Lohnabrechnung erstellen: Anleitung und Beispiel

Die korrekte Erstellung der Lohnabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens – doch sie ist auch zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine falsche Berechnung kann nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeitern führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mit Nostradamus können Sie Ihre Lohnvorbereitung ganz einfach digitalisieren und alle relevanten Daten direkt an DATEV oder ein anderes Tool zur Gehaltsabrechnung exportieren.

Das Thema kurz und kompakt

• Gesetzliche Pflicht: Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Mitarbeiter eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen und auszuhändigen.
• Komplexe Berechnung: Die Lohnabrechnung umfasst die Erfassung des Bruttolohns sowie die Berechnung verschiedener Steuern (Lohnsteuer + Kirchensteuer) und Sozialversicherungsbeiträge.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Eine manuelle erstellte bzw. fehlerhafte Lohnabrechnung birgt erhebliche Risiken – von Bußgeldern bis hin zu Nachzahlungen an Finanzamt und Krankenkassen.
• Lohnvorbereitung leicht gemacht: Nostradamus ermöglicht es Ihnen, alle für die Lohnabrechnung relevanten Daten auf Knopfdruck an DATEV oder ein anderes Tool zur Lohnabrechnung zu übermitteln – völlig simpel und sicher.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein rechtlich vorgeschriebenes Dokument, das Arbeitgeber für jeden ihrer Mitarbeiter monatlich erstellen und aushändigen müssen. Sie dient als detaillierter Nachweis über das gezahlte Arbeitsentgelt und zeigt transparent auf, wie sich der Bruttolohn zusammensetzt und welche Abzüge vorgenommen wurden. Laut § 108 der Gewerbeordnung (GewO) besteht für Arbeitgeber grundsätzlich eine Erstellungspflicht.

Die Lohnabrechnung gibt Aufschluss über alle wesentlichen Bestandteile der Entlohnung: den Bruttolohn, die Höhe der gezahlten Lohnsteuer, die verschiedenen Sozialversicherungsbeiträge und das resultierende Nettogehalt. Typischerweise werden folgende Posten vom Bruttolohn abgezogen: Lohnsteuer, Kirchensteuer und Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Gibt es einen Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Viele verwenden die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym – dies ist jedoch nicht korrekt. Der Unterschied liegt in der Art der Entlohnung: 

• Ein Gehalt ist eine mit dem Mitarbeiter fest vereinbarte Summe, die unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ausgezahlt wird. 
• Der Lohn hingegen kann von Monat zu Monat variieren, da er sich nach den konkret geleisteten Arbeitsstunden richtet.

Bei Gehaltsempfängern bleibt die monatliche Auszahlung dementsprechend konstant, während die Höhe der Vergütung bei Lohnempfängern schwanken kann – beispielsweise durch unterschiedliche Arbeitszeiten, Überstunden oder Ausfallzeiten. Als übergeordneter Begriff für beide Varianten wird häufig „Entgeltabrechnung” verwendet.

Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?

Eine Lohnabrechnung folgt einem standardisierten Aufbau, der sich in drei Hauptbereiche gliedert: Kopfteil, Mittelteil und Fußzeile. Jeder Bereich enthält spezifische Pflichtangaben, die nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung zwingend erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Versicherungsnummer, Geburtsdatum, Abrechnungszeitraum, Brutto- und Nettolohn sowie alle relevanten Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge.

Unabhängig davon, ob Sie eine Lohnsoftware verwenden oder die Abrechnung manuell erstellen – die zentralen Daten und Pflichtangaben bleiben identisch. Nur die optische Gestaltung und Anordnung der Informationen kann zwischen verschiedenen Systemen variieren, während der Inhalt gesetzlich vorgegeben ist.

