Zeiterfassung Arztpraxis - Pflichten, Vorlage & Software

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung ist in jeder Arztpraxis Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen alle Arbeitgeber – auch Praxisinhaber – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten dokumentieren. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
• Betroffen sind alle Angestellten – ohne Ausnahme. MFA, angestellte Ärztinnen und Ärzte, Auszubildende, Minijobber und Reinigungskräfte müssen erfasst werden. Nur der selbstständige Praxisinhaber ist ausgenommen.
• Manuelle Methoden stoßen schnell an ihre Grenzen. Papier-Stundenzettel und schlecht geführte Excel-Tabellen sind fehleranfällig, zeitaufwändig und unter Umständen nicht manipulationssicher – was bei Prüfungen zum Problem wird.
• Digitale Lösungen sparen Zeit, Geld und Nerven. Software wie Nostradamus verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System – ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat, mit Implementierung in unter einer Woche.

Zeiterfassung in der Arztpraxis – warum dieses Thema jetzt wichtig ist

Was im Praxisalltag schief läuft: Stundenzettel, fehlende Übersicht und Überstundenstreit

In vielen Arztpraxen werden Arbeitszeiten bis heute nebenbei auf Zetteln notiert, in Dienstplanbücher eingetragen oder in einer Excel-Tabelle zusammengetragen. Die Praxismanagerin rechnet am Monatsende alles zusammen, klärt fehlende Einträge und übergibt die Daten an den Steuerberater. Das kostet in einer Gemeinschaftspraxis leicht vier bis sechs Stunden pro Monat – und ist trotzdem fehleranfällig.

Die Folgen kennen viele Praxisinhaber: Diskussionen über Überstunden, die nie sauber dokumentiert wurden. Teilzeitkräfte, deren unterschiedliche Wochenstunden kaum noch überschaubar sind. Und bei einer Prüfung durch die Arbeitsschutzbehörde fehlen belastbare Nachweise. Besonders brisant: In Deutschland fielen allein 2021 rund 1,7 Milliarden Überstunden an – etwa die Hälfte davon wurde nicht entlohnt, weil sie schlicht nicht dokumentiert waren.

Warum 2026 ein Wendejahr für die Zeiterfassung wird

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits seit dem BAG-Beschluss vom September 2022. Doch viele Praxen haben das Thema bisher aufgeschoben. Das wird zunehmend riskant: Der Koalitionsvertrag 2025 zwischen CDU/CSU und SPD betont ausdrücklich die Notwendigkeit, Arbeitszeiten transparenter zu machen und digitale Lösungen zu fördern. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die Zeiterfassung künftig elektronisch erfolgen muss. Auch wenn die konkrete Gesetzgebung noch in der politischen Abstimmung steckt – die Richtung ist eindeutig. Praxen, die jetzt handeln, vermeiden späteren Zeitdruck und sind bereits compliant, wenn das Gesetz kommt.

Ist die Zeiterfassung in der Arztpraxis Pflicht? Die aktuelle Rechtslage

Das BAG-Urteil 2022 – was es konkret für Praxisinhaber bedeutet

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21) eine wegweisende Entscheidung getroffen: Alle Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst werden. Das BAG leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ab.

Entscheidend für Praxisinhaber: Die Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Einzelpraxis mit drei MFA führen oder ein MVZ mit 30 Beschäftigten. Bisher verlangte das Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) lediglich die Dokumentation von Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Diese Pflicht wurde durch das BAG-Urteil erheblich erweitert.

Das EuGH-Urteil und der europäische Hintergrund

Die europäische Grundlage bildet das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18). Der Europäische Gerichtshof verpflichtete darin alle EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems anzuhalten. Ziel ist die Sicherstellung der Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sowie täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten gemäß der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG.

Der Gesetzentwurf zur elektronischen Zeiterfassung – was kommt auf Arztpraxen zu?

Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die Zeiterfassung künftig verpflichtend elektronisch erfolgen muss. Für Arztpraxen ist dabei eine wichtige Ausnahme vorgesehen: Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden sollen dauerhaft von der elektronischen Dokumentationspflicht befreit sein und dürfen weiterhin analog erfassen. Da die Mehrzahl der Einzelpraxen unter diese Grenze fällt, betrifft die elektronische Pflicht vor allem größere Gemeinschaftspraxen und MVZ.

Allerdings: Auch wenn die analoge Erfassung für kleine Praxen rechtlich zulässig bleibt, ist eine digitale Lösung in der Praxis fast immer effizienter – allein wegen der automatischen Pausenberechnung, der Überstundentransparenz und der einfacheren Übergabe an den Steuerberater.

Kleinbetriebe-Ausnahme: Was gilt für Praxen unter 10 Mitarbeitenden?

Die Pflicht zur Zeiterfassung an sich gilt für jede Praxis, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Sobald Sie auch nur eine Person beschäftigen – ob Vollzeit-MFA, Teilzeitkraft oder Minijobber – müssen Sie deren Arbeitszeit dokumentieren. Die Kleinbetriebe-Ausnahme im Gesetzentwurf bezieht sich ausschließlich auf die Form der Erfassung: Praxen unter zehn Beschäftigten dürfen weiterhin auf Papier erfassen. Die inhaltliche Pflicht (Beginn, Ende, Dauer, Pausen) bleibt identisch.

Wer muss erfasst werden – und wer nicht?

MFA, angestellte Ärzte, Azubis, Minijobber und Reinigungskräfte

Die Zeiterfassungspflicht betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Ihrer Praxis. Dazu gehören:

• Medizinische Fachangestellte (MFA) – unabhängig von Voll- oder Teilzeit
• Angestellte Ärztinnen und Ärzte – auch in Teilzeit oder als Weiterbildungsassistenten
• MFA-Auszubildende – hier gelten zusätzlich die Vorgaben des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) für Minderjährige
• Minijobber – für geringfügig Beschäftigte besteht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) sogar eine zusätzliche Dokumentationspflicht
• Reinigungskräfte, Empfangspersonal und sonstige Beschäftigte

Praxisinhaber, leitende Angestellte und Sonderfälle

Nicht erfasst werden muss die Arbeitszeit des selbstständigen Praxisinhabers, da dieser kein Arbeitnehmer ist. Leitende Angestellte können unter Umständen ebenfalls ausgenommen sein – allerdings nur, wenn sie eigenverantwortlich über ihre Arbeitszeit entscheiden. Bei angestellten Chefärzten in einem MVZ oder leitenden Ärztinnen in einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist dies im Einzelfall zu prüfen.

Wichtig: Die Erfassung kann an die Mitarbeitenden delegiert werden – Ihr Team kann die Zeiten also selbst eintragen. Die Kontroll- und Nachweispflicht bleibt jedoch beim Praxisinhaber. Sie können die Organisation an eine Praxismanagerin delegieren, nicht aber die rechtliche Verantwortung.

5 Mythen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis – und die Fakten

Was genau muss dokumentiert werden?

Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden

Die Dokumentation muss folgende Angaben umfassen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen – Lage und Dauer
• Überstunden – sofern solche anfallen

Gerade die Pausenerfassung ist in Arztpraxen ein häufiger Stolperstein. Nach § 4 ArbZG müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause gewährt werden, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. In der hektischen Praxisrealität – zwischen Notfällen, Telefonaten und Patientenwechseln – werden Pausen jedoch oft nicht korrekt genommen oder dokumentiert.

Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre und was das praktisch bedeutet

Die erfassten Arbeitszeiten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Papier-Stundenzetteln bedeutet das: Ordner anlegen, sicher lagern, vor Verlust schützen. Bei digitalen Systemen geschieht die Archivierung automatisch – ein weiterer praktischer Vorteil.

