Mit vier Kletterwäldern und einem Spielpark verteilt über die Niederlande (Almere, Amsterdam, Rotterdam und Venlo) bietet Fun Forest ein einzigartiges Erlebnis für Familien, Schulen und Unternehmen. Doch hinter Seilen, Seilrutschen und Teamspielen steckt auch eine tiefere Mission: Fun Forest schafft Chancen für Jugendliche mit Abstand zum Arbeitsmarkt und macht Naturerlebnisse für alle zugänglich. Seit 2007 verbinden sie Wirkung mit Action und setzen sich täglich für Inklusion, Bildung und Spaß an der frischen Luft ein.

Saisonale Herausforderung

Die Freizeitbranche, insbesondere ein saisonabhängiges Unternehmen wie Fun Forest, steht vor besonderen Herausforderungen in der Personalplanung. Die Arbeitszeiten variieren stark je nach Saison, und Gruppenbuchungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten führen zu wöchentlich wechselnden Dienstplänen. Zusätzlich kann unerwartet schlechtes Wetter kurzfristige Änderungen erfordern. Hinzu kommt, dass Fun Forest größtenteils mit flexiblen Arbeitskräften arbeitet, darunter viele Studierende und Praktikant*innen aus dem Bereich Outdoor-Sport.

Fun Forest dachte zunächst, die Lösung in einem anderen Planungstool gefunden zu haben, doch die Enttäuschung folgte schnell: „Die Geschwindigkeit war katastrophal, das Laden des Dienstplans war wirklich ein Engpass“, erzählt Daan. „Wir hätten viel Zeit mit Vorlagen sparen können, aber am Ende haben wir genauso lange für die Planung gebraucht, weil das System so langsam war.“ Statt Erleichterung brachte es zusätzliche Frustration. „Wir spürten keinen Mehrwert obwohl es da viel zu holen gab. Und den holen wir uns jetzt endlich.“

Anfang dieses Jahres wechselte Fun Forest zu Nostradamus. Eine der Führungskräfte hatte bereits mit dem System gearbeitet und brachte es ins Gespräch. „Der Schritt war nicht groß und doch gigantisch. Es hat von Anfang an gut und angenehm funktioniert.“

Von Chaos zu Übersicht

Trotz einer arbeitsintensiven Phase wurde die Implementierung als angenehm empfunden. „Während wir den Wechsel zu Nostradamus vollzogen, haben wir gleichzeitig auch unser Buchungssystem umgestellt. Es war wirklich hilfreich, dass die Implementierung mit Nostradamus reibungslos verlief, das war eine ziemlich hektische Zeit.“ Der Übergang verlief zügig, nicht zuletzt dank der Unterstützung durch das Team von Nostradamus. Obwohl die Software ursprünglich für die Gastronomie entwickelt wurde, wurde sie speziell auf die Bedürfnisse von Fun Forest angepasst, inklusive Abteilungen und Teams. Der größte Vorteil laut Fun Forest? Die Geschwindigkeit.

Auch die Mitarbeitenden zeigen sich laut Daan sehr zufrieden mit Nostradamus. Die Mitarbeiter-App wird aktiv genutzt, etwa für die Angabe der Verfügbarkeit, Urlaubsanträge oder Korrekturen der Arbeitszeiten. Die Integration mit Nmbrs spielt dabei eine entscheidende Rolle. Früher mussten Mitarbeitende zwischen verschiedenen Systemen wechseln, um ihren Urlaubsstand oder Anträge einzusehen. Jetzt können sie dank der Schnittstelle zwischen Nostradamus und Nmbrs alles direkt in der Mitarbeiter-App einsehen. „Die Nmbrs-Schnittstelle funktioniert wirklich gut, eigentlich nahtlos: damit hatten wir beim vorherigen Anbieter viele Probleme“, erklärt Daan. Besonders zum Monatsanfang kam es früher häufig zu Synchronisationsproblemen. „Bei Nostradamus hatten wir vom ersten Moment an kein einziges Problem.“

Kontrolle und Gewinn in Zeitersparnis

Obwohl Fun Forest bereits die Management App nutzt, arbeiten sie noch an der vollständigen Integration von Umsatzzahlen und Zielvorgaben. So möchten sie in Zukunft auch proaktiver die Personalkosten steuern. „Wir hatten bisher einfach zu viel zu tun, um Nostradamus auf das nächste Level zu bringen, sonst hätten wir das schon viel früher gemacht.“

Die bisherigen Ergebnisse sind dennoch vielversprechend. Laut Daan liegt der größte Gewinn in Zeitersparnis und Übersicht. „Die Kontrolle, die man durch Genehmigungen und den Status von Registrierungen hat, ist einfach sehr wertvoll.“ Außerdem wurden manuelle Kontrollen dank der Zuverlässigkeit der Verwaltung deutlich reduziert. „Nostradamus ist für uns jetzt einfach ein komplettes Paket. Die Software kann eigentlich vieles, was unser vorheriges System auch konnte, aber besser, schneller und umfangreicher“, fasst Daan zusammen.

Bereit für mehr Kontrolle über deine Planung?