Zeiterfassung Gärtner: Vorlage, Pflichten & App

Das Thema kurz und kompakt

• Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits jetzt – auch im Gartenbau. Auf Basis des BAG-Beschlusses von 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Für Gartenbaubetriebe gelten durch das Mindestlohngesetz zusätzlich verschärfte Dokumentationspflichten.
• Der GaLaBau stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Wechselnde Baustellen, das Kolonnenprinzip, Saisonarbeitskräfte und das tarifliche Jahresarbeitszeitkonto machen eine saubere Arbeitszeitdokumentation anspruchsvoll – aber umso wichtiger.
• Manuelle Stundenzettel kosten mehr, als die meisten Betriebe ahnen. Allein die administrative Abwicklung kann bei einem 8-Mitarbeiter-Betrieb über 8.000 € pro Jahr verschlingen – Fehler bei Lohnabrechnung und Nachkalkulation nicht eingerechnet.
• Digitale Lösungen machen Zeiterfassung auf der Baustelle praktikabel. Mit einer Software wie Nostradamus lassen sich Arbeitszeiten mobil per App erfassen, automatisch auf Gesetzeskonformität prüfen und direkt für Personalplanung und Lohnvorbereitung nutzen – auch im Vorarbeiter-Modell mit einem Gerät pro Kolonne.

Warum Zeiterfassung im Gartenbau kein „Nice-to-have“ mehr ist

Die aktuelle Rechtslage: EuGH, BAG und was das für Ihren Betrieb bedeutet

Die Frage, ob Sie als Gärtnereibetrieb oder GaLaBau-Unternehmen Arbeitszeiten erfassen müssen, ist eindeutig beantwortet: Ja, und zwar schon heute. Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH, Az. C-55/18), dass Arbeitgeber verlässliche, zugängliche und objektive Systeme zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe im September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für Deutschland konkretisiert: Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit vollständig zu erfassen – nicht nur Überstunden, sondern die gesamte geleistete Arbeitszeit.

Aktuell besteht noch Formfreiheit: Die Erfassung kann auf Papier, in Excel-Tabellen oder digital erfolgen. Doch der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung vor. Die Bundesregierung arbeitet daran, diese Pflicht verbindlich ins Arbeitszeitgesetz zu überführen – übereinstimmend wird die Umsetzung für 2026 erwartet. Für Gartenbaubetriebe bedeutet das: Wer jetzt noch ausschließlich auf handschriftliche Stundenzettel setzt, sollte den Umstieg planen.

MiLoG-Pflichten im Gartenbau – warum die Branche besonders im Fokus steht

Für Gartenbaubetriebe kommt eine weitere Verpflichtung hinzu: Das Mindestlohngesetz (MiLoG) zählt den Gartenbau zu den Branchen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko. § 17 MiLoG schreibt vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € brutto pro Stunde.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig unangemeldete Baustellenkontrollen durch – und prüft dabei gezielt Stundennachweise und die Einhaltung des Mindestlohns. Gerade in der Hochsaison, wenn Saisonarbeitskräfte im Einsatz sind, steigt die Kontrollhäufigkeit. Wer dann keine vollständigen Unterlagen vorweisen kann, riskiert empfindliche Konsequenzen.

Bußgelder und Sanktionen: Wie hoch ist das Risiko wirklich?

Die fehlende Zeiterfassung ist derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt – aber die behördliche Durchsetzung nimmt spürbar zu. Das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigte im August 2024 (Az. 15 K 964/24), dass Arbeitsschutzbehörden die Arbeitszeiterfassung konkret anordnen dürfen. Kommt ein Betrieb dieser Anordnung nicht nach, drohen Bußgelder nach dem Arbeitszeitgesetz von bis zu 30.000 € pro Verstoß. Bei Verstößen gegen die MiLoG-Dokumentationspflichten kann das Bußgeld sogar bis zu 500.000 € betragen. Bei vorsätzlichen Verstößen, die die Gesundheit von Arbeitnehmern gefährden, droht nach § 23 ArbZG sogar Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr.

Die Auslöser für behördliches Einschreiten können dabei unspektakulär sein: eine anonyme Beschwerde, eine routinemäßige Kontrolle oder schlicht der Eindruck, dass ohne Aufzeichnungen eine Überprüfung der Arbeitszeitvorgaben kaum möglich ist.