Informationspflicht: Einsichtsrecht der Mitarbeitenden

Ihre Beschäftigten haben das Recht, jederzeit Einsicht in ihre erfassten Arbeitszeiten zu nehmen und eine Kopie davon zu erhalten. Dieser Punkt wird häufig übersehen, ist aber gerade bei Überstundenfragen relevant. Ein digitales System, in dem Mitarbeitende ihre Zeiten selbst einsehen können, erfüllt diese Pflicht automatisch.

Welche Strafen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Bußgelder bis 30.000 € und Freiheitsstrafen – wann droht was?

Das Arbeitszeitgesetz sieht in § 22 ArbZG Bußgelder von bis zu 30.000 € vor, wenn Aufzeichnungen fehlen, fehlerhaft oder unvollständig sind oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. In besonders schweren Fällen – wenn durch die Missachtung der Zeiterfassung die Gesundheit oder Arbeitskraft von Beschäftigten gefährdet wird – kann nach § 23 ArbZG sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr verhängt werden.

Die Sanktionslücke – und warum Sie trotzdem nicht warten sollten

Juristisch betrachtet gibt es derzeit eine Nuance: Verstöße gegen die allgemeine Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss sind nach aktueller Gesetzeslage nicht direkt bußgeldbewehrt. Aber: Sobald eine Arbeitsschutzbehörde eine vollziehbare Anordnung zur Einführung eines Zeiterfassungssystems erlässt und Sie dieser nicht nachkommen, drohen sehr wohl Bußgelder. Zudem gilt die Bußgeldregelung uneingeschränkt für die Dokumentation von Überstunden über acht Stunden werktäglich hinaus – und Überstunden sind in Arztpraxen alles andere als selten.

Beweislastumkehr bei Überstundenstreitigkeiten

Ein oft unterschätztes Risiko: Wenn Sie keine lückenlose Zeiterfassung vorweisen können und eine MFA Überstunden geltend macht, kann es zur Beweislastumkehr kommen. Das bedeutet: Nicht die Mitarbeiterin muss beweisen, dass sie Überstunden geleistet hat – Sie als Arbeitgeber müssen beweisen, dass sie es nicht getan hat. Ohne Dokumentation ist das praktisch unmöglich.

Zeiterfassung in der Arztpraxis: Welche Methoden gibt es?

Papier-Stundenzettel

Die einfachste Methode: Mitarbeitende tragen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit handschriftlich auf einem Formular ein. Vorteile: Keine Technik nötig, sofort einsetzbar. Nachteile: Hoher Verwaltungsaufwand beim Zusammenrechnen, fehleranfällig durch unleserliche Einträge oder vergessene Notizen, und bei Prüfungen schwer auswertbar. Für Praxen mit mehr als drei bis vier Beschäftigten wird diese Methode schnell unpraktikabel.

Excel-Tabellen – warum sie problematisch sein können

Viele Praxen nutzen Excel als Zwischenlösung. Das funktioniert grundsätzlich, birgt aber ein spezifisches Risiko: Excel-Tabellen und Word-Dokumente sind als Nachweis unzulässig, wenn die Manipulationssicherheit nicht gewährleistet werden kann. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein – und genau das kann eine Standard-Excel-Datei nicht leisten. Wer Excel nutzt, sollte daher zumindest mit Blattschutz, Änderungsprotokoll und regelmäßigen PDF-Exporten arbeiten.

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• Felder für Beginn, Ende, Pausen und Überstunden vorausgefüllt
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Digitale Zeiterfassung per App oder Browser

Cloud-basierte Softwarelösungen ermöglichen die Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder Desktop-Browser. Mitarbeitende stempeln sich mit einem Klick ein und aus, Pausen werden automatisch berechnet, Überstunden in Echtzeit getrackt. Die Daten sind sofort für die Lohnvorbereitung verfügbar und können direkt an den Steuerberater exportiert werden. Diese Methode bietet die beste Kombination aus Rechtssicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

Zeiterfassung am Terminal (RFID, NFC oder PIN)

Stationäre Stempeluhren am Praxiseingang oder im Personalbereich ermöglichen die Erfassung per Chip, Karte oder PIN-Code. Der Vorteil: Es ist kein privates Smartphone nötig, die Erfassung ist hygienisch (kein Fingerabdruck) und manipulationssicher. Besonders in Praxen, in denen private Handys während der Arbeit nicht erwünscht sind, ist ein Terminal eine sinnvolle Ergänzung zur App-basierten Erfassung.

