Zeiterfassung im Café - Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung im Café ist bereits Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Für Minijobber in der Gastronomie gilt diese Pflicht sogar schon seit 2015.
• 2026 bringt neue Anforderungen und verschärfte Kontrollen. Der Mindestlohn steigt auf 13,90 €, die Minijob-Grenze auf 603 € pro Monat, und die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft Gastronomiebetriebe gezielter als je zuvor. Rund 80 % der geprüften Betriebe wiesen bei einer NRW-Kontrollaktion Verstöße auf.
• Manuelle Methoden kosten mehr, als sie sparen. Handgeschriebene Stundenzettel und unstrukturiert geführte Excel-Tabellen sind fehleranfällig, bei Prüfungen problematisch und verursachen in einem Café mit 8 Mitarbeitenden leicht 5 Stunden Mehraufwand pro Monat.
• Digitale Zeiterfassung macht Compliance einfach und bezahlbar. Lösungen wie Nostradamus kombinieren Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System, das speziell für die Gastronomie entwickelt wurde – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Warum Zeiterfassung im Café kein „Nice-to-have“ mehr ist

Wer ein Café betreibt, jongliert täglich mit Schichtplänen, Aushilfen, Stoßzeiten und knappen Margen. Die Arbeitszeiterfassung landet dabei oft ganz unten auf der Prioritätenliste. Doch genau das ist riskant: Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung gilt bereits heute, die Kontrollen werden 2026 verschärft, und die Konsequenzen bei Verstößen können existenzbedrohend sein.

Die aktuelle Rechtslage auf einen Blick

Drei rechtliche Meilensteine haben die Zeiterfassungspflicht in Deutschland geprägt:

• EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Rs. C-55/18): Der Europäische Gerichtshof verpflichtete alle EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit anzuhalten.
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits jetzt verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und vollständig zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
• Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU und SPD): Die neue Bundesregierung hat angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten gesetzlich zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsfristen vorzusehen.

Wichtig: Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, die Zeiterfassungspflicht gelte erst ab einem zukünftigen Stichtag. Tatsächlich gilt sie bereits seit Oktober 2022. Die für 2026 erwartete gesetzliche Konkretisierung betrifft vor allem die elektronische Umsetzung und Übergangsfristen – nicht die Pflicht an sich.

Was sich 2026 konkret ändert

Die geplante Arbeitszeitreform 2026 bringt gleich mehrere Neuerungen, die Café-Betreiber direkt betreffen:

• Elektronische Zeiterfassung wird Standard: Das geplante Zeiterfassungsgesetz wird voraussichtlich die Nutzung elektronischer Systeme vorschreiben und klare Aufbewahrungsfristen definieren.
• Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit: Anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von 8 Stunden soll künftig eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden gelten. Das ermöglicht flexiblere Schichtmodelle, erfordert aber eine noch genauere Dokumentation.
• Mindestlohn steigt auf 13,90 €: Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde – eine Steigerung von 8,4 % gegenüber 2025. Für 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 € geplant.
• Minijob-Grenze steigt auf 603 €: Bei einem Stundenlohn von 13,90 € können Minijobber maximal 43,4 Stunden pro Monat arbeiten, ohne die Grenze zu überschreiten.
• Steuerbefreiung für Überstundenzuschläge: Die geplante Steuerbefreiung betrifft nur die Lohnsteuer auf Überstundenzuschläge, erhöht aber die Anforderungen an eine präzise Zeiterfassung und Entgeltabrechnung erheblich.

Verschärfte Kontrollen: Der Zoll prüft Cafés gezielt

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) hat ihre Strategie 2026 deutlich verschärft. Über 9.200 Zöllnerinnen und Zöllner gehen bundesweit gegen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung vor. Dabei richtet sich der Fokus verstärkt auf den gesamten Dienstleistungssektor – mit einem deutlichen Anstieg von Prüfungen in Gaststätten.

