Zeiterfassung mehrere Standorte: Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung über mehrere Standorte ist bereits heute Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch erfassen – unabhängig davon, an wie vielen Standorten sie tätig sind. Die geplante Arbeitszeitreform 2026 wird die elektronische Erfassung voraussichtlich verpflichtend machen.
• Heterogene Systeme kosten Zeit, Geld und Rechtssicherheit. Wenn Standort A mit Excel arbeitet, Standort B Papier-Stundenzettel nutzt und Standort C eine veraltete Stechuhr hat, fehlt die zentrale Übersicht. Fehlerquoten von 3-5 % bei manueller Übertragung können bei 75 Mitarbeitenden schnell mehrere tausend Euro monatlich ausmachen.
• Die Komplexität liegt nicht in der Technik, sondern in den Regelwerken. Unterschiedliche Feiertage je Bundesland, verschiedene Tarifverträge, standortspezifische Zuschlagsregelungen und die verschärften MiLoG-Dokumentationspflichten für Gastronomie und Einzelhandel machen eine einheitliche Lösung anspruchsvoll – aber umso notwendiger.
• Cloud-basierte Software löst das Multi-Standort-Problem. Lösungen wie Nostradamus ermöglichen es, alle Standorte zentral zu verwalten und gleichzeitig lokal zu erfassen – per stationärem Zeiterfassungssystem, Mitarbeiter-App oder beidem. So sparen Sie bis zu 80 % Planungsaufwand und sichern die Rechtskonformität.

Warum Zeiterfassung bei mehreren Standorten zur Herausforderung wird

Ein einzelner Standort mit 15 Mitarbeitenden lässt sich noch mit einer gut gepflegten Tabelle verwalten. Doch sobald ein zweiter, dritter oder fünfter Standort dazukommt, multiplizieren sich nicht nur die Mitarbeitenden – sondern auch die Fehlerquellen, der Abstimmungsaufwand und das Compliance-Risiko. Die Herausforderung bei der Zeiterfassung über mehrere Standorte ist dabei weniger technischer als organisatorischer Natur.

Heterogene Systeme: Wenn jeder Standort anders arbeitet

In der Praxis hat sich an vielen Standorten über Jahre ein eigenes System etabliert: Die eine Filiale nutzt handschriftliche Stundenzettel, die nächste eine selbst gebaute Excel-Tabelle, eine dritte vielleicht eine einfache Stechuhr ohne digitale Anbindung. Das Ergebnis: Keine zentrale Übersicht für die Geschäftsleitung, unterschiedliche Datenformate und ein enormer manueller Aufwand bei der Zusammenführung für die Lohnabrechnung.

Excel-Tabellen sind dabei nicht grundsätzlich das Problem – eine sauber geführte Tabelle kann für einen einzelnen Standort durchaus funktionieren. Kritisch wird es, wenn mehrere Standorte, verschiedene Arbeitszeitmodelle und unterschiedliche Erfassungsmethoden zusammengeführt werden müssen. Dann stoßen manuelle Lösungen schnell an ihre Grenzen: Abwesenheiten und kurzfristige Änderungen machen die Übersicht unüberschaubar, und die fehlerfreie Übertragung wird zum Glücksspiel.

Fehlende Echtzeit-Transparenz für Entscheidungsträger

Wer mehrere Standorte verantwortet, braucht jederzeit Einblick in die aktuelle Personalauslastung – nicht erst am Monatsende, wenn die Zahlen zusammengetragen werden. Ohne Echtzeit-Daten erfahren Geschäftsführer und Betriebsleiter oft erst Wochen später, dass an einem Standort regelmäßig Überstunden anfallen, während ein anderer chronisch unterbesetzt ist. Die Folge: Überstundenkosten, die längst entstanden sind, bevor sie überhaupt erkannt werden.

Laut einer Studie befürchten zwei Drittel der deutschen Unternehmen wirtschaftlichen Schaden durch fehlerhafte Arbeitszeiterfassung. Bei Multi-Standort-Betrieben potenziert sich dieses Risiko, weil Abweichungen länger unentdeckt bleiben.

