Dienstplan Apotheke erstellen mit Vorlage & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Qualifikationspflicht macht Apothekenplanung besonders komplex: Anders als in vielen Branchen müssen Sie in der Apotheke zwingend nach Qualifikationsstufen planen – pharmazeutische Tätigkeiten dürfen nur von pharmazeutischem Personal ausgeführt werden (§ 3 ApBetrO).
• Rechtliche Anforderungen steigen weiter: Die 39-Stunden-Woche seit August 2024, die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss und die geplante Apothekenreform 2026 verändern die Rahmenbedingungen für die Dienstplanung grundlegend.
• Personalkosten gezielt steuern: Durch eine frequenzbasierte Personalbedarfsberechnung und passende Schichtmodelle lassen sich Leerzeiten vermeiden und Stoßzeiten besser bewältigen – bei steigenden Tarifgehältern ein entscheidender Hebel.
• Digitale Dienstplanung spart Zeit und schafft Rechtssicherheit: Mit einer Dienstplan-Software wie Nostradamus reduzieren Sie den Planungsaufwand um bis zu 80 %, erfassen Arbeitszeiten gesetzeskonform und behalten Qualifikationen, Notdienste und Abwesenheiten automatisch im Blick.

Warum die Dienstplanung in Apotheken besonders ist

Die Erstellung eines Dienstplans in der Apotheke unterscheidet sich grundlegend von der Schichtplanung in anderen Branchen. Während ein Restaurantleiter oder Einzelhändler vor allem auf die richtige Anzahl an Mitarbeitern achten muss, stehen Apothekeninhaber vor einer zusätzlichen Herausforderung: Nicht jeder Mitarbeiter darf jede Aufgabe übernehmen. Hinzu kommen die Pflicht zur ständigen Dienstbereitschaft, strenge Vertretungsregelungen und ein Tarifvertrag mit eigenen Arbeitszeitregeln. Wer diese Besonderheiten beim Dienstplan schreiben nicht kennt, riskiert Bußgelder, Betriebseinschränkungen oder sogar den Entzug der Betriebserlaubnis.

Qualifikationsgebundene Besetzungspflicht (§ 3 ApBetrO)

Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) teilt das Personal in zwei Gruppen: pharmazeutisches und nicht-pharmazeutisches Personal. Pharmazeutische Tätigkeiten – insbesondere die Abgabe von Arzneimitteln sowie die Information und Beratung – dürfen ausschließlich vom pharmazeutischen Personal ausgeführt werden. Dazu zählen Apotheker, PTA (pharmazeutisch-technische Assistenten), Apothekerassistenten und Pharmazieingenieure.

Für die Dienstplanung bedeutet das: Während der gesamten Öffnungszeit muss mindestens eine Person mit pharmazeutischer Qualifikation anwesend sein. PTA dürfen pharmazeutische Tätigkeiten zwar ausführen, aber nur unter Aufsicht eines Apothekers. Gleichzeitig fordert § 3 ApBetrO, dass das notwendige Personal – insbesondere pharmazeutisches Personal – in ausreichender Zahl vorhanden sein muss.

Notdienstpflicht und Dienstbereitschaft (§ 23 ApBetrO)

Apotheken sind rechtlich zu ständiger Dienstbereitschaft verpflichtet – rund um die Uhr, auch an Sonn- und Feiertagen. Von dieser Pflicht befreien die zuständigen Behörden (in der Regel die Apothekerkammern der Länder) einen Teil der Apotheken für bestimmte Tage oder Tageszeiten. In der Praxis bedeutet das: Jede Apotheke muss regelmäßig Nacht- und Notdienste im Turnus mit anderen Apotheken im Einzugsgebiet übernehmen.

Für den Dienstplan hat das weitreichende Konsequenzen. Notdienste müssen langfristig eingeplant werden, die Besetzung mit qualifiziertem Personal (mindestens ein Apotheker) ist zwingend, und nach dem Notdienst sind gemäß Bundesrahmentarifvertrag (BRTV) mindestens zwölf Stunden Ruhezeit einzuhalten. Während der Notdienstzeit muss der Arbeitgeber zudem einen Ruheraum mit Bett bereitstellen.

Vertretungsregelungen für die Apothekenleitung (§ 2 ApBetrO)

Der Apothekenleiter hat die Apotheke persönlich zu leiten. Nimmt er diese Verpflichtung vorübergehend nicht selbst wahr, muss er sich durch einen anderen Apotheker vertreten lassen. Diese Vertretung darf insgesamt drei Monate im Jahr nicht überschreiten. Im Dienstplan muss daher stets klar erkennbar sein, wer die Apothekenleitung wahrnimmt – und ob die zulässige Vertretungsdauer eingehalten wird.

Rechtliche Anforderungen an den Dienstplan in Apotheken

Ein rechtssicherer Dienstplan in der Apotheke muss gleich mehrere Regelwerke berücksichtigen: die Apothekenbetriebsordnung, das Arbeitszeitgesetz, den Bundesrahmentarifvertrag und die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung. Wer hier den Überblick verliert, setzt sich unnötigen Risiken aus.

Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch für Apotheken und setzt die übergeordneten Grenzen:

• Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): Maximal 8 Stunden werktäglich. Eine Verlängerung auf 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden pro Tag eingehalten wird.
• Pausenregelungen (§ 4 ArbZG): Mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit, mindestens 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit nach Arbeitsende – besonders relevant nach Notdiensten.
• Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 10 ArbZG): In Apotheken ist diese ausdrücklich zulässig, muss aber im Dienstplan korrekt abgebildet und ausgeglichen werden.

Tarifvertrag (BRTV): Die 39-Stunden-Woche seit August 2024

Seit dem 1. August 2024 gilt im Bundesrahmentarifvertrag für Apotheken eine verkürzte Wochenarbeitszeit von 39 statt 40 Stunden. Gleichzeitig wurde der Urlaubsanspruch von 34 auf 35 Tage pro Jahr erhöht. Für die Dienstplanung hat diese scheinbar kleine Änderung erhebliche Auswirkungen:

Bei einer Apotheke mit vier Vollzeitkräften fehlen durch die Arbeitszeitverkürzung pro Woche 4 Stunden – das summiert sich auf rund 200 Stunden pro Jahr. Bei Öffnungszeiten von über 50 Stunden pro Woche und qualifikationsabhängiger Mindestbesetzung kann bereits eine fehlende Stunde pro Tag die Besetzung im Handverkauf gefährden. Viele Apotheken müssen deshalb Teilzeitkräfte aufstocken oder zusätzliches Personal einstellen.

Wichtig zu wissen: Der BRTV erlaubt flexible Arbeitszeitmodelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit zwischen 29 und 48 Stunden, sofern im Ausgleichszeitraum von 12 Monaten der Durchschnitt eingehalten wird. Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung und die korrekte Führung von Arbeitszeitkonten gemäß § 4 BRTV. Plusstunden sollen vorrangig in Freizeit ausgeglichen werden.

Hinweis zur Tarifbindung: Der BRTV gilt nur, wenn sowohl der Apothekeninhaber (Mitglied im ADA) als auch der Mitarbeiter (Mitglied bei ADEXA) den tarifschließenden Organisationen angehören. Für Nordrhein existiert ein eigener Tarifvertrag (TGL Nordrhein), für Sachsen gibt es noch keinen Tarifvertrag. In der Praxis orientieren sich jedoch viele Arbeitsverträge am Tarif, auch ohne formale Bindung.

Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das gilt auch für Apotheken – unabhängig von der Betriebsgröße. Handschriftliche Stundenzettel oder lose Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderung in der Regel nicht, da eine systematische und nachvollziehbare Dokumentation gefordert wird.

Für die Dienstplanung bedeutet das: Zeiterfassung und Dienstplan sollten idealerweise in einem System zusammengeführt werden, damit Soll- und Ist-Zeiten automatisch abgeglichen werden und Abweichungen sofort sichtbar sind.

Apothekenreform 2026: Was sich bei der Dienstplanung ändern könnte

Das Apothekenversorgung-Weiterentwicklungsgesetz (ApoVWG) befindet sich derzeit im parlamentarischen Verfahren. Am 4. März 2026 findet die Anhörung im Gesundheitsausschuss des Bundestags statt. Sollte das Gesetz verabschiedet werden, hätte es erhebliche Auswirkungen auf die Personalplanung in Apotheken:

