Zeiterfassung mobil per App und kostenlose Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit 2022. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos dokumentieren müssen. Ab 2026 wird zusätzlich die elektronische Form zur Pflicht.
• Mobile Zeiterfassung per App ersetzt Zettelwirtschaft und fehleranfällige Tabellen. Mitarbeitende stempeln per Smartphone oder Tablet ein und aus, Daten fließen in Echtzeit ins System. Das spart bis zu 80 % des administrativen Aufwands und reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung.
• Wer nicht handelt, riskiert empfindliche Strafen. Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Verstoß und pro betroffenem Mitarbeiter sind möglich. Behörden setzen die Zeiterfassungspflicht bereits aktiv durch.
• Nostradamus verbindet mobile Zeiterfassung mit intelligenter Dienstplanung. Die Mitarbeiter-App ermöglicht die digitale Zeiterfassung per Fingertipp, während die Software gleichzeitig Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnvorbereitung integriert – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Warum mobile Zeiterfassung 2026 unverzichtbar wird

Noch immer setzen rund 29 % der deutschen Unternehmen auf handschriftliche Stundenzettel oder manuell geführte Excel-Tabellen, um Arbeitszeiten zu dokumentieren. Was lange als pragmatische Lösung durchging, wird zunehmend zum rechtlichen und wirtschaftlichen Risiko. Denn die regulatorischen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend verschärft – und 2026 kommt der nächste große Schritt.

Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits – nicht erst ab 2026

Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erst in der Zukunft greift. Tatsächlich besteht sie bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Bundesarbeitsgericht stellte unmissverständlich klar: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen – und zwar lückenlos und täglich.

Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), gestützt durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18). Der Europäische Gerichtshof hatte entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.

Was sich 2026 konkret ändert: Elektronische Pflicht und Arbeitszeitreform

Der Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU und SPD) sieht die Einführung der elektronischen Zeiterfassung als verbindliche Pflicht vor. Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte 2025 einen Referentenentwurf vorgelegt, der unter anderem festlegt, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und noch am selben Tag aufgezeichnet werden sollen.

Gleichzeitig steht eine weitere Reform an: Der Wechsel von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Statt der bisherigen 8-Stunden-Grenze pro Tag wird künftig eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden maßgeblich sein. Das ermöglicht flexiblere Arbeitszeitmodelle – erfordert aber eine noch präzisere Dokumentation, um die Einhaltung nachweisen zu können.

Für die elektronische Pflicht sind Übergangsfristen nach Betriebsgröße geplant:

Wichtig: Diese Fristen beziehen sich auf die elektronische Form der Erfassung. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits jetzt – unabhängig von der Methode.

Was passiert, wenn Sie nicht handeln: Bußgelder, Beweislast, Behörden

Die Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung sind real und spürbar:

• Bußgelder bis zu 30.000 € pro Verstoß gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG – und diese können für jeden betroffenen Mitarbeiter einzeln verhängt werden.
• Strafrechtliche Konsequenzen: Bei vorsätzlicher und wiederholter Missachtung drohen nach § 23 ArbZG Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr oder Geldstrafen.
• Behördliche Durchsetzung: Das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigte im August 2024 (Az. 15 K 964/24), dass Aufsichtsbehörden die Einführung einer Arbeitszeiterfassung konkret anordnen dürfen.
• Beweislastumkehr: Ohne eigenes Zeiterfassungssystem riskieren Sie, dass im Streitfall die Stundenaufzeichnungen Ihrer Mitarbeitenden als Grundlage für Nachzahlungen herangezogen werden. Das Arbeitsgericht Emden (2020, Az. 2 Ca 94/19) sprach einem Mitarbeiter die Vergütung nach dessen eigenen Aufzeichnungen zu, weil der Arbeitgeber kein objektives System vorweisen konnte.

Was ist mobile Zeiterfassung – und wann ist sie die richtige Wahl?

