Dienstplan Arztpraxis: Vorlage, Tipps & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Dienstplanung in der Arztpraxis ist mehr als Schichten füllen. Rund 430.000 MFA arbeiten in deutschen Arztpraxen, knapp die Hälfte davon in Teilzeit. Der Mix aus verschiedenen Stundenmodellen, Qualifikationsanforderungen und geteilten Diensten macht die Personaleinsatzplanung zu einer echten Herausforderung.
• Rechtliche Pflichten werden häufig unterschätzt. Vom Arbeitszeitgesetz über die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss bis zum MFA-Tarifvertrag 2025/2026 gibt es zahlreiche Vorgaben, die bei der Dienstplanerstellung zwingend beachtet werden müssen.
• Fachkräftemangel macht jeden Dienstplan zum Balanceakt. 55 % der Berliner Praxen können offene MFA-Stellen nicht besetzen. Ein fairer, transparenter Dienstplan ist deshalb nicht nur Pflicht, sondern ein entscheidendes Instrument zur Mitarbeiterbindung.
• Digitale Lösungen wie Nostradamus sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Statt fehleranfälliger Excel-Tabellen ermöglicht eine Dienstplan-Software mit integrierter Zeiterfassung eine effiziente, gesetzeskonforme Planung und reduziert den Planungsaufwand um bis zu 80 %.

Warum die Dienstplanung in Arztpraxen 2026 so anspruchsvoll ist

Die Erstellung eines Dienstplans gehört zu den zentralen Aufgaben des Praxismanagements. Sie koordiniert den Einsatz aller Mitarbeitenden, verteilt Arbeitslasten transparent und stellt sicher, dass die Patientenversorgung zu jeder Sprechstunde gewährleistet ist. Doch die Rahmenbedingungen haben sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Fachkräftemangel, steigende regulatorische Anforderungen und veränderte Erwartungen der Mitarbeitenden machen die Dienstplanung in Arztpraxen 2026 anspruchsvoller denn je.

Fachkräftemangel: Wenn jede MFA zählt

Der Mangel an Medizinischen Fachangestellten ist längst kein vorübergehendes Problem mehr, sondern eine strukturelle Krise. 50 % aller HNO-Praxen suchen aktuell nach MFA, und fast zwei Drittel der befragten Praxen haben in den letzten zwölf Monaten Personal verloren – 47,2 % davon durch Eigenkündigung. Krankenkassen, Pflegeeinrichtungen und Kliniken werben reihenweise gelernte MFA ab. Rund 17 % der betroffenen Praxisinhaber denken sogar über eine Praxisaufgabe nach.

Die Konsequenzen sind gravierend: Weniger Untersuchungen können angeboten werden, Wartezeiten steigen, und die verbleibenden Mitarbeitenden sind dauerhaft überlastet. Das erhöht das Burnout-Risiko und verschärft die Fluktuation weiter. In dieser Situation wird jeder Dienstplan zur strategischen Entscheidung: Wer falsch plant, riskiert nicht nur den Praxisbetrieb, sondern verliert im schlimmsten Fall weitere Mitarbeitende.

Hoher Teilzeitanteil und vielfältige Arbeitszeitmodelle

Knapp die Hälfte der rund 430.000 MFA in Deutschland arbeitet in Teilzeit. Für die Dienstplanung bedeutet das: unterschiedliche Stundenkontingente, verschiedene Verfügbarkeiten und eine komplexere Zuschlagsberechnung. In einer Praxis mit sechs Mitarbeitenden können leicht vier verschiedene Arbeitszeitmodelle zusammenkommen – von der Vollzeitkraft mit 38,5 Stunden über die Teilzeitkraft mit 20 Stunden bis zum Minijob.

Hinzu kommt der extrem hohe Frauenanteil in der Branche: Nur rund 4 % der MFA-Auszubildenden sind männlich. Das bedingt häufigere Teilzeitwünsche, Elternzeiten und damit zusätzliche Planungskomplexität. Ein Dienstplan, der all diese Faktoren berücksichtigt, ohne einzelne Mitarbeitende zu überlasten, erfordert sorgfältige Vorbereitung.

Geteilte Dienste, Sprechzeiten-Abhängigkeit und saisonale Schwankungen

Arztpraxen haben ein spezifisches Planungsproblem, das sie von anderen Branchen unterscheidet: die geteilte Sprechstunde. Viele Praxen öffnen vormittags von 8 bis 12 Uhr und nachmittags von 14 bis 17 Uhr. Die Mittagspause dazwischen ist für MFA wenig attraktiv – insbesondere wenn der Arbeitsweg lang ist. Geteilte Dienste gelten als einer der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit.

Dazu kommt die Sprechzeiten-Abhängigkeit: Die Personalbesetzung muss sich am Patientenaufkommen orientieren. Montagvormittage und Tage nach Feiertagen sind typischerweise überlastet, während Freitagnachmittage oft ruhiger verlaufen. Saisonale Schwankungen wie die Grippezeit im Winter oder Impfkampagnen erhöhen den Bedarf kurzfristig. All das muss ein guter Dienstplan abbilden.

Rechtliche Grundlagen: Was Sie bei der Dienstplanung beachten müssen

Die Dienstplanung in einer Arztpraxis bewegt sich in einem engen rechtlichen Rahmen. Wer die Vorgaben nicht kennt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch Konflikte mit dem Team. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Regelungen, die Sie als Praxisinhaber oder Praxismanager kennen müssen.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten

Das Arbeitszeitgesetz bildet den zentralen Rahmen für jeden Dienstplan:

Praxisrelevant: Theoretisch wäre es erlaubt, einer MFA sechs Acht-Stunden-Tage pro Woche abzuverlangen. Tatsächlich sehen die meisten Arbeitsverträge eine 38,5- bis 40-Stunden-Woche bei fünf Arbeitstagen vor. Achten Sie besonders auf die 11-Stunden-Ruhezeit bei geteilten Diensten: Wenn abends bis 19 Uhr gearbeitet wird, darf morgens erst ab 6 Uhr wieder begonnen werden.

Zeiterfassungspflicht: Was das BAG-Urteil für Ihre Praxis bedeutet

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Es gibt noch kein Gesetz, also müssen wir noch nichts erfassen.“ Das ist falsch. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden und Pausen erfasst werden. Die Entscheidung stützt sich auf das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs von 2019.

Was konkret zu erfassen ist: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgezeichnet werden – idealerweise am selben Tag. Auch Pausen und Überstunden gehören dazu. Die Aufgabe darf auf die Mitarbeitenden delegiert werden, allerdings muss der Arbeitgeber kontrollieren, dass die Dokumentation tatsächlich erfolgt.

Auch Kleinbetriebe sind betroffen: Der Referentenentwurf des BMAS sah zwar eine Kleinbetriebsklausel für Praxen mit weniger als zehn Mitarbeitenden vor, dieser Entwurf wurde jedoch nie verabschiedet. Nach dem Aus der Ampel-Koalition erscheint eine Gesetzesänderung in absehbarer Zeit unwahrscheinlich. Die allgemeine Erfassungspflicht gilt daher aktuell für alle Arbeitgeber – auch für Ihre Arztpraxis.

Sanktionen: Ein Verstoß kann derzeit zwar nicht direkt mit einem Bußgeld geahndet werden. Allerdings verweisen Behörden bei Prüfungen bereits auf die BAG-Entscheidung. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat im August 2024 die Anordnungsbefugnis der Behörden ausdrücklich bestätigt (VG Hamburg, 15 K 964/24). Die Pflicht ist also keine Theorie mehr.

MFA-Tarifvertrag 2025/2026: Arbeitszeiten, Urlaub und Zuschläge

Der aktuelle Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte gilt vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2026. Auch wenn die Tarifbindung freiwillig ist – sie gilt nur, wenn die Praxis der AAA beigetreten ist und die MFA Mitglied im vmf sind, oder wenn der Arbeitsvertrag sich auf den Tarif bezieht – orientieren sich viele Praxen daran. Die wichtigsten Eckdaten:

Wichtig für die Dienstplanung: Wird Freizeitausgleich für Überstunden nicht innerhalb der vorgesehenen Frist gewährt, ist der Zuschlag von 25 % zu zahlen. Systematisches Überstunden-Tracking spart also bares Geld. Eine digitale Zeiterfassung hilft dabei, den Überblick zu behalten.

Dienstplanänderungen: Ankündigungsfristen und Einspringpflicht

In der betrieblichen Praxis gilt: Mitarbeitende müssen mindestens vier Tage im Voraus wissen, wann sie arbeiten sollen. Ein sehr kurzfristiger Einsatz von Beschäftigten, die laut Dienstplan frei hätten, ist nur in echten Notfällen denkbar. Arbeitgeber können lediglich an die Freiwilligkeit appellieren. Lehnt eine MFA das Einspringen ab, drohen ihr keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Empfehlung: Veröffentlichen Sie Ihren Dienstplan mindestens zwei, besser vier Wochen im Voraus. Das verbessert die Work-Life-Balance Ihrer MFA, reduziert Konflikte und stärkt die Mitarbeiterbindung.

Sonderfall: Minderjährige MFA-Azubis (JArbSchG)

Beschäftigen Sie minderjährige Auszubildende, gelten zusätzliche Einschränkungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz: Maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich. Die Freistellung und Anrechnung von Berufsschulstunden ist in § 15 BBiG geregelt. Achten Sie darauf, diese Grenzen bei der Dienstplanerstellung konsequent einzuhalten.

Dienstplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Arztpraxis

Ein guter Dienstplan entsteht nicht aus dem Bauch heraus. Er basiert auf einer systematischen Analyse Ihres Personalbedarfs, der verfügbaren Kapazitäten und der rechtlichen Rahmenbedingungen. Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen, einen Dienstplan zu schreiben, der funktioniert.

Schritt 1: Sprechzeiten und Mindestbesetzung definieren

Ausgangspunkt jeder Dienstplanung sind die Öffnungs- und Sprechzeiten Ihrer Praxis. Listen Sie zunächst alle Zeitfenster auf, in denen Personal benötigt wird: Sprechstunden, telefonische Erreichbarkeit, Laborzeiten, Hausbesuche und allgemeine Bürotätigkeiten. Legen Sie dann für jedes Zeitfenster die Mindestbesetzung fest. Eine typische Allgemeinpraxis benötigt vormittags beispielsweise vier MFA (Anmeldung, Labor, Assistenz, Funktionsdiagnostik) und nachmittags zwei bis drei.

Schritt 2: Qualifikationsmatrix erstellen

Nicht jede MFA kann jede Aufgabe übernehmen. Erstellen Sie eine Übersicht, welche Mitarbeitende welche Qualifikationen mitbringen: Wer darf Blut abnehmen? Wer bedient das EKG? Wer kann die Abrechnung übernehmen? Wer hat eine VERAH- oder EVA-Fortbildung? Stellen Sie bei der Planung sicher, dass für jeden Arbeitsbereich mindestens eine qualifizierte Person eingeteilt ist. Das verhindert Engpässe, wenn eine Spezialistin ausfällt.

Schritt 3: Personalkapazität berechnen

Addieren Sie die vertraglichen Wochenstunden aller Mitarbeitenden. Ziehen Sie dann einen realistischen Puffer für Ausfallzeiten ab: Urlaub (~12 %), Krankheit (~5-8 %) und Fortbildung (~1 %). Die tatsächlich verfügbare Kapazität liegt erfahrungsgemäß bei 80-85 % der Planstunden. Erst wenn Sie diese Zahl kennen, können Sie beurteilen, ob Ihr Team die Sprechzeiten dauerhaft abdecken kann.

Schritt 4: Schichtmodelle festlegen

Definieren Sie feste Schichttypen, die zu Ihren Sprechzeiten passen. Typische Modelle in Arztpraxen sind: Frühschicht (z. B. 7:30-14:00 Uhr), Spätschicht (z. B. 12:00-18:30 Uhr), Ganztagesschicht und geteilter Dienst. Ordnen Sie die Schichttypen den verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu: Vollzeitkräfte können Ganztagesschichten übernehmen, Teilzeitkräfte bevorzugt Vormittags- oder Nachmittagsschichten. Achten Sie darauf, geteilte Dienste gerecht zu verteilen.

Schritt 5: Dienstplan veröffentlichen und Wünsche einbeziehen

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Wünsche und Verfügbarkeiten vor der Planung einzutragen. Das steigert die Zufriedenheit und reduziert nachträgliche Änderungen. Veröffentlichen Sie den fertigen Plan mindestens zwei Wochen im Voraus – vier Wochen sind besser. Kommunizieren Sie Änderungen transparent und zeitnah. Eine Mitarbeiter-App erleichtert diesen Prozess erheblich: MFA können ihre Verfügbarkeit digital eintragen, Schichten einsehen und bei Bedarf untereinander tauschen.

Praxisbeispiel: Dienstplan für eine Allgemeinpraxis mit 6 MFA

Wie sieht die Kapazitätsplanung konkret aus? Das folgende Beispiel zeigt eine typische Allgemeinpraxis mit sechs MFA:

Rahmendaten:

• Sprechzeiten: Mo-Fr 8-12 Uhr, zusätzlich Mo, Di, Do 14-17 Uhr
• Bedarf vormittags: 4 MFA (Anmeldung, Labor, Assistenz, Funktionsdiagnostik)
• Bedarf nachmittags: 2-3 MFA

Kapazitätsberechnung:

Benötigte Abdeckung: 4 MFA × 20 Std. (vormittags) + 3 MFA × 9 Std. (nachmittags) = 107 Stunden/Woche

Auf den ersten Blick scheint das komfortabel. Doch rechnen Sie die Ausfallzeiten ein:

• Urlaub: ~12 % Ausfallzeit
• Krankheit: ~5-8 %
• Fortbildung: ~1 %

Die reale Verfügbarkeit liegt bei nur noch 140-149 Stunden pro Woche. Sind gleichzeitig zwei Mitarbeitende im Urlaub, wird es bereits eng. Und ein zusätzlicher Krankheitsfall kann den Praxisbetrieb gefährden. Nutzen Sie einen Arbeitszeit-Rechner, um die tatsächliche Kapazität Ihres Teams regelmäßig zu überprüfen.

Fazit des Rechenbeispiels: Selbst bei scheinbar ausreichender Personaldecke reicht der Puffer oft kaum. Eine vorausschauende Personalplanung mit systematischer Kapazitätsberechnung ist deshalb unverzichtbar.

Notfallplan: Was tun bei kurzfristigen Personalausfällen?

Krankmeldungen treffen kleine Teams besonders hart. In einer Praxis mit sechs MFA fehlen bei einem Ausfall sofort rund 17 % der Kapazität. Ein Notfallplan hilft, den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Einspring-Regeln definieren

Legen Sie vorab fest, wer bei Ausfällen zuerst gefragt wird. Rotierende Einspring-Listen verteilen die Belastung gerecht. Denken Sie daran: Mitarbeitende, die laut Dienstplan frei haben, können das Einspringen ablehnen, ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen befürchten zu müssen. Setzen Sie daher auf Freiwilligkeit und schaffen Sie Anreize – etwa durch Zuschläge oder bevorzugte Schichtwahl in der Folgewoche.

Mindestbesetzung festlegen

Definieren Sie für jeden Praxisbereich eine absolute Mindestbesetzung. Unter welcher Schwelle muss die Anmeldung reduziert werden? Ab wann entfällt die Laborsprechstunde? Klare Eskalationsstufen helfen, im Ernstfall schnell zu entscheiden.

Sprechstundenreduktion als letzter Ausweg

Wenn die Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet werden kann, ist eine Einschränkung der Sprechstunde oft der einzige Weg. Kommunizieren Sie das frühzeitig an Patienten – etwa über die Praxis-Website, den Anrufbeantworter und Aushänge. Ein digitales System zur Abwesenheitsregistrierung hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen, bevor sie zum Problem werden.

Dienstplan erstellen: Papier, Excel oder Software?

Für die Erstellung des Dienstplans stehen Arztpraxen grundsätzlich drei Methoden zur Verfügung. Jede hat ihre Berechtigung – abhängig von Praxisgröße, Budget und digitaler Affinität.

Methode 1: Handschriftlicher Dienstplan oder Whiteboard

Die einfachste Variante: Ein Aushang im Teamraum oder ein Whiteboard. Für sehr kleine Praxen mit zwei bis drei Mitarbeitenden und festen Arbeitszeiten kann das funktionieren. Nachteile: Keine automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben, keine Transparenz für abwesende Mitarbeitende, hohe Fehleranfälligkeit bei Änderungen und kein Nachweis für die Zeiterfassungspflicht.

Methode 2: Excel – Möglichkeiten und Grenzen

Viele Praxen nutzen Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Sheets. Der Vorteil: Die Struktur ist flexibel anpassbar, Formeln können Stunden automatisch addieren, und der Plan lässt sich ausdrucken oder per E-Mail versenden. Allerdings müssen alle Eingaben manuell „verformelt“ werden – das erfordert gute Programm-Kenntnisse und ist fehleranfällig. Es gibt keine automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten oder Urlaubsansprüchen. Und bei häufigen Änderungen verliert man schnell den Überblick über die aktuelle Version.

Für den Einstieg oder als Übergangslösung kann eine gut strukturierte Excel-Vorlage dennoch hilfreich sein:

Kostenlose Dienstplan-Vorlage für Ihre Arztpraxis

• Sofort einsetzbar mit vordefinierten Schichttypen
• Automatische Stundenberechnung pro Mitarbeitende
• Übersichtliche Wochen- und Monatsansicht

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Methode 3: Digitale Dienstplan-Software

Ab einer Teamgröße von fünf bis sechs Mitarbeitenden – oder bei hohem Teilzeitanteil – stoßen manuelle Methoden an ihre Grenzen. Eine professionelle Dienstplan-Software automatisiert die aufwendigsten Schritte: Sie prüft Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten automatisch, berücksichtigt eingetragene Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge und weist Mitarbeitende per Schnellplanungsfunktion den passenden Schichten zu.

Moderne Lösungen gehen noch weiter und nutzen KI, um Dienstpläne automatisch zu erstellen und Konflikte vorab zu erkennen. Die Mitarbeitenden erhalten ihren Dienstplan direkt auf dem Smartphone, können Schichten tauschen und ihre Arbeitszeiten digital erfassen. Das spart nicht nur Zeit bei der Planung, sondern schafft auch die Grundlage für eine rechtskonforme Zeiterfassung.

Vergleichstabelle: Welche Methode passt zu Ihrer Praxis?

Wie Nostradamus die Dienstplanung in Arztpraxen vereinfacht

Nostradamus ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Software, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einer Lösung vereint. Für Arztpraxen bietet das konkrete Vorteile:

• Schnellplanungsfunktion: Weist MFA auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter automatischer Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben wie Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.
• Automatische Compliance: Das System überwacht die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, der Ruhezeiten und des Jugendarbeitsschutzes. Bei Verstößen erhalten Sie sofort eine Warnung.
• Digitale Zeiterfassung: MFA stempeln per App oder stationärem Zeiterfassungssystem ein und aus. Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet – konform mit der BAG-Zeiterfassungspflicht.
• Mitarbeiter-App: Ihre MFA tragen Verfügbarkeiten selbst ein, sehen ihren Dienstplan auf dem Smartphone und können Schichten untereinander tauschen.
• DATEV-Integration: Die erfassten Arbeitszeiten fließen nahtlos in die Lohnvorbereitung – keine doppelte Dateneingabe.

Die Implementierung erfolgt in unter einer Woche, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten. Nostradamus ist bereits Marktführer in den Niederlanden mit über 2.700 Standorten und expandiert aktuell nach Deutschland.

5 häufige Fehler bei der Dienstplanung – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Zeiterfassungspflicht ignorieren

Viele Praxisinhaber glauben, sie müssten erst handeln, wenn ein neues Arbeitszeitgesetz verabschiedet wird. Doch die Pflicht besteht bereits jetzt – und Behörden setzen sie zunehmend durch. Implementieren Sie ein System zur Zeiterfassung, bevor es bei einer Prüfung zum Problem wird. Auch eine einfache Lösung wie unsere kostenlose Vorlage ist besser als gar keine Dokumentation:

Kostenlose Arbeitszeiterfassungs-Vorlage

• Erfassung von Beginn, Ende und Pausen pro Tag
• Automatische Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit
• Sofort einsetzbar als Übergangslösung bis zur Software-Einführung

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Fehler 2: Ruhezeiten bei geteilten Diensten nicht beachten

In Praxen mit Vormittags- und Nachmittagssprechstunde wird die 11-Stunden-Ruhezeit häufig übersehen. Die Mittagspause zwischen den Sprechstunden ist keine Ruhezeit im Sinne von § 5 ArbZG. Wenn eine MFA nachmittags bis 18:30 Uhr arbeitet, darf sie am nächsten Morgen frühestens um 5:30 Uhr wieder beginnen. Prüfen Sie Ihre Schichtmodelle gezielt auf diesen Punkt.

Fehler 3: Dienstplan zu kurzfristig veröffentlichen

Ein Dienstplan, der erst wenige Tage vor Gültigkeit erscheint, frustriert Mitarbeitende und erschwert die private Planung. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein vermeidbarer Grund für Unzufriedenheit und Fluktuation. Planen Sie mindestens vier Wochen im Voraus.

Fehler 4: Überstunden nicht systematisch tracken

Wenn Überstunden nicht erfasst werden, sammeln sie sich unbemerkt an. Wird der Freizeitausgleich nicht rechtzeitig gewährt, sind 25 % Zuschlag fällig (bei Tarifbindung). Ein digitales Arbeitszeitkonto macht Überstunden sofort sichtbar und ermöglicht rechtzeitigen Ausgleich.

Fehler 5: Mitarbeiterwünsche nicht einbeziehen

Heutzutage verlangen Mitarbeitende gute, ausgewogene Dienstpläne, die mit ihren persönlichen Bedürfnissen vereinbar sind. Die Teilzeitkraft, die dienstags pünktlich das Kind von der Kita abholen muss, die Kollegin mit dem Berg an Überstunden, der Azubi mit Berufsschultagen – all diese Wünsche zu ignorieren, kostet Sie langfristig Personal. Digitale Systeme, in denen MFA ihre Verfügbarkeit selbst eintragen können, schaffen Transparenz und Fairness.

Fazit: Dienstplanung als strategische Aufgabe in der Arztpraxis

Die Dienstplanung in der Arztpraxis ist längst keine reine Verwaltungsaufgabe mehr. In Zeiten des MFA-Mangels, verschärfter rechtlicher Anforderungen und steigender Mitarbeitererwartungen entscheidet ein guter Dienstplan über die Funktionsfähigkeit Ihrer Praxis – und darüber, ob Ihre Mitarbeitenden bleiben oder gehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:

• Kennen Sie Ihre Pflichten: Arbeitszeitgesetz, Zeiterfassungspflicht und Tarifvertrag setzen den Rahmen. Unwissenheit schützt nicht vor Konsequenzen.
• Rechnen Sie realistisch: Nach Abzug von Urlaub, Krankheit und Fortbildung bleiben nur 80-85 % Ihrer Planstunden übrig.
• Planen Sie vorausschauend: Mindestens vier Wochen Vorlauf, Einspring-Regeln und eine Qualifikationsmatrix machen den Unterschied.
• Digitalisieren Sie den Prozess: Ab fünf Mitarbeitenden lohnt sich eine Software, die Planung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung integriert.

Nostradamus vereint alle diese Anforderungen in einer Lösung: von der KI-gestützten Schnellplanungsfunktion über die automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis zur digitalen Zeiterfassung per App. Die Einführung dauert weniger als eine Woche, und die Preise starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Wenn Sie Ihre Dienstplanung auf ein neues Level heben möchten, testen Sie Nostradamus unverbindlich.

Häufige Fragen zum Dienstplan in der Arztpraxis

Wie viele Stunden darf eine MFA pro Woche arbeiten?

Nach dem Arbeitszeitgesetz (§ 3 ArbZG) sind maximal 48 Stunden pro Woche erlaubt (8 Stunden an 6 Tagen). Eine Verlängerung auf 10 Stunden pro Tag ist möglich, wenn im 6-Monats-Durchschnitt die 8-Stunden-Grenze eingehalten wird. Die meisten Arbeitsverträge sehen jedoch eine 38,5- bis 40-Stunden-Woche bei fünf Arbeitstagen vor.

Muss ich die Arbeitszeiten meiner MFA erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Das gilt auch für Arztpraxen – unabhängig von der Teamgröße. Die geplante Kleinbetriebsklausel wurde nie verabschiedet. Sie können die Aufgabe an Ihre MFA delegieren, müssen aber kontrollieren, dass die Dokumentation erfolgt.

Darf meine MFA das Einspringen an einem freien Tag ablehnen?

Ja. Kurzfristiges Einspringen außerhalb des geplanten Dienstplans ist nur in echten Notfällen denkbar. Arbeitgeber können an die Freiwilligkeit appellieren, aber bei einer Ablehnung drohen der MFA keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Definieren Sie deshalb vorab klare Einspring-Regeln und setzen Sie auf faire Anreize.

Gilt der MFA-Tarifvertrag automatisch für meine Praxis?

Nein. Die Tarifbindung ist freiwillig. Der Manteltarifvertrag gilt nur, wenn Ihre Praxis der AAA (Arbeitgeberseite) beigetreten ist und die MFA Mitglied im vmf (Gewerkschaft) ist – oder wenn der Arbeitsvertrag sich ausdrücklich auf den Tarifvertrag bezieht. Viele Praxen orientieren sich dennoch am Tarif, um im Wettbewerb um MFA konkurrenzfähig zu bleiben.

Wie aufwendig ist die Einführung einer digitalen Dienstplan-Software?

Deutlich weniger aufwendig, als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Die Mitarbeitenden laden die App herunter, tragen ihre Verfügbarkeiten ein, und Sie können sofort mit der digitalen Planung starten. Die Kosten beginnen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Nicht zwingend. Das BAG hat keine konkreten Vorgaben zur Form der Zeiterfassung gemacht. Aufzeichnungen in Papierform sind grundsätzlich möglich. Allerdings bietet eine elektronische Erfassung erhebliche Vorteile: automatische Pausenberechnung, Überstunden-Tracking, Abweichungserkennung und eine lückenlose Dokumentation, die bei Behördenprüfungen standhält.