Dienstplan Drogerie: Vorlage, Tipps & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Drogerien haben besondere Planungsanforderungen: Ein hoher Teilzeitanteil, verschiedene Arbeitsbereiche (Kasse, Beratung, Lager) und saisonale Schwankungen machen die Dienstplanung in Drogeriemärkten deutlich komplexer als in anderen Einzelhandelsbereichen.
• Rechtssicherheit ist 2026 wichtiger denn je: Mindestlohn von 13,90 €/Stunde, neue Minijob-Grenze bei 603 €/Monat und die seit 2022 geltende Zeiterfassungspflicht erfordern eine saubere, dokumentierte Planung.
• Qualifikationsbasierte Planung schlägt reine Kopfzahl-Planung: Jede Schicht muss nicht nur ausreichend besetzt sein, sondern auch die richtigen Kompetenzen abdecken – von der Kassenabrechnung bis zur Kosmetikberatung.
• Digitale Lösungen sparen Zeit und vermeiden Fehler: Mit einer Workforce-Management-Software wie Nostradamus lässt sich der Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren, während Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten automatisch eingehalten werden.

Warum die Dienstplanung in der Drogerie besonders anspruchsvoll ist

Drogeriemärkte wie dm, Rossmann oder Müller gehören zu den meistbesuchten Einzelhandelsformaten in Deutschland. Allein dm betreibt über 2.100 Filialen, Rossmann rund 2.500. Hinter jeder dieser Filialen steht ein Team, das täglich koordiniert werden muss – und das unter Bedingungen, die die Dienstplanung besonders anspruchsvoll machen.

Anders als in vielen anderen Einzelhandelsbereichen treffen in der Drogerie drei Faktoren aufeinander: eine heterogene Belegschaft mit vielen Teilzeitkräften, unterschiedliche Qualifikationsanforderungen je Arbeitsbereich und ausgeprägte saisonale Nachfrageschwankungen. Wer hier nur nach Bauchgefühl plant, riskiert Über- oder Unterbesetzung – und damit unnötige Kosten oder unzufriedene Kunden.

Typische Belegschaftsstruktur einer Drogerie-Filiale

Eine durchschnittliche Drogerie-Filiale (500-650 m² Verkaufsfläche) beschäftigt zwischen 8 und 20 Mitarbeitende. Die Zusammensetzung ist dabei fast immer ein Mix aus verschiedenen Beschäftigungsformen:

Dieser hohe Teilzeitanteil – im Einzelhandel liegt er bei geschätzt 50-60 % – ist einer der Hauptgründe für die Planungskomplexität. Jede Person bringt andere Verfügbarkeiten, Stundenkontingente und vertragliche Vorgaben mit. Das macht die Erstellung eines funktionierenden Dienstplans zu einer echten Puzzle-Arbeit.

Arbeitsbereiche, die jede Schicht abdecken muss

Ein häufiger Fehler bei der Dienstplanung in Drogerien: Es wird nur nach Köpfen geplant, nicht nach Qualifikationen. Dabei muss jede Schicht bestimmte Arbeitsbereiche abdecken, damit der Filialbetrieb reibungslos läuft:

• Kasse: Mindestens eine Person mit Kassenberechtigung und Erfahrung in der Kassenabrechnung – zu Stoßzeiten zwei
• Verkauf und Beratung: Mitarbeitende mit Produktwissen, insbesondere für beratungsintensive Sortimente wie Kosmetik, Haarpflege oder Nahrungsergänzung
• Lager und Warenverräumung: Regelmäßige Warenlieferungen müssen verräumt werden, oft in den Morgenstunden vor oder kurz nach Ladenöffnung
• Spezialaufgaben: Je nach Filiale kommen Fotoservice, Kosmetikberatung oder die Betreuung von Selbstbedienungskassen hinzu
• Jugendschutz-Verkaufsaufsicht: Für den Verkauf bestimmter Produkte (z. B. Tabakwaren in Drogerien, die diese führen) muss eine volljährige Person anwesend sein

Eine reine Kopfzahl-Planung übersieht diese Anforderungen. Das Ergebnis: Drei Personen sind zwar anwesend, aber niemand kann die Kassenabrechnung machen oder den Fotoservice bedienen. Qualifikationsbasierte Personalplanung ist deshalb in der Drogerie kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.

