Zeiterfassung am Kassensystem integrieren

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassungspflicht gilt bereits jetzt: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die geplante ArbZG-Novelle 2026 wird die elektronische Erfassung für die meisten Betriebe verbindlich vorschreiben.
• Das Kassensystem als pragmatischer Einstieg: Wer bereits ein POS-System nutzt, kann die Zeiterfassung oft direkt darüber abwickeln – ohne zusätzliche Hardware. Doch die meisten Kassenmodule decken nur das reine Stempeln ab und stoßen bei Compliance, Auswertung und Personalplanung an ihre Grenzen.
• Integration schafft echten Mehrwert: Erst wenn Zeiterfassungsdaten nahtlos mit Lohnbuchhaltung, Umsatzprognosen und Dienstplanung verknüpft werden, senken Sie Personalkosten messbar und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen.
• Nostradamus verbindet Zeiterfassung, Kassendaten und Personalplanung: Als Workforce-Management-Software integriert Nostradamus Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen, bietet digitale Zeiterfassung per App und Zeiterfassungssystem und verknüpft diese Daten mit KI-gestützter Bedarfsprognose und automatisierter Dienstplanung – für bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung.

Warum die Zeiterfassung am Kassensystem 2026 zum Pflichtthema wird

Für Betriebe in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Hotellerie ist die Zeiterfassung kein optionales Extra mehr. Die rechtliche Entwicklung der letzten Jahre hat klare Fakten geschaffen – und 2026 wird die Umsetzung nochmals verschärft. Wer sein Kassensystem bereits als Erfassungsmedium nutzt oder dies plant, sollte die aktuelle Rechtslage genau kennen.

EuGH, BAG und die geplante ArbZG-Novelle – was jetzt gilt

Die Grundlage für die heutige Zeiterfassungspflicht bildet das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18). Darin verpflichtete der Europäische Gerichtshof alle EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung anzuhalten.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für Deutschland konkretisiert: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Pflicht gilt unmittelbar – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die Bundesregierung plant nun, diese Vorgaben im Laufe des Jahres 2026 in eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes zu überführen. Der Koalitionsvertrag 2025 („Verantwortung für Deutschland“) formuliert es so: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelungen vorsehen.“

Kernpunkte der geplanten Reform:

• Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten künftig elektronisch erfassen – Papierlisten und informelle Lösungen reichen dann nicht mehr aus
• Die Systeme müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und DSGVO-konform sein
• Anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden maßgeblich werden
• Gestaffelte Übergangsfristen: Großunternehmen sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten umstellen; Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben

Wichtig: Die Durchführung der Erfassung kann an Beschäftigte delegiert werden – die Kontrolle und Verantwortung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen sind rechtlich immer das Risiko des Unternehmens.

§ 17 MiLoG: Besondere Pflichten für Gastronomie, Einzelhandel und Co.

Unabhängig von der allgemeinen Zeiterfassungspflicht besteht seit 2015 eine spezifische Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Diese betrifft besonders die typischen Branchen, in denen Kassensysteme zum Einsatz kommen:

Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen oder in bestimmten Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig sind, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens zwei Jahre.

Betroffene Branchen (Auszug):

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Einzelhandel (bei Minijobs)
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Schaustellergewerbe

Für Minijobber gilt die Dokumentationspflicht branchenunabhängig und ohne Schwellenwert. Angesichts des seit Januar 2026 geltenden Mindestlohns von 13,90 €/Std. wird die korrekte Zeiterfassung noch wichtiger für den Nachweis der Mindestlohnzahlung.

Was passiert bei Verstößen? Bußgelder bis 30.000 € und weitere Folgen

Arbeitgeber, die ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise nachkommen, handeln ordnungswidrig. Die Konsequenzen sind empfindlich:

• Bußgelder bis zu 30.000 € durch die Behörden der Zollverwaltung (§ 21 MiLoG)
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Wer wegen eines MiLoG-Verstoßes mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 € belegt wurde, kann zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden
• Nachzahlungsforderungen: Bei fehlender Dokumentation kann der Zoll im Zweifel zugunsten der Arbeitnehmer entscheiden

Die 3 häufigsten Irrtümer zur Zeiterfassungspflicht:

So funktioniert die Zeiterfassung am Kassensystem in der Praxis

Die Grundidee ist bestechend einfach: Das Kassensystem steht bereits im Betrieb, die Mitarbeitenden kennen es, und es ist ohnehin eingeschaltet. Warum also nicht auch die Arbeitszeiten darüber erfassen? Viele POS-Anbieter haben genau dafür Zeiterfassungsmodule oder Add-Ons entwickelt.

