Dienstplan Pension – Vorlage, Tipps & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Pensionen haben besondere Anforderungen an die Dienstplanung: Wenig Personal, viele Aufgabenbereiche, saisonale Schwankungen und ein 7-Tage-Betrieb machen die Personaleinsatzplanung in Pensionen deutlich komplexer als in vielen anderen Betrieben.
• Gesetzliche Vorgaben gelten auch für kleine Betriebe: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Zeiterfassungspflicht und der Mindestlohn von 13,90 €/Stunde (seit Januar 2026) betreffen jede Pension – unabhängig von der Betriebsgröße.
• Typische Fehler kosten bares Geld: Überbesetzung an schwachen Tagen, nicht gesteuerte Minijob-Stunden und fehlende Dokumentation können in einer kleinen Pension schnell mehrere tausend Euro pro Saison kosten – plus Bußgeldrisiken.
• Digitale Lösungen wie Nostradamus schaffen Abhilfe: Mit einer spezialisierten Dienstplan-Software und integrierter Zeiterfassung reduzieren Sie den Planungsaufwand um bis zu 80 % und behalten Personalkosten, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben jederzeit im Blick.

Was macht die Dienstplanung in einer Pension besonders?

Wer eine Pension betreibt, kennt die Herausforderung: Der Betrieb läuft sieben Tage die Woche, das Team ist klein und jeder Mitarbeiter muss oft mehrere Aufgaben übernehmen. Anders als in einem großen Hotel mit spezialisierten Abteilungen und dutzenden Mitarbeitern pro Schicht arbeiten in einer typischen Pension 2 bis 15 Personen – häufig in einer Mischung aus Vollzeit, Teilzeit und Minijob. Dazu kommt: Viele Pensionsbetreiber sind Quereinsteiger ohne Hotelfachausbildung und stehen vor der Aufgabe, einen funktionierenden Dienstplan zu erstellen, der gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll und rechtlich korrekt ist.

Typische Betriebsstruktur: Wenig Personal, viele Aufgaben

Eine Pension ist in der Regel ein familiär geführter Beherbergungsbetrieb. Der Inhaber arbeitet häufig selbst mit – an der Rezeption, beim Frühstück oder im Housekeeping. Das Team besteht oft aus einer Handvoll Mitarbeitern mit unterschiedlichen Vertragsmodellen: eine Teilzeitkraft für den Frühstücksservice, zwei Minijobber für die Zimmerreinigung, vielleicht eine Saisonkraft für die Hauptsaison. Die Grenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verschwimmen, und genau das macht die Dienstplanung anspruchsvoll.

Die wichtigsten Arbeitsbereiche in einer Pension

Auch wenn eine Pension kleiner ist als ein Hotel, müssen dieselben Kernbereiche abgedeckt werden:

• Rezeption/Empfang: Check-in, Check-out, Gästebetreuung, Telefon – je nach Öffnungszeiten als Früh- oder Spätschicht oder durchgängig besetzt
• Frühstücksservice: Vorbereitung ab ca. 06:00 Uhr, Service und Aufräumen bis ca. 10:00-11:00 Uhr
• Housekeeping/Zimmerreinigung: Schwerpunkt zwischen 09:00 und 15:00 Uhr, an An- und Abreisetagen besonders intensiv
• Küche/Bar/Abendservice: Falls die Pension Halbpension oder eine kleine Gastronomie anbietet, kommt ein Abenddienst hinzu

Je vielfältiger sich Ihre Mitarbeiter einsetzen lassen, desto einfacher können Sie Engpässe abfangen. Eine gut eingearbeitete Servicekraft, die bei Bedarf an der Rezeption aushilft, ist in einer Pension Gold wert. Dieses sogenannte Cross-Training sollten Sie bei der Personalentwicklung von Anfang an mitdenken.

