Alles begann vor acht Jahren mit Mr. Sammi Bistro Bar, untergebracht in der alten ECI-Fabrik an der Roer. Mr. Sammi ist der Ort für ein raffiniertes Abendessen, kreative Cocktails und eine lebendige Atmosphäre. Drei Jahre später wurde die Familie um Tante Tilly Brasserie erweitert: eigenwillig, extravagant und das Reich einer frech-gemütlichen Tante mit einer Vorliebe für Kuchen, Likör und einen frühen Drink in der Innenstadt. Was beide Standorte verbindet, ist ihre starke Identität – erschaffen rund um markante Charaktere und die Überzeugung, dass echte Gastfreundschaft bei einem eingespielten Team beginnt.

Die dritte Säule bildet Mr. Sammi Events, eine Erweiterung von Mr. Sammi, die sich ausschließlich auf die Organisation von Events konzentriert. In Zusammenarbeit mit der Stiftung ECI wird das gesamte Gebäude in eine beeindruckende Eventlocation verwandelt.
„Wir veranstalten zum Beispiel New Year’s Eve, ein eigenes Event, zu dem rund 2.000 Gäste kommen.“
Eine einzigartige Kombination aus Gastronomie und Erlebnis unter einem Dach.

Wachstum erfordert Struktur

Mit dem Wachstum der Organisation stieß man an die Grenzen der manuellen Arbeitsweise. „Wir arbeiteten hauptsächlich mit Excel-Tabellen… irgendwann verliert man einfach den Überblick“, erzählt Sandy. „Es ist alles sehr aufwendig, manuell und führt häufig zu Störungen in der internen Kommunikation.“

Die Eröffnung von Mr. Sammi, einem größeren Betrieb mit mehr Mitarbeitenden, verstärkte die Notwendigkeit zur Professionalisierung. „Gerade als wir Mr. Sammi gründeten, entstand der Bedarf, diesen Prozess zu digitalisieren und einen Professionalisierungsschritt zu machen.“

Nach dem Umstieg auf das Kassensystem Untill begann die Suche nach einer passenden Planungssoftware. „Wir haben uns bei verschiedenen Anbietern umgesehen und sind schließlich bei Nostradamus gelandet – die Software stach wirklich heraus.“ Nicht nur wegen der umfangreichen Funktionalitäten, sondern vor allem durch die Flexibilität und die verfügbaren Schnittstellen.

Steuerung auf Basis von Zahlen

Das Echtzeit-Dashboard von Nostradamus ist laut Sandy der größte Vorteil. Durch die Anbindung an die Kassen haben die Manager jederzeit Einblick in das Verhältnis von Umsatz zu Personalkosten. „Wir haben Echtzeit-Einblick in unsere Umsätze und die dazugehörigen Personalkosten“, sagt Sandy.

Diese Flexibilität verlangt nach Steuerung auf Detailebene. „Die Management-App hilft den Managern, blitzschnell auf das aktuelle Geschehen zu reagieren. Ist das Mittagsgeschäft überraschend ruhig? Dann kann jemand früher nach Hause gehen. Wird es voller als erwartet? Dann sieht man sofort, was gebraucht wird. Die App bietet Werkzeuge für Entscheidungen im Moment.“

Auch im Nachhinein liefert das Dashboard wertvolle Erkenntnisse. „Wir schauen uns die Woche rückblickend an: Wie ist es gelaufen? Wo lagen wir zurück? Warum lagen die Personalkosten im Servicebereich 3 % über dem Budget? Dann sehen wir zum Beispiel, dass der Dienstag kein guter Tag war.“ So ist das Dashboard zu einem Lerninstrument geworden. „Wir nehmen unsere Manager da mit: Worauf muss man achten, wann muss man reagieren? Es war auch ein schönes Lernprozess, mit diesen Daten zu arbeiten.“

Mehrere Standorte in einem Account verwalten

The Big Family Group verwaltet vier Umgebungen innerhalb von Nostradamus: Mr. Sammi, Tante Tilly, Mr. Sammi Events und das Büro. „Wir können problemlos zwischen den Standorten wechseln – das funktioniert bei Nostradamus sehr gut.“ Mitarbeitende werden flexibel eingesetzt. Mal arbeitet man als Runner im Restaurant, ein anderes Mal steht man hinter der Bar bei einem großen Event.

