Zeiterfassung Kosmetikstudio: Pflichten & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Seit dem 30. Dezember 2025 gelten für Kosmetikstudios verschärfte Pflichten: Das Kosmetikgewerbe wurde in den Branchenkatalog des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) aufgenommen. Damit drohen häufigere Zollkontrollen und strengere Dokumentationsanforderungen nach dem Mindestlohngesetz.
• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits seit 2022: Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Kosmetikstudios haben nun zusätzlich die MiLoG-Dokumentationspflicht zu erfüllen.
• Verstöße können teuer werden: Bei mangelhafter Dokumentation drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €. Hinzu kommen Beweislastnachteile bei Überstunden-Streitigkeiten und das Risiko von Mindestlohn-Nachzahlungen.
• Digitale Lösungen machen die Umsetzung einfach und sicher: Mit einer Workforce-Management-Software wie Nostradamus erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten per App oder Zeiterfassungssystem. Das spart Verwaltungsaufwand, sorgt für Rechtssicherheit und erleichtert die Lohnvorbereitung.

Warum Zeiterfassung im Kosmetikstudio jetzt Priorität hat

Kosmetikstudios stehen seit Anfang 2026 unter besonderer Beobachtung. Gleich zwei rechtliche Entwicklungen machen die lückenlose Arbeitszeiterfassung zur dringenden Pflicht: das BAG-Grundsatzurteil von 2022 und die Aufnahme des Kosmetikgewerbes ins Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz seit dem 30. Dezember 2025. Wer jetzt noch mit handschriftlichen Stundenzetteln oder unvollständigen Aufzeichnungen arbeitet, riskiert empfindliche Strafen.

Neu seit Dezember 2025: Kosmetikstudios im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Mit der Erweiterung von § 2a SchwarzArbG um das Friseur- und Kosmetikgewerbe hat der Gesetzgeber ein klares Signal gesendet: In dieser Branche wird Schwarzarbeit künftig gezielt bekämpft. Die Handwerkskammer für München und Oberbayern begrüßt die Änderung ausdrücklich, da sie die Wirtschaft besser vor unlauterem Wettbewerb durch Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung schützen soll.

Für Sie als Inhaberin oder Inhaber eines Kosmetikstudios bedeutet das konkret:

• Häufigere Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls
• Verschärfte Dokumentationspflichten nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Mitführungspflicht von Ausweispapieren für alle Beschäftigten während der Arbeitszeit
• Sofortmeldepflicht bei Neueinstellungen nach § 28a Abs. 4 SGB IV

Was das BAG-Urteil 2022 für Ihr Studio bedeutet

Bereits am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG, Beschluss 1 ABR 22/21) eine grundlegende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestätigt. Die Rechtsgrundlage: § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), ausgelegt im Lichte des EuGH-Stechuhr-Urteils von 2019 (C-55/18). Demnach müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.

Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Studioinhaberinnen und -inhaber glauben, die Zeiterfassungspflicht gelte erst ab einem zukünftigen Stichtag. Das ist falsch. Die Pflicht besteht bereits seit Oktober 2022. Wer bisher nicht erfasst, handelt bereits jetzt rechtswidrig.

Doppelte Pflicht: ArbSchG und MiLoG-Dokumentation

Kosmetikstudios unterliegen nun zwei unabhängigen Dokumentationspflichten, die sich gegenseitig ergänzen:

Diese doppelte Pflichtebene macht deutlich: Eine lückenhafte Zeiterfassung ist für Kosmetikstudios keine Bagatelle mehr, sondern ein ernstes Compliance-Risiko.

Welche Pflichten gelten konkret für Kosmetikstudios?

Die gesetzlichen Anforderungen sind klar definiert. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, was Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber im Kosmetikstudio dokumentieren müssen, bis wann und auf welcher Rechtsgrundlage.