Mitarbeitende zwischen Standorten: Wer erfasst was wo?

In vielen Betrieben arbeiten Mitarbeitende nicht ausschließlich an einem Standort. Springer in der Gastronomie, Vertretungskräfte im Einzelhandel oder Teamleiter, die zwischen Filialen pendeln – sie alle brauchen eine eindeutige Zuordnung ihrer Arbeitsstunden zum jeweiligen Standort. Ohne ein zentrales System entstehen dabei typische Probleme:

• Doppelerfassung oder fehlende Erfassung: Mitarbeitende vergessen, sich am neuen Standort anzumelden, oder werden an beiden Standorten gebucht.
• Unklare Fahrzeitregelung: Zählt die Fahrt zwischen zwei Filialen als Arbeitszeit? Ohne klare Dokumentation entstehen Streitigkeiten.
• Fehlerhafte Zuschlagsberechnung: Wenn Standort A einem anderen Tarifvertrag unterliegt als Standort B, müssen die Stunden korrekt zugeordnet werden – sonst stimmt die Lohnabrechnung nicht.

Unterschiedliche Regelwerke je Standort

Was viele Unternehmen unterschätzen: Jeder Standort kann eigenen Regelungen unterliegen. Ein Gastronomiebetrieb mit Filialen in Bayern und Berlin muss allein bei den Feiertagen mit erheblichen Unterschieden rechnen – Bayern hat bis zu 13 gesetzliche Feiertage, Berlin nur 10. Dazu kommen möglicherweise unterschiedliche Tarifverträge, abweichende Zuschlagsregelungen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie standortspezifische Betriebsvereinbarungen.

Wenn an einem Standort ein Betriebsrat existiert und an einem anderen nicht, gelten unterschiedliche Mitbestimmungsregeln. All diese Variablen müssen in der Zeiterfassung korrekt abgebildet werden – eine Aufgabe, die mit manuellen Systemen kaum fehlerfrei zu bewältigen ist.

Gesetzliche Pflichten bei der Zeiterfassung – was Sie 2026 wissen müssen

Die rechtliche Lage bei der Arbeitszeiterfassung ist komplexer, als viele Unternehmen annehmen. Besonders für Betriebe mit mehreren Standorten ist es entscheidend, die verschiedenen Rechtsgrundlagen und ihre konkreten Anforderungen zu kennen – denn je nach Branche und Beschäftigungsform gelten unterschiedliche Pflichten und Sanktionen.

BAG-Beschluss 2022: Die Pflicht gilt bereits jetzt

Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung komme erst mit einem neuen Gesetz. Tatsächlich hat das Bundesarbeitsgericht bereits am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch erfasst wird. Diese Pflicht gilt unmittelbar seit der Entscheidung – ohne Übergangsfrist.

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Die Durchführung der Erfassung kann zwar an die Beschäftigten delegiert werden – die Kontrollpflicht und das Risiko fehlerhafter Aufzeichnungen verbleiben jedoch beim Arbeitgeber. Für Multi-Standort-Betriebe bedeutet das: Sie müssen an jedem einzelnen Standort sicherstellen, dass die Erfassung korrekt erfolgt.

Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Multi-Standort-Betriebe ändert

Die Bundesregierung plant, die Vorgaben des EuGH-Urteils (14.05.2019, Rs. C-55/18) und des BAG-Beschlusses im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren. Stand März 2026 befindet sich die Reform noch im Gesetzgebungsprozess. Die wesentlichen geplanten Änderungen:

• Elektronische Erfassungspflicht: Arbeitszeiten müssen künftig elektronisch erfasst werden. Papierlisten oder informelle Lösungen reichen dann nicht mehr aus.
• Wochenhöchstarbeitszeit statt Tageslimit: Anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von 8 Stunden soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden gelten. Das ermöglicht längere Arbeitstage, erfordert aber eine noch präzisere Dokumentation.
• Übergangsfristen: Der Koalitionsvertrag 2025 sieht Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen vor.
• Manipulationssicherheit: Systeme müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und DSGVO-konform sein.

