Zeiterfassung Facility Management mit Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits seit 2022 – das BAG-Urteil verpflichtet alle Arbeitgeber in Deutschland zur systematischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. FM-Unternehmen müssen jetzt handeln, nicht erst wenn das konkrete Gesetz kommt.
• Im Facility Management ist Zeiterfassung doppelt wichtig – sie dient nicht nur der Lohnabrechnung, sondern gleichzeitig der objektbezogenen Kundenabrechnung. Wer Zeiten nicht sauber auf Liegenschaften bucht, verliert bares Geld.
• Dezentrale Teams brauchen mobile Lösungen – Hausmeister, Reinigungskräfte und Techniker arbeiten an wechselnden Standorten. Papier-Stundenzettel gehen verloren, kommen verspätet an oder sind unleserlich. Digitale Zeiterfassung per App schafft Transparenz und spart bis zu 80 % Verwaltungsaufwand.
• Nostradamus bietet eine praxiserprobte Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung – mit digitaler Zeiterfassung per Mitarbeiter-App, automatischer Pausenberechnung, DATEV-Integration und Compliance-Prüfung unterstützt Nostradamus FM-Unternehmen dabei, Arbeitszeiten rechtssicher und effizient zu erfassen.

Warum Zeiterfassung im Facility Management besonders komplex ist

Facility Management gehört zu den personalintensivsten Branchen Deutschlands. Rund 4,1 Millionen Erwerbstätige sind im FM tätig, davon allein 1,9 Millionen als externe Beschäftigte. Die Top-25-FM-Unternehmen erzielten 2024 laut Lünendonk-Studie einen Gesamtumsatz von 18,7 Milliarden €. Was diese Branche von anderen unterscheidet: Personalkosten machen rund 80 % der Gesamtkosten aus. Trotzdem wird die Arbeitszeit in vielen FM-Unternehmen noch immer nachlässig erfasst.

Das Problem liegt in der Natur der Arbeit. Im technischen und infrastrukturellen Facility Management arbeiten Teams selten alle am gleichen Ort: Der Hausmeister ist im Objekt, die Technikcrew im Gebäude nebenan, die Reinigung im dritten Stock und die Verwaltung in der Zentrale. Klassische Stundenzettel gehen verloren, kommen verspätet an oder sind unleserlich. Wer dann noch mehrere Objekte pro Tag betreut, steht vor einem Zuordnungsproblem, das mit Papier kaum lösbar ist.

Verteilte Teams, wechselnde Objekte, viele Arbeitszeitmodelle

Ein typischer FM-Dienstleister jongliert gleichzeitig mit Frühschicht-Reinigung (oft zwischen 5 und 8 Uhr), Tagesreinigung während der Betriebszeiten, Nachtschichten in Kliniken oder Produktionsumgebungen, Bereitschaftsdiensten für Hausmeister und Rufbereitschaft für Techniker. Dazu kommen Teilzeitkräfte, Minijobber und Vollzeitbeschäftigte, die alle unterschiedliche Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Zuschlagsansprüche haben.

Hinzu kommt: Viele Reinigungskräfte wechseln im Tagesverlauf zwischen mehreren Objekten. Eine Kraft, die morgens ein Bürogebäude reinigt und nachmittags eine Arztpraxis, muss ihre Arbeitszeit beiden Objekten korrekt zuordnen können. Ohne ein System, das diese Zuordnung von Anfang an abbildet, entstehen Lücken in der Dokumentation, die sich bei der Abrechnung rächen.

80 % Personalkosten – warum jede Minute zählt

In kaum einer anderen Branche schlagen Personalkosten so stark zu Buche wie im Facility Management. Wenn 80 % Ihrer Kosten aus Arbeitszeit bestehen, bedeutet jede fehlerhaft erfasste Stunde einen direkten finanziellen Verlust. Ob Überzahlung durch großzügig geschätzte Stundenzettel oder Unterzahlung, die zu Mitarbeiter-Beschwerden und rechtlichen Risiken führt: Ungenaue Zeiterfassung kostet FM-Unternehmen systematisch Geld.

Bis 2027 rechnet die Branche laut PwC für Deutschland mit einem Umsatzvolumen von 101 Milliarden US-Dollar. Bei diesem Volumen und einer Personalkostenquote von 80 % wird klar: Schon kleine Verbesserungen in der Zeiterfassung haben einen messbaren Effekt auf die Profitabilität.