Warum Pensionen andere Anforderungen haben als Hotels

Der entscheidende Unterschied liegt in der Betriebsgröße und der damit verbundenen Planungsflexibilität. In einem Hotel mit 50 Mitarbeitern lässt sich ein Ausfall leichter kompensieren. In einer Pension mit fünf Mitarbeitern bedeutet ein kranker Mitarbeiter am Anreisetag eine echte Krise. Hinzu kommen extreme saisonale Schwankungen – besonders in touristischen Regionen. In der Hauptsaison brauchen Sie möglicherweise doppelt so viel Personal wie in der Nebensaison. Und: Pensionen haben in der Regel keine Ruhetage, was die Planung von freien Tagen und dem gesetzlich vorgeschriebenen Sonntagsausgleich zusätzlich erschwert.

Gesetzliche Grundlagen für den Dienstplan in der Pension

Bei der Erstellung eines Dienstplans sind Sie als Pensionsbetreiber an eine Reihe gesetzlicher Vorgaben gebunden. Diese gelten unabhängig von der Betriebsgröße – auch für Kleinstbetriebe mit nur zwei oder drei Angestellten. Ein Verstoß kann nicht nur Bußgelder nach sich ziehen, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Die wichtigsten Regelungen im Überblick:

Arbeitszeiten und Höchstarbeitszeit (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Grundlage für die Dienstplanung. Die zentralen Regeln:

• Tägliche Höchstarbeitszeit: Grundsätzlich 8 Stunden pro Werktag. Eine Verlängerung auf 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten der Durchschnitt von 8 Stunden pro Tag eingehalten wird.
• Wöchentliche Arbeitszeit: Maximal 48 Stunden pro Woche (6 Werktage × 8 Stunden). Wichtig: Der Samstag zählt als Werktag im Sinne des ArbZG.
• Pausenregelungen (§ 4 ArbZG): Ab 6 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen können in Blöcke von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.

Das ArbZG gilt für alle Arbeitnehmer – Vollzeit, Teilzeit und Minijobber gleichermaßen. Auch Familienangehörige, die als Arbeitnehmer beschäftigt sind, unterliegen diesen Regelungen.

Ruhezeiten – die 10-Stunden-Ausnahme für die Gastronomie

Zwischen zwei Arbeitseinsätzen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Für das Gastgewerbe gibt es jedoch eine wichtige Ausnahme: Die Ruhezeit kann auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn der Ausgleich innerhalb von vier Wochen erfolgt.

Diese Regelung ist für Pensionen besonders relevant. Ein typisches Szenario: Ihre Mitarbeiterin beendet den Abenddienst an der Bar um 23:00 Uhr und soll am nächsten Morgen um 06:00 Uhr das Frühstück vorbereiten. Zwischen Schichtende und Schichtbeginn liegen nur 7 Stunden – das ist selbst mit der Gastro-Ausnahme ein klarer Verstoß gegen die Ruhezeit. Solche Konstellationen müssen Sie im Dienstplan aktiv vermeiden.

Sonn- und Feiertagsarbeit: Ersatzruhetage richtig planen

Nacht- und Wochenendarbeit ist im Gastgewerbe grundsätzlich erlaubt. Allerdings müssen Sie als Arbeitgeber folgende Regeln beachten:

• Arbeit an Sonn- und Feiertagen muss innerhalb von zwei Wochen durch einen Ersatzruhetag ausgeglichen werden (§ 11 ArbZG).
• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben.
• Ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit besteht nicht. Zuschläge sind nur dann zu zahlen, wenn sie im Tarifvertrag oder im individuellen Arbeitsvertrag vereinbart sind.

Teildienst: Was Sie bei geteilten Schichten beachten müssen

In Pensionen mit Frühstücks- und Abendservice ist der sogenannte Teildienst weit verbreitet: Ein Mitarbeiter arbeitet morgens von 06:00 bis 10:00 Uhr beim Frühstück, hat dann mehrere Stunden frei und kommt abends von 18:00 bis 22:00 Uhr für den Restaurantservice zurück.

