Dienstplan Catering - Vorlage, Tipps & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Catering-Dienstplanung unterscheidet sich grundlegend von der klassischen Gastronomie. Wechselnde Einsatzorte, projektbasierte Events und ein hoher Anteil an Aushilfs- und Minijobbern machen die Personalplanung im Catering deutlich komplexer als im stationären Restaurant.
• Rechtliche Fallstricke lauern im Detail. Teildienst-Problematik, Rüstzeiten als Arbeitszeit und die korrekte Berechnung der Minijob-Stunden bei 13,90 € Mindestlohn (2026) werden im Catering-Alltag häufig übersehen – mit teuren Konsequenzen.
• Struktur schlägt Improvisation. Wer ein festes Kernteam mit einem flexiblen Personalpool kombiniert, Qualifikationen systematisch erfasst und den Dienstplan mindestens zwei Wochen im Voraus veröffentlicht, schafft die Basis für reibungslose Events.
• Digitale Lösungen sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Mit einer Workforce-Management-Software wie Nostradamus lässt sich der Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren – inklusive automatischer Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, digitaler Zeiterfassung und nahtloser Lohnvorbereitung über die DATEV-Integration.

Was macht die Dienstplanung im Catering besonders?

Rund 11.800 Caterer und Verpflegungsdienstleister gibt es in Deutschland, mit insgesamt knapp 176.000 Beschäftigten. Ob Firmenevent für 200 Gäste, Hochzeitsbuffet im Schlosspark oder tägliche Kantinenversorgung für 500 Mitarbeitende – die Dienstplanung im Catering folgt eigenen Regeln. Wer sie mit der klassischen Restaurantplanung gleichsetzt, riskiert Über- oder Unterbesetzung, Rechtsverstöße und frustrierte Mitarbeitende.

Catering vs. Restaurant – die 5 entscheidenden Unterschiede

Im stationären Restaurant ist der Einsatzort bekannt, die Öffnungszeiten sind fix und der Personalschlüssel relativ stabil. Im Catering sieht die Realität anders aus:

• Wechselnde Einsatzorte: Jedes Event findet an einer anderen Location statt. Das bedeutet: Fahrzeuge, Teams und genaue Positionen vor Ort müssen pro Einsatz zugewiesen werden.
• Projektbasierte Planung: Jedes Event ist ein eigenständiges Projekt mit individuellen Anforderungen an Personal, Qualifikationen und Zeitrahmen.
• Hoher Anteil kurzfristiger Kräfte: Im Gastgewerbe arbeiten teils mehr geringfügig Beschäftigte als sozialversicherungspflichtige Kräfte. In Rheinland-Pfalz etwa stehen 45.000 sozialversicherungspflichtig Beschäftigte rund 54.000 geringfügig Entlohnten gegenüber.
• Logistik als Planungsfaktor: Transport, Auf- und Abbau gehören zum Einsatz – und zählen als Arbeitszeit.
• Schwankende Teamgrößen: Während ein Restaurant mit einem relativ festen Team arbeitet, variiert die Teamgröße im Catering von Event zu Event erheblich.

Event-Catering vs. Contract-Catering: Zwei Welten, ein Dienstplan?

Die Catering-Branche umfasst zwei grundverschiedene Geschäftsmodelle, die unterschiedliche Planungsansätze erfordern:

Event-Catering (Hochzeiten, Firmenfeiern, Konzerte, Sportevents) ist projektbasiert. Jeder Einsatz hat einen eigenen Personalschlüssel, eine eigene Location und oft auch eigene Anforderungen an Qualifikationen. Die Planung erfolgt pro Event, häufig mit wechselnden Aushilfskräften.

Contract-Catering (Kantinen, Mensen, Krankenhausverpflegung, Essen auf Rädern) ist dagegen ein Dauerverhältnis mit wiederkehrenden Schichtmustern. Hier ähnelt die Planung stärker der klassischen Gastronomie, allerdings mit strengeren Hygienevorschriften und oft mehreren Standorten gleichzeitig.

In der Praxis betreiben viele Caterer beide Modelle parallel – was die Dienstplanung zusätzlich komplex macht.

