Zeiterfassung Zahnarztpraxis: Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Pflicht gilt bereits jetzt: Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen alle Zahnarztpraxen mit angestelltem Personal die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Wer noch abwartet, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 €.
• 2026 bringt weitere Verschärfungen: Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht die elektronische Zeiterfassung als Standard vor. Praxen, die jetzt auf digitale Lösungen umstellen, sind vorbereitet.
• Zeiterfassung ist mehr als Pflicht: Wer die Arbeitszeiten seines Teams transparent dokumentiert, senkt Personalkosten, vermeidet rechtliche Konflikte und positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber im hart umkämpften ZFA-Markt.
• Digitale Lösungen machen es einfach: Mit einer Software wie Nostradamus für Zeiterfassung und Dienstplanung erfassen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Zeiten per App mit einem Klick, während Sie als Praxisinhaber jederzeit den Überblick behalten.

Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: Warum sie jetzt wichtig ist

In deutschen Zahnarztpraxen arbeiten rund 424.000 Beschäftigte, darunter etwa 222.000 Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA). Ob Einzelpraxis mit vier Mitarbeiterinnen oder großes MVZ mit 30 Angestellten: Die systematische Erfassung von Arbeitszeiten ist keine Kür mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Trotzdem werden in vielen Praxen Arbeitszeiten noch immer nebenbei notiert, auf losen Zetteln festgehalten oder schlicht gar nicht dokumentiert.

Das ist riskant. Denn seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 besteht eine klare Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung. Gleichzeitig plant die Bundesregierung im Laufe des Jahres 2026, die elektronische Zeiterfassung zum gesetzlichen Standard zu machen. Für Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber bedeutet das: Jetzt handeln, nicht abwarten.

Was Zeiterfassung in der Praxis konkret bedeutet

Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis meint die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Angestellten. Dazu gehören auch Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Pauschale Angaben wie „Montag, 8 Stunden, 45 Minuten Pause“ reichen ausdrücklich nicht aus. Stattdessen müssen die tatsächlichen Uhrzeiten dokumentiert werden.

Wen betrifft die Pflicht? (Und wen nicht?)

Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle angestellten Personen in Ihrer Praxis, unabhängig von Beschäftigungsumfang oder Vertragsart:

• Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA)
• Angestellte Zahnärztinnen und Zahnärzte
• Verwaltungskräfte und Praxismanagerinnen (ZMV)
• Prophylaxe-Fachkräfte (ZMP, DH)
• Auszubildende (auch minderjährige)
• Minijobber und Teilzeitkräfte

Ausgenommen ist der Praxisinhaber selbst, da er kein Arbeitnehmer ist. Sobald Sie jedoch auch nur eine Person beschäftigen, greift die Pflicht. Eine allgemeine Ausnahme für Zahnarztpraxen oder kleine Betriebe gibt es nach aktuellem Recht nicht.

Die gesetzlichen Grundlagen: Was Sie als Praxisinhaber wissen müssen

Das BAG-Urteil 2022: Die Pflicht gilt bereits heute

Viele Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber gehen davon aus, die Zeiterfassungspflicht stehe erst noch bevor. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Die Pflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht stellte klar: Arbeitgeber müssen ein System einrichten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.

Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), also die Pflicht des Arbeitgebers, für eine geeignete Arbeitsschutzorganisation zu sorgen. Zuvor hatte bereits der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019 im sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (Rs. C-55/18) entschieden, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen.

Wichtig: Die Erfassung kann an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegiert werden. Das Team darf die Zeiten also selbst eintragen. Die Kontroll- und Nachweispflicht bleibt jedoch beim Praxisinhaber. Sie müssen sicherstellen, dass das System korrekt genutzt wird.

Was genau müssen Sie erfassen?

