Zeiterfassung Sanitär: Vorlage & digitale Lösung

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung ist für jeden SHK-Betrieb Pflicht. Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die tägliche Arbeitszeit systematisch erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. Ein konkretes Zeiterfassungsgesetz mit elektronischer Pflicht wird 2026 erwartet.
• Mobile Monteure brauchen mobile Lösungen. Wechselnde Baustellen, Kundeneinsätze und Keller ohne Empfang machen stationäre Stechuhren im SHK-Handwerk unbrauchbar. App-basierte Zeiterfassung per Smartphone löst die Herausforderung der dezentralen Arbeit.
• Fahrzeit, Rufbereitschaft und Materialbeschaffung sind die typischen Streitpunkte. SHK-Betriebe müssen wissen, welche Zeiten als Arbeitszeit zählen und wie sie diese korrekt dokumentieren – nicht nur für die Rechtssicherheit, sondern auch für eine saubere Nachkalkulation.
• Digitale Zeiterfassung spart Geld und schafft Transparenz. Ein SHK-Betrieb mit 12 Monteuren verliert durch manuelle Stundenzettel rund 11.000 € pro Jahr an unproduktiver Verwaltungszeit. Lösungen wie Nostradamus kombinieren mobile Zeiterfassung mit Dienstplanung und DATEV-Integration – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Warum Zeiterfassung im SHK-Handwerk besonders herausfordernd ist

Mobile Monteure, wechselnde Baustellen, kein fester Arbeitsplatz

In kaum einer Branche ist die Arbeit so dezentral organisiert wie im Sanitär-, Heizungs- und Klimahandwerk. Ihre Monteure starten morgens im Betrieb, laden Material und fahren dann zu zwei, drei oder fünf verschiedenen Einsatzorten. Installation, Wartung und Kundendienst finden grundsätzlich außerhalb der Firma statt – in Kellern, Badezimmern, Technikräumen oder auf Großbaustellen.

Diese Mobilität macht die korrekte Arbeitszeiterfassung zur täglichen Herausforderung. Eine stationäre Stempeluhr in der Werkstatt erfasst zwar den Arbeitsbeginn, aber nicht, woran und wo tatsächlich gearbeitet wurde. Und wenn Ihr Monteur direkt von zu Hause zur ersten Baustelle fährt, wird es mit der klassischen Stechuhr vollends unmöglich.

Der typische Arbeitstag im SHK-Betrieb – und wo Zeiterfassung ins Spiel kommt

Ein typischer Tag Ihrer Monteure sieht in etwa so aus:

• 7:00 Uhr: Eintreffen im Betrieb, Einsatzbesprechung, Material und Werkzeug laden
• 7:30 Uhr: Abfahrt zur ersten Baustelle (Heizungsinstallation bei Neubau)
• 8:15 – 12:00 Uhr: Montagearbeit vor Ort
• 12:30 Uhr: Kurzer Stopp beim Großhandel für fehlendes Material
• 13:00 – 15:30 Uhr: Kundendienst-Einsatz (Wartung einer Gastherme)
• 16:00 – 17:00 Uhr: Notdienst-Einsatz (Wasserrohrbruch bei bestehendem Kunden)
• 17:30 Uhr: Rückkehr zum Betrieb, Fahrzeug entladen

An diesem einen Tag fallen mindestens vier verschiedene Zeitkategorien an: Fahrzeiten, Montagezeiten auf unterschiedlichen Baustellen, Materialbeschaffung und ein Notdienst-Einsatz. Jede dieser Zeiten muss erfasst und idealerweise dem richtigen Auftrag zugeordnet werden – für die gesetzliche Pflicht, aber vor allem für Ihre Kalkulation.