Arbeitszeiterfassung: Beginn, Ende, Dauer, Pausen

Für jeden Arbeitstag müssen Sie vier Datenpunkte festhalten:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen (mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, gemäß § 4 ArbZG)

Wichtig: Die Erfassung muss minutengenau erfolgen. Ein Auf- oder Abrunden auf 15- oder 5-Minuten-Takte ist nach der Rechtsprechung des BAG nicht mehr zulässig. Wenn Ihre Kosmetikerin um 8:53 Uhr beginnt, muss 8:53 Uhr dokumentiert werden.

Dokumentationsfristen: Die 7-Tage-Regel

Als Branche im § 2a SchwarzArbG müssen Kosmetikstudios die Arbeitszeiten spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung aufzeichnen. Wer die Dokumentation erst am Monatsende nachholt, verstößt bereits gegen die Frist.

2 Jahre Aufbewahrungspflicht

Alle Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Bei einer Zollprüfung müssen Sie diese Unterlagen vorlegen können. Handschriftliche Zettel, die in Schubladen verschwinden, sind hier ein erhebliches Risiko.

Sofortmeldepflicht bei Neueinstellungen

Seit der Aufnahme ins SchwarzArbG gilt für Kosmetikstudios auch die Sofortmeldepflicht nach § 28a Abs. 4 SGB IV: Neue Beschäftigte müssen vor Arbeitsaufnahme bei der Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Nicht erst am nächsten Werktag, nicht erst nach der Probezeit, sondern spätestens bei Beschäftigungsbeginn.

Ausweispapiere: Was Mitarbeitende mitführen müssen

Alle Beschäftigten sind verpflichtet, während der Arbeitszeit ihren Personalausweis, Pass oder Passersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen. Informieren Sie Ihr Team über diese Pflicht, damit bei einer unangekündigten Kontrolle keine Probleme entstehen.

Sonderfall Minijobber und Aushilfen

Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV) gilt die Dokumentationspflicht branchenunabhängig und ohne Schwellenwert. Jede einzelne Arbeitsstunde muss dokumentiert werden. In Kosmetikstudios, wo Minijobs an Empfang oder Rezeption weit verbreitet sind, ist das besonders relevant.

Übrigens: Für im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers besteht keine Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG.

Alle Pflichten im Überblick

Was zählt als Arbeitszeit im Kosmetikstudio?

Ein häufiger Fehler in Kosmetikstudios: Es wird nur die reine Behandlungszeit als Arbeitszeit betrachtet. Doch das deutsche Arbeitsrecht definiert Arbeitszeit deutlich weiter. Wer hier falsch dokumentiert, riskiert Mindestlohn-Unterschreitungen und Bußgelder.

Behandlungszeiten, Vor- und Nachbereitung

Die Arbeitszeit beginnt nicht erst, wenn die erste Kundin auf der Liege liegt. Folgende Tätigkeiten zählen vollständig zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit:

• Vorbereitung der Kabine: Aufbau, Desinfektion, Materialbereitstellung
• Kundenbehandlung: Die eigentliche Dienstleistung
• Nachbereitung: Reinigung, Sterilisation, Entsorgung, Dokumentation
• Verwaltungstätigkeiten: Terminplanung, Bestellungen, Kassenvorgänge

Wartezeiten zwischen Terminen: Achtung, Arbeitsbereitschaft!

Zwischen zwei Kundenterminen liegen oft 15 bis 30 Minuten Leerlauf. Viele Studioinhaberinnen und -inhaber betrachten diese Zeiten als Pause. Das ist rechtlich falsch. Solange Ihre Mitarbeiterin im Studio anwesend und einsatzbereit ist, handelt es sich um Arbeitsbereitschaft, nicht um eine Ruhepause. Arbeitsbereitschaft ist Arbeitszeit und muss als solche erfasst und vergütet werden.

Eine echte Pause im Sinne des § 4 ArbZG setzt voraus, dass die Mitarbeiterin frei über die Zeit verfügen kann und nicht auf Abruf bereitstehen muss.