Folgende Daten müssen für jeden Arbeitstag und jede angestellte Person dokumentiert werden:

• Beginn der Arbeitszeit (konkrete Uhrzeit)
• Ende der Arbeitszeit (konkrete Uhrzeit)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen (Beginn und Ende)
• Überstunden

Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden und auf Verlangen der Aufsichtsbehörden vorgelegt werden können. Achten Sie darauf, dass Ihre Dokumentation revisionssicher ist, also nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Analog oder digital: Welche Form ist erlaubt?

Aktuell gibt es keine gesetzliche Vorgabe, dass die Zeiterfassung digital erfolgen muss. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Pausen eindeutig nachvollziehbar dokumentiert sind. Theoretisch sind also auch handschriftliche Stundenzettel oder einfache Tabellen zulässig, solange sie die Anforderungen erfüllen.

Allerdings: Manuelle Methoden sind fehleranfällig. Nachträge, Rundungen oder vergessene Einträge führen schnell zu Diskussionen. Bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden dauert die Auswertung deutlich länger. Und spätestens mit der geplanten Gesetzesnovelle 2026 wird die elektronische Erfassung voraussichtlich zum Standard.

Die ArbZG-Novelle 2026: Was sich voraussichtlich ändert

Im Koalitionsvertrag 2025 wurde die elektronische Zeiterfassung festgeschrieben. Ein entsprechender Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Nach aktuellem Stand der geplanten Reform sind zwei wesentliche Änderungen vorgesehen:

• Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht: Die Nutzung elektronischer Systeme soll als Standard vorgeschrieben werden, mit klaren Aufbewahrungsfristen und Vorgaben für mobile Arbeit.
• Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit: Statt der bisherigen täglichen Grenze von 8 (bzw. 10) Stunden soll ein wöchentliches Maximum von 48 Stunden gelten. An einzelnen Tagen darf dann länger gearbeitet werden, sofern der Wochendurchschnitt eingehalten wird.

Hinweis: Die konkrete Ausgestaltung befindet sich Stand März 2026 noch im Gesetzgebungsverfahren. Der finale Gesetzestext kann von den hier genannten Details abweichen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) betont jedoch, dass die bestehende Aufzeichnungspflicht unabhängig von der Reform bereits jetzt gilt.

Die Kleinbetriebsklausel: Relevant für Ihre Praxis?

Besonders interessant für viele Zahnarztpraxen: Die geplante Novelle sieht voraussichtlich eine Kleinbetriebsklausel vor. Arbeitgeber mit bis zu 10 Beschäftigten könnten demnach dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung ausgenommen werden.

Da eine typische Einzelpraxis mit 2 Behandlungsstühlen oft nur 4 bis 8 Mitarbeiter beschäftigt, könnte diese Regelung für viele Praxen relevant sein. Allerdings: Auch wenn die elektronische Form nicht vorgeschrieben wird, bleibt die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung bestehen. Und gerade in kleinen Teams lohnt sich eine digitale Lösung besonders, weil der Verwaltungsaufwand pro Kopf überproportional hoch ist.

Was droht bei fehlender Zeiterfassung? Risiken und Kosten

Bußgelder bis zu 30.000 €

Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden. Auch wenn die Durchsetzung bisher nicht flächendeckend erfolgt, prüfen Aufsichtsbehörden das Thema 2026 verstärkt. Beim Zollamt stehen Minijobber im Fokus der Schwarzarbeitsbekämpfung, was ebenfalls eine lückenlose Dokumentation erfordert.

Ohne systematische Zeiterfassung kann eine Praxis bei Prüfungen oder Streitfällen nicht nachweisen, dass gesetzliche Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen eingehalten wurden. Das Risiko liegt also nicht nur im Bußgeld, sondern auch in Nachforderungen und arbeitsrechtlichen Konflikten.

