Zeiterfassung Catering: Software, Vorlage & Tipps

Das Thema kurz und kompakt

• Die Zeiterfassungspflicht gilt für Caterer bereits heute. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen alle Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit vollständig dokumentieren. Für die Gastronomie gelten durch das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) sogar verschärfte Aufzeichnungspflichten.
• Catering stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Wechselnde Einsatzorte, Events mit langen Arbeitszeiten, viele Minijobber und Aushilfen sowie Rüstzeiten für Transport und Aufbau machen eine lückenlose Dokumentation zur echten Herausforderung.
• Manuelle Zeiterfassung ist fehleranfällig, teuer und kaum noch rechtskonform. Handschriftliche Stundenzettel und nachträglich abgetippte Tabellen erfüllen häufig nicht die Anforderungen an Transparenz, Objektivität und Revisionssicherheit.
• Digitale Lösungen wie Nostradamus machen Zeiterfassung im Catering mobil, rechtssicher und effizient. Mit der Mitarbeiter-App erfassen Beschäftigte ihre Arbeitszeiten direkt am Eventort, während das System automatisch Arbeitszeitgrenzen, Pausen und Ruhezeiten überwacht.

Warum Zeiterfassung gerade für Caterer unverzichtbar ist

Die Catering-Branche in Deutschland umfasst rund 11.800 Unternehmen mit etwa 175.950 Beschäftigten. Vom Event-Catering über die Betriebsverpflegung bis zur Gemeinschaftsverpflegung: Überall dort, wo Speisen und Getränke zum Kunden gebracht werden, gelten besondere Spielregeln für die Arbeitszeiterfassung. Wer diese nicht kennt oder ignoriert, riskiert empfindliche Bußgelder und Nachzahlungen.

Die Pflicht gilt bereits – nicht erst ab 2026

Ein weit verbreiteter Irrtum in der Branche: Viele Caterer glauben, die Zeiterfassungspflicht komme erst mit einem neuen Gesetz. Tatsächlich besteht die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung bereits seit September 2022. Mit seinem Beschluss (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass Arbeitgeber die gesamte tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen müssen. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Bereits 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (Rs. C-55/18) alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches Erfassungssystem sicherzustellen.

Was 2026 tatsächlich neu kommt: Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD sieht die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung vor. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) konkretisiert, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit künftig elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Für Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen Übergangsfristen und Ausnahmen gelten. Das Gesetzgebungsverfahren läuft noch, eine Umsetzung wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet.

Catering gehört zu den Branchen mit verschärfter Dokumentationspflicht

Was viele Caterer nicht wissen: Das Gaststättengewerbe – und damit auch das Catering – gehört zu den Branchen, für die § 17 MiLoG eine besonders strenge Dokumentationspflicht vorsieht. Das bedeutet konkret:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen lückenlos dokumentiert werden
• Die Aufzeichnung muss spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag erfolgen
• Die Unterlagen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden
• Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte gilt die Dokumentationspflicht ausnahmslos

Die Einhaltung wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Bundeszollverwaltung unangekündigt kontrolliert. Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Werden Mitarbeitende nicht nach Mindestlohn bezahlt, können Strafen bis zu 500.000 € fällig werden. Zusätzlich kann das Unternehmen von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.

Was im Catering erfasst werden muss – und was viele übersehen

Die Mindestanforderungen: Beginn, Ende, Dauer, Pausen

Alle Arbeitgeber sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit verpflichtet. Das umfasst: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Gesamtdauer und sämtliche Pausenzeiten. Dazu kommen Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen. Wichtig: Diese Verpflichtung gilt für alle Arbeitsorte – also auch für den Einsatz beim Kunden, am Veranstaltungsort oder auf der Messe.

Rüstzeiten, Anfahrten und Abbau: Das zählt alles als Arbeitszeit

Hier liegt einer der häufigsten Fehler in der Catering-Branche. Sogenannte Rüstzeiten zählen grundsätzlich zur Arbeitszeit und sind mit dem Mindestlohn zu vergüten. Im Catering umfasst das weit mehr als nur den eigentlichen Service:

Beispiel: Ein typischer Catering-Einsatz für ein Firmenevent

Ergebnis: 10 Stunden und 45 Minuten Arbeitszeit – abzüglich 30 Minuten Pause. Viele Caterer rechnen nur den reinen Service von 17:30 bis 23:00 Uhr und unterschätzen die tatsächliche Arbeitszeit systematisch. Das hat Konsequenzen: nicht nur für die Mindestlohn-Compliance, sondern auch für die Einhaltung der täglichen Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nach § 3 ArbZG.