Die typische Belegschaftsstruktur im Catering

Ein funktionierender Catering-Betrieb setzt auf eine durchdachte Mischung verschiedener Beschäftigungsverhältnisse:

• Festangestellte (Vollzeit/Teilzeit): Bilden das Kernteam – erfahrene Köche, Serviceleiter, Eventkoordinatoren
• Minijobber (bis 603 €/Monat): Flexible Servicekräfte, die je nach Eventlage eingesetzt werden
• Aushilfen und Saisonkräfte: Für Spitzenzeiten wie die Hochzeits- oder Weihnachtsfeiersaison
• Leiharbeiter: Bei sehr großen Events oder akutem Personalmangel

Die Empfehlung aus der Praxis: Ein verlässliches Kernteam aus Festangestellten aufbauen, das die Basis bildet. Zusätzliche Aushilfen oder Saisonkräfte werden je nach Bedarf flexibel eingeplant. Diese Struktur bietet Stabilität und Flexibilität zugleich – erfordert aber eine sorgfältige Planung.

Dienstplan für Catering erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein guter Catering-Dienstplan entsteht nicht ad hoc, sondern folgt einem systematischen Prozess. Die folgenden sechs Schritte helfen Ihnen, von der Bedarfsermittlung bis zum fertigen Plan strukturiert vorzugehen.

Schritt 1: Personalbedarf ermitteln

Bevor Sie eine einzige Schicht zuweisen, müssen Sie wissen, wie viele Mitarbeitende Sie tatsächlich brauchen. Der Personalbedarf hängt von der Art des Events, der Gästeanzahl, den gewünschten Serviceleistungen und der Eventdauer ab.

Als Orientierung dienen folgende Richtwerte:

Wichtig: Zusätzlich zum Service benötigen Sie Küchenpersonal, ggf. Barkeeper und Logistikkräfte für Auf-/Abbau und Transport. Planen Sie außerdem einen Puffer von 10-15 % für kurzfristige Ausfälle ein.

Schritt 2: Kernteam und Flexpool definieren

Teilen Sie Ihre Belegschaft in zwei Gruppen auf: Das Kernteam besteht aus Festangestellten, die bei den meisten Events zum Einsatz kommen. Der Flexpool umfasst Minijobber, Aushilfen und bewährte Freelancer, die Sie bei Bedarf hinzuziehen.

Planen Sie immer zuerst Ihre Festangestellten ein und decken Sie den verbleibenden Bedarf dann mit Kräften aus dem Flexpool. So stellen Sie sicher, dass Ihre erfahrensten Mitarbeitenden die tragenden Rollen übernehmen.

Schritt 3: Verfügbarkeiten und Qualifikationen abgleichen

Sammeln Sie die Verfügbarkeiten aller Mitarbeitenden – idealerweise digital, damit die Informationen zentral vorliegen. Gleichen Sie diese mit den benötigten Qualifikationen ab: Wer hat einen Hygieneschein? Wer kann Barservice? Wer hat Erfahrung mit Menü-Service?

Eine Qualifikationsmatrix – also eine Übersicht, welche Mitarbeitenden welche Fähigkeiten mitbringen – spart bei der Zuordnung enorm viel Zeit. Sie verhindert auch, dass unqualifiziertes Personal auf Positionen eingeplant wird, die Fachwissen erfordern.

Schritt 4: Schichten und Einsatzorte zuweisen

Jetzt wird der eigentliche Dienstplan geschrieben. Weisen Sie jedem Mitarbeitenden eine konkrete Schicht zu – mit Beginn, Ende, Pausenzeit, Einsatzort und Rolle (Küche, Service, Logistik). Im Catering ist es besonders wichtig, auch die Location und ggf. die Anfahrt zu dokumentieren.

Praxis-Tipp: Planen Sie Schichten in 15-Minuten-Schritten, um Auf- und Abbauzeiten sauber abzubilden. Gerade im Catering beginnt die Arbeitszeit nicht erst, wenn der erste Gast kommt, sondern bereits beim Beladen des Fahrzeugs.

Schritt 5: Plan kommunizieren und Feedback einholen

Veröffentlichen Sie den Dienstplan mindestens zwei Wochen im Voraus. Im Event-Catering empfiehlt sich sogar ein Vorlauf von drei bis vier Wochen, damit Mitarbeitende bei Konflikten noch rechtzeitig Tausche organisieren können.

Nutzen Sie digitale Kommunikationskanäle, um den Plan zu verteilen. Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es, Änderungen in Echtzeit bereitzustellen und Mitarbeitende aktiv in den Planungsprozess einzubinden – etwa durch eigenständiges Eintragen von Verfügbarkeiten oder das Anfragen von Schichttauschen.

Schritt 6: Ausfallplan und Springerregelung festlegen

Kurzfristige Ausfälle kommen in der Gastronomie besonders häufig vor – durch Krankheit, plötzliche Absagen oder Verspätungen. Definieren Sie deshalb vorab:

• Wer ist als Springer verfügbar?
• Welche Mitarbeitenden aus dem Flexpool können kurzfristig einspringen?
• Wer ist der Ansprechpartner für Notfälle am Eventtag?

Eine gepflegte Bereitschaftsliste mit aktuellen Kontaktdaten und Verfügbarkeiten ist im Catering Gold wert.

Kostenlose Dienstplan-Vorlage für Catering (Excel und PDF)

Für den Einstieg in eine strukturierte Dienstplanung bieten wir Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage, die Sie sofort für Ihren Catering-Betrieb nutzen können. Die Vorlage enthält Felder für Mitarbeitername, Rolle (Küche, Service, Aushilfe), Schichtbeginn und -ende, Pausendauer sowie automatische Stundenberechnung.

Kostenlose Dienstplan-Vorlage für Catering-Betriebe

• Sofort einsetzbar – mit automatischer Stundenberechnung und Pausenerfassung
• Übersichtliche Wochenansicht mit Platz für mehrere Teams und Einsatzorte
• Verfügbar als Excel- und PDF-Download

Jetzt kostenlos herunterladen

Wann reicht eine Excel-Vorlage – und wann nicht?

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Startpunkt für kleine Catering-Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden und überschaubarer Eventfrequenz. Sie stößt jedoch an Grenzen, wenn:

• Sie regelmäßig mehr als 15-20 Mitarbeitende auf verschiedene Events verteilen
• Mehrere Events parallel stattfinden und Doppelbuchungen drohen
• Sie die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten manuell prüfen müssen
• Die Kommunikation über Schichtänderungen per Telefon oder Messenger unübersichtlich wird
• Die Lohnvorbereitung auf Basis der Dienstplandaten viel Handarbeit erfordert

Das Problem liegt dabei nicht an Excel selbst, sondern an der Art, wie Excel-Tabellen im hektischen Catering-Alltag geführt werden: fehlende Versionskontrolle, keine automatische Regelprüfung und kein zentraler Zugriff für alle Beteiligten.

Rechtliche Pflichten bei der Dienstplanung im Catering (Stand 2026)

Die Catering-Branche unterliegt denselben arbeitsrechtlichen Vorschriften wie die gesamte Gastronomie – mit einigen Besonderheiten, die in der Praxis häufig übersehen werden. Ein rechtskonformer Dienstplan schützt Sie vor Bußgeldern, Nachzahlungen und Konflikten mit dem Zoll.

Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und die Gastronomie-Sonderregel

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Grundlage jeder Dienstplanung:

• Tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): Grundsätzlich maximal 8 Stunden pro Werktag. Eine Verlängerung auf 10 Stunden ist möglich, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen der Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit nach Arbeitsende. Sonderregel für die Gastronomie: Die Ruhezeit kann auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn innerhalb von 4 Wochen ein Ausgleich durch eine Ruhezeit von 12 Stunden erfolgt.
• Pausen (§ 4 ArbZG): Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten.

Geplante Reform: Der Koalitionsvertrag 2025 stellt eine Umstellung auf eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit in Aussicht – im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG. Zum Stand März 2026 ist diese Reform jedoch noch nicht verabschiedet. Es gilt weiterhin die tägliche Betrachtung.

Achtung Teildienst: Warum die Pause zwischen zwei Events zum Problem wird

Ein typisches Szenario im Catering: Ein Mitarbeiter arbeitet von 11:00 bis 15:00 Uhr bei einem Mittagsempfang und von 18:00 bis 23:00 Uhr bei einem Abend-Event. Dazwischen liegen drei Stunden Pause – klingt großzügig. Doch nach § 3 ArbZG wird die Arbeitszeit vom Beginn bis zum Ende der täglichen Arbeit berechnet: 11:00 bis 23:00 Uhr ergibt eine Gesamtspanne von 12 Stunden.

