverstößen.

Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking: Die Software sollte Pausen nach den gesetzlichen Vorgaben (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden Arbeitszeit) automatisch berechnen und Überstunden zuverlässig erfassen – inklusive der relevanten Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit.

DSGVO-Konformität: Gerade wenn GPS-Tracking oder standortbasierte Funktionen zum Einsatz kommen, müssen die Daten DSGVO-konform verarbeitet und auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Im Idealfall deckt Ihre Lösung nicht nur die Zeiterfassung ab, sondern auch die Verwaltung von Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten – damit diese automatisch in der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Lösungen wie Nostradamus verbinden digitale Zeiterfassung mit intelligenter Personalplanung in einer Plattform. Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App mit einem Klick – per PIN-Code oder direkt am Smartphone. Die automatische Pausenberechnung, das Überstunden-Tracking und die DATEV-Integration sorgen dafür, dass der gesamte Prozess von der Baustelle bis zur Lohnvorbereitung nahtlos funktioniert. Die Implementierung ist in unter einer Woche abgeschlossen, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten – bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Branchenbeispiele: Zeiterfassung in der Praxis

SHK-Betrieb: Kundendienst mit 8 Monteuren

Ein typischer SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima) schickt seine Monteure morgens direkt von zu Hause zu den Kunden. Jeder Monteur fährt 3 bis 5 Kundentermine pro Tag an – kurze Einsätze wie Heizungswartungen, aber auch mehrstündige Reparaturen. Die Herausforderung: Viele kurze Fahrzeiten, häufiger Auftragswechsel, und am Ende des Tages muss jede Minute dem richtigen Kunden zugeordnet sein.

Mit einer digitalen Zeiterfassung wählt der Monteur beim Start den Auftrag aus, erfasst Fahrzeit und Arbeitszeit getrennt und dokumentiert den Materialverbrauch direkt vor Ort. Im Büro entfällt die manuelle Übertragung komplett. Die Nachkalkulation zeigt auf einen Blick, welche Aufträge profitabel sind und wo die Kalkulation angepasst werden muss.

Elektrotechnik: Mischung aus Planung und Montage

Elektrotechnik-Betriebe arbeiten oft in einem Mischmodell: Ein Teil der Arbeitszeit entfällt auf Planung und Dokumentation im Büro, der andere auf Montage beim Kunden oder auf der Baustelle. Hier muss die Zeiterfassung flexibel genug sein, um sowohl stationäre als auch mobile Arbeitszeiten abzubilden. Besonders bei Projekten in der Sicherheitstechnik oder Gebäudeautomation, die sich über Wochen erstrecken, ist die auftragsbezogene Erfassung entscheidend für eine realistische Projektkalkulation.

Industriemontage: Fernmontagen und Auslöse

Bei mehrtägigen Fernmontagen – etwa im Anlagenbau oder in der Aufzugstechnik – kommen zusätzliche Komplexitäten hinzu: Reisezeiten, Verpflegungsmehraufwand, Auslöse und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle je nach Einsatzort. Die Zeiterfassung muss hier nicht nur die reine Arbeitszeit dokumentieren, sondern auch die Grundlage für steuerfreie Pauschalen und Reisekostenabrechnungen liefern. Eine saubere, tagesgenaue Dokumentation ist dabei nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern auch bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt unverzichtbar.

Fazit: Jetzt handeln statt abwarten

Die Zeiterfassung für Monteure ist kein „Nice-to-have“ mehr – sie ist gesetzliche Pflicht und wird ab 2026 voraussichtlich elektronisch vorgeschrieben sein. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Wer die Umstellung aktiv angeht, profitiert nicht nur von Rechtssicherheit, sondern auch von erheblichen betriebswirtschaftlichen Vorteilen. Weniger Verwaltungsaufwand, keine verlorenen Stundenzettel, vollständig abgerechnete Leistungen und eine transparente Nachkalkulation – das sind keine theoretischen Versprechen, sondern messbare Ergebnisse.

Besonders die korrekte Erfassung von Fahrzeiten wird durch die jüngste EuGH-Rechtsprechung zum Pflichtprogramm. Wer hier nicht sauber dokumentiert, riskiert Bußgelder und Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften.

Mit Nostradamus setzen Sie auf eine Lösung, die digitale Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einer Plattform vereint. Ihre Monteure erfassen Arbeits- und Fahrzeiten per App, das System überwacht automatisch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, und die Daten fließen nahtlos in Ihre Lohnbuchhaltung. Implementierung in unter einer Woche, ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Jetzt Nostradamus kennenlernen und digitale Zeiterfassung testen

FAQ – Häufige Fragen zur Zeiterfassung für Monteure

Ist digitale Zeiterfassung für Monteure bereits Pflicht?

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht seit dem BAG-Beschluss von September 2022 – für alle Arbeitgeber und alle Branchen. Eine Pflicht zur digitalen (elektronischen) Erfassung gibt es aktuell noch nicht, sie ist jedoch für 2026 geplant. Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen nach aktuellem Entwurf von der elektronischen Pflicht ausgenommen werden.

Zählt die Fahrzeit zum Kunden als Arbeitszeit?

Ja, wenn der Monteur keinen festen Arbeitsort hat und direkt von zu Hause zum Kunden fährt. Nach der EuGH-Rechtsprechung (C-266/14 und C-110/24) gelten sowohl die Hinfahrt zum ersten Kunden als auch die Rückfahrt vom letzten Kunden als Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinn. Das bedeutet: Diese Zeiten zählen für Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, müssen aber nicht zwingend identisch vergütet werden. Fährt der Monteur zuerst zur Firma und dann zum Kunden, gilt die Fahrt ab der Firma als Arbeitszeit.

Was passiert, wenn ich als Betrieb keine Zeiterfassung führe?

Bereits heute sind Sanktionen bei Verstößen gegen Aufzeichnungspflichten möglich. Ab 2026 drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Darüber hinaus riskieren Sie bei Betriebsprüfungen durch das Zollamt oder die Finanzkontrolle Schwarzarbeit Probleme, wenn Sie die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht nachweisen können. Im Baugewerbe besteht zudem eine erweiterte Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Kann ich die Zeiterfassung an meine Monteure delegieren?

Ja, die Durchführung der Zeiterfassung kann an die Mitarbeiter übertragen werden – beispielsweise per App. Die Kontroll- und Überwachungspflicht verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen sind rechtlich immer das Risiko des Unternehmens. Eine digitale Lösung, die Abweichungen automatisch erkennt und meldet, hilft Ihnen, dieser Kontrollpflicht nachzukommen.

Ist GPS-Tracking bei der Zeiterfassung datenschutzkonform?

GPS-Tracking ist grundsätzlich möglich, unterliegt aber strengen DSGVO-Anforderungen. Die Standortdaten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden (z. B. zur Dokumentation des Einsatzorts), Mitarbeiter müssen informiert werden, und die Daten müssen auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, besteht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig, als die meisten Betriebsinhaber erwarten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Es muss keine Hardware installiert werden – Ihre Monteure nutzen einfach ihr Smartphone. Starten Sie mit einem kleinen Pilotteam, um den Prozess zu testen, und rollen Sie die Lösung dann schrittweise auf den gesamten Betrieb aus. Bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat ist die Investition überschaubar, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten.