Kostenlose Arbeitszeiterfassung-Vorlage Übersichtliche Monatsansicht Sollstunden vs. Ist-Stunden Vergleich Farbliche Markierung (Krank, Urlaub, etc.) Keine Excel-Kenntnisse erforderlich Jetzt kostenlos herunterladen Artikel teilen Das Thema kurz und kompakt Zeiterfassung in Kitas ist Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das gilt ausdrücklich auch für Kita-Träger und Kindergärten, unabhängig von Betriebsgröße oder Trägerschaft. Papier und Zettelwirtschaft stoßen an ihre Grenzen. Handschriftliche Stundenzettel sind fehleranfällig, werden häufig vergessen und erfüllen oft nicht die Anforderungen an eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation. Eine digitale Lösung kann den Zeitaufwand für die Erfassung um bis zu 78 % senken. Kitas haben besondere Anforderungen. Kontaktzeit mit Kindern, Verfügungszeiten für Vorbereitung und Dokumentation, Elternabende, Kita-Feste und ein hoher Teilzeitanteil machen die Zeiterfassung komplexer als in vielen anderen Branchen. Integrierte Lösungen sparen am meisten Zeit. Wer Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung in einem System verbindet, vermeidet doppelte Dateneingabe und behält den Überblick. Software wie Nostradamus vereint diese Funktionen in einer Plattform und ist ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat verfügbar.Warum Zeiterfassung in Kitas 2026 unverzichtbar istDer Kita-Alltag ist geprägt von Flexibilität, wechselnden Diensten und einem hohen Anteil an Teilzeitkräften. Genau deshalb ist eine saubere Arbeitszeiterfassung hier besonders wichtig. Denn ohne verlässliche Dokumentation lassen sich weder Überstunden fair ausgleichen noch gesetzliche Vorgaben einhalten. Hinzu kommt: Die rechtlichen Anforderungen an Kitas sind 2026 so hoch wie nie zuvor.Die gesetzliche Pflicht: EuGH, BAG und der aktuelle Stand 2026Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat eine klare europäische und nationale Grundlage: EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten müssen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann. Die Pflicht ergibt sich aus der Europäischen Grundrechtecharta und dem Grundrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit. BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Geltung für Kitas: Das BAG-Urteil gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Das Arbeitsrecht und damit auch die Entscheidung des BAG gilt für alle Angestellten, ob in Kita, Schule oder sonstiger pädagogischer Einrichtung.Zum aktuellen Stand 2026: Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte 2025 einen Gesetzentwurf vorgelegt, der unter anderem eine elektronische Erfassung am selben Arbeitstag vorsieht. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Pflicht ausgenommen sein. Allerdings befindet sich der Entwurf Stand März 2026 noch in der politischen Abstimmung und ist nicht verabschiedet. Die Grundpflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem BAG-Beschluss gilt jedoch bereits jetzt und uneingeschränkt. Das BMAS hat klargestellt, dass Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung nicht warten dürfen, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist.Was konkret erfasst werden mussDie Anforderungen sind eindeutig: Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten. Dazu gehören auch Pausenzeiten und Überstunden. Laut § 16 Abs. 2 ArbZG müssen die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.Ein häufiger Fehler in Kitas: Es werden nur Überstunden dokumentiert, die dann nach und nach abgebaut werden. Das ist seit dem BAG-Beschluss nicht mehr ausreichend. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten lückenlos und möglichst exakt erfassen.Auch die Pausenregelungen nach § 4 ArbZG sind zu berücksichtigen: Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten PauseWer ist verantwortlich – Träger oder Kita-Leitung?Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber, also beim Kita-Träger. Dieser kann die operative Durchführung jedoch an die Kita-Leitung delegieren. Wichtig dabei: Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung bleibt beim Träger. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Mitarbeitenden über den Umfang und die Modalitäten der Aufzeichnung informieren und deren Einhaltung zumindest stichprobenartig überprüfen muss.Ebenso kann die Aufzeichnung selbst an die Beschäftigten delegiert werden. Erzieherinnen und Erzieher können also ihre Zeiten selbst eintragen. Aber auch hier behält der Arbeitgeber eine Anleitungs- und Kontrollpflicht.Besonderheiten der Zeiterfassung im Kita-AlltagKitas sind keine Büros. Der Arbeitsalltag ist dynamisch, die Aufgaben vielfältig und die Arbeitszeitmodelle oft individuell. Das macht die Zeiterfassung anspruchsvoller als in vielen anderen Branchen.Kontaktzeit vs. Verfügungszeit richtig dokumentierenEine Besonderheit im Kita-Bereich ist die Unterscheidung zwischen Kontaktzeit (direkte pädagogische Arbeit mit den Kindern) und Verfügungszeit (Vor- und Nachbereitung, Dokumentation, Elterngespräche, Teamsitzungen, Fortbildungen). Laut Studien beträgt der Anteil der unmittelbaren pädagogischen Arbeit etwa 67 bis 75 % der Arbeitszeit einer Fachkraft. Die restlichen 25 bis 33 % entfallen auf mittelbare pädagogische Arbeit und Ausfallzeiten durch Urlaub, Krankheit und Fortbildung.Diese Differenzierung ist nicht nur organisatorisch relevant, sondern hat direkte Auswirkungen auf den Personalschlüssel. Denn die Fachkraft-Kind-Relation wird anhand der tatsächlich verfügbaren Betreuungszeit berechnet. Wer die Arbeitszeit nicht differenziert erfasst, hat keine verlässliche Grundlage für die Personalbedarfsplanung. Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte daher ermöglichen, verschiedene Tätigkeitskategorien zu unterscheiden.Sonderzeiten korrekt erfassen: Elternabende, Kita-Feste, FortbildungenNeben dem regulären Kita-Betrieb fallen regelmäßig Arbeitszeiten außerhalb der Öffnungszeiten an: Elternabende am Abend, Sommerfeste am Wochenende, Kita-Übernachtungen, Familiengottesdienste oder mehrtägige Fortbildungen. Diese Zeiten sind weder der regulären Verfügungszeit noch der Betreuungszeit eindeutig zuzuordnen und können schnell zu Mehrarbeit oder Überstunden führen.Praxis-Tipp: Definieren Sie vorab per Dienstvereinbarung klare Regeln, wie Sonderzeiten als Arbeitszeit erfasst und ausgeglichen werden. So vermeiden Sie Diskussionen im Nachhinein und schaffen Transparenz für alle Beteiligten.Teilzeitkräfte, Springer und verschiedene ArbeitszeitmodelleDer Kita-Bereich ist geprägt durch einen hohen Anteil an Teilzeitbeschäftigten mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeitvolumen. In Horten waren 2023 nur 17 % vollzeitbeschäftigt. Dazu kommen Springer-Kräfte, die einrichtungsübergreifend eingesetzt werden, FSJ-Leistende, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Auszubildende.Für jede dieser Gruppen gelten eigene Soll-Stunden und teilweise besondere Schutzvorschriften. Für minderjährige Auszubildende gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), für schwangere Mitarbeiterinnen das Mutterschutzgesetz (MuSchG). Ein Zeiterfassungssystem muss diese verschiedenen Modelle abbilden können, ohne dass die Kita-Leitung bei jeder Buchung manuell eingreifen muss.Wichtig bei Teilzeitbeschäftigten: Gemäß § 6 Abs. 5 TV-L können sie nur mit ihrer Zustimmung oder aufgrund arbeitsvertraglicher Regelung zu Überstunden, Mehrarbeit oder