Achtung – die Teildienst-Falle: Ohne eine ausdrückliche Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf Vergütung auch für die Zwischenzeit. Das kann erhebliche Mehrkosten verursachen, die viele Pensionsbetreiber erst bei einer Prüfung oder einem Arbeitsrechtsstreit bemerken. Wenn Sie regelmäßig mit geteilten Schichten arbeiten, sollten Sie dies unbedingt vertraglich regeln.

Zeiterfassungspflicht 2026 – auch für kleine Pensionen?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Was bedeutet das konkret für Ihre Pension?

• Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber – unabhängig von der Betriebsgröße.
• Kleinstbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sind von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen. Sie dürfen weiterhin analoge Methoden nutzen (z. B. handschriftliche Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen).
• Erfasst werden müssen Lage, Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit. Eine pauschale Notiz wie „8 Stunden gearbeitet, 30 Minuten Pause“ reicht nicht aus.
• Bereits seit Langem besteht nach § 16 ArbZG die Pflicht, Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 15.000 € geahndet werden (§ 22 ArbZG).

Auch wenn aktuell noch keine direkten Bußgelder für die allgemeine Zeiterfassungspflicht vorgesehen sind: Aufsichtsbehörden verweisen bei Prüfungen zunehmend auf die BAG-Entscheidung. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat im August 2024 die behördliche Durchsetzbarkeit der Zeiterfassungspflicht bestätigt (Az. 15 K 964/24). Wer als Pensionsbetreiber auf der sicheren Seite sein will, sollte jetzt handeln.

Mindestlohn 2026 und Auswirkungen auf Minijobber

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € pro Stunde. Das hat direkte Auswirkungen auf Ihren Dienstplan – insbesondere bei Minijobbern:

• Minijob-Grenze 2026: Maximal 603 € pro Monat bzw. 7.236 € pro Jahr
• Maximale Monatsarbeitszeit: Bei 13,90 €/Stunde dürfen Minijobber nur noch ca. 43,37 Stunden pro Monat arbeiten
• Vollzeit-Rechenbeispiel: Bei einer 40-Stunden-Woche (ca. 174 Stunden/Monat) ergibt sich ein Brutto-Monatsgehalt von mindestens 2.418,60 €

Viele Pensionsbetreiber übersehen, dass die maximale Stundenzahl für Minijobber mit jeder Mindestlohnerhöhung sinkt. Das muss im Dienstplan exakt gesteuert werden – sonst rutscht Ihr Minijobber unbemerkt in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis.

Jugendarbeitsschutz und Tarifverträge

Beschäftigen Sie Mitarbeiter unter 18 Jahren (z. B. Schüler als Aushilfen), gelten die strengeren Vorgaben des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG): maximal 40 Stunden pro Woche, Arbeitszeiten nur zwischen 06:00 und 22:00 Uhr und grundsätzlich keine Wochenendarbeit. In Ausnahmefällen wird Wochenendarbeit im Gastgewerbe geduldet, wenn ein Ausgleich in derselben Woche stattfindet.

Darüber hinaus sollten Sie prüfen, ob für Ihren Betrieb ein Tarifvertrag des Gastgewerbes gilt. Die Manteltarifverträge (MTV) werden auf Landesebene zwischen DEHOGA-Landesverbänden und der Gewerkschaft NGG verhandelt und regeln unter anderem Zulagen für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Urlaubsdauer und Arbeitszeitregelungen. In Nordrhein-Westfalen beispielsweise ist der MTV allgemeinverbindlich und gilt damit für alle Betriebe der Branche.

Dienstplan für die Pension erstellen – Schritt für Schritt

Ein guter Dienstplan entsteht nicht aus dem Bauch heraus. Er basiert auf Daten, klaren Regeln und einer strukturierten Vorgehensweise. Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen, den Dienstplan systematisch zu schreiben – auch wenn Sie noch keine spezielle Software einsetzen.