Selbst wenn die tatsächliche Arbeitszeit nur 9 Stunden beträgt, überschreitet die Spanne die zulässige Höchstarbeitszeit von 10 Stunden. Solche Teildienst-Konstellationen sind ein häufiger, aber oft unbewusster Rechtsverstoß im Catering.

Die Lösung: Prüfen Sie bei geteilten Diensten immer die Gesamtspanne von der ersten bis zur letzten Arbeitsstunde. Wenn zwei Events am selben Tag stattfinden, sollten Sie nach Möglichkeit unterschiedliche Mitarbeitende einsetzen.

Rüstzeiten im Catering: Auf-/Abbau und Fahrzeit zählen als Arbeitszeit

Ein häufig übersehener Punkt: Rüstzeiten zählen grundsätzlich zur Arbeitszeit und müssen mit mindestens dem Mindestlohn vergütet werden. Im Catering betrifft das insbesondere:

• Be- und Entladen des Catering-Fahrzeugs
• Auf- und Abbau am Veranstaltungsort
• Fahrzeit zwischen verschiedenen Locations (sofern vom Arbeitgeber angeordnet)

Wenn ein Servicemitarbeiter um 9:00 Uhr mit dem Beladen beginnt, um 10:30 Uhr an der Location ankommt und nach dem Event um 22:00 Uhr alles abgebaut hat, beträgt die Arbeitszeit 13 Stunden – nicht nur die Servicezeit vor Ort. Das muss im Dienstplan berücksichtigt werden.

Sonn- und Feiertagsarbeit im Catering

Gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG dürfen Arbeitnehmende in Gaststätten und Einrichtungen zur Bewirtung an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden. Diese Ausnahme gilt auch für Catering-Einsätze. Allerdings müssen Ersatzruhetage gewährt werden.

Wichtig: Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit stehen Mitarbeitenden nicht automatisch zu. Sie müssen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt sein. Prüfen Sie die für Ihre Region geltenden Tarifverträge – der DEHOGA und die NGG schließen in 18 Tarifgebieten regionale Vereinbarungen ab.

Jugendliche Aushilfen: Was das JArbSchG vorschreibt

Viele Catering-Betriebe setzen auf jugendliche Aushilfen. Für Beschäftigte zwischen 15 und 18 Jahren gelten jedoch strenge Regeln nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz:

• Maximal 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche
• Pausenpflicht: 30 Minuten ab 4,5 Stunden, 60 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit
• In der Gastronomie dürfen Jugendliche maximal bis 22:00 Uhr arbeiten
• Grundsätzlich keine Arbeit an Samstagen, Sonn- und Feiertagen (mit Ausnahmen im Gastgewerbe)

Wer jugendliche Aushilfen für ein Abend-Event bis 23:00 Uhr einplant, riskiert empfindliche Bußgelder. Tragen Sie die JArbSchG-Einschränkungen direkt im Dienstplan als Sperrzeiten ein.

Zeiterfassungspflicht 2026: Was Catering-Betriebe jetzt umsetzen müssen

Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 (1 ABR 22/21) besteht in Deutschland eine generelle Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System bereitstellen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten erfasst werden.

Im Catering ist die Zeiterfassung besonders anspruchsvoll: Mitarbeitende arbeiten an wechselnden Orten, oft ohne feste Stempeluhr. Die im Gastgewerbe noch verbreitete Praxis mit Zettel und Stift ist zunehmend riskant – ob sie zukünftig noch als rechtskonform gilt, ist fraglich.

Kostenlose Arbeitszeiterfassung-Vorlage für Catering-Betriebe

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden
• Dokumentationspflicht nach MiLoG und BAG-Beschluss erfüllen
• Automatische Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit

Jetzt kostenlos herunterladen

Minijobber im Catering: Berechnung, Grenzen und Dokumentationspflicht 2026

Minijobber sind das Rückgrat vieler Catering-Betriebe. Umso wichtiger ist es, die aktuellen Grenzen und Pflichten genau zu kennen – denn Fehler bei der Berechnung können teuer werden.

