Dienstplan Zahnarztpraxis: Vorlage, Tipps & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Dienstplanung in der Zahnarztpraxis ist komplex: Hoher Teilzeitanteil, unterschiedliche Qualifikationsstufen und kurzfristige Ausfälle machen die wöchentliche Einsatzplanung zur echten Herausforderung – besonders bei kleinen Teams mit fragiler Besetzung.
• Rechtliche Vorgaben sind verbindlich: Das Arbeitszeitgesetz, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit dem BAG-Beschluss 2022 und das Teilzeitrecht setzen klare Rahmenbedingungen, die jeder Dienstplan einhalten muss.
• Gute Dienstplanung bindet Mitarbeitende: Bei einem Fachkräftemangel, der ZFA zum Engpassberuf Nr. 1 in Deutschland macht, ist ein fairer, transparenter Dienstplan ein entscheidendes Instrument gegen Fluktuation.
• Digitale Lösungen sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit: Mit einer Dienstplan-Software wie Nostradamus reduzieren Sie den Planungsaufwand um bis zu 80 %, erfassen Arbeitszeiten gesetzeskonform und geben Ihrem Team jederzeit Zugriff auf den aktuellen Plan.

Warum die Dienstplanung in der Zahnarztpraxis besondere Herausforderungen birgt

Die Dienstplanung in einer Zahnarztpraxis unterscheidet sich grundlegend von der in vielen anderen Branchen. Während in der Gastronomie oder im Einzelhandel vor allem die Auslastung die Personalstärke bestimmt, kommen in der Zahnarztpraxis mehrere Faktoren zusammen, die den Planungsaufwand erheblich steigern.

Hoher Teilzeitanteil und individuelle Arbeitszeitmodelle

Die Median-Arbeitszeit bei ZFA (Zahnmedizinischen Fachangestellten), ZMP, ZMV und DH liegt bei nur 32 Stunden pro Woche. Das bedeutet: Ein erheblicher Teil Ihres Teams arbeitet in Teilzeit – mit individuellen Wochenstunden, unterschiedlichen Arbeitstagen und häufig wechselnden Rhythmen. Viele Praxen arbeiten mit A/B-Wochen-Modellen, bei denen die Arbeitszeit in geraden Wochen anders verteilt ist als in ungeraden. Für Auszubildende gelten zusätzlich eigene Regelungen. All das muss der Dienstplan abbilden – Woche für Woche.

Qualifikationsanforderungen: Nicht jede ZFA darf alles

Anders als in vielen anderen Berufen ist die Einsatzplanung in der Zahnarztpraxis direkt an Qualifikationen gebunden. Prophylaxebehandlungen dürfen nur durch ZMP (Zahnmedizinische Prophylaxeassistentinnen) oder DH (Dentalhygienikerinnen) durchgeführt werden. Bestimmte Assistenzaufgaben setzen spezifische Fortbildungen voraus. Der Dienstplan muss deshalb nicht nur Zeitslots füllen, sondern sicherstellen, dass in jedem Bereich qualifiziertes Personal eingesetzt wird.

Kurzfristige Ausfälle in einem fragilen System

Eine typische Einzelpraxis beschäftigt 3 bis 8 Mitarbeitende. Wenn in einem so kleinen Team auch nur eine Person kurzfristig ausfällt – durch Krankheit, einen Notfall oder eine Fortbildung -, gerät die gesamte Tagesplanung ins Wanken. Die nachträgliche Bearbeitung des Dienstplans ist mühsam und wird schnell unübersichtlich. In einer Praxis, in der Patienten mit festen Terminen erscheinen, kann das direkte Auswirkungen auf die Behandlungsqualität haben.

Der Fachkräftemangel als Verstärker

ZFA sind laut Bundesagentur für Arbeit der Engpassberuf Nr. 1 unter allen Fachberufen in Deutschland – mit einem Punktwert von 2,8 von 3,0. Zahnarztpraxen warten im Schnitt mehr als vier Monate, bis eine ausgeschriebene Stelle besetzt werden kann. Gleichzeitig verlassen rund 50 % der ausgebildeten ZFA den Beruf innerhalb weniger Jahre. Das bedeutet: Jede Praxis, die ihren Dienstplan unflexibel, intransparent oder unfair gestaltet, riskiert, wertvolle Fachkräfte zu verlieren. Über 80 % der ZFA geben an, dass ihnen flexible Arbeitszeiten besonders wichtig sind.