Rechenbeispiel: Unbezahlte Überstunden in der Praxis

Wie schnell sich fehlende Zeiterfassung finanziell auswirkt, zeigt ein realistisches Beispiel aus dem Praxisalltag:

15 Minuten pro Tag klingen nach wenig. Über ein Jahr summiert sich das auf fast 460 Stunden unbezahlte Arbeit. Kommt es zu einer Nachforderung durch Mitarbeiterinnen, wird es teuer. Und ohne dokumentierte Zeiterfassung hat die Praxis keine Möglichkeit, die tatsächlich geleisteten Stunden zu widerlegen.

Arbeitsrechtliche Konflikte ohne Nachweise

Gerade in Zeiten des extremen Fachkräftemangels sind arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen besonders heikel. Der Beruf der ZFA steht auf Platz 1 der Engpassberufe in Deutschland, die durchschnittliche Vakanzzeit offener Stellen liegt bei über 170 Tagen. 40 % der Praxen bewerten ihre Personalsituation als schlecht oder sehr schlecht, 43 % mussten bereits ihr Behandlungsangebot reduzieren.

Wenn eine unzufriedene Mitarbeiterin die Praxis verlässt und unbezahlte Überstunden nachfordert, fehlt Ihnen ohne Zeiterfassung jede Grundlage zur Verteidigung. Eine transparente Dokumentation schützt beide Seiten und signalisiert Ihrem Team: Hier wird fair gearbeitet.

Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: Methoden im Vergleich

Stundenzettel und Papier

Die einfachste Methode: Mitarbeiter tragen Arbeitszeiten handschriftlich in vorgedruckte Formulare ein. Das ist aktuell noch zulässig, bringt aber erhebliche Nachteile mit sich. Zettel gehen verloren, Einträge sind unleserlich oder werden nachträglich ergänzt. Eine revisionssichere Dokumentation ist kaum möglich. Für die Lohnvorbereitung müssen alle Daten manuell übertragen werden.

Excel-Tabellen

Ein Schritt weiter: Arbeitszeiten werden in strukturierten Tabellen erfasst. Das funktioniert grundsätzlich, wenn die Tabelle korrekt aufgebaut ist und konsequent geführt wird. Allerdings sind auch hier nachträgliche Änderungen schwer nachvollziehbar, und die manuelle Datenpflege bleibt zeitaufwendig. Als Übergangslösung oder für sehr kleine Praxen kann eine gut strukturierte Excel-Vorlage dennoch sinnvoll sein.

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• Sofort einsetzbar: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden übersichtlich dokumentieren
• Rechtskonform aufgebaut: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen
• Ideal als Übergangslösung, bis Sie auf eine digitale Zeiterfassung umstellen

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Digitale Zeiterfassung (Software, App, Terminal)

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten die zuverlässigste und effizienteste Lösung. Mitarbeiter stempeln sich per Smartphone-App, Tablet oder stationärem Terminal ein und aus. Pausen, Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch berechnet. Die Daten sind revisionssicher gespeichert und lassen sich direkt für die Lohnvorbereitung nutzen.

Besonders in Zahnarztpraxen, wo mehrere Bereiche wie Behandlungsräume, Empfang, Aufbereitung und ggf. Labor eingebunden sind, ist eine digitale Lösung sinnvoll. Und mit der geplanten Gesetzesnovelle 2026 wird die elektronische Erfassung voraussichtlich ohnehin zum Standard.

5 häufige Fehler bei der Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis

1. Pauschaler Pausenabzug

Viele Praxen ziehen automatisch 30 oder 45 Minuten Pause ab, ohne zu prüfen, ob die Pause tatsächlich genommen wurde. Das BAG hat im Februar 2025 (Az. 5 AZR 51/24) klargestellt: Ein automatischer Pausenabzug allein reicht nicht als Nachweis, dass Pausen tatsächlich stattgefunden haben. Wurde die Pause nicht genommen, muss die Zeit als Arbeitszeit vergütet werden. Dokumentieren Sie daher Pausenzeiten separat und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterinnen ihre Pausen auch tatsächlich nehmen und erfassen.