Ein- und Ausstempeln: PIN, Chipkarte, Kellnerschlüssel oder QR-Code

Die Anmeldung am Kassensystem erfolgt in der Regel über eines dieser Verfahren:

• PIN-Code: Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Zahlencode, den er bei Schichtbeginn und -ende am POS-Terminal eingibt
• Chipkarte oder RFID-Transponder: Kontaktloses Anhalten an einem Lesegerät – hygienisch und schnell, besonders in der Gastronomie beliebt
• Kellnerschlüssel: In der klassischen Gastronomie verbreitet, dient gleichzeitig als Kassenidentifikation und Zeitstempel
• QR-Code oder App-Login: Bei modernen Cloud-Kassensystemen zunehmend üblich

Der An- und Abmeldevorgang an der Kasse nimmt in der Regel nur wenige Sekunden in Anspruch. Durch die Integration in das bestehende Kassensystem ist die Bedienung intuitiv – die Mitarbeitenden müssen kein neues System erlernen.

Pausenerfassung und automatische Abzüge nach ArbZG

Neben dem reinen Ein- und Ausstempeln ist die korrekte Pausenerfassung entscheidend. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor:

• Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten Pause

Einfache Kassenmodule erlauben es, Pausenzeiten manuell zu stempeln. Fortgeschrittenere Lösungen berechnen Pausen automatisch und ziehen sie von der Arbeitszeit ab. Prüfen Sie genau, ob Ihr Kassenmodul automatische Pausenabzüge beherrscht – denn fehlende Pausendokumentation ist einer der häufigsten Beanstandungspunkte bei Zollprüfungen.

Backoffice-Auswertung und Cloud-Zugriff

Moderne Kassensysteme speichern die erfassten Arbeitszeiten und stellen sie im Backoffice zur Verfügung. Je nach System können Sie:

• Soll- und Ist-Arbeitszeiten pro Mitarbeiter vergleichen
• Grafische Übersichten über Anwesenheiten und Arbeitsstunden abrufen
• Abweichungen wie verspätetes Stempeln oder vergessene Abmeldungen erkennen

Bei Cloud-basierten Kassensystemen stehen diese Auswertungen von überall zur Verfügung und können jederzeit in andere Formate exportiert werden. Allerdings bieten viele Kassenmodule hier nur rudimentäre Basisfunktionen – wer detaillierte Analysen, Personalkostenquoten oder Produktivitätskennzahlen benötigt, stößt schnell an Grenzen.

Datenexport: DATEV, CSV und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung

Die erfassten Zeitdaten müssen letztlich in der Lohnbuchhaltung ankommen. Hier zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen den Anbietern:

• CSV-Export: Die einfachste Variante – Daten werden als Tabelle exportiert und manuell in die Lohnsoftware importiert. Funktioniert, ist aber fehleranfällig und zeitaufwendig.
• DATEV-Schnittstelle: Der Goldstandard in Deutschland. Eine direkte DATEV-Anbindung überträgt Zeitdaten automatisch an den Steuerberater. Nicht alle Kassenmodule bieten das – prüfen Sie dies vor dem Kauf.
• API-Anbindung: Offene Programmierschnittstellen ermöglichen die Verbindung mit Workforce-Management-Software, HR-Systemen oder eigenständigen Zeiterfassungslösungen.

Der größte Vorteil einer funktionierenden Schnittstelle: Alle Daten werden jeweils einmalig erfasst und ohne weiteren Aufwand in den nachgelagerten Systemen genutzt. Das eliminiert doppelte Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen erheblich.

Für welche Branchen ist die Kassensystem-Integration besonders sinnvoll?

Überall dort, wo ein Kassensystem bereits zum täglichen Arbeitsgerät gehört und Mitarbeitende regelmäßig damit interagieren, liegt die Integration der Zeiterfassung nahe. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen je nach Branche erheblich.

Besonders in der Gastronomie und Hotellerie ist die Kombination aus hoher Mitarbeiterfluktuation, vielen Minijobs und der besonderen MiLoG-Dokumentationspflicht ein starkes Argument für eine digitale Lösung. Personalkosten machen hier oft 30-40 % des Umsatzes aus – jede Ungenauigkeit bei der Zeiterfassung schlägt sich direkt im Ergebnis nieder.