Die Ergebnisse einer Kontrollaktion in NRW zeigen, wie groß der Handlungsbedarf ist: In rund 80 % der überprüften Gastronomiebetriebe stellte die Arbeitsschutzverwaltung Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz fest. Die häufigsten Beanstandungen:

• Nichtberücksichtigung von Arbeitszeiten bei weiteren Arbeitgebern (37 %)
• Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit (30,8 %)
• Nichtgewährung von Pausen und Mindestruhezeiten

Die Konsequenzen sind empfindlich: Bußgelder von bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, bis zu 500.000 € bei schweren Verstößen gegen das Mindestlohngesetz und im schlimmsten Fall eine Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren nach § 266a StGB wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt.

Was Sie als Café-Betreiber konkret erfassen müssen

Vollständige Arbeitszeit – nicht nur Überstunden

Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Café-Betreiber glauben, sie müssten nur Überstunden dokumentieren. Tatsächlich verlangt das BAG-Urteil die vollständige Erfassung der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten. Das bedeutet: Sie müssen dokumentieren, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen, Pausen nehmen und den Betrieb verlassen.

Sie dürfen die Aufzeichnung zwar an Ihre Mitarbeitenden delegieren. Die Verantwortung für Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der Arbeitsschutzvorgaben bleibt aber bei Ihnen als Arbeitgeber. In der Praxis heißt das: Auch wenn Ihre Barista selbst stempelt, müssen Sie sicherstellen, dass dies tatsächlich und korrekt geschieht.

Besondere Pflichten für Minijobber (§ 17 MiLoG)

Für die Gastronomie gilt seit 2015 eine besondere Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden – und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Diese Pflicht wird bei Kontrollen streng geprüft und betrifft insbesondere geringfügig Beschäftigte.

Da in vielen Cafés über die Hälfte der Beschäftigten Minijobber sind – Studierende, Schüler, Nebenjobber -, ist die lückenlose Erfassung hier besonders kritisch.

Pausen, Ruhezeiten und die 11-Stunden-Regel

Das Arbeitszeitgesetz schreibt klare Pausenregelungen vor:

• Bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Minuten Pause
• Pausen müssen in Blöcken von mindestens 15 Minuten genommen werden
• Zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen

Gastronomie-Sonderregelung: Laut § 5 Abs. 2 ArbZG darf die Ruhezeit in der Gastronomie um eine Stunde auf 10 Stunden verkürzt werden. Die Verkürzung muss jedoch innerhalb von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit ausgeglichen werden.

Geteilte Dienste: Was viele Cafés falsch machen

Geteilte Dienste sind im Café-Alltag verbreitet: Ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise von 7:00 bis 11:00 Uhr beim Frühstücksservice und dann wieder von 15:00 bis 19:00 Uhr am Nachmittag. Was viele Café-Betreiber nicht wissen: Die 11-stündige Ruhezeit beginnt erst nach Ende des letzten Teildienstes. In diesem Beispiel also erst um 19:00 Uhr – der nächste Arbeitsbeginn wäre frühestens um 6:00 Uhr am Folgetag möglich (bzw. 5:00 Uhr bei Nutzung der Gastronomie-Sonderregelung).

Wird das nicht beachtet, liegt ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz vor. Gerade bei geteilten Diensten ist eine systematische Dienstplanung daher unverzichtbar, die Ruhezeiten automatisch berücksichtigt.

Die 6 häufigsten Irrtümer zur Zeiterfassung im Café

Zeiterfassung im Café: Welche Methode passt zu Ihnen?

Papier-Stundenzettel: Noch erlaubt, aber riskant

Der handgeschriebene Stundenzettel ist nach wie vor die verbreitetste Methode in kleinen Cafés. Laut einer Infratest-Studie nutzen rund 80 % der Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden Stundenzettel oder einfache Excel-Listen. Der Vorteil: keine Kosten, keine Einarbeitung. Die Nachteile überwiegen jedoch deutlich: Unleserliche Handschriften, vergessene Einträge, keine automatische Pausenberechnung und vor allem – bei einer FKS-Prüfung stehen Sie mit einem Stapel Papier da, der im Zweifel nicht als verlässliche Dokumentation akzeptiert wird.