• Flexibilisierung der Apothekenleitung: Erfahrene PTA könnten für einen begrenzten Zeitraum die Apothekenleitung übernehmen. Das würde die ständige Anwesenheitspflicht eines Apothekers lockern und neue Planungsspielräume eröffnen.
• Filialverbund-Konzept: In einem Verbund aus Hauptapotheke, bis zu drei Filialapotheken und zwei Zweigapotheken könnten bestimmte Tätigkeiten zentral von Personal einer Apotheke für die anderen übernommen werden.
• Telepharmazie: Pharmazeutische Beratung per Videoverbindung könnte die Personalplanung vor Ort flexibilisieren.
• Flexiblere Öffnungszeiten: Apothekeninhaber könnten ihre Geschäftszeiten stärker an den lokalen Bedarf anpassen – besonders relevant für ländliche Regionen.
• Höhere Nacht- und Notdienstpauschalen: Die geplante Erhöhung würde die wirtschaftliche Belastung durch Notdienste reduzieren.

Stand März 2026: Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Apothekeninhaber sollten die Entwicklung aufmerksam verfolgen, da sich die Spielregeln für die Dienstplanung fundamental ändern könnten.

Schichtmodelle für Apotheken im Vergleich

Die Wahl des richtigen Schichtmodells hängt von Ihren Öffnungszeiten, der Teamgröße und der Kundenfrequenz ab. In der Praxis haben sich für Apotheken drei Grundmodelle bewährt, die sich auch kombinieren lassen.

Früh- und Spätschicht

Das klassische Modell für Apotheken mit langen Öffnungszeiten (z. B. 8:00 bis 18:30 Uhr). Die Frühschicht deckt den Vormittag ab, die Spätschicht den Nachmittag. In der Überlappungszeit am Mittag sind mehr Mitarbeiter anwesend – ideal, wenn die Kundenfrequenz dann am höchsten ist. Dieses Modell bietet klare Strukturen und ist für das Team gut planbar.

Geteilte Schichten für Stoßzeiten

Bei geteilten Schichten arbeiten Mitarbeiter beispielsweise von 8:00 bis 12:00 Uhr und erneut von 15:00 bis 18:30 Uhr. Das ermöglicht eine gezielte Besetzung in den Stoßzeiten (morgens nach Arztbesuchen und nachmittags), während in der ruhigeren Mittagszeit weniger Personal benötigt wird. Nachteil: Geteilte Schichten sind bei Mitarbeitern oft unbeliebt, da der freie Mittag zu kurz für echte Erholung ist.

Rollierende Schichtpläne

Bei rollierenden Plänen wechseln die Mitarbeiter regelmäßig zwischen Früh-, Spät- und ggf. Samstagsdiensten. Das sichert eine faire Verteilung unbeliebter Zeiten und verhindert, dass immer dieselben Personen die Spätschicht oder den Samstag übernehmen. Rollierende Pläne erhöhen nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit, erfordern aber eine vorausschauende Planung.

Notdienstplanung: So integrieren Sie den Apothekennotdienst

Notdienste werden von den Apothekerkammern im Turnus zugeteilt und stehen meist Monate im Voraus fest. Im Dienstplan sollten Sie Notdienste als Erstes eintragen und dann die regulären Schichten darum herum planen. Beachten Sie dabei:

• Mindestens ein Apotheker muss den Notdienst übernehmen (alle zur selbstständigen Leitung befugten Mitarbeiter sind grundsätzlich verpflichtet).
• Nach dem Notdienst sind mindestens 12 Stunden Ruhezeit einzuhalten.
• Notdienstzuschläge müssen korrekt abgerechnet werden (§ 5 und § 6 BRTV).
• Der Folgetag muss im Dienstplan entsprechend angepasst werden – der Notdienstleistende kann nicht direkt in die Frühschicht eingeteilt werden.

Personalbedarf berechnen: Von der Kundenfrequenz zum Dienstplan

Viele Apothekeninhaber planen ihre Besetzung nach Bauchgefühl. Das führt entweder zu teuren Leerzeiten oder zu Engpässen im Handverkauf. Eine datenbasierte Personalbedarfsberechnung schafft hier Abhilfe.

Die 5-Minuten-Regel: Handverkaufszeit als Planungsgrundlage

Untersuchungen der Treuhand Hannover zeigen, dass die durchschnittliche Handverkaufszeit pro Kunde bei rund 5 Minuten liegt – inklusive Verteilzeiten wie Recherche, Telefonate und Wartezeiten. Bei Apotheken mit kurzen Wegen oder automatisiertem Warenlager sind 4 bis 4,5 Minuten realistisch.

