Zeiterfassung Eventbranche: Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits jetzt für alle Arbeitgeber in der Eventbranche. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden – unabhängig davon, ob ein konkretes Gesetz zur elektronischen Erfassung verabschiedet wurde.
• Die Eventbranche steht vor besonderen Herausforderungen. Wechselnde Einsatzorte, Nacht- und Feiertagsarbeit, extreme Arbeitszeitspitzen und ein Mix aus Festangestellten, Minijobbern und Freelancern machen eine manuelle Zeiterfassung fehleranfällig und riskant.
• Verstöße können teuer werden. Bußgelder bis zu 30.000 €, Strafbarkeit bei vorsätzlichen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und Beweislastumkehr bei Überstundenstreitigkeiten machen eine lückenlose Dokumentation unverzichtbar.
• Digitale Lösungen schaffen Rechtssicherheit und sparen Zeit. Software wie Nostradamus ermöglicht die digitale Zeiterfassung per App, automatische Pausenberechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – auch bei wechselnden Event-Locations und komplexen Zuschlagsberechnungen.

Warum Zeiterfassung in der Eventbranche Pflicht ist

Die Veranstaltungsbranche lebt von Flexibilität: Lange Festivalnächte, frühe Messeaufbauten, Wochenend-Events. Doch genau diese Arbeitsrealität macht eine systematische Zeiterfassung nicht nur sinnvoll, sondern rechtlich zwingend. Die Aussage „Würden wir uns an das Arbeitszeitgesetz halten, könnten wir keine Veranstaltungen machen“ ist in der Branche erstaunlich oft zu hören – doch branchenübliche Illegalität führt nicht in die Legalität.

Das EuGH-Stechuhr-Urteil von 2019

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Dem Urteil vorausgegangen war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE. Dieses Urteil legte den europarechtlichen Grundstein für die Zeiterfassungspflicht – auch in Deutschland.

Der BAG-Beschluss vom September 2022: Was jetzt gilt

Die Paukenschlag-Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) machte die Zeiterfassungspflicht für deutsche Arbeitgeber unmissverständlich. Das BAG stellte fest: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und dient ausdrücklich dem gesundheitlichen Schutz der Beschäftigten.

Wichtig für Eventunternehmen: Die Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist, unabhängig von der Betriebsgröße. Die Zeiterfassung kann zwar an die Arbeitnehmer delegiert werden, der Arbeitgeber behält jedoch eine Anleitungs- und Kontrollpflicht. Er muss die Mitarbeiter über Umfang und Modalitäten informieren und die Einhaltung zumindest stichprobenartig überprüfen.

Der aktuelle Stand 2026: Arbeitszeitreform und elektronische Zeiterfassungspflicht

Im Laufe des Jahres 2026 stehen zwei wichtige Änderungen des deutschen Arbeitsrechts an: die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung und eine mögliche Umstellung von der täglichen auf die wöchentliche Höchstarbeitszeit. Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD enthält Pläne zur gesetzlichen Regelung der elektronischen Zeiterfassung.

Der Referentenentwurf des BMAS sieht gestaffelte Übergangsfristen vor: Großunternehmen sollen die elektronische Erfassung spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten einführen, Betriebe bis 250 Mitarbeitende haben zwei Jahre Zeit, kleinere Betriebe bis 50 Mitarbeitende bis zu fünf Jahre. Kleinbetriebe unter 10 Beschäftigten sollen ausgenommen sein. Achtung: Da das Gesetz bislang nicht verabschiedet wurde, laufen diese Fristen noch nicht. Die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung aus dem BAG-Beschluss gilt aber bereits heute.