Kombilösungen: App, Terminal und Dienstplanung in einem System

Die effizienteste Lösung für Arztpraxen ist eine Software, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung in einem System vereint. So fließen erfasste Arbeitszeiten direkt in die Lohnvorbereitung, Überstundenkonten aktualisieren sich automatisch und der Dienstplan berücksichtigt die tatsächlich geleisteten Stunden. Das spart doppelte Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen erheblich.

Methoden im Überblick

Besonderheiten der Zeiterfassung in der Arztpraxis

Geteilte Sprechzeiten und Mittagspause: So bilden Sie das korrekt ab

Viele Arztpraxen arbeiten mit geteilten Sprechzeiten – etwa 8:00 bis 12:00 Uhr und 15:00 bis 18:00 Uhr. Dazwischen liegt eine mehrstündige Mittagspause, in der die Praxis geschlossen ist. Für die Zeiterfassung bedeutet das: Die tatsächliche Arbeitszeit muss sauber von der Pausenzeit getrennt werden. Ein digitales System mit automatischer Pausenberechnung ist hier besonders hilfreich, weil es die korrekte Dokumentation ohne manuelles Nachrechnen sicherstellt.

Hoher Teilzeitanteil: Verschiedene Arbeitszeitmodelle managen

Der Teilzeitanteil bei MFA liegt erfahrungsgemäß bei über 50 %. In einer typischen Gemeinschaftspraxis arbeiten selten zwei Mitarbeitende die gleiche Stundenzahl. Eine MFA hat 30 Wochenstunden auf vier Tage verteilt, eine andere 20 Stunden auf drei Tage, eine dritte arbeitet Vollzeit mit 38,5 Stunden laut MFA-Tarifvertrag. Ohne ein System, das die individuellen Soll-Stunden hinterlegt und automatisch mit den Ist-Stunden abgleicht, verliert die Praxismanagerin schnell den Überblick. Eine durchdachte Personalplanung berücksichtigt diese unterschiedlichen Modelle von Anfang an.

Überstunden in der Arztpraxis: Transparenz schafft Vertrauen

In vielen Arztpraxen fallen regelmäßig Überstunden an – ob durch volle Wartezimmer, Notfälle oder Personalengpässe. Laut MFA-Tarifvertrag ist für Überstunden ein Zuschlag von 25 % zu leisten, wenn innerhalb der Ausgleichsfrist kein Freizeitausgleich gewährt wird. Ohne saubere Zeiterfassung lässt sich weder nachvollziehen, wie viele Überstunden tatsächlich anfallen, noch ob der Ausgleich fristgerecht erfolgt. Das führt zu Unzufriedenheit im Team und im schlimmsten Fall zu Nachforderungen.

Ein digitales System, in dem MFA ihre Überstundenkonten in Echtzeit einsehen können, schafft Transparenz und reduziert Konflikte. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels bei MFA ist das ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Mitarbeiterbindung.

Samstagssprechstunde und Zuschläge nach MFA-Tarifvertrag

Bieten Sie eine Samstagssprechstunde an? Dann sollten Sie wissen: Der MFA-Gehaltstarifvertrag sieht für Samstagsarbeit einen Zuschlag von 25 % vor. Für Nachtarbeit beträgt der Zuschlag 50 %, am Neujahrstag sogar 100 %. Es ist jeweils der höchste zutreffende Zuschlag zu zahlen. Ohne lückenlose Zeiterfassung lassen sich diese Zuschläge weder korrekt berechnen noch gegenüber dem Steuerberater nachweisen.