Saisonale Herausforderungen in der Drogerie

Die Nachfrage in Drogeriemärkten schwankt im Jahresverlauf erheblich. Das hat direkte Auswirkungen auf den Personalbedarf:

• Vorweihnachtszeit (November/Dezember): Geschenksets, Adventskalender und erhöhte Kundenfrequenz erfordern deutlich mehr Personal – oft 20-30 % über dem Normalbedarf
• Muttertag und Valentinstag: Kurzfristige Nachfragespitzen bei Kosmetik und Parfüm
• Sommer: Sonnenschutzprodukte, Reisegrößen und Insektenschutz treiben die Frequenz
• Schulanfang: Schreibwaren und Schulbedarf (bei dm und Müller relevant)
• Inventur: Zusätzlicher Personalbedarf außerhalb der regulären Öffnungszeiten

Wer diese saisonalen Muster bei der Dienstplanung nicht berücksichtigt, steht in Spitzenzeiten mit zu wenig Personal da – oder zahlt in ruhigen Phasen für Überbesetzung. KI-gestützte Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten können hier helfen, den Bedarf frühzeitig zu erkennen und die Planung entsprechend anzupassen.

Gesetzliche Grundlagen für den Dienstplan in der Drogerie

Ein Dienstplan, der gegen geltendes Recht verstößt, ist nicht nur ein Compliance-Risiko – er kann auch teuer werden. Für Filialleiter und Personalverantwortliche in Drogerien ist es deshalb entscheidend, die wichtigsten gesetzlichen Rahmenbedingungen zu kennen. Hier die Regelungen, die Sie bei jeder Dienstplanerstellung beachten müssen.

Arbeitszeitgesetz: Die 5 wichtigsten Regeln für Filialleiter

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet das Fundament jeder Dienstplanung im Einzelhandel. Für Drogeriemärkte mit Öffnungszeiten von typischerweise 8:00 bis 20:00 Uhr (Mo-Sa) sind diese fünf Regelungen besonders relevant:

• Maximale Arbeitszeit (§ 3 ArbZG): Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird.
• Pausenregelungen (§ 4 ArbZG): Ab 6 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Diese Pausen müssen im Dienstplan eingeplant und dokumentiert werden.
• Ruhezeiten (§ 5 ArbZG): Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Besonders wichtig bei Wechsel von Spät- auf Frühschicht: Wer bis 20:30 Uhr arbeitet (inkl. Kassenabschluss), darf frühestens um 7:30 Uhr am nächsten Tag wieder beginnen.
• Sonn- und Feiertagsruhe (§ 9 ArbZG): Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen nicht beschäftigt werden. Ausnahme: Verkaufsoffene Sonntage nach Landesrecht – hier greifen tarifliche Zuschläge von bis zu 100 %.
• Jugendarbeitsschutz (JArbSchG): Für Auszubildende unter 18 Jahren gelten strengere Grenzen: maximal 8 Stunden täglich, 40 Stunden wöchentlich, keine Arbeit nach 20 Uhr und an Samstagen nur mit Freizeitausgleich.

Zeiterfassungspflicht seit 2022: Was Drogerien jetzt tun müssen

Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht für alle Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das BAG leitet diese Verpflichtung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ab.

Wichtig: Es gibt keine Umsetzungsfrist – die Pflicht gilt bereits jetzt. Auch wenn eine gesetzliche Konkretisierung zur elektronischen Erfassung für 2026 politisch angekündigt ist, verweisen Behörden bei Prüfungen bereits heute auf die BAG-Entscheidung. Bei Verstößen gegen das Arbeitsschutzgesetz können Bußgelder von bis zu 30.000 € verhängt werden (§ 25 ArbSchG).

Für Drogeriemärkte bedeutet das konkret: Handschriftliche Stundenzettel oder die Vertrauensarbeitszeit ohne jede Dokumentation reichen nicht mehr aus. Sie benötigen ein System – ob digital oder analog -, das die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch erfasst. Besonders für Minijobber besteht nach § 17 MiLoG ohnehin eine gesonderte Aufzeichnungspflicht.

Wenn Sie die Zeiterfassung mit Ihrer Dienstplanung verknüpfen, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfüllen die gesetzliche Pflicht und gewinnen gleichzeitig Einblicke in Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zeiten.

Mindestlohn 2026 und Minijob-Grenze: Auswirkungen auf den Dienstplan

Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 € brutto pro Stunde. Das ist die höchste Erhöhung seit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns und hat direkte Konsequenzen für die Dienstplanung in Drogerien:

• Minijob-Grenze steigt auf 603 €/Monat: Minijobber dürfen damit rechnerisch maximal ca. 43,4 Stunden pro Monat arbeiten (603 € ÷ 13,90 €). Das sind rund 10 Stunden pro Woche. Wer hier nicht sauber plant, überschreitet schnell die Grenze.
• Personalkosten steigen: Jede fehlgeplante Stunde kostet mehr als zuvor. Überbesetzung in Nebenstunden wird teurer, Unterbesetzung in Stoßzeiten kostet Umsatz.
• Zuschläge werden relevanter: Spätarbeit ab 18:30 Uhr (20 % Zuschlag) und ab 20:00 Uhr (50 % Zuschlag) sowie Samstagsarbeit nach 16:00 Uhr verteuern bestimmte Schichten zusätzlich – laut geltendem Tarifvertrag Einzelhandel.

Tarifvertrag Einzelhandel: Zuschläge und Wochenarbeitszeit

Die Tarifverträge des Einzelhandels werden auf Landesebene zwischen dem Handelsverband Deutschland (HDE) und ver.di abgeschlossen. Die tarifliche Wochenarbeitszeit beträgt zumeist 37,5 Stunden (West) bzw. 38 Stunden (Ost). Beachten Sie: Nicht alle Drogerieketten sind in allen Bundesländern tarifgebunden. dm beispielsweise ist nur in einigen Regionen tariflich gebunden.

Die tariflichen Zuschläge im Überblick:

Diese Zuschläge sollten bei der Schichtverteilung berücksichtigt werden. Eine Software, die Zuschlagsregeln automatisch einberechnet, kann hier Transparenz über die tatsächlichen Personalkosten pro Schicht schaffen.

Ankündigungsfrist: Wie weit im Voraus muss der Dienstplan stehen?

Eine gesetzlich festgelegte Mindestfrist für die Bekanntgabe des Dienstplans existiert in Deutschland nicht. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht wiederholt auf die Pflicht zur Rücksichtnahme hingewiesen. In der Praxis gilt: Mindestens 4 Tage Vorlauf sind das absolute Minimum. Experten und viele Betriebsvereinbarungen empfehlen jedoch mindestens 2 Wochen Vorlauf.

Für Drogerien mit hohem Teilzeitanteil ist eine frühe Veröffentlichung besonders wichtig: Teilzeitkräfte und Minijobber haben häufig weitere Verpflichtungen (Studium, Familie, Zweitjob) und benötigen Planungssicherheit. Ein Dienstplan, der erst am Freitagabend für die kommende Woche erscheint, führt fast zwangsläufig zu Unzufriedenheit und erhöhter Fluktuation.

Praxis-Tipp: Wenn in Ihrer Filiale ein Betriebsrat existiert, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Lage der Arbeitszeit. Kurzfristige Dienstplanänderungen ohne Zustimmung des Betriebsrats können zu Mitbestimmungsverstößen führen. Klären Sie deshalb frühzeitig, welche Fristen und Verfahren in Ihrer Betriebsvereinbarung festgelegt sind.

Schritt für Schritt: Dienstplan für die Drogerie erstellen

Die Erstellung eines funktionierenden Dienstplans für eine Drogerie-Filiale folgt einer klaren Logik. Wenn Sie diese fünf Schritte systematisch durchgehen, vermeiden Sie die häufigsten Fehler und schaffen eine Planung, die sowohl betrieblich als auch rechtlich standhält. Einen ausführlichen allgemeinen Leitfaden finden Sie in unserem Artikel zum Thema Dienstplan schreiben.

Schritt 1: Personalbedarf ermitteln

Bevor Sie auch nur eine Schicht zuweisen, müssen Sie wissen, wie viele Mitarbeitende Sie zu welcher Tageszeit brauchen. Dafür analysieren Sie drei Faktoren:

• Betriebsspanne: Die Zeitspanne von Ladenöffnung bis Ladenschluss plus Vor- und Nachbereitungszeit (z. B. 7:30-20:30 Uhr bei Öffnungszeiten von 8:00-20:00 Uhr)
• Mindestbesetzung: Die Anzahl an Personen, die zu jeder Zeit anwesend sein müssen, damit der Betrieb funktioniert (typisch in Drogerien: mindestens 2 Personen)
• Stoßzeiten: Tageszeiten mit erhöhter Kundenfrequenz, in denen mehr Personal benötigt wird. In Drogeriemärkten typischerweise 10:00-13:00 Uhr und 16:00-18:00 Uhr

Rechenbeispiel für eine typische Drogerie-Filiale:

Schritt 2: Verfügbare Personalkapazitäten erfassen

Stellen Sie die verfügbaren Wochenstunden Ihres Teams zusammen – inklusive vertraglicher Arbeitszeiten, individueller Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Für unser Beispiel mit 12 Mitarbeitenden:

Mit rund 272 verfügbaren Stunden und einem Bedarf von 180-220 Stunden haben Sie einen Puffer von ca. 20-30 %. Dieser Puffer ist kein Luxus, sondern notwendig: Urlaub, Krankheit und Schulungen reduzieren die tatsächlich verfügbare Kapazität erfahrungsgemäß um 15-20 %.

Tipp: Nutzen Sie unseren kostenlosen Arbeitszeit-Rechner, um die verfügbaren Stunden Ihres Teams schnell zu berechnen.

Schritt 3: Schichtmodell festlegen

Für Drogeriemärkte mit Öffnungszeiten von 8:00 bis 20:00 Uhr hat sich das Zwei-Schicht-Modell mit Überlappung bewährt:

• Frühschicht: 7:30-14:30 Uhr (inkl. Vorbereitung vor Ladenöffnung)
• Spätschicht: 13:30-20:30 Uhr (inkl. Kassenabschluss nach Ladenschluss)
• Überlappung: 13:30-14:30 Uhr – diese Stunde dient der Übergabe und fällt in eine der Stoßzeiten

Zusätzlich zu den festen Schichten empfiehlt sich die Planung versetzter Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte. Beispiel: Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden arbeitet Mo, Mi, Fr von 9:30-14:30 Uhr und deckt damit gezielt die Vormittags-Stoßzeit ab, ohne eine komplette Schicht zu besetzen.

Planen Sie außerdem separate Warenverräumungszeiten ein. Viele Drogerien erhalten ihre Lieferungen in den frühen Morgenstunden. Eine kurze Lager-Schicht von 6:30-9:00 Uhr kann sinnvoll sein, um die Warenverräumung zu erledigen, bevor die Verkaufsfläche voll frequentiert ist.

Schritt 4: Dienstplan befüllen und prüfen

Beim Befüllen des Dienstplans arbeiten Sie sich von den festen Eckpunkten (Mindestbesetzung, Qualifikationsanforderungen) zu den flexiblen Elementen (Teilzeitkräfte, Wunschzeiten) vor. Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie den Plan veröffentlichen:

• Mindestbesetzung in jeder Schicht erreicht? (Mindestens 2 Personen, davon 1 mit Kassenberechtigung)
• Qualifikationen abgedeckt? (Kassenabrechnung, Kosmetikberatung, Fotoservice – je nach Filiale)
• Ruhezeiten eingehalten? (Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Einsätzen)
• Pausen eingeplant? (Ab 6 h: 30 Min., ab 9 h: 45 Min.)
• Maximale Arbeitszeit beachtet? (Max. 10 h/Tag, Durchschnitt 8 h über 6 Monate)
• Minijobber-Stunden im Rahmen? (Max. ca. 43 h/Monat bei 13,90 €/h Mindestlohn)
• Jugendarbeitsschutz bei Azubis beachtet? (Max. 8 h/Tag, keine Arbeit nach 20 Uhr)
• Fairness gewährleistet? (Samstags- und Spätschichten gleichmäßig verteilt)
• Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt?
• Puffer für Ausfälle eingeplant?

Schritt 5: Kommunikation und Veröffentlichung

Ein noch so guter Dienstplan nützt wenig, wenn er zu spät oder auf dem falschen Kanal veröffentlicht wird. Beachten Sie bei der Kommunikation:

• Veröffentlichen Sie den Plan mindestens 2 Wochen im Voraus. Das gibt Ihrem Team Planungssicherheit und reduziert kurzfristige Tausch-Anfragen.
• Nutzen Sie einen zentralen Kanal. Ob Aushang im Pausenraum, E-Mail oder App – wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden zuverlässig Zugang haben. Eine Mitarbeiter-App hat den Vorteil, dass Schichtpläne in Echtzeit einsehbar sind und Änderungen sofort bei allen ankommen.
• Ermöglichen Sie Feedback. Ein kurzes Zeitfenster (z. B. 48 Stunden) für Rückmeldungen nach Veröffentlichung zeigt Wertschätzung und deckt Fehler früh auf.
• Dokumentieren Sie Änderungen. Jede nachträgliche Änderung am Dienstplan sollte schriftlich festgehalten werden – das schützt Sie bei Streitigkeiten und Prüfungen.

Die 5 häufigsten Fehler bei der Dienstplanung in Drogerien

Selbst erfahrene Filialleiter tappen immer wieder in dieselben Fallen. Diese fünf Fehler sehen wir in der Praxis am häufigsten – und sie lassen sich alle vermeiden.

Fehler 1: Nur nach Köpfen planen statt nach Qualifikationen

Drei Personen in der Frühschicht klingen ausreichend – bis sich herausstellt, dass keine davon die Kassenabrechnung durchführen kann oder den Fotoservice bedient. In Drogerien müssen Sie bei jeder Schicht sicherstellen, dass die erforderlichen Kompetenzen abgedeckt sind. Führen Sie eine Qualifikationsmatrix für Ihr Team und gleichen Sie diese bei jeder Planung ab.

Fehler 2: Ruhezeiten und Pausenregelungen ignorieren

Der Klassiker: Eine Mitarbeiterin schließt am Freitag um 20:30 Uhr die Kasse ab und soll am Samstag um 7:30 Uhr zur Warenverräumung erscheinen. Das sind nur 11 Stunden Ruhezeit – gerade noch legal, aber ohne jeden Puffer. Wird der Kassenabschluss 15 Minuten länger, liegt bereits ein Verstoß gegen § 5 ArbZG vor. Planen Sie bei Schichtwechseln immer einen Sicherheitspuffer von mindestens 30 Minuten über die 11-Stunden-Ruhezeit hinaus ein.

Fehler 3: Keine Puffer für Ausfälle einplanen

Krankheit, kurzfristige Absagen, familiäre Notfälle – Ausfälle gehören zum Alltag. Wer keinen Plan B hat, steht im schlimmsten Fall mit Unterbesetzung da. Bewährte Gegenmaßnahmen: Halten Sie ein kleines Springer-Team aus flexiblen Mitarbeitenden bereit, die bei Bedarf einspringen können. Und pflegen Sie eine aktuelle Übersicht über die Abwesenheiten Ihres Teams, damit Sie bei Ausfällen sofort sehen, wer verfügbar ist.

Fehler 4: Minijobber-Stunden nicht korrekt dokumentieren

Mit dem Mindestlohn von 13,90 €/h und der Minijob-Grenze von 603 €/Monat dürfen Minijobber maximal rund 43 Stunden pro Monat arbeiten. Wird diese Grenze überschritten, wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis – mit Nachzahlungen und Bußgeldern. Dokumentieren Sie die geleisteten Stunden Ihrer Minijobber lückenlos. Nach § 17 MiLoG sind Sie dazu ohnehin verpflichtet.

Fehler 5: Dienstplan zu spät kommunizieren

Ein Dienstplan, der am Freitagabend für die kommende Woche erscheint, ist eine Zumutung für Ihr Team – und ein Treiber für Fluktuation. Teilzeitkräfte und Minijobber, die ihre Woche nicht planen können, suchen sich einen Arbeitgeber, der ihnen mehr Verlässlichkeit bietet. Halten Sie sich an die Zwei-Wochen-Regel und kommunizieren Sie Änderungen transparent und frühzeitig.

Dienstplan Drogerie: Excel-Vorlage oder Software?

Die Frage, ob eine Excel-Vorlage ausreicht oder eine spezialisierte Software sinnvoller ist, hängt von der Größe Ihrer Filiale, der Komplexität Ihres Teams und Ihren Anforderungen an Rechtssicherheit ab.

Wann reicht eine Excel-Vorlage?

Für kleine Filialen mit bis zu 8-10 Mitarbeitenden und einer überschaubaren Personalstruktur kann eine gut strukturierte Excel-Vorlage ein solider Einstieg sein. Voraussetzung ist allerdings, dass die Vorlage sauber geführt wird: mit klaren Regeln, regelmäßiger Aktualisierung und einer separaten Dokumentation der Arbeitszeiten für die Zeiterfassungspflicht.

Die Grenzen von Excel zeigen sich, sobald die Komplexität steigt: Bei häufigen Schichttauschen, kurzfristigen Ausfällen oder der Koordination über mehrere Filialen hinweg wird eine manuell geführte Tabelle schnell fehleranfällig und zeitintensiv. Auch die automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Minijob-Grenzen ist in Excel nicht ohne Weiteres möglich.

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Wann lohnt sich eine Dienstplan-Software?

Spätestens ab 10-15 Mitarbeitenden, bei einem hohen Teilzeitanteil oder bei der Planung über mehrere Filialen hinweg überwiegen die Vorteile einer spezialisierten Software deutlich:

• Automatische Regelprüfung: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz werden bei jeder Planänderung automatisch geprüft.
• Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeit selbst ein – das System berücksichtigt diese automatisch bei der Planung.
• Integrierte Zeiterfassung: Die Erfassung von Arbeitszeiten ist direkt mit dem Dienstplan verknüpft – Soll-Ist-Vergleiche entstehen automatisch.
• Schichttausch per App: Statt endloser WhatsApp-Diskussionen können Mitarbeitende Schichten direkt über die App tauschen – mit automatischer Regelprüfung.
• Lohnvorbereitung: Geleistete Stunden, Zuschläge und Überstunden fließen direkt in die Lohnabrechnung – bei DATEV-Integration ohne doppelte Dateneingabe.

Eine Lösung wie Nostradamus kombiniert Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einer Plattform. Die Schnellplanungsfunktion weist Mitarbeitende auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. Mit Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten und saisonaler Schwankungen können Sie den Personalbedarf vorausschauend planen, statt nur auf die aktuelle Woche zu reagieren.

Worauf Sie bei der Software-Auswahl achten sollten

Nicht jede Dienstplan-Software passt zu den Anforderungen einer Drogerie. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Kriterien:

Fazit: Gute Dienstplanung in der Drogerie ist planbar

Die Dienstplanung in Drogeriemärkten ist komplex – aber sie ist kein unlösbares Problem. Wer die gesetzlichen Grundlagen kennt, den Personalbedarf systematisch ermittelt und qualifikationsbasiert plant, schafft die Grundlage für einen Filialbetrieb, der sowohl wirtschaftlich als auch mitarbeiterfreundlich funktioniert.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Planen Sie nicht nur nach Köpfen, sondern nach Qualifikationen und Arbeitsbereichen.
• Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben – insbesondere Ruhezeiten, Pausenregelungen und die seit 2022 geltende Zeiterfassungspflicht.
• Kalkulieren Sie mit dem Mindestlohn von 13,90 €/h und der Minijob-Grenze von 603 €/Monat.
• Veröffentlichen Sie den Dienstplan mindestens 2 Wochen im Voraus.
• Planen Sie Puffer für Ausfälle ein und halten Sie ein Springer-Team bereit.

Wenn Sie den Planungsaufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig die Rechtssicherheit erhöhen möchten, lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung. Nostradamus unterstützt Einzelhandelsbetriebe mit KI-gestützter Personalplanung, integrierter Zeiterfassung und automatischer Compliance-Prüfung – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat, mit Implementierung in unter einer Woche. Fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an und erleben Sie, wie sich der Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren lässt.

Häufig gestellte Fragen zur Dienstplanung in der Drogerie

Darf ich den Dienstplan kurzfristig ändern?

Ein einmal kommunizierter Dienstplan erzeugt nach herrschender Rechtsmeinung eine verbindliche Arbeitszeitvereinbarung. Einseitige Änderungen sind nur in Ausnahmefällen durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers gedeckt – etwa bei unvorhersehbaren betrieblichen Notwendigkeiten. Wenn ein Betriebsrat existiert, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei Änderungen der Arbeitszeit. Stimmen Sie Änderungen deshalb immer mit den betroffenen Mitarbeitenden ab und dokumentieren Sie die Zustimmung.

Muss ich in meiner Drogerie die Arbeitszeiten elektronisch erfassen?

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber. Eine konkrete Vorgabe zur elektronischen Erfassung gibt es Stand März 2026 noch nicht – eine gesetzliche Konkretisierung ist jedoch politisch angekündigt. In der Praxis empfiehlt es sich, bereits jetzt auf eine digitale Lösung zu setzen, da diese revisionssicher ist und bei behördlichen Prüfungen als Nachweis dient. Für den Einstieg kann auch unsere kostenlose Arbeitszeiterfassungs-Vorlage helfen.

Wie viele Stunden dürfen Minijobber in der Drogerie pro Monat arbeiten?

Mit dem Mindestlohn von 13,90 €/h und der Minijob-Grenze von 603 €/Monat (Stand 2026) ergibt sich ein Maximum von rund 43,4 Stunden pro Monat bzw. etwa 10 Stunden pro Woche. Wird diese Grenze regelmäßig überschritten, wird das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig. Dokumentieren Sie die Stunden Ihrer Minijobber lückenlos – nach § 17 MiLoG sind Sie dazu verpflichtet.

Was kostet eine Dienstplan-Software für Drogeriemärkte?

Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Professionelle Lösungen wie Nostradamus starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei einer typischen Drogerie-Filiale mit 12 Mitarbeitenden sind das 36 € monatlich. Dem stehen potenzielle Einsparungen von bis zu 10 % bei den Lohnkosten gegenüber – durch optimierte Schichtbesetzung und die Vermeidung von Überbesetzung. Der ROI wird typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten erreicht.

Welche Zuschläge gelten für Spätarbeit und Samstagsarbeit in der Drogerie?

Die Zuschläge richten sich nach dem jeweiligen Landestarifvertrag des Einzelhandels. Üblich sind 20 % Zuschlag für Arbeit ab 18:30 Uhr, 50 % ab 20:00 Uhr und bis zu 100 % für Arbeit an verkaufsoffenen Sonntagen. Beachten Sie, dass nicht alle Drogerieketten in allen Bundesländern tarifgebunden sind. Prüfen Sie, welcher Tarifvertrag für Ihre Filiale gilt, und berücksichtigen Sie die Zuschläge bei der Schichtverteilung, um die Personalkosten im Griff zu behalten.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Dienstplanung?

Moderne Cloud-Lösungen lassen sich in der Regel innerhalb weniger Tage einführen – bei Nostradamus beispielsweise in unter einer Woche. Die Mitarbeitenden laden sich die App herunter, tragen ihre Verfügbarkeiten ein, und die Filialleitung kann sofort mit der digitalen Planung beginnen. Aufwändige IT-Projekte oder lange Schulungen sind bei intuitiven Lösungen nicht nötig. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Team frühzeitig einbinden und die Vorteile transparent kommunizieren.