Mobile Zeiterfassung bezeichnet die digitale Erfassung von Arbeitszeiten über mobile Endgeräte – typischerweise Smartphones oder Tablets, mittels einer App oder einer webbasierten Anwendung. Mitarbeitende können sich von unterwegs, im Homeoffice, an wechselnden Einsatzorten oder direkt im Betrieb ein- und ausstempeln. Die Daten fließen in Echtzeit in ein zentrales System und ermöglichen die Auswertung von Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Zuschlägen.

Mobile Zeiterfassung vs. stationäres Terminal vs. Excel

Nicht jede Methode der Zeiterfassung eignet sich für jeden Betrieb gleich gut. Die folgende Übersicht hilft Ihnen bei der Einordnung:

Praxis-Tipp: Die beste Lösung ist oft eine Kombination. Viele Betriebe nutzen ein stationäres Zeiterfassungssystem im Betrieb (z. B. ein Tablet mit PIN-Eingabe) und ergänzen es durch eine mobile App für Mitarbeitende, die an wechselnden Standorten arbeiten.

Wenn Sie aktuell noch mit manuell geführten Excel-Tabellen arbeiten und den Umstieg vorbereiten möchten, kann eine strukturierte Vorlage den Übergang erleichtern:

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• Strukturierte Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Überstunden
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Für wen eignet sich mobile Zeiterfassung besonders?

Mobile Zeiterfassung entfaltet ihren größten Nutzen in Branchen mit flexiblen Arbeitszeiten, wechselnden Einsatzorten und hohem Anteil an Teilzeitkräften. Hier vier typische Szenarien:

Gastronomie und Hotellerie: Geteilte Schichten, Saisonkräfte, Studierende auf Minijob-Basis, Wochenend- und Feiertagsarbeit – kaum eine Branche hat so viele variable Faktoren bei der Arbeitszeiterfassung. Dazu kommt die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG), die gerade bei Minijobbern lückenlose Aufzeichnungen verlangt. Eine mobile App ersetzt den Zettel an der Theke und sorgt dafür, dass Pausen, Zuschläge und Überstunden automatisch korrekt erfasst werden. Mit dem Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde (Stand 2026) ist die exakte Erfassung bei geringfügig Beschäftigten wichtiger denn je.

Einzelhandel: Mehrere Filialen, geteilte Schichten, verkaufsoffene Sonntage und ein hoher Anteil an Teilzeitkräften machen die manuelle Zeiterfassung im Einzelhandel zum Verwaltungsalbtraum. Mobile Zeiterfassung ermöglicht es, alle Standorte zentral zu überblicken und Arbeitszeiten filialübergreifend auszuwerten.

Sport und Freizeit: Schwimmbäder, Fitnessstudios, Freizeitparks – hier sind die Einsatzzeiten extrem flexibel, Wochenenden und Feiertage sind Hauptarbeitszeit, und die Belegschaft besteht oft aus einem Mix aus Festangestellten und Aushilfen. Mobile Zeiterfassung passt sich dieser Flexibilität an.

Veranstaltungen und Theater: Projektbasierte Arbeit mit extremen Schwankungen, sehr langen Einzeltagen und häufiger Nachtarbeit. Hier braucht es eine Lösung, die auch ungewöhnliche Arbeitszeiten korrekt abbildet und automatisch auf die Einhaltung von Ruhezeiten prüft.

