Zeiterfassung Teilzeit: Leitfaden & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassungspflicht gilt für alle Teilzeitkräfte: Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten sämtlicher Beschäftigter erfassen, also auch bei regulärer Teilzeit, Minijobs, Werkstudenten und Aushilfen. Für Minijobber galt die Pflicht durch das Mindestlohngesetz bereits vorher.
• Minijob-Grenze 2026 bei 603 € monatlich: Mit dem neuen Mindestlohn von 13,90 €/Stunde dürfen Minijobber maximal rund 43 Stunden pro Monat arbeiten. Ohne lückenlose Zeiterfassung drohen unbemerkte Überschreitungen, Sozialversicherungspflicht und Nachzahlungen.
• Elektronische Zeiterfassung wird Standard: Die Bundesregierung plant im Laufe des Jahres 2026 die gesetzliche Verankerung der elektronischen Zeiterfassungspflicht. Betriebe sollten sich jetzt vorbereiten, statt auf den Stichtag zu warten.
• Digitale Lösungen schaffen Rechtssicherheit und sparen Zeit: Eine Workforce-Management-Software wie Nostradamus automatisiert den Soll-Ist-Abgleich, warnt bei Grenzwertüberschreitungen und verbindet Zeiterfassung nahtlos mit der Dienstplanung, damit Sie den Überblick über alle Teilzeitmodelle behalten.

Zeiterfassung bei Teilzeit: Was Arbeitgeber wissen müssen

Fast 17 Millionen Beschäftigte in Deutschland arbeiten in Teilzeit. Die Teilzeitquote erreichte 2025 mit 39,9 % ein Rekordhoch. Besonders in der Gastronomie, im Einzelhandel und im Gesundheitswesen ist der Anteil an Teilzeitkräften, Minijobbern und Aushilfen überdurchschnittlich hoch. Für Arbeitgeber bedeutet das: Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ist nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht mit spürbaren Konsequenzen bei Verstößen.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Pflichten bei der Zeiterfassung für Teilzeitkräfte gelten, wo die häufigsten Fehler passieren und wie Sie die Umsetzung in Ihrem Betrieb rechtssicher und effizient gestalten.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Teilzeitkräfte?

Ja, ausnahmslos. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzbeschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Diese Pflicht leitet das BAG aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ab und gilt für alle Arbeitnehmer im Betrieb, unabhängig von der Vertragsform oder dem Stundenumfang.

Das bedeutet konkret: Reguläre Teilzeitkräfte, Minijobber, Werkstudenten, Aushilfen und Praktikanten fallen unter die Zeiterfassungspflicht. Auch die Betriebsgröße spielt keine Rolle. Selbst ein Unternehmen mit nur einem Angestellten muss die Arbeitszeiten dokumentieren.

Wichtig: Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, die Pflicht gelte erst ab einem zukünftigen Stichtag. Tatsächlich besteht sie seit Oktober 2022. Wer noch kein System eingeführt hat, handelt bereits jetzt nicht gesetzeskonform.

Was kommt 2026? Elektronische Pflicht und Übergangsfristen

Obwohl die Pflicht zur Zeiterfassung bereits besteht, fehlt bislang eine klare gesetzliche Ausgestaltung. Der Koalitionsvertrag 2025 („Verantwortung für Deutschland“) enthält die Ankündigung, die elektronische Zeiterfassung verbindlich im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Die Bundesregierung plant, diese Vorgaben im Laufe des Jahres 2026 in Kraft zu setzen.

Der BMAS-Referentenentwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor:

Zusätzlich plant die Reform eine Umstellung auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht Stunden. Das ermöglicht flexiblere Schichtmodelle, erfordert aber eine umso genauere Zeiterfassung, um die Wochengrenze nicht zu überschreiten.

Welche Angaben müssen erfasst werden?

Beginn, Ende und Dauer: Die drei Pflichtangaben

Sowohl nach dem BAG-Beschluss als auch nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen für jeden Arbeitstag drei Angaben dokumentiert werden:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit (abzüglich Pausen)

Diese Dokumentation muss spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung vorliegen. In der Praxis sammeln viele Betriebe die Stundenzettel erst am Monatsende für die Lohnabrechnung. Das reicht nicht aus und kann bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Rentenversicherung zum Problem werden.