Schritt 1: Personalbedarf anhand der Belegung ermitteln

Der Personalbedarf Ihrer Pension schwankt mit der Auslastung. An einem Montag in der Nebensaison mit drei belegten Zimmern brauchen Sie deutlich weniger Personal als an einem Samstag in der Hauptsaison mit voller Auslastung und zehn An-/Abreisen. Nutzen Sie Ihre Belegungsdaten als Grundlage für die Planung:

• Wie viele Zimmer sind in der kommenden Woche belegt?
• An welchen Tagen sind An- und Abreisen geplant? (Housekeeping-Bedarf steigt)
• Gibt es Gruppenreservierungen oder Sonderveranstaltungen?
• Welche Bereiche müssen besetzt sein (nur Frühstück oder auch Abendservice)?

Je besser Sie den Bedarf im Voraus einschätzen, desto gezielter können Sie planen – und vermeiden sowohl Über- als auch Unterbesetzung. Digitale Lösungen mit KI-gestützten Bedarfsprognosen können diesen Schritt auf Basis historischer Belegungsdaten und saisonaler Muster automatisieren.

Schritt 2: Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeiter erfassen

Bevor Sie den Plan schreiben, brauchen Sie einen Überblick über die Verfügbarkeiten Ihres Teams. Legen Sie einen festen Prozess fest – zum Beispiel: Dienstplanwünsche und Nicht-Verfügbarkeiten müssen bis Mittwoch für die Folgewoche eingereicht werden. Ein formalisierter Prozess reduziert Konflikte und gibt Ihnen Planungssicherheit.

Berücksichtigen Sie dabei:

• Vertragliche Arbeitszeiten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob-Stundenkontingent)
• Urlaubsanträge und genehmigte Abwesenheiten
• Individuelle Einschränkungen (z. B. Kinderbetreuung, Studium)
• Qualifikationen: Wer kann welche Bereiche abdecken?

Schritt 3: Schichtmodelle für Ihre Pension festlegen

Definieren Sie feste Schichtrahmen, die zu Ihrem Betrieb passen. Ein typisches Modell für eine Frühstückspension könnte so aussehen:

Bietet Ihre Pension zusätzlich Abendgastronomie an, kommt eine Abendschicht hinzu. Achten Sie dann besonders auf die Ruhezeiten zwischen Abend- und Frühschicht und regeln Sie Teildienste vertraglich.

Schritt 4: Sonn-/Feiertagsausgleich und freie Tage einplanen

Als 7-Tage-Betrieb müssen Sie den Sonntagsausgleich aktiv im Dienstplan steuern. Jeder Mitarbeiter, der an einem Sonntag arbeitet, hat Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb der folgenden zwei Wochen. Planen Sie diese Ausgleichstage von vornherein mit ein – nicht erst nachträglich. Denken Sie auch daran: Mindestens 15 Sonntage pro Jahr müssen für jeden Beschäftigten frei bleiben.

Die digitale Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsverwaltung kann Ihnen helfen, den Überblick über freie Tage, Urlaubsansprüche und Ersatzruhetage zu behalten.

Schritt 5: Ersatzplanung für Ausfälle vorbereiten

In einer kleinen Pension wiegt jeder Ausfall schwer. Erstellen Sie deshalb für jede Schicht eine Ersatzliste: Wer könnte im Notfall einspringen? Gibt es Aushilfen auf Abruf? Kann der Inhaber selbst eine Schicht übernehmen? Eine Dienstplanversion mit eingetragenen Ersatzmitarbeitern für kritische Schichten – insbesondere an An- und Abreisetagen – gibt Ihnen die nötige Planungssicherheit.

Beispiel-Dienstplan: 8-Zimmer-Pension mit 5 Mitarbeitern

Das folgende Beispiel zeigt einen vereinfachten Wochenplan für eine kleine Frühstückspension mit 8 Zimmern. Das Team besteht aus dem Inhaber (I), einer Teilzeitkraft Frühstück (TF), zwei Minijobbern für Housekeeping (M1, M2) und einer Teilzeitkraft Rezeption (TR).