Zettelwirtschaft, Excel und WhatsApp: Warum das nicht mehr reicht

Die Realität in vielen SHK-Betrieben sieht noch immer so aus: Handschriftliche Rapportzettel werden am Freitagnachmittag rückwirkend für die ganze Woche ausgefüllt. Im Büro überträgt jemand die oft unleserlichen Angaben in eine Excel-Tabelle. Oder Monteure schicken morgens eine WhatsApp-Nachricht: „Bin auf Baustelle Müller, habe um 7 angefangen.“

Diese Methoden haben sich über Jahre etabliert, stoßen aber an klare Grenzen:

• Fehlerquote: Bei manueller Erfassung sind typischerweise 5 bis 8 % der Stundenangaben fehlerhaft – das führt zu Nachkorrekturen, Konflikten und im schlimmsten Fall zu Überzahlungen.
• Keine Minutengenauigkeit: Lange war es üblich, Arbeitszeiten in 15-Minuten-Blöcken zu runden. Das ist rechtlich nicht mehr zulässig.
• Keine Auftragszuordnung: Wer nur die Gesamtarbeitszeit erfasst, kann nicht nachvollziehen, welcher Auftrag profitabel war und welcher nicht.
• Zeitverzug: Wenn Stundenzettel erst Tage später ausgefüllt werden, sind Erinnerungslücken unvermeidlich.

Wichtig: Das Problem liegt nicht an Excel als Werkzeug an sich, sondern an der Art und Weise, wie es in der Praxis geführt wird – nämlich rückwirkend, manuell und ohne Validierung. Für den Übergang oder als Ergänzung kann eine gut strukturierte Vorlage durchaus sinnvoll sein.

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Rechtslage 2026: Ihre Pflichten als SHK-Arbeitgeber

Das BAG-Urteil und die Zeiterfassungspflicht – einfach erklärt

Die rechtliche Grundlage für die Zeiterfassungspflicht besteht aus zwei zentralen Entscheidungen:

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied am 14. Mai 2019 (Az. C-55/18, das sogenannte „Stechuhr-Urteil“), dass alle EU-Mitgliedstaaten Unternehmen verpflichten müssen, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Nur so lasse sich überprüfen, ob zulässige Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) konkretisierte dies am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind bereits jetzt verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden täglich und vollständig zu dokumentieren. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – und sie gilt unabhängig von der Betriebsgröße, der Branche und davon, ob ein Betriebsrat existiert.

Was konkret erfasst werden muss

Als SHK-Arbeitgeber müssen Sie für jeden Mitarbeiter täglich dokumentieren:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen (Lage und Dauer)

Die Erfassung muss minutengenau erfolgen. Das Runden auf 15-Minuten-Blöcke oder halbe Stunden – im Handwerk lange gängige Praxis – ist nicht mehr zulässig. Arbeitszeiten dürfen weder gerundet noch pauschal gekürzt werden.

Sie dürfen die Dokumentation an Ihre Mitarbeiter delegieren, etwa indem diese ihre Zeiten selbst in einer App erfassen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und die korrekte Erfassung bleibt jedoch bei Ihnen als Arbeitgeber.

Geplantes Zeiterfassungsgesetz: Fristen nach Betriebsgröße

Ein offizielles Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung gibt es bislang nicht – die Politik verschleppt die Ausgestaltung seit Jahren. Im Koalitionsvertrag 2025 hat sich die Bundesregierung jedoch klar zur verpflichtenden Zeiterfassung bekannt. Arbeitgeber sollen gesetzlich dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren.

Der BMAS-Referentenentwurf sieht folgende Übergangsfristen für die elektronische Pflicht vor:

Wichtig für Kleinbetriebe: Auch Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Der einzige Unterschied: Es besteht nach aktuellem Entwurf keine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Die Erfassung an sich ist trotzdem Pflicht.

Gut zu wissen: SHK ist nicht Bauhauptgewerbe

Für bestimmte Branchen gelten verschärfte Dokumentationspflichten nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) – darunter das Baugewerbe, die Gastronomie, die Gebäudereinigung und die Logistik. Die SHK-Branche gehört jedoch zum Ausbaugewerbe und fällt damit nicht automatisch unter diese verschärften Regelungen.

Das bedeutet: Für Ihren SHK-Betrieb gelten die allgemeinen Zeiterfassungspflichten nach dem BAG-Urteil und dem Arbeitszeitgesetz, nicht aber die Sofortmeldepflichten des SchwarzArbG. Das ist eine Erleichterung gegenüber dem Bauhauptgewerbe – ändert aber nichts an der grundsätzlichen Pflicht zur systematischen Zeiterfassung.

Bußgelder und Konsequenzen: Was wirklich droht

Die Lage ist differenzierter, als viele Anbieter suggerieren:

• Verstöße gegen die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach § 3 ArbSchG werden aktuell noch nicht direkt mit Bußgeldern geahndet, da § 25 ArbSchG hierfür keinen Tatbestand vorsieht.
• Aber: Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (z. B. Überschreitung der Höchstarbeitszeit, fehlende Dokumentation von Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG) drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €.
• Die Arbeitsschutzbehörden der Länder können bereits jetzt prüfen, ob Arbeitszeiten dokumentiert werden.
• Bei Nichtbefolgung behördlicher Anordnungen sind ebenfalls Sanktionen möglich.

Kurz gesagt: Sich zurückzulehnen, weil „noch kein Gesetz da ist“, wäre ein teurer Irrtum.

Fahrzeit, Rüstzeit, Materialbeschaffung – was zählt als Arbeitszeit?

Fahrt zur Baustelle: Wann ist Fahrzeit Arbeitszeit?

Die Fahrzeitfrage ist einer der häufigsten Streitpunkte in SHK-Betrieben – und sie wird von vielen Arbeitgebern unterschätzt. Die rechtliche Einordnung hängt vom konkreten Fall ab:

• Fahrt vom Betrieb zur Baustelle: Wenn Ihre Monteure morgens im Betrieb starten, Material laden und dann zur Baustelle fahren, ist die Fahrt in der Regel Arbeitszeit – sie erfolgt auf Anweisung des Arbeitgebers.
• Fahrt von Kunde zu Kunde: Laut einer EuGH-Entscheidung gilt Fahrzeit als Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsort hat und ständig von Einsatzort zu Einsatzort fahren muss. Das betrifft SHK-Monteure unmittelbar.
• Fahrt von zu Hause zur Baustelle: Hier wird es kompliziert. Fährt der Monteur auf Anweisung direkt zum Kunden, spricht vieles dafür, dass die Fahrt Arbeitszeit ist. Die Rechtsprechung ist hier aber nicht einheitlich.

Ein wichtiger Punkt: Es ist durchaus zulässig, Fahrzeiten geringer zu vergüten als die eigentliche Montagezeit. Der Mindestlohn bildet dabei die Untergrenze. Klare vertragliche oder tarifliche Regelungen schaffen hier Sicherheit für beide Seiten.

Getrennte Erfassung von Fahr- und Montagezeit

Praxistipp: Erfassen Sie Fahrzeiten und Montagezeiten immer getrennt – auch wenn beides als Arbeitszeit gilt. Die Vorteile sind erheblich:

• Sie erkennen, wenn Fahrzeiten zu einem Kunden überdurchschnittlich lang sind, und können die Tourenplanung optimieren.
• Ihre Nachkalkulation wird präziser, weil Sie den tatsächlichen Montageaufwand pro Auftrag sehen.
• Kunden können bei Bedarf transparent nachvollziehen, wie sich die Arbeitszeit zusammensetzt.
• Für zukünftige Angebote haben Sie eine realistische Datenbasis.

Materialbeschaffung beim Großhandel: Arbeitszeit oder nicht?

Der Stopp beim Großhandel gehört zum Alltag jedes SHK-Betriebs. Wenn Ihr Monteur auf dem Weg zur Baustelle fehlendes Material beschafft, handelt er im Auftrag des Arbeitgebers – diese Zeit ist Arbeitszeit und sollte auch so erfasst werden. Richten Sie dafür eine eigene Kategorie wie „Materialbeschaffung“ ein, damit Sie den Zeitaufwand auswerten und gegebenenfalls die Lagerhaltung verbessern können.