MFA-Azubis: Was das Jugendarbeitsschutzgesetz zusätzlich fordert

Für Auszubildende unter 18 Jahren gelten die strengeren Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG): maximal 8 Stunden täglich, maximal 40 Stunden wöchentlich, keine Arbeit an Samstagen, Sonn- und Feiertagen (mit branchenspezifischen Ausnahmen) und längere Pausenzeiten. Die Zeiterfassung muss diese Sonderregelungen abbilden können – ein weiterer Grund, warum ein System mit automatischer Compliance-Prüfung sinnvoll ist.

Rechenbeispiel: Was kostet fehlende Zeiterfassung – und was die Lösung?

Betrachten wir eine typische Gemeinschaftspraxis mit 2 Ärztinnen und 6 MFA (4 in Teilzeit, 2 in Vollzeit), die Arbeitszeiten bisher auf Papier-Stundenzetteln erfasst:

Ergebnis: Die digitale Lösung ist bereits ab dem ersten Monat günstiger als die manuelle Erfassung – ganz ohne die eingesparten Fehlerkosten und das vermiedene Bußgeldrisiko einzurechnen. Bei einer typischen Implementierungszeit von ein bis zwei Wochen für Cloud-Software ergibt sich ein ROI innerhalb weniger Monate.

So führen Sie die Zeiterfassung in Ihrer Praxis ein – Schritt für Schritt

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Klären Sie zunächst die Rahmenbedingungen: Wie viele Mitarbeitende haben Sie? Welche Arbeitszeitmodelle gibt es (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubis)? Arbeiten Sie mit geteilten Sprechzeiten? Gibt es Samstagssprechstunden? Wie läuft die Übergabe an den Steuerberater aktuell? Diese Fragen bestimmen, welche Funktionen Ihr System mitbringen muss.

Schritt 2: Systemauswahl

Entscheiden Sie sich für eine Methode, die zu Ihrer Praxisgröße passt. Für Praxen ab fünf Mitarbeitenden empfiehlt sich eine digitale Lösung, die Zeiterfassung mit Dienstplanung und Lohnvorbereitung verbindet. Achten Sie auf: automatische Pausenberechnung, Überstunden-Tracking, DSGVO-Konformität, DATEV-Schnittstelle und eine Mitarbeiter-App, über die Ihr Team die eigenen Zeiten einsehen kann.

Schritt 3: Datenschutz und DSGVO-Prüfung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Achten Sie darauf, dass Ihr System Daten auf sicheren europäischen Servern speichert, hierarchiebasierte Zugriffsrechte bietet und die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können. Von biometrischen Verfahren wie Fingerabdruck-Scannern ist in Arztpraxen eher abzuraten – Fingerabdrücke zählen zu den besonders geschützten biometrischen Daten und erfordern eine aufwändige datenschutzrechtliche Prüfung. PIN-Code oder Chip-basierte Lösungen sind die sicherere Wahl.

Schritt 4: Team einbinden und schulen

Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über die Einführung und den Grund dafür. Betonen Sie die Vorteile: Transparenz bei Überstunden, Einsicht in die eigenen Arbeitszeiten, fairere Abrechnung. Eine kurze Schulung von 15 bis 30 Minuten reicht bei den meisten digitalen Systemen aus. Sollte Ihre Praxis oder Ihr MVZ einen Betriebsrat haben, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Systems – nicht aber bei der Frage, ob eines eingeführt wird.

Schritt 5: Testphase und Go-Live

Starten Sie mit einer ein- bis zweiwöchigen Testphase, in der das neue System parallel zur bisherigen Methode läuft. So können Sie Kinderkrankheiten erkennen und das Team an den neuen Ablauf gewöhnen. Cloud-basierte Lösungen lassen sich in der Regel innerhalb einer Woche implementieren.