Was das Kassenmodul kann – und wo seine Grenzen liegen

Die Zeiterfassung über das Kassensystem hat klare Vorteile. Aber sie hat auch Grenzen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.

Stärken: Keine Extra-Hardware, intuitive Bedienung, schnelle Einführung

• Keine zusätzliche Hardware: Die Kasse steht bereits im Betrieb. Es entstehen keine weiteren Kosten für Stechuhren oder separate Terminals.
• Vertraute Bedienoberfläche: Mitarbeitende kennen das Kassensystem und brauchen keine aufwendige Einarbeitung.
• Schnelle Aktivierung: Viele Kassenmodule lassen sich als Add-On innerhalb weniger Stunden freischalten.
• Alles an einem Ort: Umsatzdaten und Arbeitszeitdaten laufen im selben System zusammen.

Limitierungen: Was typische Kassenmodule nicht abdecken

Die meisten Zeiterfassungsmodule in Kassensystemen bieten im Kern nur eine Funktion: Kommen und Gehen registrieren. Für einen vollständig rechtskonformen und betriebswirtschaftlich sinnvollen Prozess fehlen jedoch häufig entscheidende Bausteine:

• Kein Höchstarbeitszeiten-Monitoring: Das System warnt nicht, wenn ein Mitarbeiter die zulässige Wochenarbeitszeit überschreitet
• Keine Ruhezeiten-Überwachung: Ob zwischen zwei Schichten die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten wird, prüft kein Kassenmodul automatisch
• Keine Urlaubsverwaltung oder Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten müssen separat verwaltet werden
• Keine automatische Zuschlagsberechnung: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden nicht automatisch berechnet
• Multi-Standort-Einschränkungen: Bei vielen Systemen erfolgt die Zeiterfassung ausschließlich über die Hauptkasse. Für Filialbetriebe mit mehreren Standorten wird dies zum logistischen Problem.
• Keine Verknüpfung mit Personalplanung: Die Zeitdaten fließen nicht automatisch in die Dienstplanerstellung ein

Manipulationssicherheit: Erfüllt das Kassenmodul die EuGH-Anforderungen?

Der EuGH fordert ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ Zeiterfassungssystem. Die geplante ArbZG-Novelle verlangt explizit manipulationssichere Systeme. Hier liegt eine oft übersehene Schwachstelle vieler Kassenmodule: Wenn Manager oder Inhaber nachträglich Zeiteinträge ändern können, ohne dass dies protokolliert wird, ist die Anforderung an Objektivität und Verlässlichkeit nicht erfüllt.

Prüfen Sie deshalb: Protokolliert Ihr System nachträgliche Änderungen an Zeiteinträgen? Gibt es eine Änderungshistorie? Sind die Daten revisionssicher gespeichert?

Was die Integration wirklich bringt: Rechenbeispiel für Ihren Betrieb

Die Investition in eine digitale Zeiterfassung – ob über das Kassensystem oder eine spezialisierte Lösung – rechnet sich in den meisten Fällen schnell. Denn die Kosten manueller oder ungenauer Zeiterfassung werden systematisch unterschätzt.

Kostenfalle ungenaue Zeiterfassung: Ein Praxisbeispiel

Manuelle Zeiterfassung kostet bares Geld: Mitarbeitende runden Arbeitszeiten auf, Pausen werden nicht dokumentiert, Stempelzeiten sind unpräzise. Rechnen Sie selbst:

Beispiel: Restaurant mit 15 Mitarbeitenden

Über 6.500 € pro Jahr – allein durch fünf Minuten Ungenauigkeit pro Mitarbeiter und Tag. Bei größeren Betrieben oder höheren Löhnen steigt dieser Betrag entsprechend. Nutzen Sie unseren Arbeitszeit-Rechner, um die Zahlen für Ihren Betrieb zu ermitteln.

Personalkostenquote optimieren durch präzise Zeitdaten

Die Personalkostenquote – also das Verhältnis von Personalkosten zum Umsatz – ist die zentrale Steuerungsgröße in personalintensiven Branchen. Die ideale Quote liegt bei 25-35 %. Im Einzelhandel bewegt sie sich zwischen 20 und 35 %, in der Gastronomie zwischen 30 und 45 % des Umsatzes. Die Faustregel lautet: Die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten sollte nicht größer als 60 % des Gesamtumsatzes sein.

Wer seine Arbeitszeiten präzise erfasst, kann diese Quote erstmals verlässlich berechnen und gezielt steuern. Bedarfsorientierte Dienstplanung in Kombination mit digitaler Zeiterfassung kann Personalkosten um 5-10 % senken und Überstunden deutlich reduzieren.