Welche Funktionsbereiche Ihr Dienstplan abdecken muss

Ein Dienstplan in der Zahnarztpraxis plant nicht nur Arbeitszeiten – er ordnet Personen konkreten Aufgabenbereichen zu. Nur wenn jeder Bereich zu jeder Zeit ausreichend besetzt ist, läuft der Praxisbetrieb reibungslos.

Behandlungsassistenz

Pro aktivem Behandlungszimmer benötigen Sie mindestens eine ZFA, die dem behandelnden Zahnarzt assistiert. Als Faustregel gilt: Mindestens 2 ZFA pro aktivem Behandlungszimmer – eine für die direkte Assistenz, eine für Vor- und Nachbereitung. Im Dienstplan sollte klar erkennbar sein, welche ZFA welchem Zahnarzt in welchem Zimmer zugeordnet ist.

Rezeption und Terminmanagement

Die Anmeldung muss während der gesamten Öffnungszeit besetzt sein – für Empfang, Telefon und Terminvergabe. Dieser Bereich wird häufig unterschätzt, ist aber entscheidend für den Patientenfluss und den ersten Eindruck.

Prophylaxe

Prophylaxebehandlungen finden in der Regel in einem eigenen Zimmer statt und erfordern speziell qualifiziertes Personal (ZMP oder DH). Fällt die Prophylaxekraft aus, können diese Termine nicht einfach von einer anderen ZFA übernommen werden. Der Dienstplan muss diese Abhängigkeit berücksichtigen.

Sterilisation und Hygiene

Die Aufbereitung von Instrumenten ist ein laufender Prozess, der während des gesamten Praxisbetriebs gewährleistet sein muss. Auch hier können Qualifikationsanforderungen bestehen, etwa für die Freigabe aufbereiteter Medizinprodukte.

Abrechnung und Verwaltung

ZMV (Zahnmedizinische Verwaltungsassistentinnen) oder erfahrene ZFA mit Abrechnungskenntnissen arbeiten häufig im Backoffice. Ihre Arbeitszeiten sind oft flexibler gestaltbar, müssen aber dennoch im Dienstplan berücksichtigt werden.

Rechtliche Grundlagen für den Dienstplan in der Zahnarztpraxis

Ein Dienstplan ist nicht nur ein Organisationsinstrument – er muss eine Reihe gesetzlicher Vorgaben einhalten. Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen und im Streitfall arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Arbeitszeitgesetz: Maximale Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet den Rahmen für jeden Dienstplan:

• Maximale tägliche Arbeitszeit (§ 3 ArbZG): 8 Stunden pro Tag, ausnahmsweise bis zu 10 Stunden – wenn innerhalb von 6 Monaten ein Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden erfolgt.
• Ruhepausen (§ 4 ArbZG): Ab 6 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen dürfen in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Nach Ende der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.
• Sonn- und Feiertagsruhe (§ 9 ArbZG): Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahme: zahnärztlicher Notdienst.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit dem BAG-Beschluss 2022

Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht für alle Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Praxisgröße – auch eine Einzelpraxis mit drei Mitarbeitenden muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Überstunden dokumentieren.

Aktuell sind neben spezieller Software auch einfache Methoden wie Excel-Tabellen oder analoge Stundenzettel zulässig. Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Praxen, die bisher keine Zeiterfassung durchführen, sollten dies im Hinblick auf drohende Bußgelder seitens der Aufsichtsbehörden schnellstmöglich ändern.

Teilzeitrecht: Was Sie bei Teilzeitkräften beachten müssen

Fast jede Zahnarztpraxis beschäftigt Teilzeitkräfte. Dabei gilt ein häufig übersehener Grundsatz: Teilzeitkräfte sind in der Regel nicht verpflichtet, über ihre vereinbarte Arbeitszeit hinaus Mehrarbeit zu leisten. Eine Pflicht zur Mehrarbeit besteht nur, wenn sie arbeitsvertraglich ausdrücklich vereinbart ist oder ein betrieblicher Notfall vorliegt. Das bedeutet für Ihren Dienstplan: Sie können nicht einfach davon ausgehen, dass Teilzeitkräfte bei Bedarf einspringen.