Beachten Sie in diesem Beispiel: Am Freitag und Samstag (typische An-/Abreisetage) sind beide Minijobber im Housekeeping eingeplant. Die Teilzeitkraft Frühstück arbeitet fünf Tage, der Inhaber springt am Wochenende ein. Die Minijobber kommen auf ca. 20-25 Stunden pro Woche, was innerhalb der Monatsgrenze von 43,37 Stunden bleibt – sofern in der Folgewoche entsprechend weniger geplant wird.

Ein solcher Plan ist natürlich nur ein Ausgangspunkt. In der Praxis müssen Sie ihn wöchentlich an Belegung, Verfügbarkeiten und saisonale Schwankungen anpassen.

Typische Fehler bei der Dienstplanung in Pensionen

Die Dienstplanung in einer Pension erfordert die gleichzeitige Berücksichtigung vieler Faktoren: Sonderveranstaltungen, Feiertage, Urlaubszeiten, individuelle Besonderheiten der Mitarbeiter, gesetzliche Bestimmungen und das verfügbare Budget. Bei so vielen Variablen passieren leicht Fehler – die folgenden sind besonders häufig:

Ruhezeiten zwischen Abenddienst und Frühstück unterschätzen

Der Klassiker in Pensionen mit Abendgastronomie: Ein Mitarbeiter schließt um 23:00 Uhr die Bar und soll um 06:00 Uhr das Frühstück vorbereiten. Selbst mit der Gastro-Ausnahme (10 statt 11 Stunden Ruhezeit) ist das ein Verstoß. Verstöße gegen Ruhezeitregelungen können mit Bußgeldern bis zu 15.000 € geahndet werden (§ 22 ArbZG).

Minijob-Stundengrenzen nicht im Dienstplan steuern

Bei einem Mindestlohn von 13,90 € dürfen Minijobber maximal ca. 43,37 Stunden pro Monat arbeiten. In der Hauptsaison ist die Versuchung groß, Aushilfen ein paar Stunden mehr einzuteilen. Wird die Grenze von 603 € pro Monat überschritten, entsteht rückwirkend ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis – mit Nachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Fehlende Dokumentation von Überstunden

Auch wenn Sie die umfassende Zeiterfassung noch nicht eingeführt haben: Die Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit besteht bereits nach § 16 ArbZG. Wer bei einer Betriebsprüfung keine Aufzeichnungen vorlegen kann, riskiert Bußgelder.

Saisonspitzen ohne Vorlauf planen

Viele Pensionsbetreiber beginnen erst wenige Wochen vor der Hauptsaison, über zusätzliches Personal nachzudenken. Dann sind gute Kräfte längst vergeben. Planen Sie Saisonkräfte mindestens zwei bis drei Monate im Voraus ein und klären Sie frühzeitig Vertragsmodelle (befristeter Vertrag, Minijob, Teilzeit).

Was kostet ein schlecht geplanter Dienstplan?

Schlechte Dienstplanung ist kein abstraktes Problem – sie kostet konkretes Geld. Ein Rechenbeispiel für eine typische 8-Zimmer-Pension mit 5 Mitarbeitern:

Allein die vermeidbare Überbesetzung summiert sich über eine Saison auf fast 3.000 €. Dabei sind die Personalkosten in der Gastronomie und Hotellerie ohnehin hoch – oft 30-40 % des Umsatzes. Die Personalkostenquote im Verhältnis zum Umsatz ist die zentrale Kennzahl, um die Effizienz Ihres Personaleinsatzes zu bewerten. Jede Stunde, die Sie über den tatsächlichen Bedarf hinaus einplanen, schmälert direkt Ihren Gewinn.