Bereitschaftsdienst verpflichtet werden. Auch das sollte im System nachvollziehbar sein.TVöD-SuE: Was für pädagogische Fachkräfte giltPädagogische Fachkräfte im öffentlichen Dienst arbeiten häufig nach dem Tarifvertrag TVöD-SuE (Sozial- und Erziehungsdienst) mit einer regulären Arbeitszeit von 39 Stunden pro Woche. Für Einrichtungen in Landesträgerschaft kann alternativ der TV-L gelten. Bei kirchlichen Trägern kommen eigene Arbeitsvertragsrichtlinien zum Einsatz.Diese tariflichen Unterschiede wirken sich direkt auf die Soll-Stunden-Berechnung, Zeitzuschläge und Überstundenregelungen aus. Ein Zeiterfassungssystem, das verschiedene Tarifmodelle hinterlegen kann, erspart der Kita-Leitung viel manuelle Rechenarbeit.Methoden im Vergleich: Papier, Excel oder digitale Lösung?Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung in Kitas umzusetzen: vom klassischen Stundenzettel auf Papier über digitale Listen in Excel bis hin zu App- oder Software-Lösungen. Das BAG gibt keine Vorgabe, ob Arbeitszeiten analog oder digital erfasst werden müssen. Allerdings zeigt die Praxis deutliche Unterschiede in Aufwand, Fehleranfälligkeit und Rechtssicherheit.KriteriumPapier-StundenzettelExcel-TabelleDigitale Software/AppRechtssicherheitGrundsätzlich zulässig, aber schwer nachvollziehbar bei ÄnderungenZulässig, aber Änderungen sind nicht revisionssicher nachverfolgbarHoch: Änderungen werden protokolliert, Daten manipulationssicher gespeichertZeitaufwandHoch (Eintragen, Zusammenrechnen, Kontrollieren)Mittel (Formeln helfen, aber manuelle Eingabe nötig)Gering (Ein Klick zum Stempeln, automatische Berechnung)FehleranfälligkeitSehr hoch (Vergessen, Schreibfehler, Rechenfehler)Mittel (Formelfehler, vergessene Einträge)Gering (automatische Pausenberechnung, Abweichungserkennung)DatenschutzProblematisch (Listen liegen offen im Büro)Abhängig von Speicherort und ZugriffsrechtenHoch bei DSGVO-konformen Anbietern (verschlüsselt, zugriffsgeschützt)AuswertungenNur manuell möglichGrundlegende Auswertungen mit FormelnAutomatische Soll-Ist-Vergleiche, Stundenzettel, ExporteIntegration DienstplanKeineKeine oder nur mit großem AufwandNahtlose Verknüpfung möglichWarum analoge Methoden an ihre Grenzen stoßenDie Realität in vielen Kitas sieht so aus: Fachkräfte notieren handschriftlich Arbeitsbeginn und -ende auf Papierlisten. Diese Listen verstauben oft abgeheftet in Ordnern und liegen ohne besonderen Datenschutz im Schrank. Einträge werden vergessen und nachgetragen, Rechenfehler schleichen sich ein, und die Kita-Leitung verbringt Stunden damit, die Zettel am Monatsende zusammenzurechnen und zu kontrollieren.Das Problem liegt dabei nicht grundsätzlich an Excel als Werkzeug. Eine gut strukturierte Excel-Tabelle mit Formeln kann durchaus als Übergangslösung dienen. Das Problem entsteht, wenn Tabellen nicht konsequent gepflegt werden, Formeln fehlerhaft sind oder mehrere Versionen im Umlauf sind. Für Kitas mit mehr als 10 Beschäftigten wird die manuelle Verwaltung schnell unverhältnismäßig aufwändig.Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für KitasSie suchen eine strukturierte Vorlage, um die Arbeitszeiterfassung in Ihrer Kita sofort zu verbessern? Nostradamus bietet eine kostenlose Excel-Vorlage, die speziell für die Anforderungen der Personalplanung entwickelt wurde: Automatische Berechnung von Soll- und Ist-Stunden Übersichtliche Monatsansicht für alle Mitarbeitenden Sofort einsetzbar ohne VorkenntnisseJetzt kostenlos herunterladenRechenbeispiel: So viel Zeit spart Ihre Kita mit digitaler ZeiterfassungWie groß der Unterschied zwischen analoger und digitaler Zeiterfassung in der Praxis ist, zeigt ein konkretes Beispiel:Kita „Sonnenschein“ mit 15 Beschäftigten (8 Vollzeitkräfte, 5 Teilzeitkräfte, 2 Auszubildende)Papier/manuellDigitale LösungZeitaufwand pro Fachkraft/Tagca. 