Excel-Tabellen: Besser, aber fehleranfällig

Viele Café-Betreiber übertragen die Daten von Stundenzetteln in Excel-Tabellen. Das bringt eine gewisse Struktur, ist aber nur so gut wie die Person, die die Daten einpflegt. Bei manueller Übertragung liegt die Fehlerquote erfahrungsgemäß bei 3 bis 5 % der Einträge. Bei 8 Mitarbeitenden und über 100 Buchungen pro Monat sind das 3 bis 5 fehlerhafte Einträge – die zu Über- oder Unterzahlung führen können. Zudem fehlt eine Änderungshistorie, was die Revisionssicherheit gefährdet.

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Digitale Zeiterfassung: Der neue Standard

Digitale Zeiterfassungssysteme lösen die zentralen Probleme manueller Methoden: Mitarbeitende stempeln sich per App auf dem Smartphone oder per Tablet an der Theke ein und aus – mit einem Klick. Pausen werden automatisch berechnet, Überstunden erkannt, Ruhezeiten überwacht. Die Daten fließen direkt in die Lohnvorbereitung und können per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater exportiert werden.

Praxisbeispiel: So sieht Zeiterfassung im Café-Alltag aus

Café „Morgenröte“ – 8 Mitarbeitende, 3 Jobmodelle

Stellen Sie sich ein typisches Café vor: Das Café „Morgenröte“ beschäftigt 2 Festangestellte (je 35 Stunden/Woche), 3 Teilzeitkräfte (je 20 Stunden/Woche) und 3 Minijobber (je ca. 10 Stunden/Woche). Der Betrieb hat Frühschichten ab 6:30 Uhr, Spätschichten bis 20:00 Uhr und am Wochenende Verstärkung durch Aushilfen. Ein ganz normales Café also.

Was die manuelle Erfassung wirklich kostet

Die Inhaberin sammelt jeden Monat die Stundenzettel ein, überträgt die Daten in eine Excel-Tabelle, korrigiert unleserliche Einträge, gleicht Abweichungen mit dem Dienstplan ab und bereitet alles für den Steuerberater vor. Das dauert im Schnitt 5 Stunden pro Monat – Zeit, die sie weder für ihre Gäste noch für die Weiterentwicklung ihres Cafés nutzen kann.

Die Fehlerquote bei der manuellen Übertragung liegt bei ca. 3 bis 5 % der Einträge. Bei über 100 Buchungen pro Monat bedeutet das 3 bis 5 fehlerhafte Einträge. Durch ungenaue Rundungen entstehen potenzielle Überzahlungen von geschätzt 50 bis 150 € monatlich. Und dann ist da noch das Risiko: Ein einziger Minijobber, der unbemerkt 2 Stunden zu viel arbeitet, überschreitet die Minijob-Grenze – mit Sozialversicherungsnachforderungen für den gesamten Beschäftigungszeitraum als Folge.

So läuft ein typischer Tag mit digitaler Zeiterfassung

Mit einem digitalen System sieht der gleiche Alltag anders aus: Die Frühschicht-Barista stempelt sich um 6:28 Uhr per App auf dem Smartphone ein. Das System registriert den Arbeitsbeginn und prüft automatisch, ob die 11-stündige Ruhezeit seit der letzten Schicht eingehalten wurde. Um 10:00 Uhr nimmt sie ihre Pause – das System berechnet die Pausenzeit automatisch. Um 14:30 Uhr stempelt sie aus.

Die Minijob-Aushilfe, die um 10:00 Uhr anfängt, sieht direkt in der App, wie viele Stunden sie in diesem Monat bereits gearbeitet hat. Das System warnt automatisch, wenn sie sich der monatlichen Stundengrenze von 43,4 Stunden nähert. Am Monatsende exportiert die Inhaberin alle Zeitdaten per Knopfdruck für die Lohnabrechnung – statt 5 Stunden dauert das keine 15 Minuten.

Die Minijob-Falle: Warum genaue Stunden im Café überlebenswichtig sind

Neue Grenzen 2026: 603 € und maximal 43,4 Stunden

Die Minijob-Grenze ist zum 1. Januar 2026 auf 603 € pro Monat gestiegen. Bei einem Mindestlohn von 13,90 € ergibt das eine maximale Arbeitszeit von 43,4 Stunden pro Monat – oder etwa 10 Stunden pro Woche. Das klingt nach viel Spielraum, aber in der Praxis wird es schnell eng: Eine zusätzliche Samstagsschicht hier, ein Einspringen für eine kranke Kollegin dort – und plötzlich ist die Grenze überschritten.