Für Betriebe mit mehreren Standorten bedeutet die Reform: Wer heute noch mit Papier oder uneinheitlichen Systemen arbeitet, muss spätestens mit Inkrafttreten der Novelle auf eine elektronische Lösung umstellen. Wer bereits jetzt ein zentrales digitales System einführt, ist auf der sicheren Seite.

MiLoG § 17: Verschärfte Pflichten für Gastronomie, Einzelhandel und Co.

Unabhängig von der allgemeinen Zeiterfassungspflicht gelten für bestimmte Branchen bereits heute deutlich strengere Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Betroffen sind unter anderem:

• Das Gaststätten– und Beherbergungsgewerbe
• Der Einzelhandel (für geringfügig Beschäftigte)
• Das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
• Das Schaustellergewerbe
• Die Gebäudereinigung

Für diese Branchen und für alle Minijobber (außer in Privathaushalten) gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Einhaltung wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) geprüft.

Für einen Gastronomiebetrieb mit fünf Filialen und einem hohen Anteil an Minijobbern und Studierenden ist das besonders brisant: Wenn der Zoll in einer Filiale prüft und die Stundenzettel fehlen oder fehlerhaft sind, drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Mit dem seit Januar 2026 geltenden Mindestlohn von 13,90 €/Stunde steigt zudem die wirtschaftliche Relevanz einer lückenlosen Dokumentation.

Bußgelder: Wann tatsächlich Strafen drohen

Die Bußgeld-Thematik ist differenzierter, als viele Ratgeber suggerieren. Hier eine Übersicht der verschiedenen Rechtsgrundlagen:

Wichtig für Multi-Standort-Betriebe: Während die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem ArbSchG derzeit nur bei Nichtbefolgung einer behördlichen Aufforderung sanktioniert wird, gelten die MiLoG-Bußgelder unmittelbar. Gerade Unternehmen in der Gastronomie und im Einzelhandel mit vielen geringfügig Beschäftigten tragen bereits heute ein konkretes finanzielles Risiko – an jedem einzelnen Standort.

Betriebsrat und Mitbestimmung bei standortübergreifenden Systemen

Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem standortübergreifend einführen, müssen Sie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können. Das betrifft jedes digitale Zeiterfassungssystem.

In der Praxis bedeutet das:

• Der Betriebsrat muss bei der Ausgestaltung des Systems einbezogen werden – er kann aber kein bestimmtes System „diktieren“.
• Bei mehreren Standorten mit eigenen Betriebsräten kann ein Gesamtbetriebsrat zuständig sein, wenn das System unternehmenseinheitlich eingeführt wird.
• Die Betriebsvereinbarung muss regeln, wie die Zeiterfassung erfolgt, wer Zugriff auf welche Daten hat und wer für die Richtigkeit verantwortlich ist.

Tipp: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein – idealerweise schon in der Evaluierungsphase. Das beschleunigt den Einführungsprozess erheblich und verhindert spätere Blockaden.

Anforderungen an eine standortübergreifende Zeiterfassung

Nicht jedes Zeiterfassungssystem eignet sich für den Einsatz über mehrere Standorte hinweg. Damit die Lösung in der Praxis funktioniert, muss sie eine Reihe konkreter Anforderungen erfüllen – von der zentralen Verwaltung bis zur standortspezifischen Konfiguration.

Zentrale Verwaltung mit lokaler Handlungsfreiheit

Das Grundprinzip lautet: zentral steuern, lokal erfassen. Die Geschäftsleitung oder HR-Abteilung braucht ein zentrales Dashboard, das alle Standorte auf einen Blick zeigt – Anwesenheiten, Überstunden, Abwesenheiten, Personalkosten. Gleichzeitig müssen Standortleiter die Freiheit haben, vor Ort eigenständig zu agieren: Schichten anzupassen, Korrekturen vorzunehmen und die Tagesplanung zu steuern.

Eine cloud-basierte Lösung ist dafür die technische Voraussetzung. Nur so werden alle Buchungen in Echtzeit synchronisiert und sind von jedem Standort aus zugänglich – ohne manuelle Datenübertragung zwischen Filialen.