Die doppelte Abrechnungslogik: Lohn und Kundenabrechnung

Was viele FM-Unternehmen unterschätzen: Zeiterfassung im Facility Management dient zwei völlig verschiedenen Zwecken gleichzeitig. Intern bildet sie die Grundlage für die Lohnabrechnung. Extern ist sie die Basis für die Kundenabrechnung. Wenn ein Auftraggeber wissen will, wie viele Stunden seine Liegenschaft betreut wurde, brauchen Sie belastbare, objektbezogene Nachweise.

Wer Zeiterfassung nur als HR-Thema betrachtet, übersieht diesen entscheidenden Controlling-Aspekt. Die ideale Lösung erfasst Arbeitszeiten so, dass sie automatisch sowohl dem richtigen Mitarbeiter (für die Lohnabrechnung) als auch dem richtigen Objekt (für die Kundenabrechnung) zugeordnet werden. Das spart die aufwendige nachträgliche Zuordnung und ermöglicht eine sofortige Nachkalkulation.

Rechtslage 2026: Was FM-Unternehmen jetzt wissen müssen

Die rechtliche Situation rund um die Zeiterfassung ist klarer, als viele denken. Gleichzeitig herrscht in der Praxis erhebliche Unsicherheit. Hier die wichtigsten Fakten, die Sie als FM-Verantwortlicher kennen müssen.

EuGH-Urteil und BAG-Beschluss – die Pflicht gilt bereits

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Die Zeiterfassungspflicht kommt erst 2026.“ Tatsächlich gilt sie bereits seit Oktober 2022. Der Europäische Gerichtshof hatte schon am 14. Mai 2019 mit seinem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (Rs. C-55/18) alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für Deutschland konkretisiert: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.

Das bedeutet: Jeder Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von der Betriebsgröße, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Auch Pausen- und Ruhezeiten müssen überprüfbar sein. Diese Pflicht gilt bereits heute, nicht erst ab einem zukünftigen Stichtag.

Koalitionsvertrag 2025: Elektronische Pflicht kommt

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025 formuliert unmissverständlich: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelungen vorsehen.“ Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte 2025 einen entsprechenden Gesetzentwurf vorgelegt, der unter anderem vorsieht, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und noch am selben Tag aufgezeichnet werden sollen.

Parallel plant die Bundesregierung eine Flexibilisierung des Arbeitszeitrechts. Die tägliche Höchstarbeitszeit soll durch eine wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden ersetzt werden. Für FM-Unternehmen mit wechselnden Schichtmodellen könnte das mehr Spielraum bei der Einsatzplanung bedeuten.

Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Betriebe

Da das konkrete Arbeitszeiterfassungsgesetz bislang nicht verabschiedet wurde, sind die geplanten Übergangsfristen noch nicht in Kraft getreten. Der Gesetzentwurf sieht gestaffelte Fristen vor: Großunternehmen sollen spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sein. Kleine Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen bleiben. Für diese Kleinstbetriebe sollen weiterhin manuelle Aufzeichnungen genügen.

Wichtig: Die Ausnahme betrifft nur die Form der Erfassung (elektronisch vs. manuell), nicht die Erfassungspflicht selbst. Auch ein FM-Unternehmen mit 5 Mitarbeitern muss Arbeitszeiten systematisch dokumentieren.

Bußgelder und Risiken bei Verstößen

Auch wenn konkrete Bußgeldregelungen für die elektronische Erfassung noch nicht abschließend gesetzlich festgelegt sind, drohen Unternehmen bereits heute erhebliche Risiken. Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden. Dazu kommen Beweislastnachteile bei Streitigkeiten über Überstundenvergütung: Wenn Sie keine lückenlose Dokumentation vorweisen können, stehen Sie im Zweifel schlecht da.

Die Pflicht zur Erfassung liegt beim Arbeitgeber. Die Durchführung kann zwar an Beschäftigte delegiert werden, die Kontrolle jedoch nicht. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen bleiben rechtlich immer das Risiko des Unternehmens.