Worauf Sie bei einer mobilen Zeiterfassung achten müssen

Gesetzliche Anforderungen: Was Ihre App können muss

Nicht jede Zeiterfassungs-App erfüllt automatisch die gesetzlichen Anforderungen. Damit Ihre mobile Zeiterfassung rechtssicher ist, sollte sie folgende Kriterien erfüllen:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nicht nur der Gesamtstunden
• Tagesgenaue Aufzeichnung: Die Erfassung muss laut Referentenentwurf noch am selben Tag erfolgen
• Pausendokumentation: Automatische Erfassung und Berechnung gesetzlicher Pausenzeiten
• Überstunden-Tracking: Automatische Erkennung und Dokumentation von Mehrarbeit
• Revisionssicherheit: Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Buchungen und Korrekturen (Audit-Trail)
• Aufbewahrung: Mindestens zwei Jahre Speicherung der erfassten Zeiten (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E)
• Automatische Regelprüfung: Warnung bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Jugendarbeitsschutz
• Zugänglichkeit: Mitarbeitende müssen ihre eigenen Arbeitszeiten einsehen können

Datenschutz und DSGVO: GPS, Geofencing und die Grenzen

Mobile Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten – das macht die DSGVO-Konformität zu einem zentralen Auswahlkriterium. Achten Sie auf:

• Serverstandort: Die Daten sollten auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden.
• Verschlüsselte Datenübertragung: Sowohl bei der Übermittlung als auch bei der Speicherung.
• Hierarchie-basierte Berechtigungen: Nicht jeder Mitarbeitende sollte Zugriff auf alle Daten haben.

Besonders sensibel: GPS-Tracking und Geofencing. Manche Apps bieten die Möglichkeit, den Standort beim Ein- und Ausstempeln zu erfassen oder das Stempeln nur innerhalb definierter Zonen (Geofencing) zu erlauben. Das kann sinnvoll sein, um Manipulationen zu verhindern – erfordert aber eine separate Rechtsgrundlage. In der Regel ist eine Betriebsvereinbarung notwendig, und der Betriebsrat hat nach § 87 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Eine dauerhafte Standortüberwachung ist datenschutzrechtlich in den meisten Fällen unzulässig.

Offline-Fähigkeit: Warum das in der Praxis entscheidend ist

In der Theorie ist mobile Zeiterfassung einfach: App öffnen, stempeln, fertig. In der Praxis sieht es oft anders aus. In Restaurantküchen, Lagerräumen, Kellergeschossen oder auf Veranstaltungsgeländen ist der Netzempfang häufig schlecht oder gar nicht vorhanden.

Eine gute mobile Zeiterfassungs-App muss deshalb offline funktionieren: Die Stempelung wird lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Ohne diese Funktion riskieren Sie Datenlücken – und genau die dürfen bei einer lückenlosen Zeiterfassung nicht entstehen.

BYOD oder Firmengerät? Optionen für die mobile Erfassung

Eine häufige Frage bei der Einführung mobiler Zeiterfassung: Müssen Sie allen Mitarbeitenden ein Diensthandy stellen? Die kurze Antwort: Nein, es gibt mehrere Wege.

• BYOD (Bring Your Own Device): Mitarbeitende nutzen die App auf ihrem privaten Smartphone. Wichtig: Die App darf nur Arbeitszeitdaten verarbeiten und muss strikt von privaten Daten getrennt sein.
• Zentrales Gerät im Betrieb: Ein Tablet an der Theke, im Pausenraum oder am Eingang dient als gemeinsame Stempelstation. Mitarbeitende identifizieren sich per PIN-Code oder Chip – hygienisch und ohne eigenes Smartphone.
• Kombination: Stationäres Terminal im Betrieb für die tägliche Erfassung, ergänzt durch eine App für Mitarbeitende, die an verschiedenen Standorten eingesetzt werden.

Schnittstellen: DATEV, Lohnbuchhaltung und Steuerberater-Export

Die Zeiterfassung ist nur der erste Schritt. Die erfassten Daten müssen am Ende des Monats in die Lohnabrechnung fließen. Wenn dieser Schritt manuell erfolgt – also Stunden aus der App ablesen, in eine andere Software eintippen, an den Steuerberater mailen – geht ein Großteil der Zeitersparnis wieder verloren.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre mobile Zeiterfassungslösung eine direkte Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung bietet. In Deutschland ist die DATEV-Integration der wichtigste Standard. Ebenso relevant sind Schnittstellen zu Kassensystemen (POS), damit Umsatz- und Arbeitszeitdaten zusammengeführt werden können.