Flexible Erfassungsmethoden: Terminal, App, Web – oder alles zusammen

Verschiedene Standorte haben unterschiedliche Anforderungen an die Erfassungsmethode:

• Stationäres Terminal (Stempeluhr): Ideal für Standorte mit festen Arbeitsplätzen – Produktion, Lager, Küche, Verkaufsfläche. Mitarbeitende melden sich per PIN-Code oder Chip an und ab. Hygienisch, schnell und manipulationssicher.
• Mobile App: Unverzichtbar für Mitarbeitende, die zwischen Standorten wechseln, oder für Standorte ohne stationäres Terminal. Ein Klick zum Starten und Beenden der Schicht.
• Web-Zugang: Für die Verwaltung und Auswertung durch Standortleiter und die Zentrale.

Die beste Lösung für Multi-Standort-Betriebe kombiniert alle drei Methoden in einem System. So nutzt die Servicekraft in der Filiale das Zeiterfassungssystem vor Ort, der Springer meldet sich per Mitarbeiter-App an, und der Betriebsleiter hat über die Management-App von unterwegs Einblick in alle Standorte.

Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (DSGVO-konform)

Bei standortübergreifender Zeiterfassung werden personenbezogene Daten zentral verarbeitet. Das erfordert ein durchdachtes Berechtigungskonzept, das regelt, wer welche Daten einsehen darf:

• Der Filialleiter in Hamburg sieht nur die Daten seiner Mitarbeitenden – nicht die aus München.
• Die Personalabteilung in der Zentrale hat Zugriff auf alle Standorte.
• Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Zeiten und Konten.

Ohne ein solches hierarchiebasiertes Berechtigungssystem riskieren Sie DSGVO-Verstöße. Achten Sie darauf, dass das gewählte System Daten auf sicheren europäischen Servern speichert und die Zugriffsrechte granular konfigurierbar sind.

Standortspezifische Konfiguration

Ein System für mehrere Standorte muss die Unterschiede zwischen den Standorten abbilden können – nicht trotz, sondern gerade wegen der zentralen Verwaltung. Dazu gehören:

• Feiertage je Bundesland: Automatische Berücksichtigung bei der Planung und Zuschlagsberechnung
• Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudenten – je Standort unterschiedlich verteilt
• Zuschlagsregelungen: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge gemäß Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung
• Pausenregelungen: Automatische Berechnung nach § 4 ArbZG (30 Min. bei 6-9 Std., 45 Min. bei >9 Std.)

Nahtlose Integration in die Lohnabrechnung

Die beste Zeiterfassung nützt wenig, wenn die Daten am Ende manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen. Gerade bei mehreren Standorten mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Zuschlägen ist eine nahtlose Schnittstelle zur Lohnabrechnung entscheidend – etwa über einen DATEV-Export. So vermeiden Sie doppelte Dateneingabe, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen den Abrechnungsprozess erheblich.

Rechenbeispiel: Was fehlerhafte Zeiterfassung bei 5 Standorten kostet

Zahlen machen die Dimension greifbar. Das folgende Beispiel zeigt, welchen wirtschaftlichen Unterschied ein zentrales System gegenüber manueller Erfassung machen kann.

Szenario: Gastronomiebetrieb mit 5 Standorten, je 15 Mitarbeitende (75 MA gesamt)

Hinweis: Dieses Rechenbeispiel basiert auf Branchenschätzungen und Erfahrungswerten. Die tatsächlichen Zahlen variieren je nach Betrieb, Arbeitszeitmodellen und Lohnstruktur.

Allein die Kombination aus Zeitersparnis und reduziertem Fehlerrisiko ergibt in diesem Szenario eine potenzielle Einsparung von 4.000-5.000 € monatlich. Bei Systemkosten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat (225 € für 75 Mitarbeitende) ist der Return on Investment in der Regel innerhalb von 2-3 Monaten erreicht.