Die goldene Kombination: Umsatzdaten und Arbeitszeitdaten

Hier zeigt sich der eigentliche Mehrwert der Kassensystem-Integration: Wenn Umsatzdaten aus dem POS-System und Arbeitszeitdaten aus der Zeiterfassung in einem System zusammenlaufen, können Sie erstmals die Umsatzproduktivität pro Mitarbeiterstunde berechnen. Sie sehen in Echtzeit, ob Sie über- oder unterbesetzt sind, und können Ihre Personalplanung entsprechend anpassen.

Laut statistischem Bundesamt stiegen die Personalkosten in der Gastronomie seit Januar 2022 um 34,4 %. In Kombination mit dem Mindestlohn von 13,90 €/Std. ab 2026 wird die datengestützte Steuerung der Personalkosten vom Nice-to-have zum Überlebensfaktor.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Gastronomie und Einzelhandel

• Sofort einsetzbar: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden übersichtlich dokumentieren
• Gesetzeskonform: Erfüllt die Anforderungen nach § 17 MiLoG
• Guter Einstieg, bis Sie auf eine digitale Lösung umsteigen

Jetzt kostenlos herunterladen

Checkliste: Darauf müssen Sie bei der Auswahl achten

Ob Sie ein Zeiterfassungsmodul für Ihr bestehendes Kassensystem suchen oder eine eigenständige Lösung evaluieren – diese Punkte sollten Sie vor der Entscheidung klären:

Schnittstellen: DATEV, API und Lohnsoftware

• Bietet das System eine direkte DATEV-Schnittstelle oder nur einen CSV-Export?
• Gibt es eine offene API, über die Daten an andere Systeme (WFM, HR-Software) übergeben werden können?
• Ist die Integration mit Ihrer bestehenden Lohnsoftware möglich?
• Werden die Daten automatisch übertragen oder ist manuelle Nacharbeit nötig?

Cloud-Zugriff und Multi-Standort-Fähigkeit

• Können Sie die Zeitdaten standortübergreifend einsehen und auswerten?
• Funktioniert die Zeiterfassung an allen Kassen oder nur an der Hauptkasse?
• Gibt es eine Cloud-Lösung mit Zugriff von überall – auch mobil?
• Werden die Daten in Echtzeit synchronisiert?

DSGVO-Konformität und Betriebsrat

• Wo werden die Mitarbeiterdaten gespeichert? Europäische Server sind Pflicht für DSGVO-Konformität.
• Wer hat Zugriff auf die Zeitdaten? Gibt es hierarchie-basierte Berechtigungen?
• Achtung Mitbestimmung: Die Einführung eines Zeiterfassungssystems unterliegt nach § 87 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats. Beziehen Sie diesen frühzeitig ein.

Skalierbarkeit: Vom Kassenmodul zur WFM-Plattform

• Reicht das Kassenmodul für Ihre aktuellen Anforderungen – und für die nächsten 2-3 Jahre?
• Lässt sich die Lösung um Dienstplanung, Bedarfsprognosen und Abwesenheitsmanagement erweitern?
• Können Sie bei Wachstum (neue Standorte, mehr Mitarbeitende) problemlos skalieren?
• Was kostet der Umstieg auf eine umfassendere Lösung, wenn das Kassenmodul nicht mehr reicht?

Der nächste Schritt: Vom Kassenmodul zum Workforce Management

Die Zeiterfassung am Kassensystem ist ein sinnvoller Einstieg – aber für die meisten wachsenden Betriebe nicht die Endstation. Wer Personalkosten nachhaltig senken, gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten und seine Mitarbeitenden zufriedener machen will, braucht eine Lösung, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Umsatzdaten intelligent verbindet.

Warum führende Betriebe Kassen- und Zeitdaten mit Personalplanung verbinden

Die Digitalisierung ermöglicht es, wichtige Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen – den täglichen Umsatz, die Personalkosten pro Stunde, die Auslastung. Doch diese Kennzahlen entfalten ihren vollen Wert erst, wenn sie in die Personalplanung einfließen. Statt reaktiv auf Über- oder Unterbesetzung zu reagieren, planen Sie proaktiv auf Basis von Bedarfsprognosen.