Soll-Stunden vs. Ist-Stunden: So funktioniert der Abgleich

Bei Teilzeitkräften ist der Abgleich zwischen vertraglich vereinbarten Soll-Stunden und tatsächlich geleisteten Ist-Stunden besonders wichtig. Denn anders als bei Vollzeitkräften mit einheitlichem 40-Stunden-Vertrag variieren die Soll-Stunden bei Teilzeit von Mitarbeiter zu Mitarbeiter erheblich: Eine Kraft arbeitet 20 Stunden auf drei Tage verteilt, eine andere 30 Stunden auf fünf Tage.

Ein funktionierendes Zeiterfassungssystem muss deshalb für jede Teilzeitkraft individuelle Soll-Stunden hinterlegen können. Nur so lässt sich erkennen, ob Überstunden anfallen, ob die Minijob-Grenze gefährdet ist oder ob ein Mitarbeiter regelmäßig unter seinen Vertragsstunden bleibt.

Überstunden und Mehrarbeit bei Teilzeit richtig dokumentieren

Bei Teilzeitbeschäftigten gelten alle Stunden über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus als Mehrarbeit. Hat eine Teilzeitkraft einen 20-Stunden-Vertrag und arbeitet in einer Woche 25 Stunden, sind fünf Stunden Mehrarbeit entstanden, auch wenn die 40-Stunden-Grenze einer Vollzeitstelle nicht erreicht wird.

Das ist nicht nur eine Definitionsfrage, sondern hat finanzielle Konsequenzen: Das Bundesarbeitsgericht hat Ende 2025 entschieden, dass Teilzeitkräfte Anspruch auf Mehrarbeitszuschläge haben, ohne dass die Tarifparteien erst ihre Regelungen anpassen müssen. Ohne korrekte Zeiterfassung werden diese Mehrarbeitsstunden weder erkannt noch abgerechnet, was zu Nachforderungen und Rechtsstreitigkeiten führen kann.

Sonderfall Minijob: Verschärfte Pflichten bei geringfügiger Beschäftigung

Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Die 7-Tage-Frist

Für Minijobber gelten über die allgemeine Zeiterfassungspflicht hinaus verschärfte Dokumentationsanforderungen nach dem Mindestlohngesetz. § 17 MiLoG schreibt ausdrücklich vor, dass bei geringfügig Beschäftigten jede tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer festzuhalten ist. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung erfolgen.

Darüber hinaus bestehen in bestimmten Branchen wie Gastronomie, Bauwirtschaft, Gebäudereinigung und Logistik verschärfte Kontrollen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a SchwarzArbG). Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) prüft hier besonders genau.

Die Stundenzettel müssen nach MiLoG und ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrungsfrist von vier Jahren, da die Deutsche Rentenversicherung Betriebsprüfungen rückwirkend für diesen Zeitraum durchführen kann.

Minijob-Grenze 2026: So berechnen Sie die maximalen Stunden

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € brutto pro Stunde. Die Minijob-Grenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt und beträgt damit 603 € pro Monat (7.236 € jährlich).

Daraus ergibt sich eine maximale monatliche Arbeitszeit bei Mindestlohnvergütung:

Praxisbeispiel: Ein Café beschäftigt drei Minijobber. Geplant sind jeweils 10 Stunden pro Woche. Arbeitet eine Minijobberin jedoch regelmäßig 12 Stunden pro Woche, etwa weil sie bei Engpässen einspringt, summiert sich der Monatsverdienst auf rund 668 €. Die Minijob-Grenze ist überschritten, Sozialversicherungspflicht tritt ein. Bei einer Betriebsprüfung drohen Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge, möglicherweise rückwirkend für mehrere Monate, plus Bußgeld.

Nutzen Sie einen Arbeitszeit-Rechner, um die maximalen Monatsstunden Ihrer Minijobber schnell zu ermitteln.

Arbeitszeitkonto bei Minijobs: Die 50-%-Regel

Arbeitszeitkonten sind auch für Minijobber zulässig und bieten Flexibilität bei schwankendem Arbeitsaufkommen. Allerdings gilt nach § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG eine wichtige Einschränkung: Die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 % übersteigen.

Hat ein Minijobber einen Vertrag über 40 Stunden im Monat, dürfen maximal 60 Stunden auf dem Arbeitszeitkonto stehen. Wird diese Grenze überschritten, müssen die Stunden sofort vergütet werden, was wiederum die Minijob-Grenze gefährden kann.

Pausen, Urlaub und Feiertage bei Teilzeit

Pausenregelungen nach ArbZG

Die gesetzlichen Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz gelten für Teilzeitkräfte genauso wie für Vollzeitkräfte:

• Bis 6 Stunden Arbeitszeit: Keine Pflichtpause
• Über 6 bis 9 Stunden: Mindestens 30 Minuten Pause
• Über 9 Stunden: Mindestens 45 Minuten Pause

In der Praxis bedeutet das: Viele Teilzeitkräfte mit einem 5- oder 6-Stunden-Tag sind zu keiner Pause verpflichtet. Arbeitet eine Teilzeitkraft jedoch an weniger Tagen mit längeren Schichten (z. B. 3 Tage à 8 Stunden), gelten die regulären Pausenvorschriften. Das Zeiterfassungssystem muss diese unterschiedlichen Konstellationen korrekt abbilden können.

Urlaubsanspruch korrekt berechnen

Der Urlaubsanspruch bei Teilzeit richtet sich nicht nach den Arbeitsstunden pro Tag, sondern nach den Arbeitstagen pro Woche. Die Formel lautet:

Urlaubstage = (Arbeitstage pro Woche ÷ 5) × gesetzlicher Mindesturlaub (20 Tage)

Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet 3 Tage pro Woche. Ihr Mindesturlaubsanspruch beträgt: (3 ÷ 5) × 20 = 12 Urlaubstage. Ob sie an diesen Tagen 4 oder 8 Stunden arbeitet, ist für die Berechnung unerheblich.

Eine digitale Urlaubsverwaltung berechnet den anteiligen Anspruch automatisch und berücksichtigt ihn direkt in der Dienstplanung.

Feiertage und Krankheitstage: So vermeiden Sie Minusstunden

Ein häufiges Praxisproblem bei Teilzeit mit ungleichmäßiger Stundenverteilung: Ein Mitarbeiter arbeitet 25 Stunden pro Woche, verteilt auf 3 Tage (Montag 10 Stunden, Mittwoch 10 Stunden, Freitag 5 Stunden). Fällt ein Feiertag auf den Montag, stellt sich die Frage: Werden 10 Stunden (die tatsächlich geplante Schicht) oder nur 5 Stunden (der Tagesdurchschnitt bei 5-Tage-Woche) gutgeschrieben?

Die korrekte Lösung: Gutgeschrieben werden muss die Arbeitszeit, die der Mitarbeiter an diesem konkreten Tag geleistet hätte. Wird stattdessen nur der Wochendurchschnitt angesetzt, rutscht der Mitarbeiter in Minusstunden, obwohl er nichts dafür kann. Nach zwei Monaten können so leicht zweistellige Minusstunden entstehen.

Dieses Problem lässt sich nur lösen, wenn das Zeiterfassungssystem tagesgenaue Soll-Stunden hinterlegen kann, nicht nur einen Wochendurchschnitt. Gleiches gilt für Krankheitstage, die ebenfalls mit der geplanten Schichtlänge verrechnet werden müssen. Eine digitale Abwesenheitsverwaltung übernimmt diese Berechnung automatisch und verhindert fehlerhafte Minusstunden.

Branchenspezifische Besonderheiten

Gastronomie und Hotellerie

Kaum eine Branche hat einen höheren Anteil an Teilzeitkräften und Minijobbern als das Gastgewerbe. Unregelmäßige Arbeitszeiten, saisonale Schwankungen, kurzfristiges Einspringen und Schichttausch gehören zum Alltag. Genau diese Flexibilität macht eine lückenlose Zeiterfassung besonders herausfordernd, aber auch besonders wichtig.