Sonderfall Gebäudereinigung: Mindestlohn und FKS-Kontrollen

Für FM-Unternehmen mit Reinigungsdienstleistungen gelten besondere Anforderungen. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde. Doch der tarifliche Mindestlohn für Reinigungskräfte ist deutlich höher: 15,00 € in Lohngruppe 1 und bis zu 18,40 € in Lohngruppe 6. Dazu kommen Zuschläge für Nachtarbeit (mindestens 25 %), Sonn- und Feiertagsarbeit (bis zu 100 %) sowie in manchen Tarifverträgen auch für Schichtarbeit.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls überprüft Unternehmen stichprobenartig oder nach Beschwerden. Arbeitnehmer können Verstöße anonym melden. Bei einer Prüfung müssen Sie Lohnunterlagen und Arbeitszeitnachweise bereitstellen können. Wer hier nur lose Stundenzettel vorlegen kann, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch einen erheblichen Reputationsschaden bei Auftraggebern.

So funktioniert moderne Zeiterfassung im FM

Die gute Nachricht: Die technischen Möglichkeiten für eine professionelle Zeiterfassung im Facility Management sind heute ausgereift und erschwinglich. Entscheidend ist, dass Sie die richtige Methode für Ihre spezifische Situation wählen.

5 Erfassungsmethoden im Vergleich

Praxis-Tipp: Viele FM-Unternehmen kombinieren mehrere Methoden. Eine App für mobile Techniker und Hausmeister, ergänzt durch stationäre Terminals in größeren Objekten, deckt die meisten Einsatzszenarien ab. QR-Codes an den Objekten bieten eine einfache Möglichkeit zur Standortverifizierung, ohne die Datenschutzproblematik von GPS-Tracking.

Objektbezogene Zeitbuchung: So ordnen Sie Zeiten richtig zu

Im Facility Management reicht es nicht, nur Kommen und Gehen zu erfassen. Entscheidend ist die Zuordnung jeder Arbeitsstunde zum richtigen Objekt. Stellen Sie sich eine Reinigungskraft vor, die morgens von 6 bis 8 Uhr ein Bürogebäude reinigt, dann 30 Minuten zum nächsten Objekt fährt und dort von 8:30 bis 11 Uhr eine Arztpraxis betreut. Ohne objektbezogene Buchung wissen Sie weder, was Sie dem Auftraggeber des Bürogebäudes in Rechnung stellen können, noch ob die Arztpraxis profitabel betreut wird.

Moderne Zeiterfassungslösungen ermöglichen es, beim Einstempeln direkt ein Objekt oder eine Kostenstelle auszuwählen. So entsteht automatisch eine Zuordnung, die sowohl für die interne Lohnabrechnung als auch für die externe Kundenabrechnung verwendbar ist. Vielfach bieten am Markt verfügbare Systeme diese Funktionalität allerdings nicht. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die kostenstellenbezogene Erfassung und Auswertung tatsächlich möglich ist.

Offline-Fähigkeit: Das K.O.-Kriterium für FM-Einsatzorte

Ein Aspekt, der in der Theorie oft übersehen wird, aber in der FM-Praxis über Erfolg oder Scheitern entscheidet: Viele Einsatzorte haben keinen oder schlechten Mobilfunkempfang. Keller, Tiefgaragen, Serverräume, Technikzentralen, Baustellen – genau dort, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ist das Netz oft nicht verfügbar. Eine App ohne Offline-Modus ist im FM-Alltag praktisch unbrauchbar.

Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass Zeiten, Zuordnungen und Dokumentationen auch ohne Internetverbindung erfasst und gespeichert werden. Die Synchronisation sollte automatisch erfolgen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Fahr- und Wegezeiten korrekt erfassen

Im Facility Management sind Fahrten zwischen Objekten Arbeitszeit. Das wird häufig übersehen oder nur ungenau dokumentiert. Wenn eine Reinigungskraft von Objekt A zu Objekt B fährt, ist diese Fahrzeit vergütungspflichtig. Ein System, das auch Fahrtzeiten und gegebenenfalls Kilometer erfasst, vereinfacht nicht nur die Arbeitszeitdokumentation, sondern auch die Reisekostenabrechnung.