Schritt für Schritt: Zeiterfassung über mehrere Standorte einführen

Die Einführung eines standortübergreifenden Zeiterfassungssystems ist kein Mammutprojekt – wenn Sie strukturiert vorgehen. Der folgende Fahrplan hat sich in der Praxis bewährt.

Schritt 1: Regelwerk-Katalog erstellen

Bevor Sie ein System auswählen, dokumentieren Sie alle standortspezifischen Regelungen. Erstellen Sie eine Übersicht mit:

• Feiertage je Bundesland und Standort
• Geltende Tarifverträge und deren Arbeitszeitregelungen
• Zuschlagsregelungen (Nacht, Sonntag, Feiertag)
• Arbeitszeitmodelle je Standort (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudenten)
• Bestehende Betriebsvereinbarungen
• Anzahl und Art der Beschäftigten je Standort (insbesondere Minijobber wegen MiLoG)

Dieser Katalog wird zur Grundlage für die Systemkonfiguration und hilft Ihnen, die Anforderungen gegenüber Softwareanbietern präzise zu formulieren.

Schritt 2: Anforderungen definieren

Leiten Sie aus dem Regelwerk-Katalog Ihre konkreten Systemanforderungen ab. Typische Fragen, die Sie klären sollten:

• Brauchen Sie stationäre Terminals, eine mobile App oder beides?
• Welche Schnittstellen benötigen Sie (DATEV, Kassensysteme)?
• Wie soll das Berechtigungskonzept aussehen (wer sieht welche Daten)?
• Müssen Mitarbeitende zwischen Standorten wechseln können?
• Welche Auswertungen braucht die Geschäftsleitung (Standortvergleiche, Personalkosten)?

Schritt 3: Pilotstandort auswählen und System einrichten

Stellen Sie nicht alle Standorte gleichzeitig um. Wählen Sie einen Pilotstandort – idealerweise einen mit mittlerer Komplexität und einem kooperativen Standortleiter. Richten Sie das System dort ein, schulen Sie das Team und sammeln Sie Erfahrungen. Was funktioniert gut? Wo hakt es? Welche Konfigurationen müssen angepasst werden?

Moderne cloud-basierte Systeme lassen sich in der Regel innerhalb weniger Tage einrichten. Die Erkenntnisse aus dem Pilotbetrieb fließen direkt in den Roll-out der weiteren Standorte ein.

Schritt 4: Betriebsrat einbinden und Betriebsvereinbarung anpassen

Falls ein Betriebsrat existiert, binden Sie ihn frühzeitig ein – am besten schon vor der Systemauswahl. Die Betriebsvereinbarung muss regeln:

• Welches System eingesetzt wird und welche Daten erfasst werden
• Wer Zugriff auf welche Daten hat
• Wie Korrekturen und Nachbuchungen ablaufen
• Dass keine Leistungsüberwachung stattfindet (sofern nicht vereinbart)

Schritt 5: Schrittweiser Roll-out auf alle Standorte

Nach erfolgreichem Pilotbetrieb rollen Sie das System standortweise aus. Planen Sie pro Standort ausreichend Zeit für Einrichtung und Mitarbeiterschulung ein. Ein bewährter Rhythmus: ein bis zwei Standorte pro Woche, je nach Größe und Komplexität. So stellen Sie sicher, dass jeder Standort sauber läuft, bevor der nächste folgt.

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Gastronomie und Hotellerie

In kaum einer Branche ist die Zeiterfassung über mehrere Standorte so anspruchsvoll wie in der Gastronomie und Hotellerie. Die Gründe:

• Hoher Anteil an Minijobbern und Studierenden: Diese unterliegen den verschärften MiLoG-Dokumentationspflichten. Bei einer Zollkontrolle müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden einzelnen Minijobber nachweisen können – rückwirkend für mindestens zwei Jahre.
• Split-Schichten und saisonale Spitzen: Mitarbeitende arbeiten morgens von 7 bis 11 Uhr und abends von 17 bis 23 Uhr. Zwischen den Einsätzen muss die Ruhezeit korrekt dokumentiert werden.
• Hohe Fluktuation: Neue Mitarbeitende müssen schnell ins System integriert werden – ohne aufwendige Einarbeitung.
• Personalkosten von 30-40 % des Umsatzes: Schon kleine Erfassungsfehler summieren sich bei diesen Größenordnungen zu erheblichen Beträgen.