Dienstplan-Vorlage für Pensionen

Wenn Sie noch keine Software einsetzen, ist eine strukturierte Vorlage ein guter erster Schritt, um Ihren Dienstplan professioneller aufzusetzen. Wichtig dabei: Eine Vorlage ersetzt nicht das Mitdenken – Sie müssen Ruhezeiten, Stundenkontingente und gesetzliche Vorgaben weiterhin selbst prüfen. Aber sie gibt Ihnen eine klare Struktur und reduziert die Fehleranfälligkeit gegenüber einem Plan, der auf einem leeren Blatt Papier entsteht.

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Für die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung bieten wir ebenfalls eine kostenlose Vorlage an:

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• Konform mit den Anforderungen des BAG-Beschlusses

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Wann lohnt sich eine Dienstplan-Software für Pensionen?

Eine Excel-Vorlage oder ein handschriftlicher Plan kann für den Anfang funktionieren – besonders in einer sehr kleinen Pension mit zwei oder drei Mitarbeitern und stabiler Belegung. Doch sobald bestimmte Faktoren zusammenkommen, stoßen manuelle Methoden an ihre Grenzen:

Grenzen von Excel und Papier

Das Problem liegt nicht an Excel als Werkzeug, sondern an der Art, wie die meisten Pensionsbetreiber damit arbeiten: Pläne werden kopiert und manuell angepasst, Stundenkontingente nicht automatisch geprüft, Ruhezeiten nicht systematisch überwacht und Änderungen per WhatsApp kommuniziert. Das Ergebnis sind Intransparenz, Missverständnisse und DSGVO-Probleme bei der Kommunikation über private Messenger-Dienste.

Spätestens wenn Sie regelmäßig mehr als drei Mitarbeiter planen, mit Saisonkräften arbeiten, Minijob-Stundengrenzen im Blick behalten müssen und gleichzeitig die Zeiterfassungspflicht erfüllen wollen, wird der manuelle Aufwand unverhältnismäßig hoch.

Worauf Sie bei der Software-Auswahl achten sollten

Nicht jede Dienstplan-Software passt zu einer Pension. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Einfache Bedienung: Sie brauchen keine IT-Abteilung – die Software muss intuitiv sein
• Mobile Verfügbarkeit: Mitarbeiter sollten Schichten und Verfügbarkeiten per App einsehen und eintragen können
• Integrierte Zeiterfassung: Dienstplanung und Zeiterfassung aus einer Hand spart doppelte Dateneingabe
• Automatische Regelprüfung: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz sollten automatisch überwacht werden
• Bezahlbare Preisstruktur: Für kleine Betriebe muss das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen
• DSGVO-Konformität: Daten müssen auf sicheren europäischen Servern liegen

Wie Nostradamus Pensionen bei der Dienstplanung unterstützt

Nostradamus ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Lösung, die speziell für das Gastgewerbe entwickelt wurde und bereits über 2.700 Standorte in den Niederlanden bedient – darunter Hotels, Restaurants und Beherbergungsbetriebe jeder Größe. Die Software vereint Personalplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnvorbereitung in einer Plattform.

Für Pensionsbetreiber besonders relevant:

• Die Schnellplanungsfunktion weist Mitarbeiter auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter automatischer Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben.
• Über die Mitarbeiter-App tragen Beschäftigte ihre Verfügbarkeit direkt ein, sehen ihre Schichten und können Schichttausche selbst organisieren – ohne WhatsApp-Gruppen.
• Das System überwacht automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz und warnt bei Verstößen, bevor sie im Plan landen.
• Die DATEV-Integration ermöglicht eine nahtlose Lohnvorbereitung ohne doppelte Dateneingabe.
• Ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat ist die Lösung auch für kleine Pensionen wirtschaftlich darstellbar.

Pensionsbetreiber berichten typischerweise von bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung durch optimierte Planung und einem ROI innerhalb von 2-3 Monaten. Die Implementierung ist in unter einer Woche abgeschlossen.