Umkleidezeiten bei vorgeschriebener Berufskleidung

Schreibt Ihr Studio einheitliche Berufskleidung vor, können Umkleidezeiten zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit zählen. Das gilt insbesondere dann, wenn das Umziehen betrieblich vorgeschrieben oder zwingend notwendig ist und im Studio stattfinden muss.

Warum der Terminkalender keine Zeiterfassung ersetzt

Salon-Software und Terminbuchungssysteme dokumentieren Kundenslots, nicht die tatsächliche Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten. Wenn im Terminkalender eine Behandlung von 10:00 bis 11:00 Uhr steht, sagt das nichts darüber aus, wann Ihre Mitarbeiterin tatsächlich angefangen hat zu arbeiten, wie lange die Vor- und Nachbereitung gedauert hat und ob die Leerlaufzeit danach als Pause oder als Arbeitsbereitschaft zu werten ist.

Bei einer Zollprüfung wird ein Terminkalender nicht als Arbeitszeitdokumentation anerkannt. Sie benötigen eine separate, eigenständige Zeiterfassung.

Was passiert bei Verstößen? Bußgelder und Risiken

Die Konsequenzen einer fehlerhaften oder fehlenden Zeiterfassung sind seit der SchwarzArbG-Aufnahme für Kosmetikstudios deutlich gestiegen. Es geht nicht mehr nur um arbeitsrechtliche Formalitäten, sondern um handfeste finanzielle Risiken.

Bußgelder bis zu 30.000 € bei Dokumentationsmängeln

Arbeitgeber, die ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht fristgerecht nachkommen, handeln ordnungswidrig. Die Behörden der Zollverwaltung können Bußgelder bis zu 30.000 € verhängen. Das gilt pro Verstoß, nicht pauschal.

Rechenbeispiel: Bußgeld-Risiko vs. Software-Kosten

Wie eine Zollkontrolle im Studio abläuft

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) kann unangekündigt in Ihrem Studio erscheinen. Typischer Ablauf:

• Die Prüfer weisen sich aus und erklären den Zweck der Kontrolle
• Alle anwesenden Beschäftigten müssen ihren Personalausweis vorlegen
• Sie werden aufgefordert, Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Monate vorzulegen
• Die Prüfer gleichen dokumentierte Arbeitszeiten mit Lohnabrechnungen ab
• Bei Unstimmigkeiten (z. B. Arbeitszeiten passen nicht zum gezahlten Lohn) wird weiter ermittelt

Lückenhafte oder widersprüchliche Arbeitszeitaufzeichnungen werden laut Experten künftig ein deutliches Risikosignal darstellen. Wenn geleistete Stunden und abgerechneter Lohn nicht zueinander passen, kann das als Hinweis auf Schwarzarbeit oder verdeckte Überstunden gewertet werden.

Beweislastnachteil bei Überstunden-Streitigkeiten

Ohne systematische Zeiterfassung geraten Sie als Arbeitgeber bei Streitigkeiten über Überstundenvergütung in eine schwierige Position. Das Arbeitsgericht Emden sprach einem Arbeitnehmer bereits eine Vergütung nach dessen eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil das Unternehmen kein objektives Erfassungssystem hatte. Dieses Risiko besteht auch für Kosmetikstudios.

Zeiterfassung im Kosmetikstudio: So geht es in der Praxis

Die Pflichten sind klar. Doch wie setzen Sie die Zeiterfassung im Alltag eines Kosmetikstudios konkret um? Hier sind die wichtigsten Praxisfragen beantwortet.

Digital vs. Papier: Was ist wann erlaubt?