2. Umkleidezeit nicht als Arbeitszeit erfassen

In Zahnarztpraxen ist das Tragen von Praxiskleidung (Kasak, Arbeitsschuhe etc.) in der Regel vorgeschrieben. Nach der Rechtsprechung des BAG gilt: Umkleidezeit ist als Arbeitszeit zu qualifizieren, sofern die Kleidung nicht auch im privaten Bereich getragen werden würde. Wenn Ihre Mitarbeiterinnen sich in der Praxis umziehen, muss diese Zeit erfasst werden.

3. Unwirksame Überstundenklauseln im Arbeitsvertrag

Klauseln wie „Mit dem Gehalt sind sämtliche Überstunden abgegolten“ sind nach ständiger Rechtsprechung unwirksam. Für Vollzeitkräfte erlaubt die Rechtsprechung eine pauschale Abgeltung von maximal 20 Überstunden pro Monat, wenn dies eindeutig formuliert ist. Prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge und passen Sie Überstundenregelungen gegebenenfalls an. Ohne lückenlose Zeiterfassung lässt sich ohnehin nicht nachvollziehen, wie viele Überstunden tatsächlich angefallen sind.

4. Minijobber und Azubis vergessen

Die Zeiterfassungspflicht gilt ausnahmslos für alle Beschäftigten. Bei Minijobbern kommt hinzu: Der Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € brutto pro Stunde, die Verdienstgrenze bei 603 € monatlich. Das ergibt eine maximale Arbeitszeit von 43 Stunden und 22 Minuten pro Monat. Ohne genaue Zeiterfassung riskieren Sie Mindestlohnverstöße. Für minderjährige Auszubildende gelten zudem die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes (max. 8 Stunden/Tag, 40 Stunden/Woche).

5. Auf die Gesetzesnovelle warten statt jetzt handeln

Der häufigste und teuerste Fehler: Abwarten. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht seit Oktober 2022. Wer auf das fehlende Gesetz verweist und nicht aufzeichnet, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Das BMAS hat wiederholt bestätigt, dass es unzulässig ist, auf eine Reform zu warten. Das größte Risiko liegt derzeit nicht in der Form der Erfassung, sondern in der Untätigkeit.

So setzen Sie die Zeiterfassung im Praxisalltag um

Schritt 1: Anforderungen klären

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Sie? Welche Arbeitszeitmodelle gibt es (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Ausbildung)? Arbeiten Sie mit festen Schichten oder flexiblen Zeiten? Diese Bestandsaufnahme bestimmt, welches System für Ihre Praxis am besten geeignet ist.

Schritt 2: System auswählen und einrichten

Für eine kleine Praxis mit 3 bis 4 Mitarbeitern kann eine gut strukturierte Excel-Vorlage als Einstieg ausreichen. Sobald Ihr Team größer ist oder Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten, lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung. Achten Sie bei der Auswahl auf: einfache Bedienung (auch für weniger technikaffine Teammitglieder), automatische Pausenberechnung, Überstunden-Tracking, DSGVO-Konformität und die Möglichkeit zur Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung.

Schritt 3: Team einbinden und Regeln festlegen

Kommunizieren Sie offen, warum Sie die Zeiterfassung einführen. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Fairness, Transparenz und gesetzliche Vorgaben. Legen Sie klare Regeln fest: Wann wird gestempelt? Was passiert bei vergessenen Einträgen? Wie werden Pausen dokumentiert? Je einfacher das System, desto höher die Akzeptanz. Erfahrungsgemäß funktioniert die Einführung am besten, wenn das Team die Vorteile für sich selbst erkennt: keine unbezahlten Überstunden, transparente Arbeitszeitkonten, faire Abrechnung.