Kopfteil der Gehaltsabrechnung

Der Kopfteil enthält alle grundlegenden Informationen zum Arbeitnehmer und den Daten der Beschäftigung. Diese umfassen:

Arbeitnehmerdaten:

• Name, Anschrift und Geburtsdatum
• Versicherungsnummer und Steuer-ID
• Lohnsteuerklasse und Kinderfreibeträge
• Personal- oder Abteilungsnummer

Beschäftigungsdaten:

• Eintrittsdatum ins Unternehmen
• Abrechnungszeitraum mit Steuer- und Sozialversicherungstagen
• Wöchentliche Arbeitszeit und Stundenlohn
• Besondere Umstände wie Krankheit oder Elternzeit

Mittelteil der Gehaltsabrechnung

Der Mittelteil bildet das Herzstück der Lohnabrechnung und enthält alle Zahlen und Berechnungen. Hier werden sämtliche Bezüge und Abzüge systematisch aufgeschlüsselt:

Brutto-Bezüge:

• Grundlohn oder Grundgehalt
• Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit
• Überstundenvergütung und Prämien
• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile

Abzüge:

• Lohnsteuer nach der jeweiligen Steuerklasse
• Kirchensteuer (falls zutreffend)
• Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)

Fußzeile der Gehaltsabrechnung

Die Fußzeile rundet die Lohnabrechnung mit ergänzenden Informationen ab. Diese beinhalten optional weitere wichtige Daten für den Arbeitnehmer und rechtliche Hinweise:

Zusätzliche Informationen:

• Bankverbindung und Kontodaten des Arbeitnehmers
• Gesamtkosten für den Arbeitgeber (optional)
• Angaben zur betrieblichen Altersversorgung
• Hinweis auf die Erstellung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung

Übersicht: Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Bezüge auf der Lohnabrechnung

Bei der Erstellung einer Lohnabrechnung müssen verschiedene Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt werden, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer anfallen. Die folgende Tabelle zeigt die aktuellen Sätze und Abgaben für 2025 am Beispiel eines kinderlosen Mitarbeiters (älter als 23 Jahre) mit 3.000 € Bruttolohn, Steuerklasse 1, ohne Kirchenzugehörigkeit und wohnhaft in Nordrhein-Westfalen.

Steuern

Die steuerlichen Abzüge auf der Lohnabrechnung umfassen vor allem zwei Komponenten, die direkt an das Finanzamt abgeführt werden müssen:

• Lohnsteuer: Sie stellt den größten Anteil der Steuerabzüge dar und wird nach dem Progressionstarif berechnet. Die Höhe hängt von der Steuerklasse, dem Einkommen und persönlichen Freibeträgen ab. 
• Kirchensteuer: Die Kirchensteuer beträgt 8 % (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9 % (übrige Bundesländer) der Lohnsteuer und fällt nur bei Kirchenmitgliedern an. 

Sozialversicherung

Die Sozialversicherungsbeiträge werden paritätisch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, mit wenigen Ausnahmen:

• Kranken- und Pflegeversicherung: Der allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung liegt bei 14,6 %, hinzu kommt ein durchschnittlicher Zusatzbeitrag von 2,5 %. Die Pflegeversicherung beträgt 3,6 % für Eltern und 4,2 % für Kinderlose ab 23 Jahren. Beide unterliegen der Beitragsbemessungsgrenze von 62.100 € pro Jahr.
• Renten- und Arbeitslosenversicherung: Die Rentenversicherung schlägt mit 18,6 % zu Buche, die Arbeitslosenversicherung mit 2,6 %. Für beide gilt eine höhere Beitragsbemessungsgrenze von 90.600 € in den alten und 87.600 € in den neuen Bundesländern.

Definition Beitragsbemessungsgrenze: Jährlich festgelegte Einkommensgrenze, bis zu der Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Verdient ein Arbeitnehmer mehr als diese Grenze, werden die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung nur bis zu diesem Höchstbetrag berechnet.

Zusätzliche Bezüge

Neben dem Bruttolohn können verschiedene zusätzliche Bezüge auf der Lohnabrechnung erscheinen, die unterschiedlich besteuert werden:

• Steuer- und sozialversicherungspflichtige Bezüge: Dazu zählen Überstunden, Prämien, Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie geldwerte Vorteile wie Firmenwagen oder Sachbezüge über 50 € monatlich. Diese erhöhen sowohl die Steuer- als auch die Sozialversicherungslast.
• Steuer- oder beitragsfreie Leistungen: Bestimmte Arbeitgeberleistungen bleiben bis zu gewissen Grenzen abgabenfrei, beispielsweise Zuschüsse für Kindergärten, Gesundheitsförderung, Jobtickets oder steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit.