Typische Herausforderungen der Zeiterfassung im GaLaBau

Wechselnde Baustellen – warum stationäre Lösungen scheitern

Im Garten- und Landschaftsbau gibt es keinen festen Arbeitsort. Rund 19.900 GaLaBau-Betriebe in Deutschland schicken ihre Teams täglich auf wechselnde Baustellen, Privatgärten oder öffentliche Grünanlagen. Eine stationäre Stempeluhr im Betriebshof erfasst bestenfalls die An- und Abreise – nicht aber die tatsächliche Arbeitszeit auf der Baustelle. Mobile Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet ist deshalb die einzig praktikable Lösung für die Branche.

Das Kolonnenprinzip: Wenn der Vorarbeiter für alle stempelt

GaLaBau-Betriebe arbeiten typischerweise in Kolonnen von drei bis sechs Mitarbeitern. Nicht jeder Kolonnenarbeiter hat oder braucht ein eigenes Smartphone – schon gar nicht Saisonkräfte, die nur wenige Wochen im Betrieb sind. Die Praxis zeigt: Ein Gerät pro Kolonne, auf dem der Vorarbeiter die Zeiten des gesamten Teams erfasst, ist das pragmatischste Modell. Entscheidend ist, dass das eingesetzte System diese Vorarbeiter-Erfassung unterstützt und die Zeiten trotzdem individuell pro Mitarbeiter dokumentiert.

Rüstzeiten und Fahrzeiten – ab wann zählt die Arbeitszeit?

Szenario: 6:30 Uhr am Betriebshof. Die Kolonne trifft ein, die Mitarbeiter ziehen sich um, laden Material und Werkzeug auf den Transporter. Um 7:00 Uhr fährt das Firmenfahrzeug zur Baustelle, Ankunft 7:45 Uhr. Ab wann läuft die Arbeitszeit?

Rechtlich gilt: Sobald der Arbeitnehmer am Betriebshof erscheint und weisungsgebunden handelt – etwa Material auflädt oder den Transporter fährt -, beginnt die Arbeitszeit. Die Fahrt im Firmenfahrzeug zur Baustelle ist in der Regel Arbeitszeit, nicht erst die Ankunft vor Ort. Viele Betriebe unterschätzen diesen Punkt, was bei Prüfungen zu Nachforderungen führen kann. Der BRTV GaLaBau regelt zudem eine Fahrtkostenabgeltung für Mitarbeiter, deren Baustelle mindestens 10 km von der Wohnung entfernt ist und die kein Firmenfahrzeug nutzen. Ab 75 km Entfernung und mehr als 75 Minuten Fahrtzeit steht den Mitarbeitern eine Wegezeitentschädigung zu.

Saisonarbeit und hohe Fluktuation: Die besondere MiLoG-Falle

Der Gartenbau ist eine der saisonalsten Branchen Deutschlands. Im Erwerbsgartenbau machen Saisonarbeitskräfte rund 77 % der Arbeitskräfte aus. Auch im GaLaBau steigt die Belegschaft in den Sommermonaten deutlich an. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die erweiterte Regelung für kurzfristige Beschäftigung in landwirtschaftlichen Betrieben: 90 Tage oder 15 Wochen pro Kalenderjahr statt der allgemeinen 70 Tage.

Für die Zeiterfassung bedeutet das: Jede Saisonarbeitskraft muss ab dem ersten Arbeitstag vollständig dokumentiert werden – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die MiLoG-Dokumentationspflicht kennt keine Einarbeitungsphase. Und genau in der Hochsaison, wenn die Saisonkräfte im Einsatz sind, finden bevorzugt Zollprüfungen statt.

Witterungsausfälle und Saison-Kurzarbeitergeld

Im GaLaBau gehören witterungsbedingte Ausfallstunden zum Alltag – besonders in der gesetzlichen Schlechtwetterzeit von Dezember bis März. Das korrekte Führen von Arbeitszeitkonten ist Voraussetzung für den Bezug von Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-KuG). Ohne lückenlose Dokumentation der tatsächlich geleisteten und der ausgefallenen Stunden lässt sich der Anspruch gegenüber der Agentur für Arbeit nicht belegen. Auch der Monatslohn mindert sich laut BRTV in Höhe des rechnerischen Lohnes für Ausfallstunden – was eine exakte Zeiterfassung zwingend voraussetzt.