Schritt 4: Kontrolle und kontinuierliche Optimierung

Prüfen Sie regelmäßig, ob die Zeiterfassung korrekt und vollständig geführt wird. Digitale Systeme erkennen Abweichungen automatisch, etwa verspätetes Stempeln oder fehlende Einträge. Nutzen Sie die gewonnenen Daten auch als Managementtool: Wo fallen regelmäßig Überstunden an? Stimmt die Personalplanung mit dem tatsächlichen Bedarf überein? So wird die Zeiterfassung vom Pflichtprogramm zum echten Steuerungsinstrument für Ihre Praxis.

Checkliste: Ist Ihre Praxis bei der Zeiterfassung compliant?

Gehen Sie die folgenden Punkte durch. Wenn Sie nicht alle mit „Ja“ beantworten können, besteht Handlungsbedarf:

• Erfassen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Angestellten?
• Werden Pausen separat dokumentiert (nicht nur pauschal abgezogen)?
• Sind Überstunden nachvollziehbar erfasst?
• Werden auch Minijobber und Auszubildende vollständig erfasst?
• Ist die Umkleidezeit als Arbeitszeit berücksichtigt?
• Sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt?
• Ist die Dokumentation revisionssicher (nachträgliche Änderungen nachvollziehbar)?
• Können Sie die Daten bei einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden vorlegen?
• Werden Höchstarbeitszeiten (aktuell 8/10 Stunden täglich) und Ruhezeiten (11 Stunden) eingehalten und dokumentiert?
• Sind Ihre Überstundenklauseln in den Arbeitsverträgen rechtlich wirksam?

Zeiterfassung als Chance: Mehr als nur Pflichterfüllung

Personalkosten im Griff: Ihr größter Kostenblock

Das Personal macht den Großteil der Kosten in einer Zahnarztpraxis aus. Die Kosten pro Behandlungsstunde liegen in einer Modellpraxis bei rund 407 €. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter sinnvoll und effizient einzusetzen. Eine lückenlose Zeiterfassung liefert Ihnen die Datenbasis, um Personalkosten zu analysieren, Über- und Unterbesetzungen zu erkennen und Ihre Dienstplanung gezielt zu optimieren.

Attraktiver Arbeitgeber im Fachkräftemangel

Bei einem mittleren Bruttogehalt von 2.382 € monatlich und einer Vakanzzeit von über 170 Tagen für offene Stellen müssen Zahnarztpraxen alles tun, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Transparente Zeiterfassung signalisiert Ihrem Team: Hier werden Arbeitszeiten fair dokumentiert, Überstunden korrekt vergütet und Ruhezeiten eingehalten. Nur 33 % des nicht-ärztlichen Personals bleiben beim Verlassen einer Praxis überhaupt im Gesundheitssystem. Wer sein Team fair behandelt und das auch nachweisen kann, hat einen echten Wettbewerbsvorteil.

Überstundenzuschläge 2026 steuerlich nutzen

Die Bundesregierung plant eine Steuerbefreiung für Überstundenzuschläge. Nur der Zuschlag auf Überstunden, nicht der Grundlohn, soll von der Einkommensteuer befreit werden. Das klingt attraktiv, setzt aber eine lückenlose Arbeitszeiterfassung voraus. Ohne präzise Dokumentation der tatsächlich geleisteten Überstunden können Sie und Ihre Mitarbeiterinnen diesen steuerlichen Vorteil nicht nutzen. Ein weiterer Grund, jetzt auf ein zuverlässiges System umzustellen.

Digitale Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis: So unterstützt Nostradamus Sie

Wenn Sie die Zeiterfassung in Ihrer Praxis nicht nur rechtskonform, sondern auch effizient und mitarbeiterfreundlich gestalten möchten, lohnt sich der Blick auf eine integrierte Lösung. Nostradamus verbindet digitale Zeiterfassung, Dienstplanung und Urlaubsverwaltung in einer Plattform.