Was passiert bei Verstößen? Bußgelder, Strafbarkeit und Beweislastumkehr

Wer die Zeiterfassungspflicht ignoriert, riskiert erhebliche Konsequenzen:

• Bußgelder bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitsschutzgesetz (§ 25 ArbSchG)
• Strafbarkeit: Vorsätzliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz sind eine Straftat (§ 23 ArbZG), insbesondere wenn die Gesundheit von Arbeitnehmern gefährdet wird
• Beweislastumkehr: Fehlt ein geeignetes Zeiterfassungssystem, trägt der Arbeitgeber im Streitfall regelmäßig das Risiko – etwa bei Überstundenklagen
• Behördliche Anordnung: Das Verwaltungsgericht Hamburg hat bestätigt, dass Behörden die Einführung eines Zeiterfassungssystems per Anordnung erzwingen können (§ 22 Abs. 3 ArbSchG)

Die 5 größten Mythen zur Zeiterfassungspflicht auf Events

Besondere Herausforderungen der Eventbranche

Die Zeiterfassung in der Veranstaltungsbranche unterscheidet sich grundlegend von klassischen Büro- oder Einzelhandelsumgebungen. Wer hier mit Standardlösungen arbeitet, stößt schnell an Grenzen.

Wechselnde Einsatzorte – warum stationäre Lösungen scheitern

Jedes Event findet an einem anderen Ort statt: Heute eine Messe in Frankfurt, morgen ein Firmen-Event in München, nächste Woche ein Festival auf dem Land. Stationäre Stempeluhren können hier nur als Ergänzung dienen – etwa am Backstage-Eingang einer festen Spielstätte. Für den Großteil der Branche braucht es mobile Lösungen, die auf dem Smartphone funktionieren und idealerweise auch ohne stabile Internetverbindung Zeiten erfassen.

Extreme Arbeitszeiten: Höchstarbeitszeit, Pausen und die 11-Stunden-Ruhezeit

In der Eventbranche sind keine klassischen Drei-Schicht-Modelle üblich, sondern projektbezogene Einsätze mit teils 12 bis 16 Stunden an einem Tag für Aufbau, Durchführung und Abbau. Das Arbeitszeitgesetz setzt hier klare Grenzen:

• Tägliche Höchstarbeitszeit: 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn der Durchschnitt von 8 Stunden innerhalb von 6 Monaten eingehalten wird (§ 3 ArbZG)
• Pausenregelung: Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Längstens 6 Stunden ohne Pause (§ 4 ArbZG)
• Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit (§ 5 ArbZG)

Praxisbeispiel: Wenn ein Veranstalter nur 3 Arbeitnehmer hat, aber mit diesen die Veranstaltung nicht innerhalb der gesetzlichen Grenzen aufbauen, durchführen und abbauen kann, liegt kein Notfall vor. Der Arbeitgeber hätte mehr Personal einplanen müssen. Eine saubere Personalplanung ist daher die Grundlage für gesetzeskonforme Arbeitszeiten.

Die Mischung aus Festangestellten, Minijobbern und Freelancern

Kaum eine Branche arbeitet mit so vielen unterschiedlichen Beschäftigungsformen gleichzeitig: Festangestellte Veranstaltungstechniker, studentische Aushilfen als Stagehands, Minijobber im Catering und Freelancer für Licht- und Tontechnik. Jede Gruppe hat eigene Dokumentationspflichten:

Die Branche befindet sich aufgrund der Freelancer-Thematik und des Risikos der Scheinselbstständigkeit im Wandel hin zu mehr fest angestellten Mitarbeitern. Das erhöht den Bedarf an professioneller Zeiterfassung zusätzlich.

Sonn- und Feiertagsarbeit auf Events: Was erlaubt ist

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen von 0:00 bis 24:00 Uhr nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG). Für Veranstaltungen gelten Ausnahmen nach § 10 ArbZG – allerdings nur, wenn die Veranstaltung gerade an einem Sonntag von der Allgemeinheit in Anspruch genommen werden soll.

Häufig übersehen: Unter das Sonntagsarbeitsverbot fallen grundsätzlich auch Aufbau- und Abbauarbeiten. Diese dürfen an einem Sonntag nur durchgeführt werden, wenn sie unabdingbar notwendig und ausschließlich am Sonntag durchführbar sind. Wer den Aufbau auch am Samstag hätte erledigen können, riskiert einen Verstoß.