Besondere Pflichten für Minijobber und Aushilfen

Im Catering arbeiten besonders viele Minijobber, Studierende und Saisonkräfte. Gerade für diese Beschäftigungsformen ist eine exakte Zeiterfassung unverzichtbar:

• Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € pro Monat
• Beim aktuellen Mindestlohn von 13,90 €/Std. ergibt das eine maximale Monatsarbeitszeit von 43,37 Stunden
• Wird diese Grenze auch nur einmal überschritten, droht die Umqualifizierung in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis – mit erheblichen Nachzahlungen

Ohne präzise Zeiterfassung lässt sich kaum kontrollieren, ob ein Minijobber bei einem zusätzlichen Abendevent die Stundengrenze überschreitet. Unser Arbeitszeit-Rechner hilft Ihnen, die zulässigen Stunden schnell zu kalkulieren.

Was bei einer Zollkontrolle geprüft wird

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) erscheint unangekündigt – auch auf Veranstaltungen und in Cateringküchen. Geprüft werden insbesondere:

• Vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen aller anwesenden Mitarbeitenden
• Korrekte Vergütung mindestens auf Mindestlohnniveau (13,90 €/Std.)
• Einhaltung der Dokumentationsfristen (Aufzeichnung innerhalb von 7 Tagen)
• Vorhandensein der Aufzeichnungen der letzten 2 Jahre
• Anmeldung aller Beschäftigten bei der Sozialversicherung

Können Sie bei einer Kontrolle keine lückenlosen Nachweise vorlegen, wird dies als Verstoß gewertet – unabhängig davon, ob die Arbeitszeiten tatsächlich korrekt waren.

Die 5 größten Herausforderungen bei der Zeiterfassung im Catering

1. Wechselnde Einsatzorte – eine stationäre Stempeluhr reicht nicht

Im Gegensatz zur stationären Gastronomie haben Catering-Mitarbeitende keinen festen Arbeitsort. Heute eine Hochzeit im Schloss, morgen eine Messe in der Halle, übermorgen ein Firmenevent im Bürokomplex. Eine klassische Stempeluhr am Eingang funktioniert hier schlicht nicht. Gefragt ist eine mobile Lösung, mit der Mitarbeitende direkt am jeweiligen Einsatzort ein- und ausstempeln können.

2. Events über 10 Stunden – und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Ein Gala-Dinner mit Aufbau ab 14:00 Uhr und Abbau bis nach Mitternacht? Im Catering keine Seltenheit. Doch das Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen: Maximal 10 Stunden tägliche Arbeitszeit (§ 3 ArbZG). Ein häufiger Irrtum: Viele Caterer glauben, bei Events greife automatisch die Notfallregelung nach § 14 ArbZG. Doch geplante Langdienste sind kein Notfall. Die Lösung: Schichtarbeit mit Ablösepersonal.

Wer ein Event von 14:00 bis 02:00 Uhr plant, braucht mindestens zwei Schichten. Eine durchdachte Dienstplanung ist hier der Schlüssel, um rechtssicher zu bleiben und gleichzeitig den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Hilfestellung bietet unsere kostenlose Dienstplan-Vorlage.

3. Hoher Anteil atypischer Beschäftigung

Die Belegschaft im Catering ist heterogen wie in kaum einer anderen Branche: Festangestellte in der Küche, Teilzeitkräfte im Service, Minijobber für Abendveranstaltungen, Studierende als Wochenendaushilfen, Saisonkräfte in der Hochphase. Jede Beschäftigungsform hat eigene Dokumentationsanforderungen. Die hohe Personalfluktuation verschärft das Problem: Neue Mitarbeitende müssen sofort wissen, wie sie ihre Arbeitszeit korrekt erfassen.