Wie erstelle ich eine korrekte Lohnabrechnung?

Die Erstellung einer korrekten Lohnabrechnung folgt einem standardisierten Verfahren, das systematisch vom Bruttolohn zum finalen Auszahlungsbetrag führt. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und berücksichtigt spezifische gesetzliche Vorgaben, Freibeträge und Beitragsbemessungsgrenzen. Eine strukturierte Herangehensweise minimiert das Fehlerrisiko und stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Schritt 1: Bruttogehalt aufstellen

Das Bruttogehalt bildet die Grundlage für alle weiteren Berechnungen und setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

Regelmäßige Bezüge:

• Grundlohn oder Grundgehalt
• Überstundenvergütung nach Tarif oder Arbeitsvertrag
• Regelmäßige Zulagen (z.B. Schichtzulagen)
• Provisionen und leistungsbezogene Prämien

Einmalige und besondere Bezüge:

• Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld
• Jubiläumszuwendungen und Sonderprämien
• Geldwerte Vorteile (z.B. Firmenwagen nach 1%-Regelung)
• Sachbezüge über der monatlichen Freigrenze von 50 €
• Aufwandsentschädigungen, die die steuerfreien Pauschalen übersteigen

Schritt 2: Steuerlast ermitteln

Aus dem Gesamtbrutto wird durch Abzug bestimmter Freibeträge das steuerpflichtige Einkommen ermittelt, auf dessen Basis die Lohnsteuer berechnet wird:

Steuerliche Berechnung:

• Anwendung der entsprechenden Lohnsteuertabelle nach Steuerklasse
• Berechnung der Kirchensteuer (8 oder 9 % der Lohnsteuer)

Steuerfreie Abzüge:

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit bis zu den gesetzlichen Freigrenzen
• Steuerfreie Sachbezüge und Aufwandsentschädigungen
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge innerhalb der Fördergrenzen

Schritt 3: Sozialversicherungsbeiträge ermitteln

Die Sozialversicherungsbeiträge werden auf Basis des sozialversicherungspflichtigen Bruttos berechnet, das sich vom Steuerbrutto unterscheiden kann:

Beitragspflichtige Bestandteile:

• Grundentgelt und regelmäßige Zulagen
• Einmalige Zahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Geldwerte Vorteile (z.B. Dienstwagen, Sachbezüge)
• Variable Vergütungsbestandteile (Prämien, Provisionen)

Beitragsfreie Bestandteile:

• Aufwandsentschädigungen innerhalb der steuerfreien Grenzen
• Arbeitgeberzuschüsse zur Gesundheitsförderung bis 600 € jährlich
• Steuerfreie Sachzuwendungen bis 50 € monatlich

Schritt 4: Nettogehalt berechnen

Das Nettogehalt ergibt sich durch Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt:

Nettogehalt = Bruttogehalt – Lohnsteuer – Kirchensteuer – Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung

Das so ermittelte Nettogehalt stellt jedoch noch nicht den finalen Auszahlungsbetrag dar, da weitere Zu- und Abschläge möglich sind.

Schritt 5: Auszahlungsbetrag ermitteln

Der tatsächliche Auszahlungsbetrag kann vom Nettogehalt abweichen, da weitere Positionen hinzukommen oder abgezogen werden:

Mögliche Abzüge vom Nettogehalt:

• Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
• Betriebliche Altersvorsorge (Entgeltumwandlung)
• Sachbezüge, die bar ausgeglichen werden

Mögliche Zuschläge zum Nettogehalt:

• Steuerfreie Aufwandsentschädigungen
• Arbeitgeberzuschüsse (z.B. zur privaten Krankenversicherung)
• Nachzahlungen aus Vormonaten
• Erstattungen von Reisekosten oder anderen Auslagen

Lohnabrechnung erstellen – darauf sollten Sie sonst noch achten

Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie verschiedene rechtliche Fristen und Meldepflichten beachten. Die Lohnsteuer muss bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt überwiesen werden, während die Sozialversicherungsbeiträge bereits zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats bei der Krankenkasse eingegangen sein müssen. Verspätete Zahlungen führen automatisch zu Säumniszuschlägen.