Die Berechnung ist einfach: Multiplizieren Sie die durchschnittliche Kundenzahl pro Stunde mit 5 Minuten. Kommen beispielsweise zwischen 10:00 und 11:00 Uhr durchschnittlich 18 Kunden, benötigen Sie 90 Minuten Handverkaufszeit – also mindestens 1,5 pharmazeutische Fachkräfte am Tresen. Viele Warenwirtschaftssysteme können die Kundenfrequenz stundenweise und nach Wochentagen auswerten. Nutzen Sie diese Daten als Grundlage für Ihren Dienstplan.

PKA-Auslastung: 70.000 Packungen als Benchmark

Für den Warenwirtschaftsbereich gilt eine bewährte Kennzahl: Eine Vollzeit-PKA kann statistisch gesehen rund 70.000 Packungen pro Jahr bearbeiten. Setzen Sie Ihre Jahrespackungsanzahl ins Verhältnis zu diesem Wert, um die Auslastung im Lager- und Bestellbereich zu prüfen. So erkennen Sie schnell, ob Sie über- oder unterbesetzt sind.

Rechenbeispiel: Auswirkung der 39-Stunden-Woche

Eine Apotheke mit 6 tarifgebundenen Mitarbeitern (4 Vollzeit, 2 Teilzeit) bei Öffnungszeiten von Mo-Fr 8:00-18:30 Uhr und Sa 8:00-13:00 Uhr (52,5 Stunden pro Woche):

• Vorher (40-Stunden-Woche): 4 Vollzeitkräfte × 40 Stunden = 160 Wochenstunden
• Nachher (39-Stunden-Woche): 4 Vollzeitkräfte × 39 Stunden = 156 Wochenstunden
• Fehlende Kapazität: 4 Stunden pro Woche = ca. 200 Stunden pro Jahr
• Zusätzliche Kosten: Die Tariferhöhungen 2024 und 2026 zusammen bedeuten für eine Durchschnitts-Apotheke Mehrkosten von fast 32.000 € pro Jahr

Diese 200 fehlenden Stunden können bedeuten, dass an einem Nachmittag pro Woche eine pharmazeutische Fachkraft fehlt. Bei qualifikationsabhängiger Mindestbesetzung ist das keine Kleinigkeit. Die Lösung liegt in der Aufstockung einer Teilzeitkraft, der Neueinstellung einer Aushilfe oder einer effizienteren Schichtplanung, die Leerzeiten konsequent reduziert.

Die häufigsten Fehler bei der Dienstplanung in Apotheken

Planung ohne Qualifikationsprüfung

Der häufigste und folgenschwerste Fehler: Es wird nur auf die Anzahl der anwesenden Mitarbeiter geachtet, nicht auf deren Qualifikation. Wenn in einer Schicht ausschließlich PKA und Aushilfen eingeteilt sind, dürfen keine Arzneimittel abgegeben und keine pharmazeutische Beratung durchgeführt werden. Das ist nicht nur ein Verstoß gegen § 3 ApBetrO, sondern kann gemäß § 36 ApBetrO als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld geahndet werden – im schlimmsten Fall droht der Entzug der Betriebserlaubnis.

Keine Pufferplanung für kurzfristige Ausfälle

In einem Team von 5 bis 10 Personen kann ein einziger Krankheitsfall den gesamten Betrieb gefährden – insbesondere wenn der einzige Apotheker der Schicht ausfällt. Erfahrene Apothekenleiter berichten, dass morgens plötzlich mehrere Krankmeldungen gleichzeitig eingehen können. Ohne einen Notfallplan mit Springer-Regelungen oder Vertretungsvereinbarungen mit benachbarten Apotheken stehen Sie dann vor einem ernsthaften Problem.

Fehlende Transparenz gegenüber dem Team

Wenn der Dienstplan erst wenige Tage vor Inkrafttreten ausgehängt wird, führt das zu Frustration und Planungsunsicherheit bei den Mitarbeitern. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – die Besetzung von PTA-Stellen gehört laut APOkix-Umfrage zu den Top-Herausforderungen für 2026 – ist Transparenz ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterbindung. Erstellen Sie den Dienstplan frühzeitig und geben Sie Ihrem Team ausreichend Vorlaufzeit.