Das BAG hat 2022 keine bestimmte technische Methode vorgeschrieben. Grundsätzlich sind sowohl handschriftliche Stundenzettel als auch digitale Lösungen zulässig. Allerdings gibt es wichtige Unterschiede:

Wichtig: Der aktuelle Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht vor. Die geplante Arbeitszeitreform 2026 wird die elektronische Erfassung voraussichtlich als Standard festlegen. Wer jetzt noch auf Papier setzt, muss absehbar umstellen.

Wenn Sie aktuell noch mit Papier oder einer einfachen Excel-Tabelle arbeiten, ist das als Übergangslösung möglich. Achten Sie dabei aber darauf, dass die Aufzeichnungen vollständig, minutengenau und fristgerecht erfolgen. Werden Excel-Listen nachlässig oder lückenhaft geführt, bieten sie bei einer Prüfung keinen Schutz.

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• Sofort einsetzbar für alle Beschäftigungsformen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)
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Minutengenaue Erfassung: Warum 15-Minuten-Takte nicht mehr reichen

Die Arbeitszeit in 15- oder 5-Minuten-Takten auf- oder abzurunden, ist nach der Rechtsprechung nicht mehr zulässig. Erfasst werden muss so exakt wie möglich. In der Praxis bedeutet das: Wenn Ihre Mitarbeiterin um 8:47 Uhr anfängt und um 17:13 Uhr geht, müssen genau diese Zeiten dokumentiert werden.

Handschriftlich ist das im hektischen Studioalltag kaum fehlerfrei umsetzbar. Digitale Systeme, bei denen Mitarbeitende per App oder Zeiterfassungssystem mit einem Klick ein- und ausstempeln, lösen dieses Problem automatisch.

Die Zeiterfassung an Mitarbeitende delegieren

Sie müssen die Arbeitszeiten nicht selbst notieren. Der Arbeitgeber kann die Dokumentationspflicht auf die Arbeitnehmer übertragen. Ihre Kosmetikerinnen können also selbst ein- und ausstempeln, beispielsweise per App auf dem Smartphone oder über eine stationäre Stempeluhr im Studio. Die Verantwortung für die Ordnungsgemäßheit bleibt aber bei Ihnen als Arbeitgeber.

Ausnahme für mitarbeitende Familienangehörige

Arbeiten Ihr Ehegatte, eingetragener Lebenspartner, Kinder oder Eltern im Studio mit, besteht für diese Personen keine Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG. Für alle anderen Beschäftigten, auch für Minijobber, gilt die volle Dokumentationspflicht.

Fünf gefährliche Irrtümer zur Zeiterfassung im Kosmetikstudio

Im Gespräch mit Betriebsinhabern tauchen immer wieder dieselben Missverständnisse auf. Diese Irrtümer können im Ernstfall teuer werden:

Checkliste: Ist Ihr Kosmetikstudio bereit für eine Zollprüfung?

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob Ihr Studio die aktuellen Anforderungen erfüllt:

• Arbeitszeiterfassung eingerichtet: Beginn, Ende, Dauer und Pausen werden für alle Beschäftigten minutengenau dokumentiert.
• 7-Tage-Frist eingehalten: Aufzeichnungen werden spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung erstellt.
• 2 Jahre Aufbewahrung gesichert: Alle Arbeitszeitdokumente der letzten 24 Monate sind vollständig und auffindbar.
• Minijobber vollständig dokumentiert: Auch für geringfügig Beschäftigte werden alle Arbeitszeiten lückenlos erfasst.
• Sofortmeldung bei Neueinstellungen: Neue Mitarbeitende werden vor Arbeitsaufnahme bei der Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet.
• Ausweispapiere: Alle Beschäftigten sind informiert, dass sie ihren Personalausweis während der Arbeit mitführen müssen.
• Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten: Die Einhaltung der 8-Stunden-Grenze (max. 10 Stunden) und der 11-Stunden-Ruhezeit ist nachweisbar.
• Pausenregelung dokumentiert: Pausen von mindestens 30 Minuten (ab 6 Stunden) bzw. 45 Minuten (ab 9 Stunden) sind nachvollziehbar.
• Lohnabrechnung konsistent: Dokumentierte Arbeitszeiten und ausgezahlte Löhne passen zusammen und ergeben mindestens den gesetzlichen Mindestlohn.