Die Gastronomie gehört zu den Branchen mit verschärften Dokumentationspflichten nach § 2a SchwarzArbG. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) führt hier regelmäßig unangemeldete Kontrollen durch. Können Stundenzettel nicht vorgelegt werden, drohen Bußgelder und der Verdacht auf Mindestlohnunterschreitung.

Gerade in dieser Branche zahlt sich die Verbindung von Dienstplanung und Zeiterfassung aus: Wenn der Dienstplan die vertraglichen Stundenkontingente der Teilzeitkräfte kennt und die Zeiterfassung die tatsächlich geleisteten Stunden dokumentiert, entsteht automatisch ein lückenloser Nachweis.

Einzelhandel

Im Einzelhandel arbeiten überdurchschnittlich viele Frauen in Teilzeit. Flexible Einsatzzeiten, Split-Schichten und Samstagsarbeit sind typisch. Die Herausforderung: Teilzeitkräfte werden oft kurzfristig für zusätzliche Stunden eingeteilt, etwa bei Krankheitsvertretung oder Aktionswochen. Ohne systematische Erfassung werden diese Zusatzstunden schnell zur Grauzone bei Überstunden und Minijob-Grenzen.

Sport, Freizeit und Veranstaltungen

Stark saisonabhängige Branchen setzen auf einen hohen Anteil an Aushilfen und Minijobbern, die vorwiegend an Wochenenden und abends arbeiten. Die Einsatzzeiten schwanken von Woche zu Woche erheblich. Hier ist ein flexibler Dienstplan in Kombination mit einer mobilen Zeiterfassung entscheidend, um den Überblick über die tatsächlich geleisteten Stunden zu behalten.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Die Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung hängen davon ab, welche Rechtsgrundlage betroffen ist:

Wichtig zu wissen: Verstöße gegen die allgemeine Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss sind derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Erst wenn eine Arbeitsschutzbehörde eine Anordnung erlässt und diese nicht befolgt wird, drohen Sanktionen. Bei Minijobbern und in den Branchen nach SchwarzArbG greifen die Bußgeldvorschriften des MiLoG hingegen direkt. Das Verwaltungsgericht Hamburg hat 2024 bestätigt, dass die Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems öffentlich-rechtlich durchsetzbar ist.

Zeiterfassung bei Teilzeit umsetzen: Papier, Excel oder Software?

Papier-Stundenzettel: Flexibel, aber riskant

Handschriftliche Stundenzettel sind die einfachste und kostengünstigste Methode. Sie erfüllen derzeit noch die gesetzlichen Mindestanforderungen, sofern sie vollständig und fristgerecht ausgefüllt werden. In der Praxis zeigen sich jedoch erhebliche Schwächen: unleserliche Einträge, vergessene Dokumentation, keine automatische Kontrolle von Grenzwerten und ein hoher Verwaltungsaufwand beim Zusammentragen für die Lohnabrechnung.

Excel-Tabellen: Mehr Übersicht, aber fehleranfällig

Excel-Tabellen bieten gegenüber Papier mehr Struktur und Übersichtlichkeit. Formeln können Soll-Ist-Abgleiche und Summenberechnungen automatisieren. Allerdings sind sie fehleranfällig, wenn Formeln versehentlich überschrieben werden, und bieten keine automatischen Warnungen bei Grenzwertüberschreitungen. Bei wachsender Mitarbeiterzahl oder mehreren Teilzeitmodellen stoßen manuell gepflegte Tabellen schnell an ihre Grenzen.