4. Saisonale Schwankungen – von Sommerfest bis Weihnachtsgala

Die Catering-Branche lebt von Spitzen: Messezeiten, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern. In der Hochsaison werden kurzfristig viele zusätzliche Kräfte eingesetzt. In ruhigeren Phasen schrumpft das Team wieder. Diese Schwankungen erfordern nicht nur flexible Personalplanung, sondern auch eine Zeiterfassung, die ohne Einarbeitungszeit funktioniert – auch für Mitarbeitende, die nur wenige Einsätze im Jahr haben.

5. Fehlende Systemintegration: Wenn Zettel, Tabellen und Lohnbüro nicht zusammenpassen

In vielen Catering-Betrieben sieht der Prozess so aus: Mitarbeitende schreiben Stunden auf einen Zettel. Der Betriebsleiter tippt die Daten in eine Tabelle. Die Tabelle geht per E-Mail ans Lohnbüro. Jeder Übertragungsschritt birgt Fehlerrisiken. Handschriften werden falsch gelesen, Stunden vertauscht, Pausen vergessen. Wenn dann noch die Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsplanung separat laufen, ist das Chaos perfekt.

Papier, Excel oder digital? Ein ehrlicher Vergleich

Welche Methode der Zeiterfassung passt zu Ihrem Catering-Betrieb? Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen Unterschiede:

Wichtig: Wenn Sie aktuell mit Excel arbeiten, ist das nicht grundsätzlich falsch. Entscheidend ist, wie die Tabelle geführt wird. Werden Daten nachträglich übertragen, fehlen Zugriffskontrollen und ist die Datei auf einem ungesicherten Laufwerk gespeichert, mangelt es an der von den Gerichten geforderten Transparenz und Revisionssicherheit. Eine sauber strukturierte Vorlage kann als Übergangslösung dienen.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Catering-Betriebe

• Sofort einsetzbar – alle Pflichtfelder nach MiLoG enthalten
• Übersichtliche Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Gesamtstunden
• Automatische Berechnung der Monatsstunden – ideal für die Minijob-Kontrolle

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Rechenbeispiel: Was manuelle Zeiterfassung wirklich kostet

Szenario: Catering-Unternehmen mit 5 Festangestellten und 15 Minijobbern

Die 15 Minijobber leisten zusammen rund 645 Arbeitsstunden pro Monat. Bei manueller Erfassung per Stundenzettel und anschließender Übertragung in eine Tabelle rechnen Sie mit etwa 20 bis 30 Minuten pro Mitarbeiter und Monat für Kontrolle, Korrektur und Übertragung. Das ergibt:

• Verwaltungsaufwand: 5 bis 7,5 Stunden pro Monat
• Verwaltungskosten (bei ca. 25 €/Std.): 125 bis 187 € pro Monat
• Fehlerkosten: Bei durchschnittlich 2 falsch übertragenen Stunden pro Monat und 15 Minijobbern entsteht ein Nachzahlungsrisiko von rund 417 € monatlich
• Gesamtrisiko: Über 500 € pro Monat – ohne die Kosten eines möglichen Bußgeldes

Eine digitale Zeiterfassungslösung kostet für 20 Mitarbeitende ab etwa 60 € pro Monat. Die Investition rechnet sich also bereits innerhalb weniger Wochen.

Worauf Caterer bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems achten sollten

Nicht jedes Zeiterfassungssystem passt zur Catering-Branche. Folgende Kriterien sind entscheidend:

Mobile App für den Einsatz am Eventort

Das wichtigste Kriterium für Caterer: Die Zeiterfassung muss mobil funktionieren. Eine App auf dem Smartphone der Mitarbeitenden ermöglicht das Ein- und Ausstempeln direkt am Veranstaltungsort – ohne zusätzliche Hardware, ohne Zettelwirtschaft. Achten Sie darauf, dass die App auch bei schlechter Internetverbindung zuverlässig funktioniert.

Einfache Bedienung – auch für Aushilfen ohne Einarbeitung

Wenn ein Student zum ersten Mal als Servicekraft bei einem Abendevent eingesetzt wird, muss die Zeiterfassung intuitiv funktionieren. Idealerweise genügt ein einzelner Klick zum Starten und Beenden der Schicht. Je komplizierter das System, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Stunden nicht erfasst werden.