5 Minutenca. 1 MinuteAufwand Fachkräfte/Jahr275 Stunden55 StundenKontrollaufwand Leitung/Wocheca. 2 Stundenca. 30 MinutenKontrollaufwand Leitung/Jahrca. 100 Stundenca. 26 StundenGesamtaufwand/Jahrca. 375 Stundenca. 81 StundenGeschätzte Personalkosten (bei 25 €/Std.)ca. 9.375 €ca. 2.025 €Ergebnis: Die digitale Zeiterfassung spart in diesem Beispiel rund 294 Stunden pro Jahr ein. Das entspricht einer Einsparung von etwa 78 %. Diese Zeit steht der Kita-Leitung und den Fachkräften für ihre eigentliche Aufgabe zur Verfügung: die Arbeit mit den Kindern.Zeiterfassung und Dienstplanung – zusammen gedacht für KitasViele Kitas nutzen für die Zeiterfassung ein separates Tool und erstellen den Dienstplan in einer anderen Anwendung oder auf Papier. Das Ergebnis: doppelte Dateneingabe, Abstimmungsprobleme und ein lückenhafter Überblick über die tatsächliche Personalauslastung.Warum Insellösungen im Kita-Alltag scheiternExterne Systeme und Insellösungen sind oft nur schwer in den Kita-Alltag integrierbar. Wenn die Zeiterfassung in System A läuft, der Dienstplan in System B und die Urlaubsverwaltung in System C, entstehen Medienbrüche. Daten müssen manuell übertragen werden, und Fehler sind vorprogrammiert. Gerade bei kurzfristigen Änderungen – etwa wenn eine Erzieherin krank wird und eine Kollegin einspringt – müssen die Informationen in allen Systemen gleichzeitig aktualisiert werden.So verbinden Sie Zeiterfassung, Dienstplanung und AbwesenheitenDie effizienteste Lösung ist ein integriertes System, das Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung in einer Plattform vereint. So fließen die erfassten Ist-Zeiten direkt in die Planung ein, genehmigte Urlaube werden automatisch im Dienstplan berücksichtigt, und die Kita-Leitung sieht auf einen Blick, ob der Personalschlüssel eingehalten wird.Nostradamus bietet genau diesen integrierten Ansatz: Die Mitarbeiter-App ermöglicht es Erzieherinnen und Erziehern, ihre Arbeitszeiten per Klick zu erfassen, Verfügbarkeiten einzutragen und Schichten einzusehen. Die Kita-Leitung profitiert von der Schnellplanungsfunktion, die Beschäftigte unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Arbeitszeitvorgaben den passenden Schichten zuweist. Dabei werden Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz automatisch überwacht.Personalschlüssel im Blick: Wie Zeiterfassung die Betreuungsqualität sichertIn Deutschland arbeiten rund 778.000 Personen als pädagogisches Personal in Einrichtungen der Kindertagesbetreuung. Gleichzeitig fehlen laut Bertelsmann-Stiftung etwa 98.600 Erzieherinnen und Erzieher. Bis 2030 könnte die Lücke auf 230.000 anwachsen. In dieser Situation werden Personalausfälle häufig durch Überstunden oder ein Aufstocken der Arbeitszeit einzelner Fachkräfte kompensiert.Eine präzise Zeiterfassung macht diese Mehrbelastung sichtbar und dokumentierbar. Sie schützt Fachkräfte vor schleichender Überlastung und gibt Trägern eine belastbare Datengrundlage für Personalentscheidungen. Wer weiß, wie viele Stunden tatsächlich in direkte Betreuung fließen, kann den Personalschlüssel realistisch bewerten und frühzeitig gegensteuern.So führen Sie die Zeiterfassung in Ihrer Kita einDie Einführung einer systematischen Zeiterfassung muss kein Großprojekt sein. Mit einer klaren Vorgehensweise lässt sich der Prozess in wenigen Schritten umsetzen.1. Bestandsaufnahme: Wo steht Ihre Einrichtung?Prüfen Sie zunächst, wie Arbeitszeiten aktuell dokumentiert werden. Gibt es Stundenzettel? Eine Excel-Tabelle? Oder wird nur informell notiert? Identifizieren Sie die größten Schwachstellen: Wo entstehen Fehler? Wo