Für den Einstieg oder als Übergangslösung kann eine strukturierte Vorlage dennoch hilfreich sein:

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Teilzeitkräfte und Minijobber

• Erfassung von Beginn, Ende, Dauer und Pausen pro Tag
• Automatische Berechnung der Wochenstunden und Monatssummen
• Sofort einsetzbar für die gesetzeskonforme Dokumentation

Jetzt kostenlos herunterladen

Digitale Zeiterfassung: Der Standard ab 2026

Digitale Zeiterfassungslösungen lösen die zentralen Probleme manueller Methoden: Sie erfassen Arbeitszeiten in Echtzeit, berechnen Pausen und Überstunden automatisch, warnen bei Grenzwertüberschreitungen und liefern jederzeit prüfungssichere Nachweise. Gerade bei Teilzeitkräften mit unterschiedlichen Vertragsmodellen, variablen Einsatzzeiten und Minijob-Grenzen ist diese Automatisierung ein entscheidender Vorteil.

Nostradamus verbindet digitale Zeiterfassung mit Personalplanung in einer Plattform. Teilzeitkräfte erfassen ihre Arbeitszeit per Mitarbeiter-App mit einem Klick oder über ein stationäres Zeiterfassungssystem vor Ort. Das System hinterlegt für jeden Mitarbeiter individuelle Soll-Stunden, erkennt Abweichungen automatisch und überwacht die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Die Daten fließen über die DATEV-Integration direkt in die Lohnvorbereitung, ohne doppelte Dateneingabe.

Worauf Sie bei der Software-Wahl achten sollten

Nicht jedes Zeiterfassungstool ist für Betriebe mit hohem Teilzeitanteil geeignet. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Individuelle Soll-Stunden pro Mitarbeiter: Das System muss unterschiedliche Vertragsstunden und Wochenmodelle abbilden können.
• Automatischer Soll-Ist-Abgleich: Abweichungen zwischen geplanter und geleisteter Arbeitszeit müssen sofort sichtbar sein.
• Grenzwert-Warnungen: Automatische Benachrichtigung, wenn sich Minijobber der Verdienstgrenze nähern oder Höchstarbeitszeiten erreicht werden.
• Mobile Erfassung: Teilzeitkräfte und Aushilfen brauchen eine unkomplizierte Möglichkeit, ihre Zeiten auch ohne stationären PC zu dokumentieren.
• Verbindung mit Dienstplanung: Wenn Zeiterfassung und Dienstplanung in einem System laufen, entstehen keine Lücken zwischen geplanter und erfasster Arbeitszeit.
• DSGVO-Konformität: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Das System muss die Anforderungen der DSGVO und des BDSG erfüllen, also nur notwendige Daten speichern und den Zugriff über hierarchiebasierte Berechtigungen steuern.
• Automatische Pausenberechnung: Gerade bei wechselnden Schichtlängen muss das System die gesetzlichen Pausenregelungen korrekt anwenden.

Checkliste: Zeiterfassung Teilzeit rechtssicher einrichten

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob Ihr Betrieb die Anforderungen an die Zeiterfassung bei Teilzeitkräften erfüllt:

• System eingeführt: Es existiert ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten (inkl. Teilzeit, Minijob, Aushilfen, Werkstudenten).
• Individuelle Soll-Stunden hinterlegt: Für jede Teilzeitkraft sind die vertraglich vereinbarten Wochenstunden und deren Verteilung auf die einzelnen Tage konfiguriert.
• 7-Tage-Frist eingehalten: Die Dokumentation erfolgt spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung.
• Minijob-Grenze überwacht: Bei Minijobbern wird laufend geprüft, ob die 603-€-Grenze (2026) eingehalten wird.
• Überstunden erkennbar: Das System zeigt Mehrarbeit über die Vertragsstunden hinaus an.
• Pausenregelungen berücksichtigt: Pausen werden gemäß ArbZG korrekt berechnet und dokumentiert.
• Feiertage und Krankheit korrekt verrechnet: Die Gutschrift erfolgt auf Basis der geplanten Schichtlänge, nicht des Tagesdurchschnitts.
• Aufbewahrung gesichert: Zeitnachweise werden mindestens 2 Jahre (besser 4 Jahre) revisionssicher aufbewahrt.
• Datenschutz gewährleistet: Die Erfassung und Speicherung erfolgt DSGVO-konform, mit Zugriffsbeschränkungen und Zweckbindung.
• Mitarbeiter informiert: Alle Beschäftigten wissen, wie sie ihre Arbeitszeit erfassen müssen. Bei Delegation der Erfassung an Mitarbeiter besteht eine dokumentierte Kontrollpflicht des Arbeitgebers.
• Betriebsrat einbezogen: Falls vorhanden, wurde der Betriebsrat bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems beteiligt (Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Zukunftssicherheit geprüft: Das System ist auf die kommende elektronische Zeiterfassungspflicht vorbereitet.