Wenn Sie bei einem oder mehreren Punkten unsicher sind, sollten Sie zeitnah handeln. Eine digitale Zeiterfassung kann die meisten dieser Anforderungen automatisch erfüllen.

Warum Kosmetikstudios langfristig auf digitale Zeiterfassung setzen sollten

Papier und Excel können die gesetzlichen Mindestanforderungen theoretisch erfüllen. In der Praxis zeigt sich aber, dass manuelle Methoden gerade in Kosmetikstudios an ihre Grenzen stoßen: Der Alltag ist termingetrieben, Pausen fallen unregelmäßig, Teilzeitkräfte und Minijobber wechseln sich ab, und am Monatsende fehlt die Zeit für aufwändige Nachberechnungen.

Zeitersparnis bei Lohnabrechnung und Verwaltung

Bei einem Studio mit 5 Beschäftigten kostet die manuelle Nachberechnung für die Lohnbuchhaltung erfahrungsgemäß 2 bis 4 Stunden pro Monat. Digitale Systeme übernehmen die automatische Pausenberechnung, das Überstunden-Tracking und die Datenaufbereitung für den Steuerberater. Über eine DATEV-Integration können die erfassten Daten direkt in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, ohne doppelte Dateneingabe.

Transparenz für Ihr Team: Überstunden, Urlaubstage, Zeitkonten

Gerade in einer Branche mit vergleichsweise niedrigen Gehältern ist Transparenz ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Ihre Beschäftigten jederzeit einsehen können, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, welche Überstunden aufgelaufen sind und wie viele Urlaubstage noch verfügbar sind, reduziert das Konflikte und stärkt das Vertrauen.

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht genau das: Verfügbarkeit eintragen, Schichten einsehen, Arbeitszeiten nachvollziehen und Urlaubsanträge digital stellen.

Integration mit Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung

Zeiterfassung entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie mit der Dienstplanung verknüpft ist. Der Dienstplan definiert die Soll-Arbeitszeit, die Zeiterfassung dokumentiert die Ist-Arbeitszeit. Abweichungen werden automatisch erkannt. Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten fließen direkt in die Planung ein.

Für Kosmetikstudios mit saisonalen Schwankungen, etwa in der Hochzeitssaison oder vor Weihnachten, ist diese Verknüpfung besonders wertvoll: Sie sehen sofort, ob die geplanten Stunden mit den tatsächlich geleisteten übereinstimmen und ob Sie innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.

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• Übersichtliche Wochenplanung für alle Mitarbeitenden
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Wie Nostradamus Kosmetikstudios bei der Zeiterfassung unterstützt

Nostradamus ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Software, die Zeiterfassung, Personalplanung und Lohnvorbereitung in einer Lösung vereint. Für Kosmetikstudios bietet das System konkrete Vorteile:

• Minutengenaue Zeiterfassung per App oder Zeiterfassungssystem: Mitarbeitende stempeln mit einem Klick ein und aus. Per PIN-Code oder Chip ist die Anmeldung hygienisch und sicher.
• Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking: Das System erkennt Abweichungen und dokumentiert alles rechtskonform.
• Automatische Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten: Verstöße werden erkannt, bevor sie passieren.
• DATEV-Integration für die Lohnvorbereitung: Keine doppelte Dateneingabe, nahtlose Übertragung an den Steuerberater.
• DSGVO-konform mit Daten auf sicheren europäischen Servern: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und werden entsprechend geschützt.

Die Implementierung ist in unter einer Woche abgeschlossen. Bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat amortisiert sich die Investition schnell, allein durch die Zeitersparnis bei der Verwaltung und die Vermeidung von Compliance-Risiken.