Urlaubsplanung ohne klare Regeln

Urlaubsplanung ist in Apotheken ein klassisches Streitthema. Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, während gleichzeitig die Mindestbesetzung gewährleistet sein muss. Ohne klare Regeln – etwa wer zuerst einreichen darf, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sein können und wie Schulferien-Konflikte gelöst werden – entstehen Konflikte, die das Betriebsklima nachhaltig belasten. Eine digitale Urlaubsverwaltung schafft hier Transparenz und verbindliche Prozesse.

Vom manuellen Plan zur digitalen Dienstplanung

Viele Apotheken arbeiten noch mit papierbasierten Dienstplänen, manuell gepflegten Excel-Tabellen oder WhatsApp-Gruppen für kurzfristige Diensttausche. Diese Methoden funktionieren in kleinen Teams grundsätzlich – stoßen aber schnell an ihre Grenzen, wenn die Anforderungen steigen: Qualifikationsprüfung, Arbeitszeitkonten, Notdienstintegration, Zeiterfassungspflicht und Filialplanung lassen sich manuell kaum noch fehlerfrei abbilden.

Wann lohnt sich der Wechsel?

Spätestens wenn Sie mehr Zeit mit der Dienstplanung verbringen als nötig, regelmäßig Fehler bei der Besetzung passieren oder die Zeiterfassungspflicht nicht sauber dokumentiert ist, sollten Sie über eine digitale Lösung nachdenken. Auch bei der Führung mehrerer Filialen oder einem hohen Teilzeitanteil – beides typisch für Apotheken – wird die manuelle Planung schnell unübersichtlich.

Was eine gute Dienstplan-Software für Apotheken können muss

Nicht jede Dienstplan-Software eignet sich für die besonderen Anforderungen in Apotheken. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Funktionen:

• Qualifikationsbasierte Planung: Das System muss unterscheiden können, welcher Mitarbeiter welche Tätigkeiten ausführen darf, und bei Unterbesetzung mit pharmazeutischem Personal warnen.
• Integrierte Zeiterfassung: Soll- und Ist-Zeiten werden automatisch abgeglichen, Arbeitszeitkonten gemäß BRTV geführt und Überstunden transparent dokumentiert.
• Automatische Compliance-Prüfung: Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen nach ArbZG werden bei der Planung automatisch berücksichtigt.
• Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten fließen direkt in die Planung ein.
• Mobile App für das Team: Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit eintragen, Schichten einsehen und Diensttausche anfragen.
• Notdienstplanung: Nacht- und Feiertagsdienste lassen sich mit den zugehörigen Zuschlägen und Ruhezeiten abbilden.
• DATEV-Schnittstelle: Für die nahtlose Übergabe der Stundendaten an die Lohnbuchhaltung.

Kostenlose Dienstplan-Vorlage für Apotheken

• Sofort einsetzbar für die Wochen- und Monatsplanung
• Übersichtliche Darstellung von Schichten, Qualifikationen und Notdiensten
• Ideal als Übergangslösung bis zur Einführung einer digitalen Dienstplanung

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Digitale Dienstplanung für Apotheken mit Nostradamus

Nostradamus ist eine cloud-basierte Dienstplan-Software, die bereits über 2.700 Standorte in verschiedenen Branchen bei der Personalplanung unterstützt. Die Lösung deckt genau die Anforderungen ab, die in Apotheken entscheidend sind:

• Schnellplanungsfunktion: Weist Mitarbeiter auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitregeln.
• Automatische Compliance-Überwachung: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz werden bei jeder Planänderung automatisch geprüft.
• Integrierte Zeiterfassung: Per Mitarbeiter-App, PIN-Code oder Chip – mit automatischer Pausenberechnung und Überstunden-Tracking. Abweichungen vom Dienstplan werden sofort erkannt.
• Digitale Abwesenheitsverwaltung: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden zentral verwaltet und automatisch im Dienstplan berücksichtigt.
• Mitarbeiter-App: Ihr Team trägt Verfügbarkeiten direkt ein, sieht Schichten ein und kann Schichttausche anfragen. Durch die Funktion der umgekehrten Verfügbarkeit gelten Mitarbeiter standardmäßig als verfügbar und geben nur Nicht-Verfügbarkeit an – das reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich.
• DATEV-Integration: Erfasste Arbeitszeiten werden nahtlos an die Lohnbuchhaltung übergeben – ohne doppelte Dateneingabe.