Rufbereitschaft und Notdienst korrekt erfassen

Bereitschaftszeit vs. tatsächlicher Einsatz

Wasserrohrbrüche um 3 Uhr nachts, Heizungsausfälle am Wochenende – der Notdienst gehört zum SHK-Handwerk wie das Werkzeug zum Monteur. Für die Zeiterfassung müssen Sie drei Kategorien unterscheiden:

• Rufbereitschaft: Der Monteur ist erreichbar, kann sich aber frei bewegen und aufhalten, wo er möchte. Diese Zeit ist keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG, muss aber vergütet werden.
• Einsatzzeit bei Notdienst: Sobald der Monteur zum Einsatz fährt, beginnt die Arbeitszeit – inklusive Anfahrt.
• Bereitschaftsdienst: Der Monteur muss sich an einem bestimmten Ort aufhalten (z. B. im Betrieb). Dies zählt vollständig als Arbeitszeit.

Jede dieser Kategorien erfordert eine eigene Erfassungslogik. Ohne ein digitales System, das diese Unterscheidung abbildet, wird die korrekte Dokumentation schnell zur Mammutaufgabe.

Nacht- und Wochenendarbeit im SHK-Betrieb

Für Nacht- und Wochenendarbeit gelten besondere Regeln nach dem Arbeitszeitgesetz (§§ 9-13 ArbZG). Zuschläge müssen gezahlt werden, und die Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende (§ 5 ArbZG) ist zwingend einzuhalten. Wenn Ihr Monteur nachts um 2 Uhr einen Notdienst-Einsatz beendet, darf er frühestens um 13 Uhr wieder arbeiten. Eine saubere Zeiterfassung macht diese Einhaltung erst überprüfbar.

Aktuelle Tarifentwicklungen: Steigende Rufbereitschaftsvergütung

Die aktuellen Tarifrunden im SHK-Handwerk zeigen, dass Rufbereitschaft zunehmend besser vergütet wird. In Niedersachsen beispielsweise steigt die Vergütung der Rufbereitschaft ab dem 1. Januar 2026 von 1,92 € auf 5,80 € pro Stunde – eine Verdreifachung. In NRW steigen die Entgelte ab dem 1. März 2026 um 2,95 %, in Hessen ab dem 1. Januar 2026 um 2,9 %.

Diese steigenden Personalkosten machen eine präzise Zeiterfassung noch wichtiger: Nur wer genau weiß, wie viele Bereitschaftsstunden tatsächlich anfallen, kann die Kosten realistisch kalkulieren und in seine Angebotspreise einrechnen.

Digitale Zeiterfassung im SHK-Betrieb: So gelingt der Umstieg

Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem für SHK-Betriebe

Nicht jede Zeiterfassungslösung passt zu den Anforderungen eines SHK-Betriebs. Prüfen Sie vor der Auswahl folgende Kriterien:

• Mobile Erfassung per App: Ihre Monteure müssen Zeiten direkt auf der Baustelle oder beim Kunden erfassen können – per Smartphone oder Tablet.
• Offline-Fähigkeit: In Kellern, Technikräumen und auf manchen Baustellen gibt es keinen Mobilfunkempfang. Die App muss Zeiten lokal speichern und automatisch synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht.
• Auftragsbezogene Zuordnung: Arbeitszeiten sollten direkt einem Auftrag, einer Baustelle oder einem Kunden zugeordnet werden können.
• Getrennte Zeitkategorien: Fahrzeit, Montagezeit, Materialbeschaffung und Rufbereitschaft müssen separat erfassbar sein.
• DATEV-Export oder -Integration: Die erfassten Zeiten müssen nahtlos in die Lohnbuchhaltung fließen, ohne doppelte Dateneingabe.
• Automatische Pausenberechnung: Das System sollte Pausen automatisch berechnen und Verstöße gegen Ruhezeiten erkennen.
• DSGVO-Konformität: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Das System muss die Anforderungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllen, mit Datenspeicherung auf europäischen Servern.
• Einfache Bedienung: Die App muss so intuitiv sein, dass auch technikferne Mitarbeiter sie ohne lange Schulung nutzen können.