Fazit: Professionelle Dienstplanung sichert den Erfolg Ihrer Pension

Die Dienstplanung in einer Pension ist anspruchsvoller, als sie auf den ersten Blick erscheint. Wenig Personal, viele Aufgabenbereiche, saisonale Schwankungen und umfangreiche gesetzliche Vorgaben erfordern einen strukturierten Ansatz. Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Planen Sie bedarfsorientiert auf Basis Ihrer Belegungsdaten – nicht nach Bauchgefühl.
• Kennen Sie die gesetzlichen Regeln: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Minijob-Grenzen und Zeiterfassungspflicht gelten auch für kleine Pensionen.
• Regeln Sie Teildienste vertraglich, wenn Sie mit geteilten Schichten arbeiten.
• Steuern Sie Minijob-Stunden aktiv im Dienstplan, um die 603-€-Grenze nicht zu überschreiten.
• Dokumentieren Sie Arbeitszeiten, um bei Prüfungen auf der sicheren Seite zu sein.

Eine kostenlose Vorlage kann der erste Schritt zu mehr Struktur sein. Sobald Ihr Betrieb wächst oder die Anforderungen komplexer werden, lohnt sich der Umstieg auf eine spezialisierte Lösung. Nostradamus bietet Pensionen und Beherbergungsbetrieben eine Komplettlösung für KI-gestützte Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung – DSGVO-konform, einfach zu bedienen und ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

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Häufige Fragen zum Dienstplan in der Pension

Muss ich auch als kleine Pension die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt nach dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber – unabhängig von der Betriebsgröße. Pensionen mit weniger als 10 Mitarbeitern dürfen jedoch weiterhin analoge Methoden nutzen (z. B. handschriftliche Aufzeichnungen oder Excel). Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Wie viele Stunden dürfen Minijobber pro Monat arbeiten?

Bei einem Mindestlohn von 13,90 € (seit Januar 2026) und einer Minijob-Grenze von 603 € pro Monat ergibt sich eine maximale Monatsarbeitszeit von ca. 43,37 Stunden. Diese Grenze muss im Dienstplan aktiv gesteuert werden, da eine Überschreitung zur Sozialversicherungspflicht führt.

Was passiert, wenn ich Ruhezeiten nicht einhalte?

Verstöße gegen die Ruhezeitregelungen des Arbeitszeitgesetzes stellen Ordnungswidrigkeiten dar und können mit Bußgeldern bis zu 15.000 € geahndet werden (§ 22 ArbZG). Im Gastgewerbe darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden, sofern der Ausgleich innerhalb von vier Wochen erfolgt. Die reguläre Ruhezeit beträgt 11 Stunden.

Gilt der Samstag als Werktag im Sinne des Arbeitszeitgesetzes?

Ja. Der Samstag zählt als Werktag im Sinne des ArbZG. Das bedeutet: Die zulässige Wochenarbeitszeit von 48 Stunden errechnet sich aus 6 Werktagen (Montag bis Samstag) × 8 Stunden. Für die Dienstplanung in einer 7-Tage-Pension ist diese Unterscheidung wichtig.

Muss ich Zuschläge für Sonntagsarbeit zahlen?

Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Zuschläge für Sonn- oder Feiertagsarbeit. Zuschläge müssen nur gezahlt werden, wenn sie im Tarifvertrag oder im individuellen Arbeitsvertrag vereinbart sind. Prüfen Sie, ob für Ihren Betrieb ein Manteltarifvertrag des Gastgewerbes gilt – dort sind häufig Zuschlagsregelungen enthalten.

Wie aufwändig ist die Einführung einer Dienstplan-Software in einer kleinen Pension?

Moderne cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus sind in unter einer Woche einsatzbereit. Die Einrichtung umfasst das Anlegen der Mitarbeiterprofile, das Definieren der Schichtmodelle und eine kurze Einweisung. Mitarbeiter nutzen die Mitarbeiter-App auf ihrem eigenen Smartphone. Spezielle Hardware ist nicht zwingend erforderlich, kann aber optional als stationäres Zeiterfassungssystem ergänzt werden.