Weitere Regeln für Sonntagsarbeit:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen für jeden Arbeitnehmer arbeitsfrei bleiben
• Für Sonntagsarbeit muss innerhalb der nächsten zwei Wochen ein Ersatzruhetag gewährt werden
• Für Feiertagsarbeit muss innerhalb von acht Wochen ein Ersatzruhetag gewährt werden
• Schwangere Personen dürfen gemäß MuSchG nicht an Sonn- oder Feiertagen arbeiten

Nachtarbeit: Zuschlagspflicht und steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG

Nachtzeit im Sinne des ArbZG ist die Zeit von 23:00 bis 6:00 Uhr. Nachtarbeit liegt vor, wenn mehr als zwei Stunden in diese Zeitspanne fallen. Für Nachtarbeit besteht – anders als für Sonntagsarbeit – ein gesetzlicher Anspruch auf einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage (§ 6 Abs. 5 ArbZG).

Für Eventunternehmen besonders relevant sind die steuerfreien Zuschlagsgrenzen nach § 3b EStG (bei einem Grundstundenlohn bis 25 €):

• Nachtarbeit 20:00 – 0:00 Uhr: bis zu 40 % steuerfrei
• Nachtarbeit 0:00 – 6:00 Uhr: bis zu 25 % steuerfrei
• Sonntagsarbeit: bis zu 50 % steuerfrei
• Feiertagsarbeit: bis zu 125 % steuerfrei (an Weihnachten und 1. Mai: bis zu 150 %)
• Silvester ab 14:00 Uhr: bis zu 125 % steuerfrei

Diese Zuschläge können sich an einem einzigen Event-Abend kumulieren. Ohne eine korrekte, minutengenaue Zeiterfassung ist die Zuschlagskaskade weder beweisbar noch korrekt abrechenbar.

Praxis-Rechenbeispiel: Zuschlagskaskade bei einer Silvester-Gala

Ein Stagehand arbeitet am 31.12. von 14:00 Uhr bis 02:00 Uhr am 1.1. (12 Stunden Arbeitszeit, Grundstundenlohn 15 €):

Das bedeutet: An einem einzigen Event-Abend entstehen vier verschiedene Zuschlagskombinationen. Wer das manuell auf Stundenzetteln nachberechnet, riskiert Fehler bei der Lohnabrechnung, steuerliche Nachforderungen und Konflikte mit Mitarbeitern. Immer mehr Eventfirmen werden mit der Forderung nach Zahlung von Zuschlägen vor allem für Nachtarbeit konfrontiert – ohne lückenlose Zeiterfassung fehlt die Grundlage für eine korrekte Abrechnung.

Methoden der Zeiterfassung im Eventbetrieb im Vergleich

Nicht jede Zeiterfassungsmethode eignet sich für die besonderen Anforderungen der Veranstaltungsbranche. Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Ansätze mit ihren Stärken und Schwächen.

Manuelle Erfassung mit Excel und Stundenzetteln

Handschriftliche Stundenzettel und nachträglich geführte Excel-Listen sind in vielen Eventfirmen noch Alltag. Grundsätzlich gibt es aktuell keine gesetzliche Formvorschrift – theoretisch sind Papieraufzeichnungen also noch möglich. In der Praxis zeigen sich jedoch gravierende Schwächen:

• Nachträglich erfasste Stundenzettel sind fehleranfällig und im Streitfall schwer zu verteidigen
• Zuschlagsberechnungen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit müssen manuell erfolgen
• Keine automatische Prüfung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten
• Bei 50 oder mehr Mitarbeitern pro Event wird die manuelle Verwaltung extrem zeitaufwändig

Wenn Sie Ihre Excel-Listen nicht minutengenau und tagesaktuell führen, erfüllen sie die Anforderung an ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ nur schwer. Für den Übergang kann eine strukturierte Vorlage jedoch als Zwischenlösung dienen.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Eventbetriebe

• Sofort einsetzbar für die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
• Strukturierte Erfassung von Pausen und Überstunden
• Ideal als Übergangslösung bis zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung

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Mobile App-Lösungen

Bei Außeneinsätzen auf wechselnden Event-Locations ist eine mobile App-basierte Zeiterfassung die praxistauglichste Lösung. Die Crew meldet sich per Smartphone an und ab – mit einem Klick. Moderne Apps bieten zusätzlich GPS-Verifikation, um die Anwesenheit am Veranstaltungsort zu bestätigen.