Nachkalkulation: Zeiterfassung als betriebswirtschaftlicher Hebel

Zeiterfassung ist im GaLaBau weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Wenn Arbeitszeiten je Baustelle und Auftrag erfasst werden, entsteht die Grundlage für eine fundierte Nachkalkulation. Viele Betriebe stellen fest, dass einzelne Projekte unrentabel sind – wissen aber nicht, warum. Erst die projektbezogene Auswertung der tatsächlich geleisteten Stunden zeigt, wo Kalkulationen zu knapp waren, wo Prozesse ineffizient laufen und wo künftig besser geplant werden muss. Die erfassten Zeiten sind damit zugleich die Basis für Lohnabrechnung, Abrechnung gegenüber Auftraggebern und die strategische Betriebssteuerung.

Tarifvertragliche Besonderheiten im GaLaBau

Der BRTV GaLaBau: 39-Stunden-Woche und Jahresarbeitszeitkonto

Der Bundes-Rahmentarifvertrag (BRTV) für den Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau ist allgemeinverbindlich – er gilt also für alle GaLaBau-Betriebe, unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft. Die regelmäßige tarifliche Wochenarbeitszeit beträgt im Jahresdurchschnitt 39 Stunden (ohne Pausen). Der aktuelle Ecklohn (Lohngruppe 4.2.a, Landschaftsgärtner mit Abschlussprüfung) liegt seit Juli 2025 bei 20,24 € und steigt ab Juli 2026 auf 20,91 €.

Besonders relevant für die Zeiterfassung ist das tarifliche Jahresarbeitszeitmodell nach § 4a BRTV. Es erlaubt, im Sommer mehr und im Winter weniger zu arbeiten – bei gleichbleibendem Monatslohn. Für jeden teilnehmenden Mitarbeiter muss der Arbeitgeber ein Ausgleichsstundenkonto führen. Die Vereinbarung der Jahresarbeitszeit erfolgt in Betrieben mit Betriebsrat durch Betriebsvereinbarung, in Betrieben ohne Betriebsrat durch individuelle, schriftliche Vereinbarung. Die Jahresarbeitszeitvereinbarung muss der Einzugsstelle Garten- und Landschaftsbau (EWGaLa) nachgewiesen werden.

Überzeitenregelung und Zuschläge korrekt erfassen

Überzeit wird laut BRTV mit einem Zuschlag von 25 % je Stunde in das Arbeitszeitkonto des nächsten Ausgleichszeitraums eingestellt. Das bedeutet: Ihr Zeiterfassungssystem muss nicht nur die reinen Arbeitsstunden dokumentieren, sondern auch erkennen, wann tarifliche Überzeitgrenzen überschritten werden, und die entsprechenden Zuschläge korrekt zuordnen. Hinzu kommen Verpflegungszuschüsse bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von zu Hause – auch hier ist die exakte Erfassung der Arbeitszeit die Berechnungsgrundlage.

Methoden im Vergleich: Stundenzettel, Excel oder App?

Handschriftliche Stundenzettel – noch rechtskonform?

Juristisch sind handschriftliche Stundenzettel derzeit noch zulässig. Das BAG hat klargestellt, dass die Zeiterfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen muss. In der Praxis zeigen sich jedoch erhebliche Schwächen: Zettel werden vergessen, sind unleserlich, gehen verloren oder werden nachträglich „angepasst“. Auf der Baustelle – bei Regen, Schmutz und Zeitdruck – ist sorgfältiges Ausfüllen kaum realistisch. Hinzu kommt: Bei einer Zollkontrolle auf der Baustelle müssen die Stundennachweise sofort verfügbar sein. Liegen die Zettel im Büro, haben Sie ein Problem.

Excel-Tabellen: Grenzen der manuellen Nacherfassung

Viele GaLaBau-Betriebe nutzen Excel-Tabellen, um die handschriftlichen Stundenzettel im Büro zu übertragen und aufzubereiten. Grundsätzlich ist das zulässig – vorausgesetzt, die Tabellen werden korrekt und zeitnah geführt. Das Problem liegt nicht in Excel selbst, sondern in der Art der Nutzung: Wenn Daten erst Tage später übertragen werden, Einträge unvollständig sind oder Formeln fehlerhaft kopiert werden, entstehen genau die Lücken, die bei Prüfungen auffallen. Für den Einstieg kann eine gut strukturierte Excel-Vorlage dennoch eine sinnvolle Übergangslösung sein.

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Digitale Zeiterfassung per App – für wen lohnt es sich?