Automatische Prüfung von Arbeitszeitgrenzen

Ein gutes System warnt automatisch, wenn gesetzliche Grenzen erreicht werden: Höchstarbeitszeit von 10 Stunden, Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen Schichten, Pausenregelungen und besondere Schutzvorschriften für Jugendliche (maximal 40 Stunden pro Woche, mindestens 2 freie Wochenenden pro Monat).

Integration mit Dienstplanung und Lohnabrechnung

Die Zeiterfassung sollte nahtlos mit der Dienstplanung und der Lohnvorbereitung verknüpft sein. So entsteht ein durchgängiger Prozess: Vom geplanten Einsatz über die tatsächlich geleisteten Stunden bis zur fertigen Lohnabrechnung – ohne doppelte Dateneingabe, ohne Übertragungsfehler.

Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Das System muss DSGVO-konform arbeiten, Daten auf sicheren europäischen Servern speichern und nachträgliche Manipulationen ausschließen. Hierarchie-basierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

So gelingt die Zeiterfassung im Catering mit Nostradamus

Nostradamus wurde für Branchen mit flexiblen Arbeitszeiten und wechselnden Einsatzorten entwickelt – und ist damit wie geschaffen für die Catering-Branche. Als Marktführer in den Niederlanden mit über 2.700 Standorten in der Gastronomie und Hotellerie (darunter Kunden wie Van der Valk und Burger King) bringt Nostradamus tiefes Branchenverständnis mit.

Mobile Zeiterfassung per Mitarbeiter-App – überall

Mit der Mitarbeiter-App stempeln Ihre Beschäftigten direkt am Veranstaltungsort ein und aus – mit einem einzigen Klick auf dem Smartphone. Alternativ kann die Anmeldung per PIN-Code oder Chip erfolgen. Das System erkennt Abweichungen automatisch, etwa wenn ein Mitarbeiter verspätet stempelt, und berechnet Pausen sowie Überstunden ohne manuellen Aufwand.

Nahtlose Verbindung von Dienstplan und Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist direkt mit der Personalplanung verknüpft. Sie erstellen den Dienstplan für Ihr Event, die Mitarbeitenden sehen ihre Schichten in der App und stempeln sich zur geplanten Zeit ein. Abweichungen werden sofort sichtbar. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – besonders hilfreich bei kurzfristigen Personalanpassungen in der Hochsaison.

Automatische Compliance-Prüfung

Nostradamus überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz. Wird eine gesetzliche Grenze erreicht oder eine Ruhezeit unterschritten, erhalten Sie sofort eine Warnung. So können Sie einer Zollkontrolle gelassen entgegensehen.

Vom Stundenzettel zur Lohnabrechnung – ein durchgängiger Prozess

Die erfassten Arbeitszeiten fließen über die DATEV-Integration direkt in die Lohnvorbereitung. Keine doppelte Dateneingabe, keine Übertragungsfehler, keine verlorenen Stundenzettel. Ergänzt wird das System durch die digitale Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaub und Krankheit – alles in einer Plattform. Ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat ist die Lösung auch für kleinere Catering-Betriebe wirtschaftlich. Die Implementierung gelingt in unter einer Woche.

Branchenspezifische Arbeitszeitregeln, die jeder Caterer kennen muss

Sonn- und Feiertagsarbeit

Catering-Einsätze am Wochenende sind die Regel, nicht die Ausnahme. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt Sonn- und Feiertagsarbeit in der Gastronomie, verlangt aber einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen. Jedem Arbeitnehmer stehen mindestens 15 freie Sonntage im Jahr zu. Achtung: In Tarifverträgen des DEHOGA kann die Zahl auf mindestens 10 freie Sonntage reduziert sein.

Ruhezeiten im Catering

Zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Im Catering-Tarifvertrag sind sogar 12 Stunden vorgeschrieben. Ein Beispiel: Endet der Abbau nach einem Abendevent um 01:00 Uhr nachts, darf der nächste Einsatz frühestens um 13:00 Uhr beginnen. Ohne systematische Zeiterfassung ist es kaum möglich, diese Vorgabe bei wechselnden Einsatzorten und unterschiedlichen Teams zuverlässig einzuhalten.