Mehrsprachigkeit und einfache Bedienung für alle Mitarbeiter

In der Gebäudereinigung arbeiten viele Beschäftigte, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. Gleichzeitig sind Reinigungskräfte, Hausmeister und technische Helfer häufig nicht primär digital-affin. Ein Zeiterfassungssystem muss deshalb vor allem eines sein: einfach. Im Idealfall genügt ein einziger Klick zum Ein- und Ausstempeln. Je weniger Schritte, desto höher die Akzeptanz und desto besser die Datenqualität.

Rechenbeispiel: Was ineffiziente Zeiterfassung wirklich kostet

Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Nehmen wir ein mittelgroßes FM-Unternehmen mit 50 Reinigungskräften, die an verschiedenen Objekten im Einsatz sind:

Zeitaufwand bei manueller Erfassung:

• 50 Mitarbeiter × ca. 15 Minuten pro Tag für handschriftliche Stundenzettel (Ausfüllen, Korrigieren, Nachmelden) = 12,5 Stunden pro Tag an unproduktiver Zeit
• Die Verwaltung benötigt zusätzlich ca. 2 Stunden pro Tag für Übertragung, Prüfung und Nachfassen = rund 10 Stunden pro Woche reine Verwaltungsarbeit

Kosten:

• Bei einem Stundensatz von 15 € (Reinigung) + 25 € (Verwaltung) entstehen ca. 800 bis 1.000 € Zusatzkosten pro Monat allein durch ineffiziente Zeiterfassung
• Geschätzte Fehlerquote bei manueller Erfassung: 5 bis 10 %. Bei 50 Mitarbeitern mit durchschnittlich 20 Stunden pro Woche bedeutet das 50 bis 100 fehlerhafte Stundenbuchungen pro Monat
• Diese Fehler führen zu Über- oder Unterzahlungen, falschen Kundenabrechnungen und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern bei Prüfungen

Ergebnis: Schon bei 50 Mitarbeitern amortisiert sich eine digitale Zeiterfassung innerhalb weniger Wochen. Bei einer Lösung ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat stehen 150 € Softwarekosten den 800 bis 1.000 € Einsparungen gegenüber – ohne die vermiedenen Fehler und Compliance-Risiken einzurechnen.

Checkliste: Digitale Zeiterfassung im FM einführen

Die Umstellung von Papier auf eine digitale Lösung muss kein Mammutprojekt sein. Mit einer strukturierten Vorgehensweise gelingt die Einführung in überschaubarer Zeit.

Schritt 1: Anforderungen definieren – mit Betriebsrat

Klären Sie zuerst, was Ihr System leisten muss: Objektbezogene Buchung? Offline-Fähigkeit? Integration in die Lohnabrechnung? Gleichzeitig ist es entscheidend, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen. Nach § 87 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können. Ein Zeiterfassungssystem ohne Betriebsratsvereinbarung ist anfechtbar.

Schritt 2: Erfassungsmethode wählen

Entscheiden Sie basierend auf Ihrer Unternehmensstruktur: Überwiegend mobile Teams? Dann ist eine App-Lösung sinnvoll. Große Objekte mit vielen Mitarbeitern? Dann ergänzen stationäre Terminals die App. Prüfen Sie, ob QR-Codes an den Objekten die Standortverifizierung erleichtern können.

Schritt 3: Pilotprojekt in einem Objekt starten

Rollen Sie das System nicht sofort in allen Objekten aus. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, idealerweise in einem Objekt mit kooperativen Mitarbeitern und einem engagierten Objektleiter. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie die Prozesse, bevor Sie skalieren.

Schritt 4: Rollout und Mitarbeiter-Schulung

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter praxisnah. Zeigen Sie den konkreten Ablauf: App öffnen, Objekt auswählen, einstempeln, ausstempeln. Je einfacher der Prozess, desto höher die Akzeptanz. Kommunizieren Sie auch den Nutzen für die Mitarbeiter selbst: transparente Stundenkonten, korrekte Überstundenerfassung, weniger Streit um Arbeitszeiten.

Schritt 5: Integration in Lohn- und Kundenabrechnungssysteme

Stellen Sie sicher, dass die erfassten Zeiten nahtlos in Ihre Lohnabrechnung und Kundenabrechnung fließen. Schnittstellen zu DATEV oder anderen Lohnsystemen vermeiden doppelte Dateneingabe und reduzieren Fehlerquellen. Die objektbezogenen Daten sollten direkt für die Kundenabrechnung exportierbar sein.