Rechenbeispiel: Maximale Stunden bei 13,90 € Mindestlohn

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € brutto pro Stunde. Die Minijob-Grenze beträgt 603 € pro Monat (7.236 € pro Jahr). Daraus ergibt sich:

603 € ÷ 13,90 € = maximal 43,37 Stunden pro Monat

Das sind im Schnitt etwa 10 Stunden pro Woche. Bei einem typischen Catering-Event von 6-8 Stunden bedeutet das: Ein Minijobber kann pro Monat an maximal 5-7 Events eingesetzt werden, bevor die Grenze erreicht ist.

Zum Vergleich – Vollzeit-Mindestlohn: Bei einer 40-Stunden-Woche ergibt sich ein Bruttomonatslohn von ca. 2.418,60 € (174 Stunden × 13,90 €). Ab 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 €.

Dokumentationspflicht nach MiLoG – was der Zoll prüft

Gemäß § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls kann diese Dokumentation jederzeit prüfen.

Wer weniger als den Mindestlohn zahlt oder die Dokumentation nicht vorlegen kann, riskiert Bußgelder von bis zu 500.000 € sowie die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Trinkgeld: Nicht auf den Mindestlohn anrechenbar

Ein verbreiteter Irrtum im Catering: Das Trinkgeld der Mitarbeitenden darf nicht bei der Berechnung des Mindestlohns berücksichtigt werden. Wenn Ihre Servicekräfte bei einem Event 50 € Trinkgeld erhalten, reduziert das nicht den geschuldeten Mindestlohn. Der volle Stundenlohn von 13,90 € muss unabhängig davon gezahlt werden.

8 Praxistipps für bessere Dienstpläne im Catering

Tipp 1: Zwei-Wochen-Vorlauf als Minimum

In der Gastronomie ist es üblich, den Dienstplan mindestens zwei Wochen im Voraus bekannt zu geben. Im Event-Catering sollten Sie drei bis vier Wochen anstreben. Das gibt Ihren Mitarbeitenden genug Zeit, um Konflikte zu melden und Tausche zu organisieren – und Ihnen genug Vorlauf, um Lücken zu schließen.

Tipp 2: Qualifikationsmatrix führen

Legen Sie für jeden Mitarbeitenden fest, welche Qualifikationen und Erfahrungen vorhanden sind: Hygieneschein, Barista-Kenntnisse, Erfahrung mit Menü-Service, Führerschein für den Transportbus. So können Sie bei der Planung auf einen Blick sehen, wer für welche Rolle infrage kommt.

Tipp 3: Fließende Schichtübergänge planen

Gerade bei größeren Catering-Events ergibt es Sinn, die einzelnen Schichten fließend ineinander übergehen zu lassen. Wenn das Aufbau-Team bereits vor Ort ist, während das Service-Team eintrifft, vermeiden Sie Leerlauf und stellen eine reibungslose Übergabe sicher.

Tipp 4: Mitarbeiterwünsche aktiv einbinden

In einer Branche mit überdurchschnittlich hoher Fluktuation – teils über 100 % – ist Mitarbeiterzufriedenheit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Wer die Wünsche und Verfügbarkeiten seiner Mitarbeitenden aktiv abfragt und berücksichtigt, bindet gute Kräfte langfristig. Digitale Lösungen, bei denen Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit selbst eintragen, entlasten gleichzeitig die Planung.

Tipp 5: Saisonale Planung vorausdenken

Die Catering-Branche unterliegt starken saisonalen Schwankungen: Hochzeitssaison (Mai bis September), Weihnachtsfeiern (November/Dezember), Sommerfeste und Kongresssaison. Planen Sie Ihren Personalpool rechtzeitig auf und beginnen Sie frühzeitig mit der Rekrutierung von Aushilfen für Spitzenzeiten.

Tipp 6: Digitale Kommunikation nutzen

Wenn Ihr Team an wechselnden Orten arbeitet, ist eine zentrale Kommunikationsplattform unverzichtbar. Über eine Mitarbeiter-App erhalten alle Beteiligten Schichtpläne, Änderungen und Event-Details in Echtzeit – ohne endlose Telefonketten oder unübersichtliche Messenger-Gruppen.

Tipp 7: Bereitschaftsdienst und Springer einrichten

Definieren Sie für jedes größere Event mindestens ein bis zwei Springer, die bei kurzfristigen Ausfällen einspringen können. Führen Sie eine aktuelle Bereitschaftsliste mit Kontaktdaten und Verfügbarkeiten. Im Catering, wo ein fehlendes Teammitglied direkte Auswirkungen auf die Servicequalität hat, ist diese Absicherung besonders wichtig.

Tipp 8: Plan-Ist-Vergleich nach jedem Event

Vergleichen Sie nach jedem Event die geplanten Arbeitszeiten mit den tatsächlich geleisteten Stunden. Waren zu viele oder zu wenige Mitarbeitende eingeplant? Gab es Überstunden? Dieser Abgleich liefert wertvolle Daten für die Planung zukünftiger, ähnlicher Events und hilft, die Personalplanung kontinuierlich zu verbessern.

Vom Excel-Plan zur digitalen Dienstplanung: Wann sich der Umstieg lohnt

Viele Catering-Betriebe starten mit Excel-Tabellen – und das ist für den Anfang auch völlig in Ordnung. Doch mit wachsender Teamgröße, steigender Eventfrequenz und zunehmenden Compliance-Anforderungen stößt die manuelle Planung an ihre Grenzen.

Typische Grenzen von Excel im Catering-Alltag

• Keine automatische Regelprüfung: Excel warnt Sie nicht, wenn Sie gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen – etwa bei einer Teildienst-Spanne von über 10 Stunden oder fehlender Ruhezeit.
• Keine Echtzeit-Kommunikation: Schichtänderungen müssen manuell kommuniziert werden. Bei wechselnden Einsatzorten und einem großen Flexpool führt das schnell zu Missverständnissen.
• Keine Doppelbuchungsprüfung: Wenn ein Mitarbeiter versehentlich für zwei Events am selben Tag eingeplant wird, fällt das in Excel erst auf, wenn es zu spät ist.
• Kein Verfügbarkeitsabgleich: Die Verfügbarkeiten von 20, 30 oder mehr Mitarbeitenden manuell mit dem Bedarf abzugleichen, ist extrem zeitaufwendig.
• Medienbrüche bei der Lohnabrechnung: Die Daten aus dem Dienstplan müssen manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden – eine fehleranfällige Doppelarbeit.

Was eine digitale Dienstplan-Lösung für Catering können muss

Nicht jede Dienstplan-Software passt zu den Anforderungen eines Catering-Betriebs. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Funktionen:

• Flexible Schichtplanung: Schichten in 15-Minuten-Schritten anpassbar, um Rüst- und Fahrzeiten sauber abzubilden
• Automatische Compliance-Prüfung: Überwachung von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Jugendarbeitsschutz direkt bei der Planung
• Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeit selbst ein, das System berücksichtigt sie automatisch
• Digitale Zeiterfassung: Per App oder Stempeluhr – auch an wechselnden Einsatzorten
• Integrierte Lohnvorbereitung: Nahtlose Datenübertragung an die Lohnbuchhaltung, z.B. über DATEV
• Mobile Apps: Für Mitarbeitende (Schichten einsehen, Verfügbarkeit eintragen, Schichttausch) und Management (Live-Einblicke in Personalkosten und Auslastung)

Zeitersparnis in der Praxis: Was Betriebe berichten

Catering-Betriebe, die von manueller Planung auf eine digitale Lösung umsteigen, berichten von erheblichen Effizienzgewinnen. Branchenweit dokumentieren Betriebe Einsparungen von täglich 2-3 Stunden administrativem Aufwand. Ein Catering-Personaldienstleister berichtet sogar, dass sich der zeitliche Aufwand für die Projekt- und Personalplanung durch den Software-Einsatz halbiert hat.

Mit einer Lösung wie Nostradamus lässt sich der Planungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter automatischer Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. KI-gestützte Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten und saisonaler Schwankungen helfen zusätzlich, den Personalbedarf für kommende Events präzise vorherzusagen. Die digitale Zeiterfassung per App funktioniert auch an wechselnden Einsatzorten – Ihre Mitarbeitenden stempeln einfach per Smartphone ein und aus. Und die DATEV-Integration sorgt dafür, dass die Lohnvorbereitung ohne doppelte Dateneingabe direkt aus den erfassten Zeiten erfolgt.

Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten – nicht zuletzt durch bis zu 10 % Lohnkosteneinsparung dank optimierter Planung.

Fazit: Strukturierte Dienstplanung als Wettbewerbsvorteil im Catering

Die Dienstplanung im Catering ist komplexer als in der stationären Gastronomie – aber mit dem richtigen System beherrschbar. Die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst:

• Kennen Sie Ihre Branche: Wechselnde Einsatzorte, projektbasierte Events und ein hoher Flexkräfte-Anteil erfordern eine andere Planungslogik als das klassische Restaurant.
• Beachten Sie die Rechtsgrundlagen: Teildienst-Spanne, Rüstzeiten als Arbeitszeit und die korrekte Minijob-Berechnung sind typische Stolperfallen im Catering.
• Bauen Sie Struktur auf: Kernteam plus Flexpool, Qualifikationsmatrix, Personalschlüssel nach Event-Typ und ein fester Planungsvorlauf schaffen Verlässlichkeit.
• Digitalisieren Sie rechtzeitig: Spätestens ab 15-20 Mitarbeitenden und regelmäßigen Events lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung.

Wenn Sie Ihre Dienstplanung und Zeiterfassung im Catering auf ein neues Level heben möchten, testen Sie Nostradamus – die KI-gestützte Workforce-Management-Software, die bereits über 2.700 Standorte in der Gastronomie und Hotellerie nutzen. Von der Schnellplanungsfunktion über die automatische Compliance-Prüfung bis zur DATEV-Integration: alles in einer Lösung, ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Häufige Fragen zur Dienstplanung im Catering

Wie viele Servicekräfte brauche ich für ein Catering-Event?

Das hängt vom Serviceformat ab. Als Faustregel gilt: Bei einem Buffet rechnen Sie mit einer Servicekraft pro 25-30 Gäste, bei Menü-Service am Tisch mit einer pro 10-15 Gäste. Hinzu kommen Küchenpersonal und ggf. Logistikkräfte für Auf- und Abbau. Planen Sie immer einen Puffer von 10-15 % für kurzfristige Ausfälle ein.

Wie weit im Voraus muss ich den Dienstplan veröffentlichen?

In der Gastronomie ist ein Vorlauf von mindestens zwei Wochen üblich. Im Event-Catering empfehlen sich drei bis vier Wochen, damit Mitarbeitende genügend Zeit haben, Konflikte zu melden und Schichttausche zu organisieren. Die genaue Frist kann auch durch Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge geregelt sein.

Zählen Auf- und Abbauzeiten als Arbeitszeit?

Ja. Rüstzeiten – also das Beladen des Fahrzeugs, der Aufbau am Veranstaltungsort, der Abbau nach dem Event und die Rückfahrt – zählen als Arbeitszeit und müssen mit mindestens dem Mindestlohn (13,90 € seit 2026) vergütet werden. Berücksichtigen Sie diese Zeiten unbedingt bei der Dienstplanung, um die tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nicht zu überschreiten.

Wie viele Stunden dürfen Minijobber im Catering 2026 arbeiten?

Bei einem Mindestlohn von 13,90 € und einer Minijob-Grenze von 603 € pro Monat ergibt sich eine maximale Monatsarbeitszeit von 43,37 Stunden. Das entspricht etwa 10 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten müssen dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG).

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Dienstplan-Software?

Deutlich weniger aufwändig als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Da die Software DSGVO-konform ist und die Daten auf sicheren europäischen Servern liegen, entfällt auch die aufwändige Einrichtung eigener IT-Infrastruktur. Die Kosten beginnen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Ist die Zeiterfassung per App im Catering rechtskonform?

Ja, sofern das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist – so die Anforderung des BAG-Beschlusses von 2022. Eine App-basierte Zeiterfassung, bei der Mitarbeitende per Smartphone ein- und ausstempeln, erfüllt diese Kriterien und ist gerade für Catering-Betriebe mit wechselnden Einsatzorten die praktikabelste Lösung. Ergänzend kann an festen Standorten ein stationäres Zeiterfassungssystem eingesetzt werden.