Für GaLaBau-Betriebe mit mehr als drei bis vier Mitarbeitern überwiegen die Vorteile einer digitalen Lösung deutlich. Die Arbeitszeiten werden direkt auf der Baustelle erfasst – per Smartphone oder Tablet, mit einem Klick zum Starten und Beenden. Das System erkennt automatisch Abweichungen, berechnet Pausen und Überstunden und prüft die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten. Die Daten stehen sofort für Lohnvorbereitung, Nachkalkulation und behördliche Nachweise zur Verfügung. Gerade das Vorarbeiter-Modell – ein Gerät pro Kolonne – macht den Einstieg auch für kleinere Betriebe praktikabel und kostengünstig.

So gelingt der Umstieg: In 5 Schritten zur digitalen Zeiterfassung

Schritt 1: Anforderungen definieren

Bevor Sie eine Software auswählen, klären Sie, was genau erfasst werden muss: Arbeitszeiten pro Mitarbeiter, Zuordnung zu Baustellen oder Projekten, Pausen, Fahrzeiten, Maschinenstunden? Im GaLaBau ist die projektbezogene Erfassung besonders wertvoll, weil sie die Nachkalkulation ermöglicht. Listen Sie außerdem auf, welche Schnittstellen Sie benötigen – etwa zur Lohnbuchhaltung (z.B. DATEV) oder zu bestehender Bausoftware. Wenn Sie parallel auch Ihre Dienstpläne und Kolonnenzuteilungen optimieren möchten, sollte die Lösung auch Planungsfunktionen bieten.

Schritt 2: Das Vorarbeiter-Modell – Start mit einem Gerät pro Kolonne

Sie müssen nicht jedem Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung stellen. In der Praxis hat sich bewährt, dass der Vorarbeiter oder Kolonnenführer die Zeiten des gesamten Teams auf einem Gerät erfasst. Das ist besonders sinnvoll bei Saisonkräften mit geringen Deutschkenntnissen oder hoher Fluktuation. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung eine mobile App bietet, die diese Team-Erfassung unterstützt und die Zeiten trotzdem individuell pro Mitarbeiter dokumentiert.

Schritt 3: Mitarbeiter einbinden – auch Saisonkräfte

Der Erfolg jeder Zeiterfassung steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum die Erfassung notwendig ist – nicht als Kontrolle, sondern als Schutz (korrekte Bezahlung, Nachweis bei Streitigkeiten, gesetzliche Absicherung). Saisonarbeitskräfte sollten am ersten Arbeitstag eingewiesen werden. Wenn die Lösung intuitiv bedienbar ist – idealerweise ein Klick zum Stempeln -, sinkt die Hemmschwelle erheblich. Auch die digitale Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten lässt sich dabei gleich mit einführen.

Schritt 4: Integration in bestehende Prozesse

Die größte Zeitersparnis entsteht, wenn die erfassten Daten nahtlos in Ihre Lohnabrechnung und Nachkalkulation fließen. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf Schnittstellen zu gängigen Systemen – etwa eine DATEV-Integration für die Lohnbuchhaltung. So vermeiden Sie doppelte Dateneingabe und reduzieren Fehlerquellen. Für die saisonale Planung können Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten helfen, die richtige Anzahl Mitarbeiter für die kommenden Wochen einzuplanen.

Schritt 5: Datenschutz und Betriebsrat beachten

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Bei der Erfassung und Verarbeitung müssen Sie die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung Daten auf sicheren europäischen Servern speichert und hierarchie-basierte Berechtigungen für sensible Daten bietet. Falls Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat: Dieser hat kein Mitbestimmungsrecht bei der Frage, ob ein Zeiterfassungssystem eingeführt wird – wohl aber bei der Ausgestaltung des Systems (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG).

Was Gärtner bei einer Zollkontrolle auf der Baustelle wissen müssen

Was die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls kann jederzeit unangemeldet auf Ihrer Baustelle erscheinen. Geprüft werden insbesondere: Stundennachweise mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die Einhaltung des Mindestlohns (seit 2026: 13,90 €/Stunde), Sozialversicherungsmeldungen und Aufenthaltsgenehmigungen bei ausländischen Saisonkräften. Gartenbaubetriebe gehören zu den Branchen, die der Zoll besonders häufig kontrolliert.

Welche Dokumente sofort verfügbar sein müssen

Bei einer Kontrolle auf der Baustelle müssen die Stundennachweise der anwesenden Mitarbeiter unmittelbar vorgelegt werden können – nicht erst nach einem Anruf im Büro. Bei handschriftlichen Stundenzetteln, die im Betrieb gesammelt werden, ist das kaum möglich. Mit einer digitalen Zeiterfassung sind die Nachweise auf Knopfdruck abrufbar – direkt auf dem Smartphone des Vorarbeiters oder über die Management-App.

Praxis-Tipp: So sind Sie in 60 Sekunden prüfungsbereit

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten digital erfassen, können Sie bei einer Zollkontrolle innerhalb von Sekunden die vollständigen Stundennachweise mit Pausenzeiten für jeden anwesenden Mitarbeiter aufrufen. Das schafft Vertrauen bei den Prüfern und vermeidet langwierige Nachprüfungen. Stellen Sie sicher, dass auch die Arbeitsverträge und Sozialversicherungsnachweise der Saisonkräfte griffbereit sind – idealerweise ebenfalls digital hinterlegt.

Kostenvergleich: Was Sie die Zettelwirtschaft wirklich kostet

Viele Betriebsinhaber unterschätzen die versteckten Kosten manueller Zeiterfassung. Ein konkretes Rechenbeispiel macht die Dimension deutlich:

Rechenbeispiel: GaLaBau-Betrieb mit 8 Mitarbeitern, 3 Kolonnen

Hinzu kommen nicht quantifizierbare Kosten: fehlerhafte Lohnabrechnungen, ungenaue Nachkalkulationen, die zu Fehlentscheidungen bei künftigen Angeboten führen, und das Bußgeldrisiko bei Prüfungen. Die Investition in eine digitale Zeiterfassungslösung amortisiert sich für die meisten Betriebe innerhalb weniger Wochen.

Digitale Zeiterfassung mit Nostradamus: Praxistauglich für den Gartenbau

Nostradamus bietet als KI-gestützte Workforce-Management-Software eine Lösung, die die spezifischen Anforderungen von Betrieben mit mobilen Teams und saisonalen Schwankungen adressiert. Die digitale Zeiterfassung funktioniert per Mitarbeiter-App auf dem Smartphone oder Tablet – mit einem Klick zum Starten und Beenden der Arbeitszeit. Alternativ können Mitarbeiter sich per PIN-Code an einem stationären Zeiterfassungssystem am Betriebshof anmelden.

Für GaLaBau-Betriebe besonders relevant: Das System berechnet Pausen automatisch, erkennt Abweichungen und überwacht die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Die erfassten Daten fließen über die DATEV-Integration direkt in die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Dateneingabe, ohne mühsames Entziffern von Stundenzetteln. Mit der Management-App behalten Betriebsinhaber Personalkosten und Auslastung jederzeit im Blick – auch von unterwegs. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Checkliste: Ist Ihr Gartenbaubetrieb gesetzeskonform?

Prüfen Sie anhand dieser 10 Punkte, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen standhält:

• 1. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit werden für jeden Mitarbeiter erfasst – nicht nur Überstunden, sondern die gesamte Arbeitszeit.
• 2. Die Aufzeichnungen erfolgen spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung – wie vom MiLoG gefordert.
• 3. Pausenzeiten werden dokumentiert – Beginn, Ende und Dauer jeder Pause.
• 4. Die Aufzeichnungen werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt – gemäß § 17 MiLoG.
• 5. Saisonarbeitskräfte sind ab dem ersten Tag einbezogen – ohne Ausnahme.
• 6. Fahrzeiten vom Betriebshof zur Baustelle werden als Arbeitszeit erfasst – sofern die Mitarbeiter weisungsgebunden handeln.
• 7. Stundennachweise sind auf der Baustelle sofort verfügbar – für den Fall einer Zollkontrolle.
• 8. Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten werden eingehalten und dokumentiert – max. 10 h/Tag nach ArbZG, mind. 11 h Ruhezeit.
• 9. Das Arbeitszeitkonto wird korrekt geführt – falls Sie das Jahresarbeitszeitmodell nach BRTV nutzen.
• 10. Witterungsbedingte Ausfallstunden werden separat dokumentiert – als Voraussetzung für Saison-Kurzarbeitergeld.

Wenn Sie bei mehr als zwei Punkten unsicher sind, ist es Zeit zu handeln. Eine digitale Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung kann die meisten dieser Anforderungen automatisch abdecken.

Fazit: Zeiterfassung im Gartenbau – jetzt richtig aufstellen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist für Gärtner und GaLaBau-Betriebe keine Zukunftsmusik – sie gilt bereits heute. Mit der erwarteten gesetzlichen Verankerung der elektronischen Zeiterfassungspflicht im Jahr 2026 steigen Kontrollierbarkeit und Sanktionsrisiko weiter. Gleichzeitig bietet die Branche mit ihren wechselnden Baustellen, dem Kolonnenprinzip, hoher Saisonalität und dem tariflichen Jahresarbeitszeitkonto besondere Herausforderungen, die mit Papier und manuellen Prozessen kaum noch zu bewältigen sind.

Die gute Nachricht: Der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung ist weder teuer noch kompliziert. Mit dem Vorarbeiter-Modell – ein Gerät pro Kolonne – können auch kleine Betriebe sofort starten. Die erfassten Daten dienen nicht nur der Compliance, sondern werden zum betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrument für Nachkalkulation, Lohnabrechnung und Personalplanung.

Nostradamus unterstützt Sie dabei mit einer Lösung, die mobile Zeiterfassung, automatische Gesetzeskonformität und nahtlose Integration in Ihre Lohnbuchhaltung vereint – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat, implementierbar in unter einer Woche. Testen Sie Nostradamus und erleben Sie, wie viel einfacher Zeiterfassung auf der Baustelle sein kann.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Gartenbau

Muss ich als GaLaBau-Betrieb die Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit vollständig zu erfassen. Für Gartenbaubetriebe gilt zusätzlich die verschärfte Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG, da die Branche zu den Wirtschaftszweigen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko zählt.

Reichen handschriftliche Stundenzettel noch aus?

Derzeit ja – das BAG hat klargestellt, dass die Erfassung auch auf Papier oder in Excel erfolgen kann. Allerdings müssen die Aufzeichnungen zuverlässig, zugänglich und objektiv sein. In der Praxis sind handschriftliche Zettel fehler- und manipulationsanfällig. Mit der erwarteten Einführung der elektronischen Zeiterfassungspflicht 2026 wird eine digitale Lösung voraussichtlich verpflichtend.

Zählt die Fahrzeit zur Baustelle als Arbeitszeit?

Wenn Ihre Mitarbeiter am Betriebshof erscheinen, dort Material laden und dann mit dem Firmenfahrzeug zur Baustelle fahren, gilt die Zeit ab Erscheinen am Betriebshof in der Regel als Arbeitszeit. Entscheidend ist, ob der Mitarbeiter weisungsgebunden handelt. Die direkte Fahrt von der Wohnung zur Baustelle mit dem Privatfahrzeug ist dagegen grundsätzlich keine Arbeitszeit – hier greift ggf. die tarifliche Fahrtkostenabgeltung ab 10 km Entfernung.

Wie funktioniert das Jahresarbeitszeitkonto im GaLaBau?

Das Jahresarbeitszeitmodell nach § 4a BRTV ermöglicht es, im Sommer mehr und im Winter weniger zu arbeiten – bei gleichbleibendem Monatslohn. Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung (Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung) und die Führung eines Ausgleichsstundenkontos für jeden teilnehmenden Mitarbeiter. Die Vereinbarung muss der EWGaLa nachgewiesen werden. Ohne lückenlose Zeiterfassung ist dieses Modell nicht administrierbar.

Muss ich auch die Zeiten meiner Saisonarbeiter erfassen?

Unbedingt – und zwar ab dem ersten Arbeitstag. Gerade für Saisonarbeitskräfte gilt die MiLoG-Dokumentationspflicht besonders streng. Die Aufzeichnungen müssen spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung vorliegen und 2 Jahre aufbewahrt werden. Ausgenommen sind lediglich enge Familienangehörige des Arbeitgebers.

Was kostet eine digitale Zeiterfassungslösung für einen kleinen GaLaBau-Betrieb?

Professionelle Lösungen wie Nostradamus starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Für einen Betrieb mit 8 Mitarbeitern bedeutet das Kosten von unter 300 € pro Jahr – bei gleichzeitiger Einsparung von geschätzt 8.000-10.000 € an administrativem Aufwand. Die Implementierung ist in der Regel in unter einer Woche abgeschlossen, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten.

Gilt die Erfassungspflicht auch für Familienangehörige?

Enge Familienangehörige, die der Arbeitgeber beschäftigt, sind von der MiLoG-Dokumentationspflicht befreit. Die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz gilt jedoch grundsätzlich für alle Beschäftigten. In der Praxis empfiehlt es sich, auch für Familienangehörige Arbeitszeiten zu dokumentieren – allein schon für die eigene Betriebssteuerung und um bei Prüfungen keine Unklarheiten aufkommen zu lassen.