Einzelhandel und Filialketten

Im Einzelhandel mit mehreren Filialen kommen spezifische Herausforderungen hinzu:

• Unterschiedliche Öffnungszeiten: Je nach Standort und Bundesland variieren die Ladenschlusszeiten erheblich.
• Bundesland-Feiertage: Fronleichnam ist in Bayern ein Feiertag, in Berlin nicht. Das System muss diese Unterschiede automatisch berücksichtigen – bei der Planung, der Zuschlagsberechnung und der Auswertung.
• Flexible Schichtmodelle: Wechselnde Einsatzzeiten, Teilzeitkräfte mit unterschiedlichen Wochenstunden und Aushilfen für Stoßzeiten erfordern ein System, das verschiedene Arbeitszeitmodelle parallel abbilden kann.

Sport, Freizeit und Events

Betriebe in der Sport- und Freizeitbranche sowie im Veranstaltungsbereich stehen vor besonderen Herausforderungen:

• Starke Saisonabhängigkeit: Im Sommer oder während der Ferienzeit wird die Belegschaft oft verdoppelt oder verdreifacht. Das System muss schnell skalierbar sein.
• Viele Aushilfskräfte: Kurzfristige Einstellungen und wechselnde Einsatzorte erfordern eine unkomplizierte Erfassung – am besten per App.
• Wechselnde Einsatzorte: Mitarbeitende werden je nach Bedarf an verschiedenen Standorten eingesetzt. Die Stunden müssen dem richtigen Standort zugeordnet werden.

Wie Nostradamus standortübergreifende Zeiterfassung löst

Nostradamus ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Software, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalplanung in einem System vereint. Mit über 2.700 angebundenen Standorten und Kunden wie Van der Valk, Burger King und Landal ist die Software speziell auf die Anforderungen von Multi-Standort-Betrieben in der Gastronomie, Hotellerie, im Einzelhandel und in der Freizeitbranche ausgelegt.

Zentrale Übersicht, lokale Steuerung

Über die Management-App haben Geschäftsführer und Betriebsleiter jederzeit Live-Einblicke in Personalkosten, Auslastung und Anwesenheiten – über alle Standorte hinweg. Gleichzeitig können Standortleiter vor Ort eigenständig arbeiten: Schichten anpassen, Korrekturen vornehmen und die tagesaktuelle Planung steuern. Hierarchiebasierte Berechtigungen stellen sicher, dass jeder nur die Daten sieht, die für seine Rolle relevant sind – DSGVO-konform, mit Daten auf sicheren europäischen Servern.

Flexible Erfassung per App und Terminal

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten per Mitarbeiter-App auf dem Smartphone oder Tablet – mit einem Klick zum Starten und Beenden. Ergänzend steht ein stationäres Zeiterfassungssystem für die Vor-Ort-Erfassung zur Verfügung, bei dem sich Mitarbeitende per PIN-Code oder Chip anmelden. Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet, Abweichungen wie verspätetes Stempeln erkennt das System selbständig.

Integrierte Dienstplanung und KI-gestützte Bedarfsprognosen

Was Nostradamus von reinen Zeiterfassungslösungen unterscheidet: Die Zeiterfassung ist direkt mit der KI-gestützten Dienstplanung verknüpft. Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten, Umsätze und saisonaler Schwankungen helfen, die richtige Anzahl Mitarbeitende zur richtigen Zeit am richtigen Standort einzusetzen. Die automatische Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten ist dabei integriert – Verstöße werden vor der Planveröffentlichung erkannt.

Die Implementierung erfolgt in unter einer Woche, die DATEV-Integration sorgt für eine nahtlose Lohnvorbereitung ohne doppelte Dateneingabe. Bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat erreichen die meisten Betriebe einen ROI innerhalb von 2-3 Monaten.