Was eine gute mobile Zeiterfassungs-App können sollte

Stempeln per Fingertipp: Kommen, Gehen, Pause

Die Kernfunktion klingt simpel, muss aber reibungslos funktionieren: Mitarbeitende öffnen die App und starten oder beenden ihre Schicht mit einem einzigen Klick. Pausen werden entweder manuell gestempelt oder automatisch berechnet. Das System erkennt Abweichungen – etwa verspätetes Stempeln – und markiert diese zur Überprüfung durch die Führungskraft.

Automatische Pausenberechnung und Überstundenwarnung

Gute Systeme übernehmen die Rechenarbeit: Gesetzliche Pausenzeiten werden automatisch berücksichtigt, Überstunden in Echtzeit getrackt. Besonders wichtig ist die automatische Prüfung gegen das Arbeitszeitgesetz: Wird die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten oder die Mindestruhezeit von 11 Stunden unterschritten, warnt das System – bevor ein Verstoß entsteht.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Eine mobile Zeiterfassungs-App sollte mehr können als nur Stempeln. Die digitale Verwaltung von Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten gehört heute zum Standard. Mitarbeitende stellen ihren Urlaubsantrag direkt über die App, Führungskräfte genehmigen ihn mit einem Klick, und die Abwesenheit wird automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt.

Auswertungen und Berichte für die Lohnabrechnung

Detaillierte Einblicke in Anwesenheit, Überstunden, Zuschläge und Arbeitszeitkonten – aufbereitet als Tages-, Wochen- oder Monatsberichte. Die Daten lassen sich direkt in die Lohnvorbereitung exportieren, ohne doppelte Dateneingabe. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert Übertragungsfehler, die bei manueller Nacharbeit regelmäßig auftreten.

Integration in Dienstplanung und Personalplanung

Die größte Stärke mobiler Zeiterfassung entfaltet sich, wenn sie nicht isoliert steht, sondern in eine umfassende Personalplanung integriert ist. Dann fließen die tatsächlich gearbeiteten Stunden direkt in die Dienstplanung zurück: Soll-Ist-Vergleiche werden in Echtzeit sichtbar, Arbeitszeitkonten aktualisieren sich automatisch, und die nächste Schichtplanung berücksichtigt bereits die tatsächlichen Verfügbarkeiten und Reststunden.

Mobile Zeiterfassung mit Nostradamus

Nostradamus verbindet mobile Zeiterfassung mit KI-gestützter Dienstplanung zu einer integrierten Workforce-Management-Lösung. Statt isoliert nur Stunden zu erfassen, fließen die Zeitdaten direkt in die Personalplanung, Bedarfsprognosen und Lohnvorbereitung ein.

So funktioniert die Zeiterfassung in der Praxis

Die Mitarbeiter-App ermöglicht die digitale Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet – ein Klick zum Starten, ein Klick zum Beenden. Alternativ können Mitarbeitende sich am stationären Zeiterfassungssystem per PIN-Code oder Chip an- und abmelden. Pausen werden automatisch berechnet, Überstunden in Echtzeit getrackt, und das System erkennt Abweichungen sofort.

Für Führungskräfte bietet die Management-App Live-Einblicke in Personalkosten, Auslastung und Anwesenheit – von überall. Die automatische Überwachung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz sorgt dafür, dass Verstöße gar nicht erst entstehen.

Von der Zeiterfassung zur intelligenten Personalplanung

Der entscheidende Unterschied zu reinen Stempeluhr-Apps: Bei Nostradamus sind Zeiterfassung und KI-gestützte Dienstplanung nahtlos verbunden. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – basierend auf tatsächlicher Verfügbarkeit, Arbeitszeitkonten, Bedarfsprognosen und gesetzlichen Vorgaben. Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeit direkt in der App ein, das System berücksichtigt sie automatisch.