Auftragsbezogene Erfassung: Service, Wartung und Neuinstallation unterscheiden

Die reine Arbeitszeiterfassung erfüllt die gesetzliche Pflicht – der eigentliche betriebswirtschaftliche Mehrwert entsteht aber erst durch die auftragsbezogene Zeiterfassung. Wenn Ihre Monteure ihre Stunden direkt einem Projekt zuordnen, können Sie:

• Den tatsächlichen Aufwand pro Auftrag nachvollziehen
• Soll- und Ist-Zeiten vergleichen und Ihre Kalkulation für künftige Angebote verbessern
• Erkennen, welche Auftragstypen profitabel sind und welche nicht
• Kunden bei Rückfragen transparent darlegen, wie sich die Arbeitszeit zusammensetzt

Unterscheiden Sie dabei mindestens zwischen Neuinstallation, Wartung/Service und Notdienst – diese Auftragstypen haben typischerweise sehr unterschiedliche Zeitprofile.

Nachkalkulation als betriebswirtschaftlicher Hebel

Viele SHK-Betriebe kalkulieren ihre Angebote auf Basis von Erfahrungswerten. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Mit einer auftragsbezogenen Zeiterfassung ersetzen Sie Bauchgefühl durch Daten:

Beispiel: Sie kalkulieren für die Installation einer Wärmepumpe 16 Montagestunden. Die Zeiterfassung zeigt über mehrere Aufträge hinweg, dass tatsächlich durchschnittlich 19 Stunden anfallen – plus 3 Stunden Fahrzeit und 1,5 Stunden Materialbeschaffung. Bei einem Stundensatz von 65 € bedeutet das pro Auftrag eine Unterdeckung von rund 350 €. Über 50 Aufträge im Jahr summiert sich das auf 17.500 € entgangenen Deckungsbeitrag.

Integration in Lohnbuchhaltung und Dienstplanung

Die erfassten Arbeitszeiten sind die Grundlage für zwei zentrale Prozesse: die Lohnabrechnung und die Personalplanung. Ohne digitale Schnittstellen bedeutet das doppelte Dateneingabe, zusätzliche Fehlerquellen und unnötigen Verwaltungsaufwand.

Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass es eine DATEV-Integration bietet – das ist der Standard in der deutschen Lohnbuchhaltung. Idealerweise ist die Zeiterfassung direkt mit der Dienstplanung verknüpft, sodass geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten automatisch abgeglichen werden.

Mitarbeiter mitnehmen: So gelingt die Akzeptanz im Team

Typische Bedenken und wie Sie sie entkräften

Der größte Stolperstein bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist nicht die Technik – es sind die Menschen. Typische Einwände Ihrer Monteure:

• „Das ist doch Überwachung!“ – Erklären Sie, dass die Zeiterfassung gesetzliche Pflicht ist und dem Schutz der Mitarbeiter dient: Überstunden werden sichtbar, Ruhezeiten werden eingehalten. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um faire Dokumentation.
• „Ich bin Handwerker, kein Büroarbeiter.“ – Eine gute App braucht pro Stempelvorgang weniger als 10 Sekunden. Das ist schneller als jeden Rapportzettel auszufüllen.
• „Das funktioniert doch im Keller sowieso nicht.“ – Moderne Apps arbeiten offline und synchronisieren automatisch, sobald wieder Empfang besteht.
• „Bisher hat es doch auch ohne geklappt.“ – Vielleicht. Aber fehlende Dokumentation kann bei einer Prüfung teuer werden. Und korrekte Zeiterfassung bedeutet auch: Ihre Überstunden werden endlich vollständig abgerechnet.

Der Digitalisierungs-Pate: Vorreiter im Team als Schlüssel

In jedem Team gibt es ein bis zwei Personen, die gerne neue Technik ausprobieren. Machen Sie diese zu „Digitalisierungs-Paten“: Sie testen die App als Erste, geben Feedback und helfen Kollegen bei Fragen. Dieser Peer-to-Peer-Ansatz funktioniert im Handwerk deutlich besser als eine Schulung durch den Chef.