Jeder Standort hat seine eigene Dynamik – und somit auch eigene Herausforderungen. „Bei Tante Tilly haben wir tagsüber viel Betrieb. Bei Mr. Sammi hingegen füllt sich der Laden erst abends.“ Dank Nostradamus können Planer und Manager schnell zwischen den Standorten wechseln und auf diese Unterschiede reagieren.

Mehr als nur Planung: Daten und Dashboards

Die Stärke der Software liegt in der Transparenz. „Wir haben festgestellt, dass Dashboarding für uns sehr wertvoll ist. Wir sehen, in welchen Tageszeiten der Umsatz gemacht wird, und verknüpfen das mit der Personalplanung. Durch die Kombination der Daten aus Nostradamus und dem Kassensystem haben wir eine wöchentliche Verkaufsanalyse entwickelt.“

Auch die Kommunikation wurde professioneller. „Über die Mitarbeiter-App von Nostradamus können die Mitarbeitenden ganz einfach Dienste tauschen und erhalten Benachrichtigungen, wenn neue Dienstpläne veröffentlicht werden. Das ist für die Mitarbeitenden sehr angenehm“, so Sandy.

Die Verantwortung liegt nun stärker bei den Teams selbst. Wo früher das Büroteam die Zahlen analysierte, übernehmen das heute hauptsächlich die Manager selbst. „Wir wollen diese Verantwortung stärker in den Betrieb legen. Das ist zunächst eine Umstellung, aber das Dashboard hilft dabei. Die Manager können selbst sehen, wo sie stehen und bei Bedarf handeln.“

Mitarbeiterzufriedenheit im Blick

Bei einer Organisation mit so vielen Mitarbeitenden wie The Big Family Group ist es eine Herausforderung, den Überblick über die Stimmung im Team zu behalten. Deshalb wird die Mitarbeiterzufriedenheits-Funktion von Nostradamus aktiv genutzt.

Mitarbeitende haben die Möglichkeit, am Ende ihrer Schicht kurz anzugeben, wie ihr Arbeitstag verlaufen ist. „Wenn Teammitglieder angeben, dass ein Tag nicht gut lief – woran lag es dann? An schwierigen Gästen? Oder daran, dass zu wenige Hände da waren?“

Dieses Feedback wird aktiv genutzt. „Wir greifen das in Einzelgesprächen wieder auf. Wenn jemand regelmäßig angibt, dass die Tage nicht gut laufen, wollen wir verstehen, warum das so ist. Aber auch positive Rückmeldungen greifen wir auf. Warum macht dir die Arbeit so viel Spaß?“

Effiziente Zusammenarbeit mit anderen Systemen

Für The Big Family Group war die Entscheidung für Nostradamus auch durch die verfügbaren Schnittstellen mit anderen Systemen geprägt. So gibt es eine nahtlose Integration mit den Kassensystemen von Untill, dem ERP-System AFAS und dem Lohnbüro FHRIS.
„Aus dem Kassensystem heraus sehen wir natürlich nicht, wie die Personalkosten aussehen. Die Tatsache, dass Nostradamus die Umsätze wieder einlesen kann und wir dadurch einen Überblick bekommen – über einen Teil der Umsätze, einen Teil der Personalkosten, Zeiterfassung und Produktivität –, das ist genau die Information, die wir brauchen, um besser steuern zu können.“

Nostradamus – die Softwarelösung für die Gastronomie

Was als praktische Planungssoftware begann, ist für The Big Family Group zu einem unverzichtbaren Tool für Einblick, Steuerung und Struktur geworden. „Ich würde Nostradamus jedem Gastronomiebetrieb empfehlen“, sagt Sandy. „Die Ruhe, die Informationsstruktur und der Überblick über den Personalpool… das sollte man als Arbeitgeber in der gesamten Organisation implementieren.“

Auch andere Branchen könnten laut ihm davon profitieren: „Nostradamus analysiert historische Verkaufsdaten. Die Tatsache, dass diese Daten verfügbar sind und wir sie so einfach an unsere Manager weitergeben können – das ist für uns sehr wichtig und ein Bereich, in dem Nostradamus unserer Meinung nach anderen Anbietern deutlich voraus ist.“

Abschließend betont Sandy, wie sich die Software entwickelt hat: „Ich finde, die Software ist immer besser geworden. Es ist ein Programm, das über die Jahre wirklich gewachsen ist, und das merkt man an den Weiterentwicklungen und der heutigen Nutzung.“ Die Stärke sieht er in der täglichen Praxis: „Nostradamus ist bei uns so tief integriert. Wir profitieren wirklich sehr davon.“

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