Nutzen Sie den Arbeitszeit-Rechner, um die maximal zulässigen Stunden für Ihre Minijobber zu berechnen. Beachten Sie: Liegt der tatsächlich gezahlte Stundenlohn über dem Mindestlohn (z. B. 14,50 € nach Tarifvertrag), sinkt die zulässige Stundenzahl entsprechend.

Mehrfachbeschäftigung – der blinde Fleck

Der häufigste Verstoß bei Gastronomie-Kontrollen ist die Nichtberücksichtigung von Arbeitszeiten bei weiteren Arbeitgebern (37 % aller festgestellten Verstöße). Studierende und Minijobber arbeiten häufig in mehreren Betrieben gleichzeitig – im Café, im Einzelhandel, an der Uni. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, nach weiteren Beschäftigungsverhältnissen zu fragen und die Gesamtarbeitszeiten zu berücksichtigen. Tun Sie das nicht, haften Sie für die Konsequenzen.

Praxis-Tipp: Fragen Sie bei der Einstellung und danach regelmäßig nach weiteren Beschäftigungsverhältnissen. Dokumentieren Sie die Antworten schriftlich. Nur so können Sie sicherstellen, dass weder die Minijob-Grenze noch die Höchstarbeitszeiten überschritten werden.

Was bei einer FKS-Prüfung passiert (und was es kostet)

Eine FKS-Prüfung kommt unangemeldet – typischerweise während der Geschäftszeiten. Die Prüfer kontrollieren Personalausweise, gleichen Beschäftigungsverhältnisse mit der Datenbank der Deutschen Rentenversicherung ab und verlangen Einsicht in Ihre Arbeitszeitdokumentation. Können Sie keine vollständige Zeiterfassung vorweisen, drohen:

• Bußgelder bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz
• Bußgelder bis zu 500.000 € bei schweren oder wiederholten Verstößen gegen das Mindestlohngesetz
• Sozialversicherungsnachforderungen für den gesamten Beschäftigungszeitraum bei Überschreitung der Minijob-Grenze
• Strafverfahren nach § 266a StGB wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt (Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren)

Vergessen Sie auch nicht die Sofortmeldepflicht (§ 28a Abs. 4 SGB IV): In der Gastronomie muss jeder neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitseinsatz bei der Deutschen Rentenversicherung angemeldet werden. Bei spontan eingesprungenen Aushilfen wird das oft versäumt – und bei der nächsten Prüfung teuer.

Worauf Sie bei einer Zeiterfassungslösung fürs Café achten sollten

Einfache Bedienung – auch für Aushilfen

In einem Café wechseln Aushilfen häufig. Ein System, das eine lange Einarbeitung erfordert, ist im Café-Alltag nicht praktikabel. Achten Sie auf eine intuitive Bedienung: Ein Klick zum Stempeln, klare Oberfläche, kein technisches Vorwissen nötig. Ideal ist eine Kombination aus App auf dem eigenen Smartphone und einer stationären Lösung (z. B. Tablet an der Theke), sodass Mitarbeitende flexibel wählen können.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Ihr Café beschäftigt vermutlich einen Mix aus Vollzeit, Teilzeit und Minijob. Das System muss unterschiedliche Vertragsmodelle abbilden können und für jeden Beschäftigungstyp die richtigen Regeln anwenden – von der Überstundenberechnung für Festangestellte bis zur Stundengrenze für Minijobber.

Automatische Pausen- und Überstundenberechnung

Manuelle Pausenberechnung ist eine der häufigsten Fehlerquellen. Ein gutes System berechnet Pausen automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben und erkennt Überstunden, ohne dass Sie jeden Eintrag einzeln prüfen müssen. Auch Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sollten automatisch berechnet werden.

Export für die Lohnabrechnung

Die Zeitdaten müssen am Monatsende nahtlos in die Lohnabrechnung fließen. Eine DATEV-Schnittstelle ist dabei der Goldstandard: Ihr Steuerberater erhält alle Daten in dem Format, das er braucht – ohne doppelte Dateneingabe, ohne Übertragungsfehler. Achten Sie auch auf Schnittstellen zu Ihrem Kassensystem, um Umsatzdaten und Personalkosten abgleichen zu können.