Mutterschutz und Jugendarbeitsschutz im Dienstplan

Bei einem Frauenanteil von über 95 % im ZFA-Beruf ist das Mutterschutzgesetz (MuSchG) ein Dauerthema. Beschäftigungsverbote und Schutzfristen müssen im Dienstplan berücksichtigt werden – und können die ohnehin knappe Personaldecke weiter ausdünnen. Für minderjährige Auszubildende gelten die Sonderregelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) mit eingeschränkten Arbeitszeiten und zusätzlichen Pausenregelungen.

Tarifvertrag ZFA: Gilt er für Ihre Praxis?

Der Manteltarifvertrag für ZFA regelt eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden und einen Urlaubsanspruch von 27 Tagen (steigend auf 29 bzw. 31 Tage nach 8 bzw. 16 Jahren Berufszugehörigkeit). Allerdings gilt dieser Tarifvertrag nicht deutschlandweit und ist nicht allgemeinverbindlich. Er findet nur Anwendung in den Kammerbereichen Hamburg, Hessen, Saarland, Westfalen-Lippe und (seit 2023) Niedersachsen – und auch dort nur, wenn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmerin Mitglied des jeweiligen Tarifpartners sind. In allen anderen Regionen sind Arbeitszeit und Urlaub individuell zu vereinbaren. Der gesetzliche Mindest-Urlaubsanspruch liegt bei 20 Tagen (bei einer 5-Tage-Woche).

Die 5 häufigsten Rechtsirrtümer bei der Dienstplanung

• „Wir sind zu klein für ein Zeiterfassungssystem.“ – Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt unabhängig von der Praxisgröße.
• „Teilzeitkräfte müssen bei Bedarf einspringen.“ – Nur bei vertraglicher Vereinbarung oder echtem Notfall.
• „Der Tarifvertrag gilt automatisch für alle ZFA.“ – Er ist nicht allgemeinverbindlich und gilt nur in bestimmten Bundesländern.
• „10 Stunden am Tag sind immer erlaubt.“ – Nur wenn innerhalb von 6 Monaten ein Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden erfolgt.
• „Umkleidezeit ist keine Arbeitszeit.“ – Wenn der Arbeitgeber das Umkleiden in der Praxis vorschreibt und die Kleidung auffällig ist, kann Umkleidezeit als Arbeitszeit gelten (BAG, Az. 5 AZR 245/17).

Dienstplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Praxis

Ein guter Dienstplan entsteht nicht spontan, sondern folgt einem strukturierten Prozess. Die folgende Anleitung hilft Ihnen, systematisch vorzugehen – unabhängig davon, ob Sie mit Excel oder einer Software arbeiten.

Schritt 1: Soll-Besetzung pro Schicht und Bereich definieren

Bevor Sie Namen eintragen, legen Sie fest, wie viele Personen mit welcher Qualifikation in jeder Schicht benötigt werden. Orientieren Sie sich an Ihren Öffnungszeiten, der Anzahl aktiver Behandlungszimmer und dem Terminplan. Ein Beispiel: Wenn Sie vormittags drei Behandlungszimmer betreiben, benötigen Sie mindestens drei ZFA für die Assistenz plus eine Person an der Rezeption.

Schritt 2: Verfügbarkeiten und Wochenrhythmen erfassen

Sammeln Sie die individuellen Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und A/B-Wochen-Rhythmen aller Teammitglieder. Berücksichtigen Sie dabei Berufsschultage von Auszubildenden, bekannte Abwesenheiten (Urlaub, Fortbildungen) und persönliche Einschränkungen. Je vollständiger diese Informationen vorliegen, desto weniger Nacharbeit entsteht.

Schritt 3: Qualifikationen zuordnen und Engpässe identifizieren

Gleichen Sie die Soll-Besetzung mit den verfügbaren Qualifikationen ab. Haben Sie genug Prophylaxe-qualifiziertes Personal für die geplanten Termine? Ist die Rezeption durchgehend besetzt? Identifizieren Sie kritische Engpässe frühzeitig – zum Beispiel Tage, an denen nur eine einzige Person mit Prophylaxe-Qualifikation verfügbar ist.

Schritt 4: Dienstplan erstellen und Konflikte prüfen

Tragen Sie die Schichten ein und prüfen Sie auf Konflikte: Werden Ruhezeiten eingehalten? Überschreitet jemand die maximale Tagesarbeitszeit? Sind Pausenregelungen berücksichtigt? Bei manueller Planung ist diese Prüfung besonders zeitaufwändig – eine professionelle Dienstplanung mit Software erledigt diese Compliance-Checks automatisch.