Generation Z vs. erfahrene Gesellen: Unterschiedliche Bedürfnisse

Jüngere Mitarbeiter und Auszubildende erwarten digitale Prozesse – für sie ist eine App selbstverständlich. Trendanalysen zeigen, dass die Generation Z ihren Arbeitstag sehr genau kalkulieren möchte. Ihre Freizeit ist ihnen wichtig, und eine transparente Zeiterfassung kommt diesem Bedürfnis entgegen.

Erfahrene Gesellen brauchen dagegen oft mehr Überzeugungsarbeit. Hier hilft ein pragmatischer Ansatz: Starten Sie mit einer Testphase, in der parallel noch Papierzettel geführt werden dürfen. Wenn die Monteure merken, dass die App schneller geht, erledigt sich der Widerstand meist von selbst.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – die SHK-Branche rechnet mit einem Defizit von rund 27.000 Beschäftigten bis 2040 – sind moderne, digitale Arbeitsprozesse auch ein Argument bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter.

Kostenvergleich: Was die Zettelwirtschaft wirklich kostet

Viele SHK-Betriebsinhaber scheuen die Kosten einer digitalen Zeiterfassung. Dabei übersehen sie, was die bestehenden manuellen Prozesse tatsächlich kosten. Hier ein konkretes Rechenbeispiel:

Szenario: SHK-Betrieb mit 12 Monteuren

Darin sind die indirekten Einsparungen noch nicht enthalten: bessere Nachkalkulation, weniger Lohnabrechnungsfehler, vermiedene Bußgelder und die Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung. Der ROI einer digitalen Zeiterfassung ist für die meisten SHK-Betriebe innerhalb weniger Monate erreicht.

Fünf Mythen zur Zeiterfassung im SHK-Betrieb

Checkliste: Zeiterfassung im SHK-Betrieb rechtskonform umsetzen

Nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden für die Einführung oder Überprüfung Ihrer Zeiterfassung:

• Erfassungspflicht prüfen: Stellen Sie sicher, dass für alle Mitarbeiter Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit minutengenau dokumentiert werden.
• Pausen dokumentieren: Erfassen Sie Lage und Dauer aller Arbeitspausen gemäß § 4 ArbZG.
• Zeitkategorien definieren: Legen Sie separate Kategorien für Montagezeit, Fahrzeit, Materialbeschaffung, Rufbereitschaft und Notdienst fest.
• Fahrzeit-Regelung treffen: Klären Sie vertraglich oder per Betriebsvereinbarung, wie Fahrzeiten vergütet und erfasst werden.
• Ruhezeiten überwachen: Stellen Sie sicher, dass die 11-Stunden-Ruhezeit nach Arbeitsende (insbesondere nach Notdiensten) eingehalten wird.
• Azubi-Sonderregeln beachten: Für Auszubildende unter 18 gelten besondere Arbeitszeit- und Pausenregelungen nach dem JArbSchG.
• Datenschutz sicherstellen: Arbeitszeitdaten DSGVO-konform verarbeiten und speichern. Zugriffsrechte klar regeln.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Arbeitszeitdaten gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahren.
• Betriebsrat einbinden: Falls vorhanden, den Betriebsrat bei der Ausgestaltung des Systems beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• System auswählen und einführen: Digitale Lösung wählen, die mobile Erfassung, Offline-Fähigkeit und Lohnbuchhaltungsexport bietet.

So unterstützt Sie Nostradamus bei der Zeiterfassung

Nostradamus ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Software, die mobile Zeiterfassung mit Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnvorbereitung in einer Plattform vereint. Für SHK-Betriebe bietet das konkrete Vorteile:

• Zeiterfassung per Mitarbeiter-App: Ihre Monteure stempeln sich mit einem Klick auf dem Smartphone ein und aus – auch auf der Baustelle. Alternativ steht ein PIN-Code- oder Chip-basiertes Zeiterfassungssystem für die Werkstatt zur Verfügung.
• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking: Das System erkennt Abweichungen, berechnet Pausen automatisch und überwacht die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.
• DATEV-Integration: Erfasste Zeiten fließen nahtlos in die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Dateneingabe und mit deutlich weniger Fehlerquellen.
• Dienstplanung inklusive: Die Dienstplan-Software ermöglicht es, Schichten zu planen, Verfügbarkeiten zu berücksichtigen und Einsätze zu koordinieren. Die Schnellplanungsfunktion weist Mitarbeiter auf Knopfdruck den passenden Schichten zu.
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden digital verwaltet und automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt.
• DSGVO-konform: Alle Daten werden auf sicheren europäischen Servern gespeichert.

Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, und die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Typischerweise erreichen Betriebe den ROI innerhalb von 2 bis 3 Monaten.

Fazit: Zeiterfassung im SHK-Betrieb ist Pflicht – und eine Chance

Die Zeiterfassungspflicht ist für SHK-Betriebe keine Zukunftsmusik, sondern geltendes Recht. Das BAG-Urteil von 2022 verpflichtet jeden Arbeitgeber – unabhängig von der Betriebsgröße – zur systematischen Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Mit dem erwarteten Zeiterfassungsgesetz wird die elektronische Erfassung für die meisten Betriebe zusätzlich verpflichtend.

Für SHK-Betriebe mit ihren mobilen Monteuren, wechselnden Einsatzorten und branchenspezifischen Herausforderungen wie Fahrzeiten, Rufbereitschaft und Materialbeschaffung ist eine digitale Lösung der einzig praktikable Weg. Sie erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern liefert gleichzeitig die Daten für bessere Nachkalkulationen, effizientere Tourenplanung und eine korrekte Lohnabrechnung.

Der Umstieg lohnt sich schnell: Bei einem typischen SHK-Betrieb mit 12 Monteuren amortisieren sich die Kosten einer digitalen Zeiterfassung innerhalb weniger Monate. Mit einer Lösung wie Nostradamus erhalten Sie Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung aus einer Hand – mobil, rechtssicher und ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Sanitärhandwerk

Muss ich als SHK-Kleinbetrieb mit 5 Mitarbeitern Zeiten erfassen?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Urteil vom September 2022 für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Der einzige mögliche Unterschied: Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten könnten laut dem geplanten Gesetzesentwurf von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen werden. Die Erfassung an sich bleibt Pflicht.

Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung aus?

Aktuell ja, sofern sie korrekt und tagesgenau geführt wird. Eine gut strukturierte Excel-Vorlage erfüllt die derzeitigen Anforderungen. Allerdings wird mit dem erwarteten Zeiterfassungsgesetz die elektronische Erfassung für Betriebe ab 10 Mitarbeitern verpflichtend. Zudem ist eine manuelle Excel-Lösung fehleranfällig und bietet keine automatische Prüfung von Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten.

Darf ich Fahrzeiten geringer vergüten als die eigentliche Arbeitszeit?

Grundsätzlich ja. Weder das Gesetz noch die Rechtsprechung schreiben vor, dass Fahrzeiten genauso hoch vergütet werden müssen wie die Montagezeit. Der gesetzliche Mindestlohn bildet jedoch die Untergrenze. Empfehlung: Treffen Sie eine klare vertragliche oder tarifliche Regelung und erfassen Sie Fahrzeiten separat.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig, als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus können in unter einer Woche implementiert werden. Ihre Monteure brauchen lediglich ein Smartphone mit der installierten App. Ein Praxistipp: Starten Sie mit ein bis zwei technikaffinen Mitarbeitern als „Digitalisierungs-Paten“, die das System testen und Kollegen unterstützen.

Wie lange muss ich Arbeitszeitdaten aufbewahren?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Minijobber gelten nach dem Mindestlohngesetz ebenfalls Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren. Digitale Systeme archivieren diese Daten automatisch und revisionssicher.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung einer Zeiterfassung?

Ob überhaupt eine Zeiterfassung eingeführt wird, unterliegt nicht der Mitbestimmung – das ist gesetzliche Pflicht. Bei der konkreten Ausgestaltung des Systems (z. B. welche Software, welche Daten erhoben werden, wer Zugriff hat) hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. In den meisten SHK-Kleinbetrieben gibt es allerdings keinen Betriebsrat, sodass diese Frage dort nicht relevant ist.