Die Implementierung dauert in der Regel weniger als eine Woche. Ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat können Apotheken ihren Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren und bis zu 10 % Lohnkosten einsparen. Der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten. Die Software ist DSGVO-konform, alle Daten werden auf sicheren europäischen Servern gespeichert.

Fazit: Dienstplanung in der Apotheke professionalisieren

Die Dienstplanung in Apotheken ist anspruchsvoller als in den meisten anderen Branchen. Qualifikationsgebundene Besetzungspflichten, Notdienste, die 39-Stunden-Woche und steigende Personalkosten erfordern eine systematische und vorausschauende Planung. Gleichzeitig bietet genau diese Komplexität das größte Optimierungspotenzial: Wer seinen Personalbedarf datenbasiert berechnet, passende Schichtmodelle wählt und sein Team transparent einbindet, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern stärkt auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die manuelle Planung per Papier oder unstrukturierter Excel-Tabelle stößt dabei schnell an ihre Grenzen – spätestens wenn Zeiterfassungspflicht, Arbeitszeitkonten und Filialplanung hinzukommen. Eine digitale Lösung wie Nostradamus bringt alle Anforderungen in einem System zusammen: von der qualifikationsbasierten Schichtplanung über die gesetzeskonforme Zeiterfassung bis zur KI-gestützten Bedarfsprognose. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die pharmazeutische Versorgung Ihrer Kunden.

Häufige Fragen zum Dienstplan in Apotheken

Muss immer ein Apotheker in der Apotheke anwesend sein?

Grundsätzlich ja. Der Apothekenleiter hat die Apotheke persönlich zu leiten (§ 2 ApBetrO). PTA dürfen pharmazeutische Tätigkeiten ausführen, aber nur unter Aufsicht eines Apothekers. Die geplante Apothekenreform (ApoVWG) könnte diese Regelung lockern und erfahrenen PTA für einen begrenzten Zeitraum die eigenverantwortliche Leitung ermöglichen – das Gesetz ist jedoch noch nicht verabschiedet.

Welche Mindestbesetzung gilt in einer Apotheke?

Die Apothekenbetriebsordnung definiert keine konkrete Mindestanzahl, sondern fordert „ausreichend“ qualifiziertes Personal (§ 3 ApBetrO). In der Praxis bedeutet das: Während der gesamten Öffnungszeit muss mindestens eine Person mit pharmazeutischer Qualifikation anwesend sein, die zur Arzneimittelabgabe und Beratung befugt ist. Bei Notdiensten muss mindestens ein Apotheker den Dienst übernehmen.

Wie berücksichtige ich die 39-Stunden-Woche im Dienstplan?

Seit dem 1. August 2024 beträgt die tarifliche Wochenarbeitszeit 39 statt 40 Stunden. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre aktuelle Besetzung noch ausreicht, um die Öffnungszeiten mit qualifiziertem Personal abzudecken. Die fehlenden Stunden können Sie durch Aufstockung von Teilzeitkräften, flexible Arbeitszeitmodelle (29 bis 48 Stunden pro Woche bei 12-monatigem Ausgleich) oder eine Anpassung der Öffnungszeiten kompensieren.

Was ändert die Apothekenreform 2026 an der Personalplanung?

Das ApoVWG sieht unter anderem erweiterte Kompetenzen für PTA, ein Filialverbund-Konzept, Telepharmazie und flexiblere Öffnungszeiten vor. Sollte das Gesetz verabschiedet werden, könnten Apothekeninhaber ihre Dienstplanung deutlich flexibler gestalten. Stand März 2026 befindet sich das Gesetz noch im parlamentarischen Verfahren.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Dienstplanung?

Bei einer cloud-basierten Lösung wie Nostradamus ist die Implementierung in der Regel in weniger als einer Woche abgeschlossen. Da die Software als Webanwendung und mobile App funktioniert, ist keine aufwändige IT-Installation nötig. Die Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten und Schichten direkt über die App einsehen und verwalten.

Gibt es kostenlose Dienstplanvorlagen für Apotheken?

Ja. Nostradamus bietet eine kostenlose Dienstplan-Vorlage sowie eine Arbeitszeiterfassungs-Vorlage zum Download an. Diese eignen sich gut als Einstieg oder Übergangslösung. Beachten Sie jedoch, dass manuell geführte Vorlagen bei wachsenden Anforderungen – etwa Qualifikationsprüfung, Arbeitszeitkonten oder Mehrfach-Filialen – schnell an ihre Grenzen stoßen.