Genau hier setzt Nostradamus an: Die Workforce-Management-Software verbindet Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen mit digitaler Zeiterfassung per Mitarbeiter-App und stationärem Zeiterfassungssystem. Umsatzdaten aus dem POS fließen direkt in KI-gestützte Bedarfsprognosen ein, auf deren Basis die Schnellplanungsfunktion Mitarbeitende automatisch den passenden Schichten zuweist. Das System überwacht dabei automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Jugendarbeitsschutz – und die DATEV-Integration sorgt für eine nahtlose Lohnvorbereitung ohne doppelte Dateneingabe.

Das Ergebnis: bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung, bis zu 80 % weniger Planungsaufwand und eine Implementierung in unter einer Woche. Mit über 2.700 Standorten und Kunden wie Van der Valk und Burger King ist Nostradamus Marktführer in den Niederlanden und expandiert aktuell nach Deutschland – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Fazit: Kassensystem-Zeiterfassung als Startpunkt, Workforce Management als Ziel

Die Integration der Zeiterfassung in Ihr Kassensystem ist ein pragmatischer und kostengünstiger erster Schritt, um die gesetzliche Zeiterfassungspflicht zu erfüllen. Kein zusätzliches Gerät, keine lange Einführung, keine steile Lernkurve für Ihre Mitarbeitenden.

Doch seien Sie sich der Grenzen bewusst: Für echte Compliance – inklusive Höchstarbeitszeiten-Monitoring, Ruhezeiten-Überwachung und manipulationssicherer Dokumentation – reicht ein einfaches Kassenmodul in der Regel nicht aus. Und den größten wirtschaftlichen Hebel aktivieren Sie erst, wenn Zeitdaten, Kassenumsätze und KI-gestützte Dienstplanung zusammenspielen.

Unsere Empfehlung: Starten Sie jetzt mit einer digitalen Zeiterfassung – und denken Sie dabei von Anfang an an die Skalierbarkeit. Nostradamus bietet Ihnen eine Lösung, die von der Zeiterfassung über die Kassensystem-Integration bis zur vollständigen Dienstplan-Software alles abdeckt. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und sehen Sie selbst, wie viel einfacher Personalmanagement sein kann.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung am Kassensystem

Reicht die Zeiterfassung über mein Kassensystem für die gesetzlichen Anforderungen?

Für die grundlegende Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG (Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit) kann ein Kassenmodul ausreichen. Für die vollständige Compliance nach dem BAG-Beschluss 2022 und der geplanten ArbZG-Novelle 2026 – insbesondere Höchstarbeitszeiten-Monitoring, Ruhezeiten-Überwachung und Manipulationssicherheit – benötigen die meisten Betriebe jedoch eine umfassendere Lösung.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Minijobber?

Ja, und sogar besonders streng. Für Minijobber gilt die MiLoG-Dokumentationspflicht branchenunabhängig und ohne Schwellenwert. Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb von sieben Tagen aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden.

Was passiert, wenn der Zoll kontrolliert und meine Zeiterfassung nicht in Ordnung ist?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft die Einhaltung der MiLoG-Dokumentationspflichten. Bei fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Aufzeichnungen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Zudem kann bei einer Geldbuße ab 2.500 € der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen folgen. Im Zweifel entscheidet der Zoll zugunsten der Arbeitnehmer, was zu erheblichen Nachzahlungsforderungen führen kann.

Brauche ich zusätzlich eine separate Zeiterfassungssoftware oder reicht das Kassenmodul?

Das hängt von Ihrer Betriebsgröße und Ihren Anforderungen ab. Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden und einem Standort kann das Kassenmodul als Einstieg genügen. Sobald Sie mehrere Standorte betreiben, komplexe Schichtmodelle haben, Zuschläge automatisch berechnen oder Zeitdaten direkt an DATEV übergeben wollen, lohnt sich eine spezialisierte Workforce-Management-Lösung.

Wie aufwendig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwendig, als viele Betriebe befürchten. Ein Zeiterfassungsmodul im Kassensystem lässt sich oft innerhalb weniger Stunden aktivieren. Spezialisierte WFM-Lösungen wie Nostradamus sind in unter einer Woche implementiert. Der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten durch Einsparungen bei Personalkosten und Verwaltungsaufwand.

Welche Übergangsfristen gibt es für kleine Betriebe?

Die geplante ArbZG-Novelle sieht gestaffelte Fristen vor: Großunternehmen sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sein. Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen bleiben – manuelle Aufzeichnungen können für diese Kleinstbetriebe weiterhin genügen. Beachten Sie jedoch: Die grundsätzliche Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss gilt bereits jetzt für alle Arbeitgeber.