Schritt 5: Veröffentlichen und Feedback einholen

Veröffentlichen Sie den Dienstplan mindestens 2, besser 4 Wochen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied den vollständigen Plan einsehen kann – nicht nur die eigenen Schichten. So weiß auch die Assistenz, mit welchem Zahnarzt sie zusammenarbeitet. Ein transparenter Dienstplan vermeidet Unklarheiten und Spannungen im Team.

Praxisbeispiel: Dienstplan für eine Einzelpraxis mit 6 ZFA

Ausgangslage

Eine Einzelpraxis mit einem Inhaber-Zahnarzt, 3 Behandlungszimmern und 1 Prophylaxe-Zimmer. Das Team besteht aus 6 ZFA: 3 in Vollzeit (39 Stunden/Woche) und 3 in Teilzeit (20-25 Stunden/Woche). Eine der Vollzeitkräfte ist als ZMP qualifiziert und übernimmt die Prophylaxe. Öffnungszeiten: Mo-Fr 8:00-18:00, Mittwochnachmittag geschlossen.

Die Herausforderung: Mindestbesetzung mit hohem Teilzeitanteil

Die Soll-Besetzung liegt bei mindestens 4 ZFA vormittags (3x Assistenz + 1x Rezeption) und mindestens 3 ZFA nachmittags. Wenn 3 der 6 ZFA nur 20-25 Stunden arbeiten, müssen die Schichten so verzahnt werden, dass die Mindestbesetzung zu jeder Zeit gewährleistet ist. Bei einer einzigen Krankmeldung bricht dieses fragile System zusammen.

Die Lösung: A/B-Wochen-Modell mit klarer Zuordnung

Die Praxis führt ein A/B-Wochen-Modell ein: In A-Wochen arbeiten Teilzeitkraft 1 und 2 (Mo-Mi vormittags bzw. Mi-Fr), in B-Wochen wechseln sie. Teilzeitkraft 3 arbeitet fest an 3 Tagen pro Woche. Die drei Vollzeitkräfte decken die Grundbesetzung ab. Für den Mittwochnachmittag (Praxis geschlossen) werden Fortbildungen, Teambesprechungen oder Überstundenabbau eingeplant.

Zeitaufwand ohne digitale Lösung: Pro Woche ca. 1-2 Stunden Planungsaufwand durch die Praxismanagerin – plus ständige Anpassungen bei Änderungen per Telefon, WhatsApp oder Zettel am schwarzen Brett.

Dienstplan und Zeiterfassung: Warum beides zusammengehört

Der Soll-Ist-Abgleich als Schlüssel zur Überstundenkontrolle

Eines der größten Probleme in Zahnarztpraxen sind unkontrolliert anwachsende Überstunden. Die Ursache liegt oft darin, dass Dienstplan (Soll) und tatsächliche Arbeitszeit (Ist) nicht systematisch abgeglichen werden. Kommt eine ZFA 15 Minuten vor Schichtbeginn und geht 10 Minuten nach Schichtende, sammeln sich pro Tag 25 Minuten ungeplanter Mehrarbeit an – das sind über 2 Stunden pro Woche.

Die Lösung: Verbinden Sie die Zeiterfassung direkt mit der Dienstplanung. So wird zwar die gestempelte Zeit dokumentiert, aber nur die Stunden als Arbeitszeit gezählt, die mit dem geplanten Dienstplan übereinstimmen. Abweichungen werden sichtbar und können gezielt freigegeben oder als Überstunden verbucht werden – statt sich unbemerkt aufzubauen.

Die gesetzliche Pflicht als Chance nutzen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird in vielen Praxen als zusätzliche Bürokratie empfunden. Tatsächlich bietet sie die Chance, endlich Transparenz über die tatsächlichen Arbeitszeiten zu schaffen. Wenn Sie ohnehin erfassen müssen, nutzen Sie die Daten gleich für eine bessere Planung: Wo entstehen regelmäßig Überstunden? Welche Schichten sind chronisch unterbesetzt? Wo gibt es Leerlauf?

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Urlaubsplanung und Abwesenheitsmanagement in der Zahnarztpraxis

Urlaubsansprüche richtig kalkulieren

Der gesetzliche Mindest-Urlaubsanspruch liegt bei 20 Tagen pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche). Der Manteltarifvertrag ZFA sieht 27 Tage vor – gilt aber nur in bestimmten Bundesländern und bei Tarifbindung. In der Praxis gewähren viele Zahnarztpraxen freiwillig mehr Urlaub, um im Wettbewerb um Fachkräfte attraktiv zu bleiben. Wichtig: Dokumentieren Sie die individuellen Urlaubsansprüche jeder Mitarbeiterin sauber und führen Sie ein aktuelles Urlaubskonto.