Das Ergebnis: bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung durch optimierte Planung und bis zu 80 % weniger Planungsaufwand. Die DATEV-Integration sorgt für eine nahtlose Lohnvorbereitung ohne doppelte Dateneingabe. Nostradamus ist bereits an über 2.700 Standorten im Einsatz – darunter Kunden wie Van der Valk, Burger King und Corendon Hotels – und ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat verfügbar, mit einer Implementierung in unter einer Woche.

Was mobile Zeiterfassung konkret spart: Rechenbeispiel

Zahlen überzeugen mehr als Versprechen. Hier ein realistisches Beispiel für einen Gastronomiebetrieb mit 20 Mitarbeitenden (Mix aus Vollzeit, Teilzeit und Minijobs):

Netto-Ersparnis: Bereits bei konservativer Rechnung sparen Sie mit einer mobilen Zeiterfassungs-App rund 100-200 € pro Monat an direkten Personalkosten – plus die Sicherheit, bei einer Prüfung durch Zoll oder Gewerbeaufsicht lückenlose Dokumentation vorlegen zu können. Der ROI stellt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten ein.

Dabei sind die indirekten Vorteile noch nicht eingerechnet: weniger Streit über Überstunden, transparentere Abrechnung für Mitarbeitende, schnellere Lohnvorbereitung und die Möglichkeit, Personalkosten – in der Gastronomie und Hotellerie oft 30-40 % des Umsatzes – gezielt zu optimieren.

Mobile Zeiterfassung erfolgreich einführen: 5 Praxis-Tipps

Die beste Software bringt wenig, wenn die Einführung scheitert. Laut einer Bitkom-Studie fühlen sich 41 % der Mitarbeitenden durch Zeiterfassung kontrolliert. Mit der richtigen Herangehensweise vermeiden Sie Widerstände und schaffen Akzeptanz.

Schritt 1: Betriebsrat frühzeitig einbinden

Falls in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat existiert: Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Nr. 6 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat von Anfang an ein – nicht erst, wenn die Software bereits gekauft ist. Eine gemeinsam erarbeitete Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für alle Beteiligten und vermeidet spätere Konflikte.

Schritt 2: Mitarbeitende mitnehmen, nicht überwachen

Kommunizieren Sie klar, dass die Zeiterfassung dem Schutz der Mitarbeitenden dient: Transparente Dokumentation von Überstunden, faire Abrechnung, Nachweis bei Streitigkeiten. Zeigen Sie den konkreten Nutzen – etwa die Möglichkeit, die eigenen Arbeitszeiten und das Stundenkonto jederzeit in der App einzusehen.

Schritt 3: Stufenweise einführen

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal umzustellen. Bewährt hat sich ein schrittweiser Ansatz: Erst die mobile Zeiterfassung etablieren, dann die Dienstplanung digitalisieren, dann den Lohnexport automatisieren. So können sich alle Beteiligten an das neue System gewöhnen, ohne überfordert zu werden.

Schritt 4: Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung einrichten

Die Zeitersparnis durch mobile Zeiterfassung verpufft, wenn die Daten am Monatsende manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen. Richten Sie die DATEV-Schnittstelle oder den Export für Ihren Steuerberater gleich zu Beginn ein. So profitieren Sie vom ersten Tag an von der nahtlosen Datenübertragung.

Schritt 5: Automatische Regelprüfungen aktivieren

Aktivieren Sie von Anfang an die automatischen Warnungen bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten, fehlenden Pausen oder Unterschreitung der Ruhezeiten. Das schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern signalisiert Ihren Mitarbeitenden, dass das System auch ihre Rechte wahrt.