Vorteile für die Eventbranche:

• Funktioniert an jedem Einsatzort – auch bei Festivals auf dem Land
• Offline-Fähigkeit für Locations ohne stabiles WLAN
• Echtzeit-Erfassung statt nachträglicher Stundenzettel
• Mitarbeiter können Verfügbarkeit und Schichten direkt einsehen

Datenschutz-Hinweis: GPS-Tracking erfordert die Einwilligung der Mitarbeiter und muss DSGVO-konform umgesetzt werden. Die Daten dürfen ausschließlich zur Zeiterfassung verwendet werden, nicht zur Bewegungsüberwachung.

Terminals und Stempeluhren vor Ort

Viele Dienstleister setzen zentrale Terminals ein, an denen sich Mitarbeiter per PIN-Code, Chip oder QR-Code einstempeln. Diese Methode eignet sich besonders für feste Spielstätten, Messehallen oder den Backstage-Bereich größerer Veranstaltungen. Für die typische Eventfirma mit wechselnden Locations ist sie jedoch nur als Ergänzung zur mobilen Erfassung sinnvoll.

Cloud-basierte Software mit automatischer Regelprüfung

Die umfassendste Lösung für Eventunternehmen ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Software, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Compliance-Prüfung in einem System vereint. Solche Lösungen bieten:

• Automatische Überwachung von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen
• Warnungen, bevor Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz entstehen
• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking
• Nahtlose Datenübertragung an die Lohnbuchhaltung (z. B. per DATEV-Schnittstelle)
• Hierarchie-basierte Berechtigungen für sensible Zeiterfassungsdaten

Anforderungen an eine Zeiterfassungslösung für Events

Nicht jede Zeiterfassungssoftware ist für die Eventbranche geeignet. Die besonderen Anforderungen – von wechselnden Locations über komplexe Zuschläge bis hin zu heterogenen Teams – erfordern spezifische Funktionen.

Checkliste: 10 Kriterien für Ihre Event-Zeiterfassungslösung

• Mobile Erfassung per App: Funktioniert auf jedem Smartphone, auch offline
• Ein-Klick-Stempeln: Schnelles An- und Abmelden ohne komplizierte Eingaben
• Automatische Pausenberechnung: Gesetzliche Pausen werden korrekt berechnet und dokumentiert
• Arbeitszeitgesetz-Compliance: Automatische Warnungen bei Überschreitung von Höchstarbeitszeiten und Unterschreitung von Ruhezeiten
• Jugendarbeitsschutz: Separate Regelprüfung für Beschäftigte unter 18 Jahren
• Zuschlagsrelevante Zeiterfassung: Minutengenaue Dokumentation für Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge
• Verschiedene Mitarbeitertypen: Unterschiedliche Erfassungsprofile für Festangestellte, Minijobber und Aushilfen
• Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Nahtlose Datenübertragung (z. B. DATEV-Integration)
• DSGVO-Konformität: Datenspeicherung auf sicheren europäischen Servern
• Kombinierbar mit Dienstplanung: Zeiterfassung und Einsatzplanung in einem System

Von der Zeiterfassung zur Abrechnung

Für Event-Dienstleister ist die Zeiterfassung nicht nur eine Compliance-Pflicht, sondern auch die Grundlage für die Kundenabrechnung. Wenn Stagehands, Techniker oder Servicekräfte an einen Auftraggeber verrechnet werden, brauchen Sie lückenlose Zeitnachweise. Digitale Systeme ermöglichen es, auf Knopfdruck Reports mit allen angefallenen Arbeitszeiten zu erzeugen, die als Nachweis zur Rechnung beigefügt werden können. Das spart Stunden an manueller Zusammenstellung nach jedem Event.

Wie Nostradamus die Zeiterfassung in der Eventbranche löst

Nostradamus bietet als cloud-basierte Workforce-Management-Software eine Komplettlösung, die Zeiterfassung und Dienstplanerstellung nahtlos verbindet – auch für Branchen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten wie die Veranstaltungswirtschaft.