Fazit: Zeiterfassung bei Teilzeit ist Pflicht, aber kein Hexenwerk

Die Zeiterfassung bei Teilzeitkräften ist gesetzlich verpflichtend, operativ anspruchsvoller als bei Vollzeitkräften und wird durch die geplante Arbeitszeitreform 2026 noch verbindlicher. Individuelle Soll-Stunden, die Minijob-Grenze, Mehrarbeitszuschläge, Feiertags-Verrechnungen und branchenspezifische Dokumentationspflichten machen eine strukturierte Lösung unverzichtbar.

Wer heute noch auf Papier-Stundenzettel oder manuell gepflegte Tabellen setzt, riskiert bei Betriebsprüfungen Bußgelder und Nachzahlungen und verschwendet wertvolle Arbeitszeit mit Verwaltungsaufwand. Eine digitale Lösung schafft Rechtssicherheit, spart Zeit und gibt Ihnen den Überblick über alle Beschäftigungsmodelle in Ihrem Betrieb.

Nostradamus bietet als Workforce-Management-Lösung die Verbindung von Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System, speziell für Branchen mit hohem Teilzeitanteil wie Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Freizeit. Die Implementierung erfolgt in unter einer Woche, ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung bei Teilzeit

Müssen Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen?

Ja. Für Minijobber besteht eine doppelte Pflicht: Die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss 2022 gilt für alle Arbeitnehmer, und § 17 MiLoG schreibt für geringfügig Beschäftigte zusätzlich die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vor. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung erfolgen.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Werkstudenten und Aushilfen?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitnehmer im Betrieb, unabhängig von der Vertragsart. Werkstudenten, Aushilfen, Praktikanten und befristet Beschäftigte sind eingeschlossen. Bei Werkstudenten ist die Zeiterfassung zusätzlich wichtig, um die 20-Stunden-Grenze während der Vorlesungszeit im Blick zu behalten.

Kann ich die Zeiterfassung an meine Mitarbeiter delegieren?

Ja, die Erfassung selbst kann an die Beschäftigten übertragen werden. Allerdings bleibt der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Mitarbeiter über den Umfang und die Modalitäten informieren und die Einhaltung zumindest stichprobenartig überprüfen. Es reicht nicht, ein System bereitzustellen und darauf zu hoffen, dass es genutzt wird.

Ist Vertrauensarbeitszeit bei Teilzeit noch möglich?

Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt auch nach dem BAG-Beschluss zulässig. Beschäftigte können weiterhin frei entscheiden, wann sie arbeiten. Entscheidend ist nur, dass die tatsächlich geleisteten Zeiten dokumentiert werden. Vertrauensarbeitszeit bedeutet also Flexibilität bei der Zeiteinteilung, nicht den Verzicht auf Zeiterfassung.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Nach MiLoG und ArbZG beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist zwei Jahre. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens vier Jahren, da die Deutsche Rentenversicherung Betriebsprüfungen rückwirkend für diesen Zeitraum durchführen kann und einen Anspruch auf die Zeitnachweise hat.

Was ändert sich durch die geplante Arbeitszeitreform 2026?

Die Bundesregierung plant, die elektronische Zeiterfassung gesetzlich zu verankern. Für Betriebe ab 250 Mitarbeitern soll die Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten erfolgen, für kleinere Betriebe gelten längere Übergangsfristen. Zusätzlich ist die Umstellung von einer täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden geplant. Für Teilzeitkräfte relevant: Steuerfreie Zuschläge für Mehrarbeit und ein steuerbegünstigter Bonus für den Wechsel von Teilzeit in Vollzeit sind ebenfalls vorgesehen. Das konkrete Gesetz ist Stand März 2026 noch nicht verabschiedet.