Nachtarbeit und Zuschläge

Nachtarbeit ist im Catering erlaubt. Ein automatischer Anspruch auf Zuschläge besteht allerdings nur, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist. Für regelmäßige Nachtarbeiter ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, Sonderleistungen zu erbringen – etwa einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage.

Generalunternehmerhaftung bei Subunternehmen

Große Catering-Aufträge werden häufig mit Sub-Caterern oder externen Servicekräften abgewickelt. Dabei gilt: Der Auftraggeber haftet für die Einhaltung des Mindestlohns auch durch seine Subunternehmer. Bußgelder können also auch dann fällig werden, wenn nicht Ihr eigener Betrieb, sondern ein beauftragter Dienstleister gegen die Bestimmungen verstößt. Achten Sie darauf, dass auch Ihre Partner eine ordnungsgemäße Zeiterfassung nachweisen können.

Fazit: Zeiterfassung im Catering – jetzt richtig aufstellen

Die Zeiterfassungspflicht gilt für Catering-Betriebe bereits heute – und die Anforderungen werden mit der geplanten elektronischen Zeiterfassungspflicht weiter steigen. Gleichzeitig macht kaum eine andere Branche die Umsetzung so anspruchsvoll: wechselnde Einsatzorte, lange Events, viele Aushilfen und Minijobber, saisonale Spitzen und komplexe Arbeitszeitregelungen.

Wer heute noch mit Stundenzetteln und manuell geführten Tabellen arbeitet, riskiert nicht nur Bußgelder bei der nächsten Zollkontrolle, sondern verschwendet auch wertvolle Arbeitszeit mit vermeidbarem Verwaltungsaufwand. Eine digitale Lösung wie Nostradamus macht die Zeiterfassung mobil, automatisiert Compliance-Prüfungen und schafft einen durchgängigen Prozess von der Schichtplanung bis zur Lohnabrechnung.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Catering

Ist die Zeiterfassung im Catering Pflicht?

Ja, und zwar bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022. Alle Arbeitgeber müssen die tägliche Arbeitszeit vollständig erfassen. Für das Gaststättengewerbe – und damit auch für Catering-Betriebe – gelten durch § 17 MiLoG zusätzlich verschärfte Dokumentationspflichten, die von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit unangekündigt kontrolliert werden.

Reicht eine Excel-Tabelle als Arbeitszeitnachweis?

Aktuell ist eine Excel-basierte Erfassung formal noch zulässig, solange das finale Gesetz zur elektronischen Zeiterfassungspflicht nicht in Kraft ist. Allerdings erfüllen viele Tabellenlösungen in der Praxis nicht die Anforderungen an Transparenz, Objektivität und Revisionssicherheit. Sobald die elektronische Pflicht greift, werden reine Excel-Lösungen in den meisten Fällen nicht mehr ausreichen.

Muss ich auch für Minijobber die Arbeitszeiten erfassen?

Ja, für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte gilt die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG sogar ausnahmslos. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Wie erfasse ich Rüstzeiten und Anfahrten zum Veranstaltungsort korrekt?

Rüstzeiten zählen als Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Dazu gehören das Beladen des Fahrzeugs, die Anfahrt zum Eventort, Aufbau, Abbau und Rückfahrt. Nur tatsächliche Ruhepausen dürfen abgezogen werden. Eine mobile Zeiterfassungs-App, mit der Mitarbeitende beim Beladen einstempeln und nach der Rückfahrt ausstempeln, bildet diesen Ablauf am zuverlässigsten ab.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?

Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht nach MiLoG drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Wird der Mindestlohn nicht gezahlt, können Strafen bis zu 500.000 € verhängt werden. Zusätzlich drohen Bußgelder bis zu 15.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Nichteinhaltung von Ruhezeiten.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig als viele erwarten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Mitarbeitende laden die App auf ihr Smartphone und können sofort loslegen. Durch die intuitive Bedienung – ein Klick zum Starten und Beenden der Schicht – ist auch für Aushilfen keine aufwändige Einarbeitung nötig.