Konkret profitieren Eventunternehmen von:

• Digitale Zeiterfassung per Mitarbeiter-App: Ein Klick zum Starten und Beenden der Arbeitszeit – auf jedem Smartphone, an jedem Einsatzort
• Stationäres Zeiterfassungssystem: PIN-Code oder Chip für die Vor-Ort-Erfassung an festen Spielstätten – hygienisch und sicher
• Automatische Compliance-Prüfung: Das System überwacht Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz automatisch
• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking: Abweichungen wie verspätetes Stempeln werden erkannt
• DATEV-Integration: Nahtlose Datenübertragung an die Lohnbuchhaltung, keine doppelte Dateneingabe
• DSGVO-konform: Alle Daten auf sicheren europäischen Servern

Durch die Kombination mit der Schnellplanungsfunktion und KI-gestützten Bedarfsprognosen können Eventunternehmen nicht nur Zeiten erfassen, sondern den gesamten Personaleinsatz optimieren. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten. Preislich startet Nostradamus ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Die Arbeitszeitreform 2026 als Chance für die Eventbranche

Die geplante Arbeitszeitreform könnte für die Eventbranche ein Gamechanger werden. Bisher gilt eine tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden (verlängerbar auf 10). Die Reform sieht vor, stattdessen ein wöchentliches Maximum von 48 Stunden einzuführen.

Neue Gestaltungsspielräume für Events

Das bedeutet: Innerhalb einer Woche könnten Mitarbeitende an einzelnen Tagen länger arbeiten – etwa bis zu 12 Stunden bei einem Festivalaufbau – sofern der wöchentliche Durchschnitt nicht überschritten wird. Für den typischen Event-Rhythmus (3 Tage intensiv, dann Ausgleich) wäre das ideal.

Aber: Diese Flexibilität setzt eine lückenlose Zeiterfassung zwingend voraus. Nur wer minutengenau dokumentiert, dass die 48-Stunden-Wochengrenze eingehalten wird, kann die neuen Spielräume rechtssicher nutzen. Ohne digitale Zeiterfassung wird die Reform für Eventunternehmen nicht nutzbar sein.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt schon heute, aber es besteht noch Gestaltungsfreiheit bei der Wahl des Systems. Diese Zeit sollten Eventunternehmen nutzen, um praxisnahe Lösungen zu finden und zu implementieren – bevor die elektronische Zeiterfassungspflicht mit konkreten Formvorgaben in Kraft tritt. Wer jetzt handelt, ist nicht nur compliant, sondern kann die Arbeitszeitreform als Wettbewerbsvorteil nutzen.

Schritt für Schritt: So stellen Sie Ihre Zeiterfassung um

Die Umstellung von Stundenzetteln oder unstrukturierten Excel-Listen auf eine digitale Zeiterfassung muss kein Mammutprojekt sein. Mit einem klaren Plan gelingt der Wechsel auch mitten in der Event-Saison.

Schritt 1: Ist-Zustand analysieren

Erfassen Sie zunächst, wie Arbeitszeiten aktuell dokumentiert werden. Wo gibt es Lücken? Welche Beschäftigungstypen (Festangestellte, Minijobber, Aushilfen) sind im Einsatz? Wie viele Mitarbeiter sind typischerweise pro Event aktiv? Diese Analyse bestimmt die Anforderungen an Ihre Lösung.

Schritt 2: Software evaluieren und Pilotprojekt starten

Testen Sie eine digitale Lösung zunächst bei einem einzelnen Event oder einem kleinen Team. Achten Sie auf die Kriterien aus der Checkliste oben – insbesondere mobile Erfassung, automatische Regelprüfung und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung. Eine Implementierung in unter einer Woche ist bei modernen Cloud-Lösungen realistisch.

Schritt 3: Mitarbeiter einbinden und schulen

Kommunizieren Sie transparent, warum die Zeiterfassung eingeführt wird: Sie dient dem gesundheitlichen Schutz der Beschäftigten, nicht der Überwachung. Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung der App und definieren Sie klare Prozesse für An- und Abmeldung auf Events.

Schritt 4: Betriebsvereinbarung erstellen

Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Erstellen Sie eine Betriebsvereinbarung, die Umfang, Methode und Datenschutzaspekte der Zeiterfassung regelt. Abwesenheiten und Urlaubsanträge lassen sich dabei gleich mit digitalisieren.