Wichtige Zusatzaspekte:

• Die Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen beträgt 30 Jahre
• Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen sind bis zum 28. Februar zu erstellen
• Meldungen an die Sozialversicherung müssen digital über das sv.net-Verfahren erfolgen
• Bei Minijobbern gelten Sonderregelungen mit pauschalen Abgaben über die Minijob-Zentrale
• Kurzarbeitergeld erfordert spezielle Berechnungen und Meldeverfahren

Welche Besonderheiten gelten bei der Lohnabrechnung für Minijobber?

Minijobber sind Beschäftigte mit einem monatlichen Verdienst von maximal 556 €, für die besondere Regelungen bei der Lohnabrechnung gelten. Im Gegensatz zu regulären Arbeitnehmern erhalten Minijobber in der Regel ihr Bruttogehalt ohne Abzüge ausgezahlt – die Sozialversicherungsbeiträge und Steuern trägt größtenteils der Arbeitgeber über pauschale Abgaben.

Die Abrechnung erfolgt dabei über die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Alle Meldungen und Zahlungen laufen zentral über diese Stelle, wodurch sich der administrative Aufwand für Arbeitgeber reduziert. Überschreitet ein Minijobber dauerhaft die 556 €-Grenze, wird er automatisch sozialversicherungspflichtig.

Lohnvorbereitung und Export mit Nostradamus – schnell, einfach und sicher

Komplexe Berechnungen, sich ändernde Gesetzesvorgaben und verschiedene Sonderfälle wie Minijobs oder Kurzarbeit machen die Lohnbuchhaltung zu einer der anspruchsvollsten Aufgaben für Unternehmen. Dabei sind Fehler bei der Berechnung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen nicht nur kostspielig, sondern können auch das Vertrauen der Mitarbeiter nachhaltig beschädigen.

Mit der umfassenden Personalsoftware von Nostradamus vereinfachen Sie Ihre Lohnvorbereitung erheblich. Die Software erfasst automatisch alle relevanten Bewegungsdaten aus Zeiterfassung und Dienstplanung und überträgt diese über offene Schnittstellen an Ihre Lohnbuchhaltung. Egal ob DATEV, Lexware oder ein anderes System – mit Nostradamus gelingt der Export Ihrer wichtigsten Daten schnell, einfach und sicher. 

FAQ

Kann man eine Lohnabrechnung selber erstellen?

Ja, grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber Lohnabrechnungen selbst erstellen. Sie benötigen dafür keine spezielle Ausbildung, sollten jedoch über kaufmännische Grundkenntnisse verfügen und sich mit den aktuellen Bestimmungen beim Thema Steuern und Sozialversicherung auskennen. Bei komplexeren Fällen oder größeren Unternehmen empfiehlt sich jedoch professionelle Unterstützung.

Wie kann ich kostenlos Lohnabrechnungen erstellen?

Kostenlose Optionen sind Excel-Vorlagen oder Online-Lohnrechner, die grundlegende Berechnungen durchführen. Diese eignen sich jedoch nur für einfache Fälle und wenige Mitarbeiter. Für eine professionelle und fehlerfreie Entgeltabrechnung sollten Sie in eine entsprechende Lohnsoftware investieren oder die Erstellung an einen Steuerberater oder anderen Experten delegieren.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Ein Gehalt ist eine feste monatliche Vergütung, die unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden ausgezahlt wird. Der Lohn hingegen variiert je nach tatsächlich gearbeiteten Stunden und kann daher von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen. Beide unterliegen denselben steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen.

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Lohnabrechnungen dürfen grundsätzlich vom Arbeitgeber, einem Steuerberater oder von einem speziell zugelassenen Lohnbüro erstellt werden. Wichtig ist, dass die Person über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt und alle gesetzlichen Bestimmungen korrekt anwendet. Die Haftung für korrekte Abrechnungen liegt jedoch immer beim Arbeitgeber.