Revisionssichere Dokumentation

Bei einer Prüfung müssen Sie nachweisen können, dass Ihre Zeiterfassung vollständig und unverändert ist. Revisionssicherheit bedeutet: Das System legt automatisch eine Änderungshistorie an, sobald Anpassungen vorgenommen werden. Jede nachträgliche Korrektur ist nachvollziehbar dokumentiert. Papier und einfache Excel-Tabellen können das nicht leisten.

Dienstplanung und Zeiterfassung aus einer Hand

Wenn Dienstplanung und Zeiterfassung in getrennten Systemen laufen, entstehen Medienbrüche und Fehlerquellen. Idealerweise arbeiten beide Funktionen in einem System zusammen: Der Dienstplan berücksichtigt automatisch Verfügbarkeiten, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Die Zeiterfassung gleicht die tatsächlich geleisteten Stunden mit dem Plan ab. Abweichungen werden sofort sichtbar.

Zeiterfassung im Café mit Nostradamus

Nostradamus ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Lösung, die speziell für die Gastronomie entwickelt wurde und bereits in über 2.700 Standorten im Einsatz ist – darunter Betriebe wie Van der Valk, Burger King und Corendon Hotels.

So funktioniert die digitale Zeiterfassung

Ihre Mitarbeitenden stempeln sich per Mitarbeiter-App auf dem eigenen Smartphone oder über ein stationäres Zeiterfassungssystem (Tablet mit PIN-Code oder Chip) ein und aus – hygienisch, sicher und mit einem Klick. Das System berechnet Pausen automatisch, trackt Überstunden und erkennt Abweichungen wie verspätetes Stempeln. Die Daten fließen per DATEV-Integration direkt in die Lohnvorbereitung.

Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System

Nostradamus verbindet Zeiterfassung mit intelligenter Personalplanung: KI-gestützte Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten und saisonaler Schwankungen helfen Ihnen, die richtige Anzahl Mitarbeitender für die Terrassen-Saison oder das Weihnachtsgeschäft einzuplanen. Die automatische Compliance-Prüfung überwacht Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz – direkt bei der Planerstellung. Das Ergebnis: bis zu 80 % weniger Planungsaufwand und bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung durch optimierte Planung.

Die Implementierung dauert weniger als eine Woche. Die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Für ein Café mit 8 Mitarbeitenden sind das 24 € monatlich – der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten.

Checkliste: Ist Ihr Café bereit für die nächste Prüfung?

Nutzen Sie diese 10-Punkte-Checkliste, um den Compliance-Status Ihres Cafés zu überprüfen:

• Vollständige Zeiterfassung: Werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentiert?
• Pausenerfassung: Sind die gesetzlichen Pausenzeiten (30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std.) dokumentiert und eingehalten?
• Ruhezeiten: Liegen zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn mindestens 11 Stunden (bzw. 10 Stunden mit Gastro-Sonderregelung)?
• Minijobber-Dokumentation: Werden die Arbeitszeiten aller geringfügig Beschäftigten lückenlos erfasst (§ 17 MiLoG)?
• Minijob-Grenze: Arbeiten alle Minijobber maximal 43,4 Stunden pro Monat (bei 13,90 € Stundenlohn)?
• Mehrfachbeschäftigung: Haben Sie alle Mitarbeitenden nach weiteren Beschäftigungsverhältnissen gefragt und dies dokumentiert?
• Sofortmeldung: Wurden alle Mitarbeitenden vor dem ersten Arbeitseinsatz bei der Rentenversicherung angemeldet?
• Höchstarbeitszeiten: Wird die tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden (bzw. künftig 48 Stunden/Woche) eingehalten?
• Aufbewahrung: Werden Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufbewahrt?
• Jugendarbeitsschutz: Werden für Beschäftigte unter 18 Jahren die Sonderregelungen des JArbSchG eingehalten?

Wenn Sie bei mehr als zwei Punkten unsicher sind, ist es Zeit zu handeln. Eine digitale Zeiterfassungslösung deckt die meisten dieser Anforderungen automatisch ab.