Fazit: Zeiterfassung in der Eventbranche – jetzt handeln statt abwarten

Die Zeiterfassungspflicht ist für Eventunternehmen keine Zukunftsmusik, sondern geltendes Recht. Wer weiterhin auf nachträgliche Stundenzettel und informelle WhatsApp-Meldungen setzt, riskiert Bußgelder, Nachzahlungsforderungen und Beweislastumkehr bei Streitigkeiten. Gleichzeitig bietet die geplante Arbeitszeitreform 2026 echte Chancen für die Branche – aber nur für Unternehmen, die ihre Arbeitszeiten lückenlos digital dokumentieren.

Die besonderen Herausforderungen der Eventbranche – wechselnde Locations, Nacht- und Feiertagsarbeit, komplexe Zuschlagskaskaden und heterogene Teams – erfordern eine Lösung, die über einfache Stempeluhren hinausgeht. Eine cloud-basierte Software wie Nostradamus kombiniert mobile Zeiterfassung per App, automatische Compliance-Prüfung und nahtlose Lohnvorbereitung in einem System – mit einer Implementierung in unter einer Woche und Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Starten Sie jetzt: Testen Sie Nostradamus und erleben Sie, wie einfach rechtssichere Zeiterfassung auf Events sein kann.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Eventbranche

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Freelancer auf Events?

Für echte Selbstständige gilt die Zeiterfassungspflicht nicht, da sie keine Arbeitnehmer sind. Allerdings ist das Risiko der Scheinselbstständigkeit in der Eventbranche besonders hoch. Wird ein vermeintlicher Freelancer nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, gelten alle Arbeitgeberpflichten – einschließlich Zeiterfassung und Sozialversicherungsbeiträge – rückwirkend. Prüfen Sie daher sorgfältig, ob Ihre Freelancer tatsächlich weisungsfrei und eigenverantwortlich arbeiten.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?

Aktuell gibt es keine Formvorschrift – das BAG verlangt lediglich ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“. Papieraufzeichnungen und Excel-Tabellen sind daher grundsätzlich noch möglich. Allerdings sind sie aus Gründen der Verlässlichkeit nicht empfehlenswert, insbesondere bei komplexen Zuschlagsberechnungen. Mit der geplanten elektronischen Zeiterfassungspflicht werden einfache Tabellen voraussichtlich nicht mehr ausreichen.

Muss ich Nachtarbeitszuschläge zahlen, wenn ein Event bis 2 Uhr geht?

Ja, wenn Mitarbeiter mehr als zwei Stunden in der Nachtzeit (23:00 bis 6:00 Uhr) arbeiten, haben sie nach § 6 Abs. 5 ArbZG Anspruch auf einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage. Die Zuschläge können zudem nach § 3b EStG steuerfrei sein: bis zu 25 % für Nachtarbeit ab 0:00 Uhr, bis zu 40 % für Nachtarbeit zwischen 20:00 und 0:00 Uhr – jeweils bei einem Grundstundenlohn bis 25 €.

Was passiert, wenn ich bei einer Kontrolle keine Zeitnachweise habe?

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft insbesondere die Einhaltung der MiLoG-Pflichten bei Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten. Zusätzlich tragen Sie bei fehlender Zeiterfassung das Beweisrisiko in Überstundenstreitigkeiten – Mitarbeiter können leichter Nachzahlungen durchsetzen.

Wie stelle ich die 11-Stunden-Ruhezeit bei Aufbau und Event sicher?

Die Einhaltung der Ruhezeit erfordert eine vorausschauende Personalplanung. Wenn der Aufbau am Vortag bis 23:00 Uhr dauert, darf dasselbe Team frühestens um 10:00 Uhr am Event-Tag beginnen. Planen Sie daher mit ausreichend Personal und gegebenenfalls unterschiedlichen Schichten für Aufbau und Durchführung. Digitale Planungstools mit automatischer Regelprüfung warnen Sie, bevor Verstöße entstehen.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Moderne cloud-basierte Lösungen sind in wenigen Tagen einsatzbereit. Bei Nostradamus ist eine Implementierung in unter einer Woche möglich. Der wichtigste Schritt ist die Einbindung Ihres Teams: Wenn Mitarbeiter verstehen, dass die App ihren Arbeitsalltag vereinfacht – Verfügbarkeit eintragen, Schichten einsehen, Zeiten mit einem Klick erfassen – steigt die Akzeptanz schnell. Die Kosten starten bei vielen Anbietern im einstelligen Euro-Bereich pro Mitarbeiter und Monat.