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über die Mitarbeiter-App mit einem Klick. Alternativ können Sie ein stationäres Zeiterfassungssystem am Empfang oder im Aufbereitungsraum einsetzen, bei dem sich das Team per PIN-Code oder Chip an- und abmeldet. Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet, Abweichungen erkannt. Die Daten lassen sich direkt über die DATEV-Schnittstelle an Ihre Lohnbuchhaltung übertragen, ohne doppelte Dateneingabe.

Gleichzeitig überwacht das System automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Alle Daten werden DSGVO-konform auf sicheren europäischen Servern gespeichert. Mit Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat und einer Implementierung in unter einer Woche ist der Einstieg auch für kleinere Praxen unkompliziert.

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten

Die Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis ist keine Zukunftsmusik, sondern geltendes Recht. Seit dem BAG-Beschluss 2022 müssen Sie als Praxisinhaber die Arbeitszeiten aller Angestellten systematisch dokumentieren. Die geplante Gesetzesnovelle 2026 wird die Anforderungen voraussichtlich weiter verschärfen und die elektronische Erfassung zum Standard machen.

Wer jetzt auf eine zuverlässige Lösung umstellt, sichert sich nicht nur rechtlich ab, sondern gewinnt auch wertvolle Einblicke in die eigene Personalstruktur, senkt das Risiko teurer Nachforderungen und positioniert sich als fairer Arbeitgeber in einem Markt, in dem jede gute ZFA zählt.

Nostradamus bietet Ihnen eine Komplettlösung für Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung, die sich in unter einer Woche einrichten lässt. Buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie einfach rechtskonforme Zeiterfassung in Ihrer Zahnarztpraxis sein kann.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis

Ist Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 besteht eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit aller Angestellten. Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und umfasst Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende.

Muss ich als Praxisinhaber meine eigene Arbeitszeit erfassen?

Nein. Der Praxisinhaber ist als Selbstständiger kein Arbeitnehmer und daher von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Die Pflicht greift erst, sobald Sie mindestens eine Person anstellen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Aktuell nicht. Nach geltendem Recht sind auch handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen zulässig, solange Beginn, Ende und Pausen eindeutig nachvollziehbar dokumentiert sind. Allerdings sieht die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes 2026 die elektronische Erfassung als Standard vor. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten könnte eine Kleinbetriebsklausel Ausnahmen ermöglichen.

Was ändert sich 2026 bei der Zeiterfassung?

Nach aktuellem Stand der geplanten Reform wird die elektronische Zeiterfassung voraussichtlich zur Pflicht, die tägliche Höchstarbeitszeit durch eine wöchentliche Grenze von 48 Stunden ersetzt und klare Aufbewahrungsfristen definiert. Der Gesetzentwurf befindet sich Stand März 2026 noch im Gesetzgebungsverfahren. Die bestehende Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig davon bereits jetzt.

Zählt Umkleidezeit als Arbeitszeit in der Zahnarztpraxis?

In der Regel ja. Nach der Rechtsprechung des BAG ist Umkleidezeit als Arbeitszeit zu qualifizieren, sofern die Kleidung nicht auch privat getragen werden würde. Da in Zahnarztpraxen typischerweise Praxiskleidung vorgeschrieben ist, sollte die Umkleidezeit erfasst werden.

Wie aufwendig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwendig, als viele befürchten. Moderne Systeme wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Ihre Mitarbeiterinnen erfassen die Zeiten per App oder Terminal mit einem Klick. Der größte Aufwand liegt in der einmaligen Einrichtung und der Kommunikation im Team. Danach spart ein digitales System im Vergleich zu manuellen Methoden erheblich Zeit bei der Auswertung und Lohnvorbereitung.

Ist Vertrauensarbeitszeit in der Zahnarztpraxis noch erlaubt?

Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich zulässig. Sie bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Arbeitszeiten verzichtet und darauf vertraut, dass die vereinbarte Arbeitszeit eingehalten wird. Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten besteht aber trotzdem. Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich also nicht gegenseitig aus.