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für FM-Unternehmen

• Sofort einsetzbar – dokumentieren Sie Arbeitszeiten strukturiert und rechtssicher
• Objektbezogene Zuordnung möglich – ideal als Übergangslösung für FM-Dienstleister
• Inklusive Pausenberechnung und Überstunden-Tracking

Jetzt kostenlos herunterladen

Anforderungen an die ideale FM-Zeiterfassung

Funktions-Checkliste für FM-Dienstleister

Nicht jede Zeiterfassungslösung eignet sich für das Facility Management. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Mobile Erfassung per App – für dezentral arbeitende Teams unverzichtbar
• Objektbezogene Zeitbuchung – Zuordnung zu Liegenschaften, Kunden oder Kostenstellen
• Offline-Fähigkeit – Erfassung auch ohne Mobilfunkempfang, automatische Synchronisation
• Automatische Pausenberechnung – gesetzeskonforme Pausenabzüge ohne manuellen Aufwand
• Überstunden-Tracking – automatische Erkennung und Dokumentation von Mehrarbeit
• Compliance-Prüfung – automatische Überwachung von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Jugendarbeitsschutz
• Einfache Bedienung – Ein-Klick-Stempelung, intuitiv auch für nicht-technikaffine Mitarbeiter
• DATEV-Schnittstelle – nahtlose Datenübertragung in die Lohnbuchhaltung
• DSGVO-Konformität – Daten auf sicheren europäischen Servern, klare Zugriffsrechte
• Hierarchie-basierte Berechtigungen – sensible Daten nur für berechtigte Personen sichtbar

Integration mit Dienstplanung und Personalplanung

Zeiterfassung entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie mit der Personalplanung und Dienstplanung verzahnt ist. Wenn das System weiß, wer wann wo eingeplant ist, kann es Abweichungen sofort erkennen: Ist ein Mitarbeiter zu spät erschienen? Hat jemand seine Schicht nicht angetreten? Wird die Höchstarbeitszeit überschritten?

Diese Verzahnung ermöglicht auch eine vorausschauende Planung. Wenn Sie sehen, dass ein Objekt regelmäßig mehr Stunden benötigt als geplant, können Sie den Personaleinsatz anpassen, bevor die Kosten aus dem Ruder laufen. Umgekehrt erkennen Sie Objekte, die effizienter betreut werden als kalkuliert, und können Ressourcen umschichten.

Nostradamus bietet genau diese Verzahnung: Die digitale Zeiterfassung ist direkt mit der Dienstplanung verknüpft. Mitarbeiter stempeln per Mitarbeiter-App mit einem Klick ein und aus, das System erkennt automatisch Abweichungen vom Dienstplan und berechnet Pausen sowie Überstunden. Durch die DATEV-Integration fließen die Daten ohne doppelte Eingabe in die Lohnvorbereitung. Mit der Management-App haben Objektleiter und Geschäftsführer jederzeit Live-Einblicke in Personalkosten und Auslastung – auch von unterwegs.

Häufige Fehler vermeiden

Bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung im FM gibt es typische Stolperfallen, die Sie kennen sollten:

• Zeiterfassung nur als HR-Thema behandeln: Beziehen Sie von Anfang an auch die Kundenabrechnung und das Controlling ein. Sonst erfassen Sie zwar Zeiten, können sie aber nicht für die Objektabrechnung nutzen.
• Zu komplexe Prozesse einführen: Wenn Ihre Reinigungskraft beim Einstempeln fünf Felder ausfüllen muss, wird sie es nicht tun. Halten Sie den Stempelprozess so einfach wie möglich.
• Datenschutz ignorieren: Gerade GPS-Tracking ist datenschutzrechtlich sensibel. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat, welche Daten erfasst werden dürfen. QR-Codes am Objekt sind oft die datenschutzfreundlichere Alternative.
• Vertrauensarbeitszeit als Ausrede nutzen: Vertrauensarbeitszeit bleibt zwar grundsätzlich möglich, aber auch hier muss die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben sichergestellt und dokumentierbar sein. „Vertrauensarbeitszeit“ bedeutet nicht „keine Erfassung“.
• Abwarten, bis das Gesetz kommt: Laut Bitkom-Studie plant jedes fünfte Unternehmen, 2026 eine Zeiterfassung einzuführen. Nur 2 % geben an, auf die gesetzliche Konkretisierung zu warten. Wer jetzt noch wartet, riskiert Bußgelder und Beweislastnachteile.