geht Zeit verloren? Welche Informationen fehlen regelmäßig bei der Lohnvorbereitung?2. Mitarbeitervertretung einbeziehenBei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems hat der Betriebsrat bzw. die Mitarbeitervertretung (MAV) ein Mitbestimmungsrecht. Bei kirchlichen Trägern gilt die MAV-Ordnung statt des Betriebsverfassungsgesetzes. Beziehen Sie die Vertretung frühzeitig ein, um Akzeptanz zu schaffen und rechtssicher vorzugehen.3. Datenschutz klärenArbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Konkret bedeutet das: Der Zugang zum Zeiterfassungssystem muss geschützt erfolgen (z. B. persönliches Passwort oder PIN) Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die Daten haben Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden Die erfassten Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, etwa zur Leistungskontrolle oder Überwachung Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens zwei Jahre4. Das richtige System auswählenAchten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien: Kann das System verschiedene Arbeitszeitmodelle und Soll-Stunden abbilden? Ist es DSGVO-konform mit Serverstandort in Europa? Lässt es sich mit der Dienstplanung und Lohnvorbereitung verknüpfen? Ist es auch für weniger technikaffine Teammitglieder einfach bedienbar? Und passt es zum Budget Ihrer Einrichtung?5. Team mitnehmen und Routinen etablierenKommunizieren Sie die Einführung positiv. Die Zeiterfassung dient ausdrücklich dem gesundheitlichen Schutz der Beschäftigten, nicht deren Überwachung. Sie macht Mehrarbeit sichtbar und schafft die Grundlage für fairen Ausgleich. Integrieren Sie das Einstempeln in die Morgenroutine: Es sollte so selbstverständlich werden wie das Aufschließen der Einrichtung. Klären Sie vorab mit dem Team, welche Tätigkeiten als Verfügungszeit gelten, und definieren Sie klare Regeln für Sonderzeiten wie Elternabende oder Feste.Nostradamus: Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalplanung in einer LösungNostradamus ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Software, die digitale Zeiterfassung, Dienstplanerstellung und Personalplanung in einer Plattform vereint. Das System wird bereits an über 2.700 Standorten eingesetzt und ist ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat verfügbar.Für Kitas besonders relevant: Zeiterfassung per App oder Zeiterfassungssystem: Erzieherinnen und Erzieher stempeln sich per Mitarbeiter-App auf dem Smartphone oder über ein stationäres Zeiterfassungssystem mit PIN-Code oder Chip ein und aus. Pausen werden automatisch berechnet, Abweichungen erkannt. Schnellplanungsfunktion: Die Dienstplanung weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu und berücksichtigt dabei automatisch Verfügbarkeiten, Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden digital verwaltet und automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt. DSGVO-konform: Alle Daten werden auf sicheren europäischen Servern gespeichert. Hierarchie-basierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Arbeitszeitdaten haben. DATEV-Integration: Die erfassten Zeiten können nahtlos an die Lohnbuchhaltung übertragen werden, ohne doppelte Dateneingabe.Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, der ROI wird typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten erreicht.Fazit: Zeiterfassung in der Kita – jetzt handelnDie Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits. Kita-Träger und Leitungen, die noch auf Papier-Stundenzettel oder informelle Überstundennotizen setzen, riskieren nicht nur Bußgelder von bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitsschutzgesetz, sondern auch unzufriedene Fachkräfte und einen lückenhaften Überblick über den tatsächlichen Personaleinsatz.Die gute Nachricht: Der Umstieg auf eine digitale Lösung ist weder teuer noch kompliziert. Wer Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung in einem System verbindet, spart erheblich Zeit, schafft Transparenz und stärkt die Zufriedenheit im Team.Nostradamus bietet genau diese integrierte Lösung – speziell für Branchen mit flexiblen Arbeitszeiten und wechselnden Schichten. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Nostradamus den Kita-Alltag Ihrer Einrichtung erleichtern kann.Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der KitaIst Zeiterfassung in Kitas Pflicht?Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von Branche oder Betriebsgröße und somit auch für alle Kita-Träger und Kindergärten. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.Muss die Zeiterfassung in der Kita digital erfolgen?Stand März 2026 gibt es keine gesetzliche Pflicht zur ausschließlich elektronischen Zeiterfassung. Das BAG hat keine Vorgabe zur Form gemacht. Papier und Excel sind grundsätzlich zulässig, solange die Erfassung objektiv und nachvollziehbar ist. Ein Gesetzentwurf, der die elektronische Erfassung vorschreibt, befindet sich noch in der politischen Abstimmung. Kleine Kitas mit weniger als 10 Beschäftigten sollen davon ausgenommen sein.Was droht, wenn unsere Kita keine Zeiterfassung hat?Direkte Bußgelder für fehlende Zeiterfassung sind nach aktueller Gesetzeslage nicht vorgesehen. Allerdings können Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 25 ArbSchG). Gewerbeaufsichtsämter können bei Kontrollen eine Nachbesserung verlangen. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat 2024 bestätigt, dass die Zeiterfassungspflicht auch öffentlich-rechtlich durchsetzbar ist.Gilt die Pflicht auch für kleine Kitas unter 10 Mitarbeitern?Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber, also auch für kleine Kitas. Lediglich die geplante Pflicht zur elektronischen Erfassung soll Kleinbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten ausnehmen. Die Dokumentationspflicht an sich besteht dennoch.Was ist mit Vertrauensarbeitszeit in der Kita?Die Praxis der Vertrauensarbeitszeit, bei der keine Aufzeichnungen geführt werden, ist nach dem BAG-Beschluss nicht mehr ausreichend. Vertrauensarbeitszeit als Modell der flexiblen Arbeitszeitgestaltung bleibt möglich, aber die Arbeitszeiten müssen trotzdem erfasst werden. Das Vertrauen bezieht sich dann auf die Gestaltung der Arbeitszeit, nicht auf den Verzicht auf Dokumentation.Wie erfasse ich Verfügungszeiten und Elternabende korrekt?Verfügungszeiten (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche, Teamsitzungen) sind reguläre Arbeitszeit und müssen wie jede andere Arbeitszeit erfasst werden. Für Sonderzeiten wie Elternabende, Kita-Feste oder Fortbildungen empfiehlt es sich, vorab per Dienstvereinbarung klare Regeln zu definieren. Idealerweise ermöglicht Ihr Zeiterfassungssystem die Zuordnung verschiedener Tätigkeitskategorien.Müssen auch Praktikanten und FSJler erfasst werden?Ja, die Arbeitszeiterfassung gilt für alle Beschäftigten. Für minderjährige Praktikantinnen und Praktikanten sowie FSJ-Leistende unter 18 Jahren gelten zusätzlich die besonderen Schutzvorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG), die bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden müssen.Über 2.700 Standorte vertrauen bereits auf NostradamusVon Burger King bis Van der Valk Hotels – erfolgreiche Unternehmen setzen auf unsere Personalverwaltung Software. Ihr Vorteil: Bis zu 10 % niedrigere Personalkosten, bis zu 30 % Zeitersparnis in der Planung und zufriedenere Mitarbeiter. Demo anfragen Kostenlose Vorlage erhalten