Fazit: Jetzt handeln statt abwarten

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Die elektronische Pflicht kommt 2026. Und die Behörden setzen beides zunehmend aktiv durch. Wer heute noch auf Stundenzettel oder unstrukturierte Tabellen setzt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern verliert auch wertvolle Zeit mit administrativem Aufwand, der sich längst automatisieren lässt.

Mobile Zeiterfassung per App ist dabei die flexibelste und kostengünstigste Lösung – besonders für Branchen mit wechselnden Schichten, Teilzeitkräften und mehreren Standorten. Entscheidend ist, dass Sie eine Lösung wählen, die nicht nur stempelt, sondern Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnvorbereitung in einem System vereint.

Nostradamus bietet genau das: eine integrierte Workforce-Management-Lösung mit mobiler Zeiterfassung, KI-gestützter Personalplanung und DATEV-Integration – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat, implementierbar in unter einer Woche. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und sehen Sie selbst, wie mobile Zeiterfassung in Ihrem Betrieb funktionieren kann.

Häufige Fragen zur mobilen Zeiterfassung

Ist mobile Zeiterfassung per App gesetzlich erlaubt?

Ja. Das BAG-Urteil von 2022 verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung, schreibt aber keine bestimmte technische Methode vor. Eine App auf dem Smartphone oder Tablet erfüllt diese Anforderungen, sofern sie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit revisionssicher dokumentiert und die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahrt.

Muss ich meinen Mitarbeitenden ein Diensthandy stellen?

Nein, das ist nicht zwingend erforderlich. Viele Betriebe nutzen ein zentrales Tablet im Betrieb als gemeinsame Stempelstation, an der sich Mitarbeitende per PIN-Code oder Chip anmelden. Alternativ können Mitarbeitende die App auf ihrem privaten Smartphone nutzen (BYOD), sofern die Datentrennung gewährleistet ist und keine privaten Daten verarbeitet werden.

Welche Übergangsfristen gelten für die elektronische Zeiterfassung?

Der BMAS-Referentenentwurf sieht gestaffelte Fristen vor: Großunternehmen (250+ Mitarbeitende) haben 1 Jahr Zeit, mittlere Betriebe (bis 250) bekommen 2 Jahre, kleinere Betriebe (bis 50) bis zu 5 Jahre. Betriebe unter 10 Beschäftigten sollen ausgenommen werden. Wichtig: Diese Fristen betreffen nur die elektronische Form. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit 2022.

Reicht Excel noch für die Zeiterfassung?

Aktuell ist Excel formal noch nicht verboten. Allerdings gelten manuell geführte Tabellen als fehleranfällig und nicht manipulationssicher. Bei Prüfungen durch Zoll oder Gewerbeaufsicht können unstrukturierte Excel-Dateien problematisch sein. Spätestens mit der geplanten elektronischen Pflicht werden reine Tabellenlösungen nicht mehr ausreichen. Wenn Sie aktuell noch mit Excel arbeiten, empfiehlt sich zumindest eine strukturierte Vorlage als Übergangslösung.

Darf ich GPS-Tracking bei der mobilen Zeiterfassung nutzen?

GPS-Tracking ist datenschutzrechtlich besonders sensibel und erfordert eine separate Rechtsgrundlage – in der Regel eine Betriebsvereinbarung oder die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden. Eine dauerhafte Standortüberwachung ist in den meisten Fällen unzulässig. Zulässig kann hingegen eine einmalige Standorterfassung beim Ein- und Ausstempeln sein, sofern sie verhältnismäßig ist und transparent kommuniziert wird.

Was kostet mobile Zeiterfassung pro Mitarbeiter?

Die meisten Anbieter berechnen zwischen 2 und 5 € pro Mitarbeiter und Monat. Nostradamus ist ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat verfügbar. Dem gegenüber stehen die versteckten Kosten manueller Erfassung: Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitenden fallen schnell 200-300 € monatlich allein für die Korrektur und Übertragung von Stundenzetteln an – plus das Risiko von Bußgeldern bei mangelhafter Dokumentation.