Fazit: Jetzt handeln, bevor der Zoll klingelt

Die Zeiterfassung im Kosmetikstudio ist keine optionale Empfehlung mehr, sondern eine doppelte gesetzliche Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss 2022 müssen alle Arbeitgeber Arbeitszeiten systematisch erfassen. Seit der Aufnahme des Kosmetikgewerbes ins Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zum 30. Dezember 2025 gelten zusätzlich verschärfte MiLoG-Dokumentationspflichten mit 7-Tage-Frist und 2-jähriger Aufbewahrungspflicht.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann jederzeit unangekündigt prüfen. Wer dann keine lückenlosen, minutengenauen Arbeitszeitaufzeichnungen vorlegen kann, riskiert Bußgelder bis zu 30.000 € und Beweislastnachteile bei Vergütungsstreitigkeiten.

Die gute Nachricht: Mit einer digitalen Lösung wie Nostradamus ist die Umsetzung unkompliziert. Ihre Mitarbeitenden stempeln per App oder Zeiterfassungssystem ein und aus, Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet, und die Daten stehen jederzeit für Prüfungen und die Lohnvorbereitung bereit. So schaffen Sie Rechtssicherheit, sparen Verwaltungszeit und geben Ihrem Team die Transparenz, die es verdient.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Kosmetikstudio

Muss ich auch als kleines Studio mit 2 Mitarbeitenden Zeiten erfassen?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Das BAG hat 2022 klargestellt, dass alle Arbeitgeber betroffen sind. Auch für Minijobber gilt die volle Dokumentationspflicht. Die einzige Ausnahme betrifft mitarbeitende Familienangehörige (Ehegatte, Kinder, Eltern).

Gilt die Pflicht auch für mich als Inhaberin oder Inhaber?

Wenn Sie selbstständig sind und keine Angestellten haben, besteht keine Zeiterfassungspflicht für Ihre eigene Arbeitszeit. Sobald Sie jedoch mindestens eine Person beschäftigen, auch auf Minijob-Basis, müssen Sie deren Arbeitszeiten dokumentieren.

Reicht meine Salon-Software als Zeiterfassung?

In der Regel nicht. Die meisten Salon- und Terminbuchungssysteme dokumentieren Kundenslots, nicht die tatsächliche Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten. Vor- und Nachbereitungszeiten, Leerlaufzeiten und Verwaltungstätigkeiten werden nicht erfasst. Sie benötigen eine separate Lösung, die Beginn, Ende, Dauer und Pausen der täglichen Arbeitszeit minutengenau dokumentiert.

Wird die elektronische Zeiterfassung 2026 Pflicht?

Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht vor. Die geplante Arbeitszeitreform wird die digitale Erfassung voraussichtlich als Standard festlegen, mit gestaffelten Übergangsfristen je nach Betriebsgröße. Für Betriebe mit 10 oder weniger Mitarbeitenden soll zunächst weiterhin Papier erlaubt bleiben. Allerdings ist das Gesetz noch nicht verabschiedet. Unabhängig davon besteht die allgemeine Zeiterfassungspflicht bereits jetzt.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung für mein Studio?

Professionelle Zeiterfassungslösungen gibt es bereits ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei einem Studio mit 5 Beschäftigten sind das rund 15 € monatlich bzw. 180 € im Jahr. Gemessen am möglichen Bußgeld von bis zu 30.000 € und der Zeitersparnis bei der monatlichen Lohnvorbereitung ist das eine überschaubare Investition.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Bei cloudbasierten Lösungen wie Nostradamus ist die Implementierung in unter einer Woche abgeschlossen. Ihre Mitarbeitenden laden die App auf ihr Smartphone und können sofort ein- und ausstempeln. Alternativ lässt sich ein stationäres Zeiterfassungssystem im Studio aufstellen, an dem per PIN-Code oder Chip gestempelt wird. Eine lange Einarbeitungsphase ist nicht nötig.