Fazit: Zeiterfassung im FM als Wettbewerbsvorteil nutzen

Zeiterfassung im Facility Management ist mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein Hebel für bessere Kundenabrechnung, niedrigere Verwaltungskosten und zufriedenere Mitarbeiter. Die besonderen Anforderungen der Branche – dezentrale Teams, wechselnde Objekte, hoher Anteil an Teilzeit und Minijobs, die doppelte Abrechnungslogik – machen eine durchdachte Lösung umso wichtiger.

Die Rechtslage ist eindeutig: Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt bereits. Die elektronische Pflicht steht vor der Tür. FM-Unternehmen, die jetzt auf eine digitale Lösung umstellen, sind nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern gewinnen auch einen echten operativen Vorteil. Wer seine Personalkosten – den mit 80 % größten Kostenblock – transparent und steuerbar macht, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Nostradamus unterstützt FM-Unternehmen mit einer praxiserprobten Lösung für Zeiterfassung und Dienstplanung. Digitale Zeiterfassung per App, automatische Compliance-Prüfung, DATEV-Integration und Implementierung in unter einer Woche – mit über 2.700 Standorten in der Praxis bewährt. Jetzt unverbindlich eine Demo vereinbaren und sehen, wie Nostradamus Ihre Zeiterfassung vereinfacht.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Facility Management

Muss ich als FM-Dienstleister die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße und schließt auch Minijobber, Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte ein. Für Minijobber in der Gebäudereinigung besteht zusätzlich eine Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG).

Reichen handschriftliche Stundenzettel für die Zeiterfassung aus?

Aktuell ja, solange das konkrete Gesetz zur elektronischen Pflicht nicht verabschiedet ist. Allerdings sind handschriftliche Zettel fehleranfällig, nicht manipulationssicher und bei Prüfungen durch die FKS oder bei Rechtsstreitigkeiten ein erhebliches Risiko. Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt die elektronische Pflicht an. Wer jetzt noch auf Papier setzt, sollte die Umstellung zeitnah planen.

Wie kann ich Arbeitszeiten verschiedenen Objekten zuordnen?

Moderne Zeiterfassungslösungen ermöglichen es, beim Einstempeln direkt ein Objekt oder eine Kostenstelle auszuwählen. So wird jede Arbeitsstunde automatisch dem richtigen Gebäude zugeordnet. Alternativ können QR-Codes an den Objekten angebracht werden, die Mitarbeiter beim Arbeitsbeginn scannen. Das vereinfacht die Zuordnung und dient gleichzeitig als Standortnachweis.

Was kostet eine digitale Zeiterfassungslösung für FM-Unternehmen?

Professionelle Lösungen gibt es bereits ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Gemessen an den Einsparungen durch weniger Verwaltungsaufwand, geringere Fehlerquoten und bessere Nachkalkulation amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von 2 bis 3 Monaten. Bei einem FM-Unternehmen mit 50 Mitarbeitern stehen rund 150 € monatliche Softwarekosten potenziellen Einsparungen von 800 bis 1.000 € gegenüber.

Wie aufwendig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwendig, als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Es ist keine aufwendige IT-Installation nötig. Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem Objekt, sammeln Sie Erfahrungen und rollen Sie dann schrittweise aus. Die größte Hürde ist erfahrungsgemäß nicht die Technik, sondern die Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Ist digitale Zeiterfassung per App DSGVO-konform?

Ja, sofern der Anbieter die entsprechenden Anforderungen erfüllt. Achten Sie darauf, dass die Daten auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden, hierarchie-basierte Berechtigungen für sensible Daten vorhanden sind und keine unnötigen personenbezogenen Daten erhoben werden. Bei GPS-Tracking ist besondere Vorsicht geboten – klären Sie die Nutzung vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls dem Betriebsrat.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Minijobber in der Gebäudereinigung?

Ja, sogar doppelt. Zum einen gilt die allgemeine Erfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss für alle Beschäftigten. Zum anderen schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) für geringfügig Beschäftigte und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – zu denen die Gebäudereinigung gehört – eine gesonderte Aufzeichnungspflicht vor. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden.