Zeiterfassung Aushilfe: Pflichten, Vorlage & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung für Aushilfen ist gesetzliche Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Beschäftigten erfassen – auch von Minijobbern, Ferienjobbern und Saisonkräften. Für Minijobber gilt zusätzlich die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.
• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind Pflichtangaben. Die Dokumentation muss spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung vorliegen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €.
• Aushilfe ist nicht gleich Aushilfe. Je nach Beschäftigungsform – 603-€-Minijob, kurzfristige Beschäftigung oder Ferienjob – gelten unterschiedliche Regelungen. Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht jedoch in jedem Fall.
• Digitale Lösungen wie Nostradamus sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Statt fehleranfälliger Stundenzettel erfassen Aushilfen ihre Zeiten per App oder Stempeluhr. Das System überwacht automatisch Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und die Minijob-Grenze – und die Daten stehen bei einer Zollkontrolle sofort bereit.

Warum Zeiterfassung bei Aushilfen Pflicht ist

Ob im Restaurant, im Einzelhandel oder auf der Messe: Aushilfen gehören in vielen Betrieben zum festen Bestandteil der Personalplanung. Doch bei der Arbeitszeiterfassung werden gerade diese Beschäftigten oft vernachlässigt. Dabei gilt die Pflicht zur Dokumentation für Aushilfskräfte sogar besonders streng – und Verstöße können empfindliche Konsequenzen haben.

Was zählt als „Aushilfe“?

Der Begriff „Aushilfe“ ist kein feststehender Rechtsbegriff. In der Praxis umfasst er verschiedene Beschäftigungsformen, für die jeweils eigene Regelungen gelten:

• 603-€-Minijob (geringfügig entlohnte Beschäftigung): Monatlicher Verdienst bis maximal 603 € bzw. 7.236 € im Jahr (Stand 2026). Die häufigste Form der Aushilfstätigkeit.
• Kurzfristige Beschäftigung: Maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr, unabhängig vom Verdienst. Typisch für Saisonkräfte und Ferienjobber.
• Werkstudenten: Studierende, die neben dem Studium arbeiten – oft mit flexiblen Einsatzzeiten.
• Minderjährige Aushilfen: Schülerinnen und Schüler, für die zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) gilt.

Entscheidend: Unabhängig von der Beschäftigungsform müssen Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Aushilfen erfassen. Die Unterschiede liegen im Detail – etwa bei den Rechtsgrundlagen und dem Umfang der Dokumentationspflichten.

Doppelte Pflichtenlage: MiLoG und BAG-Urteil

Für Aushilfen auf Minijob-Basis greifen gleich zwei Pflichtenstränge parallel:

1. § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG): Seit 2015 müssen Arbeitgeber für alle geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Diese Pflicht gilt branchenübergreifend für jeden gewerblichen Minijob.

2. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG-Beschluss vom 13.09.2022): Das Bundesarbeitsgericht hat – gestützt auf das EuGH-Urteil von 2019 – eine umfassende Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitnehmer bestätigt. Demnach müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit sämtlicher Beschäftigter erfasst wird.

Das bedeutet: Ohne Aufzeichnungen verstoßen Sie bei Minijobbern gleich doppelt gegen geltendes Recht – einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und zusätzlich gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien. Diese doppelte Pflichtenlage macht die Zeiterfassung bei Aushilfen zu einem Thema, das Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten.

Branchen mit verschärften Pflichten

In bestimmten Wirtschaftszweigen kontrolliert der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) besonders intensiv. § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) listet Branchen auf, in denen die Gefahr von Schwarzarbeit als besonders hoch eingestuft wird. Dazu gehören unter anderem:

• Gastronomie und Hotellerie
• Gebäudereinigung
• Baugewerbe
• Fleischwirtschaft
• Logistik und Spedition
• Messebau

Wenn Ihr Betrieb in einer dieser Branchen tätig ist, müssen Sie jederzeit mit unangemeldeten Kontrollen rechnen. Die Einhaltung der Dokumentationspflichten wird hier besonders streng geprüft.

Was genau müssen Sie dokumentieren?

Die gute Nachricht: Die Anforderungen an die Dokumentation sind klar definiert. Die weniger gute: In der Praxis scheitern viele Betriebe an der konsequenten Umsetzung – gerade bei Aushilfen mit wechselnden Einsatzzeiten.

Pflichtangaben: Beginn, Ende und Dauer

Für jeden Arbeitstag Ihrer Aushilfe müssen Sie drei Informationen dokumentieren:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Zusätzlich sollten Pausenzeiten erfasst werden. Denn auch für Aushilfen gelten die gesetzlichen Pausenregelungen nach § 4 ArbZG: Ab einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden steht ihnen eine Pause von mindestens 30 Minuten zu, bei mehr als 9 Stunden sind es 45 Minuten.

Die 7-Tage-Frist

Die Arbeitszeiten müssen spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung dokumentiert sein. In der Praxis hat es sich in vielen Betrieben eingebürgert, die Stundenzettel erst monatlich zur Lohnabrechnung einzusammeln. Das ist riskant: Bei einer Zollkontrolle am 15. des Monats fehlen dann die Nachweise für die erste Monatshälfte – und das kann als Verstoß gewertet werden.

Praxis-Tipp: Sorgen Sie dafür, dass die Zeiterfassung tagesgenau erfolgt – am besten direkt am Arbeitstag selbst. Das ist der einzige Weg, bei einer unangekündigten Kontrolle auf der sicheren Seite zu sein.

Aufbewahrung: Warum 4 Jahre besser sind als 2

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren (§ 17 Abs. 2 MiLoG). In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine Aufbewahrung von vier Jahren. Der Grund: Die Sozialversicherung kann Zeitnachweise bis zu vier Jahre rückwirkend prüfen. Wer nach drei Jahren keine Unterlagen mehr hat, steht bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung mit leeren Händen da.

Wer ist verantwortlich? Delegation an Aushilfen

Die Führung der Stundenzettel kann an die Aushilfen selbst delegiert werden – und das ist in der Praxis auch die Regel. Wichtig: Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Nachweispflichtig bei einer Prüfung ist immer der Betrieb, nicht der Minijobber. Sie müssen also sicherstellen, dass Ihre Aushilfen die Zeiten tatsächlich korrekt und fristgerecht dokumentieren.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Nicht für jede Aushilfstätigkeit gelten die gleichen Dokumentationspflichten. Es gibt einige wenige Ausnahmen, die Sie kennen sollten:

Aushilfen im Privathaushalt

Minijobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind – etwa als Haushaltshilfe oder Babysitter – sind von der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG ausgenommen. Diese Ausnahme gilt jedoch nur für typische Haushaltsarbeiten, nicht für gewerbliche Tätigkeiten.

Familienangehörige

Arbeiten nahe Familienangehörige im Betrieb mit, müssen deren Arbeitszeiten nicht dokumentiert werden. Zu den nahen Familienangehörigen zählen Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

Erleichterungen bei mobilen Tätigkeiten

Die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) sieht Vereinfachungen für Beschäftigte mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten vor: Hier reicht die Aufzeichnung der Dauer der täglichen Arbeitszeit – Beginn und Ende müssen nicht erfasst werden. Achtung: Für die typischen Aushilfs-Arbeitsplätze in Gastronomie, Einzelhandel oder Lager ist diese Erleichterung in der Regel nicht anwendbar, da Aushilfen dort an feste Einsatzorte und vorgegebene Schichten gebunden sind.

Sonderfall minderjährige Aushilfen

Beschäftigen Sie Schülerinnen oder Schüler als Aushilfen, gelten zusätzlich die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG). Minderjährige dürfen maximal 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche arbeiten. Nachtarbeit ist grundsätzlich untersagt. Diese Grenzen müssen durch die Zeiterfassung lückenlos nachweisbar sein.

Aktuelle Grenzwerte 2026: Mindestlohn, Minijob-Grenze und maximale Stunden

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Werte, die sich direkt auf die Zeiterfassung Ihrer Aushilfen auswirken. Denn die Minijob-Grenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt.

Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick

So rechnen Sie richtig

Bei einem Mindestlohn von 13,90 €/Stunde und einer Minijob-Grenze von 603 €/Monat ergibt sich eine maximale monatliche Arbeitszeit von rund 43 Stunden (603 € ÷ 13,90 € = 43,38 Stunden). Zahlen Sie Ihrer Aushilfe mehr als den Mindestlohn, reduziert sich die maximale Stundenzahl entsprechend.

Beispiel: Bei einem Stundenlohn von 15 € darf Ihre Aushilfe maximal 40 Stunden pro Monat arbeiten (603 € ÷ 15 € = 40,2 Stunden), um die Minijob-Grenze nicht zu überschreiten.

Nutzen Sie für eine genaue Berechnung den Arbeitszeit-Rechner, um die maximale Stundenzahl für Ihre Aushilfen zu ermitteln.

Wann die Grenze überschritten werden darf – und wann nicht

Entscheidend ist der Jahresverdienst von 7.236 €. In einzelnen Monaten darf Ihre Aushilfe auch mehr als 603 € verdienen, solange der Durchschnitt im Jahresverlauf die Grenze nicht überschreitet. Ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten der monatlichen Verdienstgrenze ist in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres zulässig – etwa wenn eine Aushilfe kurzfristig eine erkrankte Kollegin vertritt.

Wichtig: Ohne laufende Kontrolle der geleisteten Stunden kann die Minijob-Grenze unbemerkt überschritten werden. Die Folge: Das Beschäftigungsverhältnis wird rückwirkend sozialversicherungspflichtig – mit erheblichen Nachzahlungen für Ihren Betrieb.

Arbeitszeitkonten bei Minijobs: Die 50-%-Regel

Arbeitszeitkonten ermöglichen es, Aushilfen flexibel einzusetzen – in einem Monat mehr, im anderen weniger. Allerdings gibt es eine wichtige Einschränkung: Nach dem Mindestlohngesetz dürfen die auf dem Arbeitszeitkonto angesammelten Stunden monatlich nicht mehr als 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übersteigen. Auch hier zeigt sich, wie wichtig eine lückenlose Zeiterfassung ist.

Was passiert bei Verstößen?

Die Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung sind für Betriebe mit Aushilfen besonders gravierend – denn gerade die typischen Aushilfen-Branchen stehen im Fokus der Kontrollbehörden.

Bußgelder bis 30.000 €

Eine fehlende oder unvollständige Zeiterfassung im Minijob kann mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Das Bußgeld kann verhängt werden, wenn die Arbeitszeiten nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert werden. Und: Ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht kann den Verdacht aufkommen lassen, dass der Mindestlohn nicht ordnungsgemäß gezahlt wird – was weitere Ermittlungen und schwerwiegende rechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

Prüfungen durch Zoll und Rentenversicherung

In Branchen nach § 2a SchwarzArbG – insbesondere in der Gastronomie – führt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls regelmäßig unangemeldete Kontrollen durch. Geprüft wird unter anderem, ob die Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind und ob der Mindestlohn eingehalten wird. Zusätzlich prüft die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von Betriebsprüfungen die Zeitnachweise – bis zu vier Jahre rückwirkend.

Beweislastumkehr: Wenn der Arbeitnehmer recht behält

Ein oft unterschätztes Risiko: Fehlt eine ordnungsgemäße Zeiterfassung, kann sich die Beweislast im Streitfall umkehren. Das Arbeitsgericht Emden sprach einem Beschäftigten eine Vergütung nach dessen eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil das Unternehmen kein objektives Zeiterfassungssystem vorweisen konnte (ArbG Emden, 2 Ca 94/19). Wer nicht dokumentiert, verliert im Streitfall.

Praxis-Szenario: Restaurant mit 8 Aushilfen

Ein Restaurantbetrieb beschäftigt 8 Aushilfen auf Minijob-Basis. Die Stundenzettel werden wie üblich monatlich zur Lohnabrechnung eingesammelt. Am 15. des Monats erscheint der Zoll zur Kontrolle. Für die ersten 15 Tage des laufenden Monats liegen keine Aufzeichnungen vor – bei keiner der 8 Aushilfen. Theoretisch drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Fall. Bei 8 Betroffenen kann das schnell existenzgefährdend werden.

Zeiterfassung für Aushilfen in der Praxis: 3 Methoden im Vergleich

Eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung besteht derzeit noch nicht. Grundsätzlich sind drei Methoden zulässig – sie unterscheiden sich jedoch erheblich in Aufwand, Fehleranfälligkeit und Rechtssicherheit.

Stundenzettel (Papier)

Die klassische Variante: Aushilfen tragen Beginn, Ende und Dauer ihrer Arbeitszeit handschriftlich auf einem Formular ein. Der Vorteil liegt in den niedrigen Einstiegskosten. Die Nachteile wiegen jedoch schwer: Zettel gehen verloren, Einträge sind unleserlich oder unvollständig, und das Einsammeln und Abtippen kostet Zeit. Bei einer Zollkontrolle müssen die Zettel physisch vorliegen und sortiert sein.

Excel-Tabelle

Ein Schritt weiter: Die Arbeitszeiten werden in einer Tabelle erfasst, entweder direkt durch die Aushilfen oder durch Übertragung der Stundenzettel. Das ermöglicht einfache Berechnungen und eine bessere Übersicht. Die Herausforderung liegt in der konsequenten Pflege: Wenn die Tabelle nicht täglich aktualisiert wird, fehlen bei einer Kontrolle die aktuellen Daten. Zudem bieten einfache Tabellen keine automatische Prüfung von Arbeitszeitgrenzen oder Ruhezeiten.

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Digitale Zeiterfassungssoftware

Die zuverlässigste Methode: Aushilfen stempeln sich per App auf dem Smartphone oder an einem stationären Zeiterfassungssystem ein und aus. Die Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, Pausen berechnet und Abweichungen erkannt. Der entscheidende Vorteil: Die Daten sind in Echtzeit verfügbar – bei einer Kontrolle können Sie die Nachweise sofort vorlegen.

Digitale Zeiterfassung: So lösen Sie die Herausforderungen bei Aushilfen

Die besonderen Herausforderungen bei Aushilfen – hohe Fluktuation, wechselnde Einsatzzeiten, gemischte Teams aus Fest- und Aushilfskräften – lassen sich mit einer digitalen Zeiterfassungslösung deutlich einfacher bewältigen als mit manuellen Methoden.

Moderne Workforce-Management-Systeme wie Nostradamus bieten genau die Funktionen, die Betriebe mit vielen Aushilfen brauchen: Neue Aushilfen werden in wenigen Minuten im System angelegt und können sofort per Mitarbeiter-App oder am stationären Terminal stempeln. Das System erkennt automatisch Abweichungen – etwa verspätetes Stempeln oder fehlende Pausen – und überwacht die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Gerade bei Minijobbern ist die automatische Überwachung der Stundengrenze ein entscheidender Vorteil: Sie sehen sofort, wenn sich eine Aushilfe der 603-€-Grenze nähert, und können rechtzeitig gegensteuern.

Durch die DATEV-Integration fließen die erfassten Zeiten direkt in die Lohnvorbereitung – ohne doppelte Dateneingabe, ohne Übertragungsfehler. Und wenn der Zoll vor der Tür steht, haben Sie alle Nachweise auf Knopfdruck verfügbar.

Branchenspezifische Tipps für die Zeiterfassung von Aushilfen

Die Herausforderungen bei der Zeiterfassung von Aushilfen unterscheiden sich je nach Branche erheblich. Hier finden Sie konkrete Empfehlungen für die häufigsten Einsatzbereiche.

Gastronomie und Hotellerie

Kaum eine Branche arbeitet mit so vielen Aushilfen wie das Gastgewerbe. Wechselschichten, spontane Einsätze bei unerwartetem Gästeaufkommen und Nacht- sowie Wochenendarbeit sind Alltag. Gleichzeitig steht die Branche als Fokusbranche des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes unter besonderer Beobachtung.

Praxis-Tipps: Richten Sie ein Tablet als festes Stempelterminal im Personalbereich ein. Verknüpfen Sie die Zeiterfassung direkt mit Ihrer Dienstplanung, damit Soll- und Ist-Zeiten automatisch abgeglichen werden. Nutzen Sie Bedarfsprognosen, um den Aushilfen-Einsatz an das erwartete Gästeaufkommen anzupassen – so vermeiden Sie sowohl Über- als auch Unterbesetzung.

Einzelhandel

Im Einzelhandel kommen Aushilfen vor allem an Samstagen, in der Vorweihnachtszeit und während saisonaler Verkaufsaktionen zum Einsatz. Die Herausforderung: Viele Aushilfen arbeiten nur wenige Stunden pro Woche, oft an wechselnden Tagen.

Praxis-Tipps: Nutzen Sie ein System, in dem Aushilfen ihre Verfügbarkeit selbst eintragen können. So vermeiden Sie Planungslücken und stellen sicher, dass nur verfügbare Kräfte eingeplant werden. Achten Sie besonders im Weihnachtsgeschäft auf die Einhaltung der maximalen Monatsstunden bei Minijobbern.

Event- und Messebranche

Kurzfristige Beschäftigungen, wechselnde Einsatzorte und lange Auf- und Abbautage prägen diese Branche. Aushilfen werden häufig nur für einzelne Veranstaltungen engagiert.

Praxis-Tipps: Setzen Sie auf eine mobile Zeiterfassung per Smartphone-App, die auch an wechselnden Standorten funktioniert. Dokumentieren Sie bei kurzfristigen Beschäftigungen besonders sorgfältig, um die 70-Arbeitstage-Grenze nicht zu überschreiten.

Logistik und Lager

Schichtarbeit, körperliche Belastung und saisonale Spitzen (z. B. vor Feiertagen) kennzeichnen den Aushilfen-Einsatz in der Logistik. Pausenregelungen sind hier besonders relevant.

Praxis-Tipps: Nutzen Sie ein System mit automatischer Pausenberechnung, das sicherstellt, dass die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten und dokumentiert werden. Bei Schichtwechseln sollte das System die 11-stündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG automatisch überwachen.

7 Praxis-Tipps für eine lückenlose Zeiterfassung bei Aushilfen

Unabhängig davon, ob Sie bereits digital erfassen oder noch mit Stundenzetteln arbeiten – diese Tipps helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden:

• 1. Aushilfen sofort ins System aufnehmen. Nicht erst nach der Probezeit oder nach dem ersten Monat. Die Dokumentationspflicht gilt ab dem ersten Arbeitstag.
• 2. 5-Minuten-Einweisung am ersten Tag. Zeigen Sie jeder neuen Aushilfe, wie die Zeiterfassung funktioniert – und dokumentieren Sie diese Einweisung. Das schützt Sie bei Rückfragen.
• 3. Tablet oder Stempeluhr als Terminal einrichten. Nicht jede Aushilfe hat ein Smartphone oder möchte die Firmen-App installieren. Ein zentrales Terminal im Betrieb löst dieses Problem.
• 4. Automatische Warnungen bei Annäherung an die Stundengrenze einrichten. Ob 603-€-Grenze beim Minijob oder Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz – lassen Sie sich rechtzeitig warnen, statt am Monatsende böse Überraschungen zu erleben.
• 5. Stundenzettel nie nachbauen. Bei einer Zollkontrolle wird schnell erkannt, wenn Unterlagen nachträglich erstellt wurden. Das verschlimmert die Situation erheblich.
• 6. Dienstplan und Zeiterfassung verknüpfen. Wenn Soll-Zeiten aus dem Dienstplan automatisch mit den Ist-Zeiten abgeglichen werden, erkennen Sie Abweichungen sofort.
• 7. Vier Jahre aufbewahren, nicht nur zwei. Die Sozialversicherung prüft rückwirkend bis zu vier Jahre. Wer nach zwei Jahren löscht, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen.

Ausblick: Kommt die elektronische Zeiterfassungspflicht?

Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU, CSU und SPD enthält Pläne zur gesetzlichen Regelung der elektronischen Zeiterfassung. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht gestaffelte Übergangsfristen vor:

• Ab 250 Mitarbeitern: Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten
• 50 bis 249 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von zwei Jahren
• 10 bis 49 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von fünf Jahren
• Unter 10 Mitarbeiter: Zeiterfassung in Papierform soll weiterhin zulässig bleiben

Stand März 2026: Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Die Pflicht zur Zeiterfassung selbst gilt jedoch bereits seit dem BAG-Beschluss von 2022 – unabhängig von der ausstehenden Gesetzesreform. Wer jetzt auf ein digitales System umsteigt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern spart sich auch eine spätere Umstellung unter Zeitdruck.

Betriebe, die bereits heute mit einer vorausschauenden Personalplanung und digitaler Zeiterfassung arbeiten, profitieren von einem weiteren Vorteil: Sie können bis zu 10 % Lohnkosten einsparen und reduzieren den Planungsaufwand um bis zu 80 %. Bei Nostradamus ist die Implementierung in unter einer Woche möglich – der ROI stellt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten ein.

Fazit: Zeiterfassung für Aushilfen ist Pflicht – und mit dem richtigen System kein Aufwand

Die Zeiterfassung für Aushilfen ist keine optionale Fleißaufgabe, sondern gesetzliche Pflicht – und zwar für jede Beschäftigungsform, von der Minijobberin im Restaurant bis zum Ferienjobber im Lager. Die doppelte Pflichtenlage aus MiLoG und BAG-Urteil, Bußgelder von bis zu 30.000 € und die Gefahr unangekündigter Zollkontrollen machen das Thema zu einer Compliance-Priorität für jeden Betrieb mit Aushilfen.

Die gute Nachricht: Mit einer digitalen Lösung wird die Zeiterfassung vom Verwaltungsaufwand zum automatisierten Prozess. Nostradamus vereint Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung in einer Plattform – speziell entwickelt für Branchen mit hohem Aushilfen-Anteil wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Logistik. Über 2.700 Standorte in den Niederlanden vertrauen bereits auf die Lösung, darunter Betriebe wie Van der Valk und Burger King. Die Preise starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung für Aushilfen

Muss ich für alle Aushilfen die Arbeitszeit erfassen – auch bei nur wenigen Stunden pro Woche?

Ja. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt unabhängig von der Stundenzahl. Für Minijobber schreibt § 17 MiLoG die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vor. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 gilt diese Pflicht zudem für alle Arbeitnehmer – also auch für kurzfristig Beschäftigte, Werkstudenten und Saisonkräfte.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier oder muss ich digital erfassen?

Derzeit ist die Form der Zeiterfassung noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein handschriftlicher Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle ist zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig dokumentiert und die Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die elektronische Zeiterfassungspflicht ist im Koalitionsvertrag 2025 vorgesehen, aber noch nicht in Kraft getreten.

Was wird bei einer Zollkontrolle genau geprüft?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft, ob die Arbeitszeiten aller Beschäftigten – insbesondere der Minijobber – korrekt dokumentiert sind und ob der Mindestlohn eingehalten wird. Die Aufzeichnungen müssen innerhalb der 7-Tage-Frist vorliegen. Können Sie bei einer unangemeldeten Kontrolle keine aktuellen Nachweise vorlegen, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €.

Dürfen Aushilfen ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja, die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann an die Aushilfen delegiert werden. Die Verantwortung und Nachweispflicht bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Sie müssen sicherstellen, dass die Dokumentation vollständig und fristgerecht erfolgt. Eine kurze Einweisung am ersten Arbeitstag und regelmäßige Kontrollen sind daher unerlässlich.

Was passiert, wenn mein Minijobber die 603-€-Grenze überschreitet?

Ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten ist in bis zu zwei Kalendermonaten pro Jahr zulässig, solange der Jahresverdienst von 7.236 € nicht überschritten wird. Wird die Grenze regelmäßig überschritten, kann das Beschäftigungsverhältnis rückwirkend sozialversicherungspflichtig werden – mit erheblichen Nachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Aushilfen?

Deutlich weniger aufwändig als viele befürchten. Moderne Systeme wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Aushilfen stempeln sich per App oder am Terminal mit einem Klick ein und aus. Durch die automatische Pausenberechnung, Überstunden-Erkennung und Grenzwert-Überwachung sparen Sie als Betriebsleiter sofort Zeit – und sind bei Kontrollen jederzeit auf der sicheren Seite.