Melkweg: Kontrolle über Personalplanung und Effizienz mit Nostradamus

Mitten im Herzen von Amsterdam befindet sich Melkweg – eine ikonische Konzertlocation, die seit über 50 Jahren als kreatives Zentrum für Musik, Kunst und Kultur gilt. Was in den 70er-Jahren als besetztes Gebäude begann, hat sich inzwischen zu einem vielseitigen, multidisziplinären Kulturzentrum entwickelt. Neben Konzerten organisiert Melkweg auch Filmvorführungen, Ausstellungen und Clubnächte – und hebt sich damit deutlich von anderen Musikbühnen in den Niederlanden ab.

Mit über 200 festangestellten Mitarbeitenden, ergänzt durch einen flexiblen Pool von rund 50 Freiberuflern und externen Partnern, ist Melkweg eine dynamische Organisation. Jedes Jahr werden unzählige Veranstaltungen organisiert – das bringt erhebliche Herausforderungen in der Personalplanung mit sich. Seit 2022 nutzt Melkweg die Personalplanungssoftware von Nostradamus, um diese Prozesse zu optimieren. Wir haben mit Fridtjof Winkler, Projektkoordinator bei Melkweg, über ihre Erfahrungen mit Nostradamus und die Auswirkungen auf die Organisation gesprochen.

„Dank der Funktionen für Personalplanung und Zeiterfassung ist Nostradamus wirklich der Motor von Melkweg, würde ich sagen.“

Von chaotischer Planung zu Überblick und Effizienz

Mit einem so umfangreichen Personalbestand und einer Vielzahl an Veranstaltungen war eine übersichtliche und effiziente Planungslösung für Melkweg unerlässlich. Vor dem Wechsel zu Nostradamus erfolgte die Personalplanung über verschiedene Kanäle: Ein Teil arbeitete mit einer anderen Planungssoftware, andere führten ihre Pläne in Excel oder sogar per E-Mail. Das führte zu einem Mangel an Übersicht und Struktur. „Das Gesamtbild fehlte“, erzählt Fridtjof. „Wir wollten, dass das gesamte festangestellte Personal über eine zentrale Planungssoftware eingeplant wird. Wir waren mit der bisherigen Software nicht mehr zufrieden und haben uns deshalb umgesehen und verschiedene Anbieter kontaktiert.“

Warum Nostradamus?

Melkweg suchte eine Softwarelösung, die sowohl die Planung zentralisieren als auch die interne Kommunikation verbessern konnte. „Nostradamus ist das Rundum-sorglos-Paket. Wir haben ziemlich gründlich recherchiert, auch bei anderen Unternehmen, aber so etwas wie Nostradamus gibt es einfach nicht.“ Ein entscheidender Faktor war die Möglichkeit, Informationen zentral zu teilen. „Was uns überzeugt hat, war die Möglichkeit, Informationen direkt über die Mitarbeiter-App von Nostradamus zu kommunizieren“, sagt Fridtjof. „Wir nutzen Nostradamus häufig, um Newsletter zu versenden oder Richtlinienänderungen bekannt zu geben. So stellen wir sicher, dass alle Mitarbeitenden immer einheitlich und zuverlässig informiert werden.“

Ein weiteres Highlight ist die flexible Tauschfunktion für Schichten. „Mitarbeitende können über die App eigenständig Tauschgesuche einreichen, die nur noch von einer Führungskraft genehmigt werden müssen. Das spart uns enorm viel Zeit und Aufwand.“ Inzwischen nutzt Melkweg Nostradamus seit drei Jahren – und möchte nicht mehr darauf verzichten. „Dank der Funktionen zur Personalplanung und Zeiterfassung ist Nostradamus wirklich der Motor von Melkweg.“

„Nostradamus ist das Komplettpaket. Wir haben gründlich recherchiert, aber so etwas wie Nostradamus gibt es einfach nicht.“

Tägliche Vorteile

Melkweg nutzt Nostradamus intensiv für die Personalplanung, Zeiterfassung und interne Informationsverteilung. Auch die Urlaubsverwaltung hat sich erheblich verbessert: „Urlaubsstunden, die früher sehr chaotisch verwaltet wurden, sind jetzt transparent einsehbar, und Mitarbeitende können ihren Urlaub selbst im System einsehen – das ist top.“

Auch die Anbindung an Yesplan bringt großen Mehrwert. „Wir müssen nicht mehr ständig zwischen Systemen wechseln: Alle Basisdaten sind jetzt direkt beim Planen verfügbar“, sagt Fridtjof. Die Management- und Personal-Apps kommen bei den Mitarbeitenden gut an: „Die Apps sind sehr intuitiv – alles lässt sich direkt über das Smartphone erledigen, das ist einfach sehr praktisch.“

Ein unerwarteter Bonus war die Möglichkeit, eigene Personalakten mit zusätzlicher Ausstattung zu verknüpfen. „Wir erfassen jetzt auch, wer welche Arbeitsmittel wie Laptops oder Schlüssel erhalten hat. Das schafft mehr Transparenz in der Verwaltung.“ Künftig möchte Melkweg auch die BI-Tools von Nostradamus stärker für Analysen und strategische Entscheidungen nutzen.

„Die enge Zusammenarbeit ist sehr wertvoll – wir tauschen uns jährlich über Entwicklungsvorschläge aus, immer offen und ehrlich.“

Ein unverzichtbarer Partner

Nostradamus hat sich für Melkweg als unverzichtbares Werkzeug erwiesen. „Die enge Zusammenarbeit ist sehr wertvoll – wir tauschen uns jährlich über Entwicklungsvorschläge aus. Es gibt immer offene und ehrliche Kommunikation“, fasst Fridtjof zusammen. „Wir haben gründlich recherchiert, auch bei anderen Unternehmen, aber so etwas wie Nostradamus gibt es einfach nicht.“ Dank Nostradamus hat Melkweg heute nicht nur Kontrolle über die Personalplanung, sondern auch die Flexibilität und Übersicht, um effizient in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.

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