Ferienzeiten und Praxisschließungen strategisch planen

In Ferienzeiten wollen häufig alle gleichzeitig Urlaub – bei gleichzeitig hoher Patientennachfrage (Prophylaxe-Termine vor dem Urlaub). Legen Sie frühzeitig fest, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig abwesend sein dürfen, ohne die Mindestbesetzung zu gefährden. Manche Praxen lösen das Problem durch eine Praxisschließung von 1-2 Wochen im Sommer, in der alle gleichzeitig Urlaub nehmen.

Krankmeldungen und Vertretungsmanagement

Bei einem Team von 5-6 ZFA reicht eine einzige Krankmeldung, um den gesamten Tagesplan umzuwerfen. Definieren Sie vorab Vertretungsregelungen: Wer kann welchen Bereich im Notfall übernehmen? Gibt es eine Abruf-Bereitschaft? Eine digitale Abwesenheitsverwaltung hilft, Ausfälle sofort im Dienstplan sichtbar zu machen und verfügbare Vertretungen zu identifizieren.

Fortbildungstage einplanen

ZFA haben einen hohen Fortbildungsbedarf – ob für die Aufstiegsqualifikation zur ZMP, Hygienefortbildungen oder Abrechnungskurse. Planen Sie diese Abwesenheiten strategisch: Legen Sie Fortbildungen auf den Mittwochnachmittag (wenn die Praxis geschlossen ist) oder auf Tage mit geringerem Terminaufkommen. Tragen Sie bekannte Fortbildungstermine so früh wie möglich in den Dienstplan ein.

Dienstplan per Excel oder mit Software? Eine ehrliche Gegenüberstellung

Wann Excel noch ausreicht

Für eine kleine Einzelpraxis mit 3-4 Mitarbeitenden und relativ stabilen Arbeitszeiten kann eine gut strukturierte Excel-Tabelle funktionieren. Wenn sich die Schichten kaum ändern, wenig Teilzeitkräfte im Team sind und die Praxismanagerin den Überblick behält, ist Excel ein pragmatischer Einstieg. Wichtig ist allerdings, dass auch bei der Nutzung von Excel die Zeiterfassungspflicht separat erfüllt wird und der Plan regelmäßig aktualisiert und dem Team zugänglich gemacht wird.

Wann der Wechsel zu einer Software Sinn macht

Ab einer Teamgröße von 5-6 Personen – oder sobald mehrere Teilzeitkräfte, Auszubildende und wechselnde Schichtrhythmen zusammenkommen – stößt die manuelle Planung an ihre Grenzen. Typische Anzeichen: Sie verbringen jede Woche mehr als eine Stunde mit der Dienstplanung, kurzfristige Änderungen führen zu Chaos, Überstunden laufen unkontrolliert auf, oder das Team beschwert sich über mangelnde Transparenz.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Dienstplan-Software achten sollten

Nicht jede Software passt zu den Anforderungen einer Zahnarztpraxis. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Qualifikationsbasierte Planung: Können Sie Qualifikationen hinterlegen und bei der Schichtzuordnung berücksichtigen?
• Integrierte Zeiterfassung: Bietet die Software einen Soll-Ist-Abgleich zwischen Dienstplan und tatsächlicher Arbeitszeit?
• Mitarbeiter-App: Können Ihre ZFA Verfügbarkeiten eintragen, Schichten einsehen und untereinander tauschen?
• Automatische Compliance-Prüfung: Warnt die Software bei Verstößen gegen ArbZG, Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten?
• Urlaubsverwaltung: Ist die Abwesenheitsplanung direkt integriert?
• DSGVO-Konformität: Werden die Daten auf europäischen Servern gespeichert? Gibt es hierarchie-basierte Berechtigungen?
• Schnelle Einführung: Wie aufwändig ist die Implementierung? Idealerweise unter einer Woche.

Nostradamus beispielsweise vereint Personalplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und automatische Compliance-Prüfung in einer Lösung. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. Über die Mitarbeiter-App kann Ihr Praxisteam Verfügbarkeiten eintragen, den aktuellen Dienstplan einsehen und Schichten untereinander tauschen. Das schafft genau die Transparenz und Flexibilität, die sich über 80 % der ZFA wünschen.

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Fazit: Gute Dienstplanung ist Mitarbeiterbindung

Die Dienstplanung in der Zahnarztpraxis ist weit mehr als eine organisatorische Pflichtübung. In einer Branche, in der ZFA der Engpassberuf Nr. 1 sind, rund 50 % der Ausgebildeten den Beruf verlassen und die Suche nach Ersatz über vier Monate dauert, wird der Dienstplan zum strategischen Instrument. Ein fairer, transparenter und gut organisierter Dienstplan zeigt Ihrem Team: Wir nehmen Ihre Bedürfnisse ernst.

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:

• Definieren Sie eine klare Soll-Besetzung pro Schicht und Funktionsbereich – unter Berücksichtigung von Qualifikationen.
• Erfüllen Sie die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und nutzen Sie den Soll-Ist-Abgleich zur Überstundenkontrolle.
• Veröffentlichen Sie den Dienstplan mindestens 2-4 Wochen im Voraus und machen Sie ihn für das gesamte Team zugänglich.
• Prüfen Sie ab einer Teamgröße von 5-6 Personen den Wechsel zu einer digitalen Lösung.

Mit Nostradamus können Sie den Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren, die Arbeitszeiterfassung gesetzeskonform abbilden und Ihrem Team die Flexibilität bieten, die es sich wünscht. Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich – bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiterin und Monat. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie, wie einfach Dienstplanung sein kann.

Häufige Fragen zum Dienstplan in der Zahnarztpraxis

Muss ich als Zahnarzt die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden erfassen?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen – unabhängig von der Praxisgröße. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Überstunden. Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Wie weit im Voraus muss ich den Dienstplan veröffentlichen?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. In der betrieblichen Praxis gilt als Minimum, dass Beschäftigte mindestens vier Tage im Voraus wissen sollten, wann sie arbeiten. Als Best Practice empfehlen Experten jedoch einen Vorlauf von 2 bis 4 Wochen. Das steigert die Planungssicherheit für Ihr Team und reduziert Konflikte erheblich.

Müssen Teilzeitkräfte einspringen, wenn jemand krank wird?

Grundsätzlich nein. Teilzeitmitarbeitende sind nicht verpflichtet, über ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus Mehrarbeit zu leisten. Eine Pflicht besteht nur, wenn sie im Arbeitsvertrag ausdrücklich vereinbart ist oder ein echter betrieblicher Notfall vorliegt. Planen Sie daher von vornherein Vertretungsregelungen ein, statt sich auf kurzfristiges Einspringen zu verlassen.

Lohnt sich eine Dienstplan-Software für eine kleine Praxis mit 5 Mitarbeitenden?

Ja, gerade ab dieser Teamgröße wird die manuelle Planung häufig zum Problem – besonders wenn Teilzeitkräfte, Auszubildende und unterschiedliche Qualifikationen zusammenkommen. Eine Software spart nicht nur Planungszeit, sondern prüft automatisch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und macht den Plan für alle transparent. Bei Kosten ab 3 € pro Mitarbeiterin und Monat ist die Investition überschaubar.

Wie kann ich durch bessere Dienstplanung die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?

Drei Hebel sind besonders wirkungsvoll: Erstens, veröffentlichen Sie den Plan frühzeitig und transparent – Unsicherheit über die eigenen Arbeitszeiten ist einer der größten Frustfaktoren. Zweitens, ermöglichen Sie Ihrem Team, Verfügbarkeiten und Wünsche einzubringen, etwa über eine Mitarbeiter-App. Drittens, verteilen Sie unbeliebte Schichten fair und nachvollziehbar. In einer Branche mit extremem Fachkräftemangel ist ein guter Dienstplan ein echtes Argument, um Mitarbeitende zu halten.

Gilt der Tarifvertrag ZFA automatisch für meine Praxis?

Nein. Der Manteltarifvertrag für ZFA ist nicht allgemeinverbindlich und gilt nur in den Kammerbereichen Hamburg, Hessen, Saarland, Westfalen-Lippe und Niedersachsen. Selbst dort ist er nur anwendbar, wenn sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmerin Mitglied des jeweiligen Tarifpartners sind. In allen anderen Regionen sind Arbeitszeit, Urlaub und Vergütung individuell im Arbeitsvertrag zu regeln.