Fazit: Zeiterfassung im Café – jetzt richtig aufstellen

Die Zeiterfassung im Café ist keine bürokratische Pflichtübung, sondern ein zentraler Baustein für rechtssicheren, effizienten Betrieb. Die Pflicht gilt bereits heute, die Anforderungen steigen 2026 weiter, und die Kontrollen werden schärfer. Gleichzeitig bietet eine saubere Zeiterfassung handfeste Vorteile: weniger Abrechnungsfehler, bessere Planbarkeit, zufriedenere Mitarbeitende und Schutz vor empfindlichen Bußgeldern.

Für die meisten Cafés führt der Weg von Papier und manuell geführten Excel-Listen hin zu einer digitalen Lösung. Die Kosten sind überschaubar, die Einführung unkompliziert, und der Nutzen zeigt sich schnell. Mit Nostradamus erhalten Sie Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung aus einer Hand – speziell für die Anforderungen der Gastronomie. Testen Sie es unverbindlich und überzeugen Sie sich selbst.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Café

Ist Zeiterfassung im Café Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Für Minijobber in der Gastronomie gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG sogar bereits seit 2015. Die Pflicht betrifft Cafés jeder Größe.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Minijobber?

Gerade für Minijobber ist die Pflicht besonders streng. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeitsleistung dokumentiert werden. Bei einem Mindestlohn von 13,90 € und einer Minijob-Grenze von 603 € (Stand 2026) dürfen Minijobber maximal 43,4 Stunden pro Monat arbeiten. Jede nicht erfasste Überstunde kann zur Überschreitung der Grenze und damit zu Sozialversicherungsnachforderungen führen.

Reicht ein Papier-Stundenzettel als Zeiterfassung?

Aktuell ist eine Erfassung auf Papier noch zulässig. Allerdings plant die Bundesregierung mit der Arbeitszeitreform 2026 die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht. Unabhängig davon sind Papier-Stundenzettel fehleranfällig, nicht revisionssicher und bei Betriebsprüfungen problematisch. Für einen rechtssicheren Betrieb empfiehlt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung.

Was kostet ein digitales Zeiterfassungssystem für ein Café?

Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Für ein Café mit 8 Mitarbeitenden sind das 24 € monatlich. Optional kommt ein Tablet als stationäre Stempeluhr hinzu (ca. 150 bis 300 € einmalig). Dem gegenüber stehen Einsparungen durch weniger Abrechnungsfehler, geringeren Zeitaufwand und die Vermeidung von Bußgeldern.

Was passiert bei einer Zollkontrolle ohne Zeiterfassung?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) führt unangemeldete Prüfungen durch und kontrolliert Beschäftigungsverhältnisse, Sofortmeldungen und Arbeitszeitdokumentation. Ohne vollständige Zeiterfassung drohen Bußgelder bis zu 30.000 € (ArbZG) bzw. bis zu 500.000 € bei schweren Verstößen gegen das MiLoG. Zusätzlich können Sozialversicherungsnachforderungen und Strafverfahren folgen.

Kann ich die Zeiterfassung an meine Mitarbeiter delegieren?

Ja, die eigenständige Dokumentation durch Mitarbeitende ist zulässig. Sie als Arbeitgeber bleiben aber für die Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich. In der Praxis bedeutet das: Sie müssen ein System bereitstellen und regelmäßig kontrollieren, ob die Erfassung tatsächlich und korrekt erfolgt. Eine digitale Lösung mit automatischer Erfassung minimiert dieses Risiko erheblich.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig, als viele Café-Betreiber befürchten. Cloud-basierte Systeme wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Es muss keine Software installiert werden – die Nutzung erfolgt über den Browser und mobile Apps. Die Bedienung ist intuitiv, sodass auch Aushilfen ohne lange Einarbeitung damit arbeiten können.

Was ändert sich durch die Arbeitszeitreform 2026?

Die geplante Reform sieht vor allem drei Änderungen vor: Die Einführung einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 48 Stunden (statt der bisherigen täglichen 8-Stunden-Grenze), die verpflichtende elektronische Zeiterfassung als Standard und Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen. Für Cafés bedeutet das mehr Flexibilität bei der Schichtgestaltung, aber auch höhere Anforderungen an die Dokumentation.