Fazit: Zeiterfassung über mehrere Standorte – jetzt richtig aufstellen

Die Zeiterfassung über mehrere Standorte ist keine rein technische Frage – sie ist eine organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Herausforderung, die mit jedem neuen Standort wächst. Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit 2022, die geplante elektronische Pflicht im Rahmen der Arbeitszeitreform 2026 steht bevor. Besonders Betriebe in der Gastronomie und im Einzelhandel mit vielen Minijobbern tragen schon heute ein konkretes Bußgeldrisiko nach dem Mindestlohngesetz.

Die gute Nachricht: Mit einem cloud-basierten System, das zentrale Verwaltung mit lokaler Erfassung verbindet, lassen sich alle Anforderungen abdecken – von der DSGVO-konformen Datenhaltung über standortspezifische Regelwerke bis zur nahtlosen Lohnvorbereitung. Der wirtschaftliche Nutzen ist dabei erheblich: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler, weniger Risiko.

Nostradamus bietet genau diese Kombination aus Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalsteuerung – erprobt an über 2.700 Standorten. Wenn Sie Ihre Zeiterfassung standortübergreifend auf ein solides Fundament stellen möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung über mehrere Standorte

Muss ich die Arbeitszeiten an jedem Standort separat erfassen?

Die Erfassung muss an jedem Standort erfolgen – per Terminal, App oder beidem. Die Verwaltung und Auswertung kann und sollte jedoch zentral über ein einziges System laufen. Cloud-basierte Lösungen synchronisieren alle Buchungen in Echtzeit, sodass Sie von der Zentrale aus jederzeit den Überblick über alle Standorte haben.

Ist die Zeiterfassung 2026 elektronisch Pflicht?

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit dem BAG-Beschluss vom September 2022. Die geplante Arbeitszeitreform 2026 soll die elektronische Erfassung gesetzlich vorschreiben. Stand März 2026 befindet sich das Gesetz noch im Parlamentsprozess. Unabhängig davon gelten für MiLoG-Branchen (Gastronomie, Einzelhandel mit Minijobbern) bereits heute strenge Dokumentationspflichten, bei deren Verstoß Bußgelder bis zu 30.000 € drohen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung, wenn Mitarbeitende zwischen Standorten wechseln?

Bei einer App-basierten Lösung melden sich Mitarbeitende einfach am jeweiligen Standort an – das System ordnet die Stunden automatisch dem richtigen Standort zu. Bei stationären Terminals können Mitarbeitende sich an jedem Terminal anmelden, an dem sie berechtigt sind. Entscheidend ist, dass das System eine eindeutige Standortzuordnung pro Buchung ermöglicht.

Ist eine zentrale Zeiterfassung über mehrere Standorte DSGVO-konform?

Ja, sofern das System ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept bietet und die Daten auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden. Wichtig ist, dass Standortleiter nur die Daten ihrer eigenen Mitarbeitenden einsehen können und der Zugriff klar geregelt ist. Eine Betriebsvereinbarung sollte die Datenverarbeitung und Zugriffsrechte verbindlich festhalten.

Wie aufwendig ist die Einführung eines standortübergreifenden Systems?

Moderne cloud-basierte Systeme lassen sich in der Regel innerhalb weniger Tage pro Standort einrichten. Empfehlenswert ist ein stufenweiser Roll-out: Starten Sie mit einem Pilotstandort, sammeln Sie Erfahrungen und übertragen Sie die Konfiguration dann auf die weiteren Filialen. Bei Nostradamus ist die Implementierung in unter einer Woche möglich.

Was kostet ein Zeiterfassungssystem für mehrere Standorte?

Die Kosten hängen vom Anbieter, der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Funktionsumfang ab. Cloud-basierte Lösungen arbeiten typischerweise mit einem Preis pro Mitarbeiter und Monat – bei Nostradamus ab 3 €. Für einen Betrieb mit 75 Mitarbeitenden an 5 Standorten ergeben sich Systemkosten von ca. 225 €/Monat. Dem steht eine potenzielle Einsparung von mehreren tausend Euro monatlich durch weniger Verwaltungsaufwand und reduzierte Fehlerquoten gegenüber.