Zeiterfassung als Baustein moderner Praxisführung

Warum faire Zeiterfassung MFA bindet – in Zeiten des Fachkräftemangels

Der Fachkräftemangel bei MFA ist real und verschärft sich weiter. Das Einstiegsgehalt liegt 2026 bei 2.939,59 € – nicht üppig für einen anspruchsvollen Beruf. Umso wichtiger ist es, dass MFA das Gefühl haben, fair behandelt zu werden. Transparente Zeiterfassung signalisiert: Jede geleistete Minute zählt, Überstunden werden gesehen und ausgeglichen. Das klingt selbstverständlich – ist es in der Praxis aber oft nicht. Wer als Arbeitgeber hier Vorreiter ist, hat einen echten Vorteil im Wettbewerb um qualifiziertes Personal.

Von der Zeiterfassung zur intelligenten Dienstplanung

Zeiterfassung ist der erste Schritt – aber die eigentliche Effizienz entsteht, wenn Zeiterfassung und Dienstplanung ineinandergreifen. Wenn Sie wissen, wie viele Stunden jede MFA tatsächlich arbeitet, können Sie den Dienstplan deutlich besser erstellen: Überstunden werden vermieden, Teilzeitkräfte optimal eingesetzt und Engpässe in der Grippesaison frühzeitig erkannt.

Lösungen wie Nostradamus verbinden digitale Zeiterfassung mit KI-gestützter Personalplanung, automatischer Einhaltung von Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten sowie einer DATEV-Schnittstelle für die Lohnvorbereitung. Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeit über die Mitarbeiter-App ein, sehen ihre Schichten und Überstundenkonten in Echtzeit und können Schichten untereinander tauschen. Das reduziert den Planungsaufwand um bis zu 80 % und spart bis zu 10 % Lohnkosten durch optimierte Besetzung.

Integration mit Lohnbuchhaltung und Steuerberater

Ein häufig unterschätzter Vorteil digitaler Zeiterfassung: Die nahtlose Übergabe der Daten an die Lohnbuchhaltung. Über eine DATEV-Schnittstelle fließen Arbeitszeiten, Überstunden und Zuschläge direkt in die Gehaltsabrechnung – ohne doppelte Dateneingabe, ohne manuelle Übertragungsfehler. Das spart Ihrer Praxis und Ihrem Steuerberater erheblichen Aufwand und reduziert Abrechnungsfehler.

Kostenlose Vorlagen und Ressourcen für Ihre Arztpraxis

Für den Einstieg oder als Übergangslösung stellen wir Ihnen kostenlose Vorlagen zur Verfügung:

• Arbeitszeiterfassung-Vorlage – Excel-Vorlage mit automatischer Berechnung von Arbeitszeit, Pausen und Überstunden
• Dienstplan-Vorlage – Excel-Vorlage für die Schichtplanung in Ihrer Praxis
• Arbeitszeit-Rechner – Online-Tool zur schnellen Berechnung von Wochenstunden und Überstunden

Diese Vorlagen helfen Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen sofort zu erfüllen. Langfristig empfehlen wir den Umstieg auf eine digitale Lösung, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung automatisiert verbindet.

Fazit: Zeiterfassung in der Arztpraxis – jetzt handeln statt abwarten

Die Zeiterfassung in der Arztpraxis ist keine Kür, sondern Pflicht – und zwar bereits seit 2022. Praxisinhaber müssen für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren, Pausen und Überstunden eingeschlossen. Wer das nicht tut, riskiert Bußgelder, Überstundennachforderungen und Vertrauensverlust im Team.

Die gute Nachricht: Die Umsetzung muss weder teuer noch kompliziert sein. Digitale Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche einführen, kosten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat und verbinden Zeiterfassung mit Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und Lohnvorbereitung in einem System. Ihr Team profitiert von Transparenz und Fairness, Sie als Praxisinhaber von Rechtssicherheit und weniger Verwaltungsaufwand.

Bereit für den nächsten Schritt? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Nostradamus die Zeiterfassung und Dienstplanung in Ihrer Praxis vereinfacht.

FAQ – Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis

Ist die Zeiterfassung in der Arztpraxis wirklich Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das gilt für jede Arztpraxis, unabhängig von der Größe – sobald mindestens eine Person angestellt ist. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Muss ich auch Minijobber und Auszubildende erfassen?

Ja. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende. Für geringfügig Beschäftigte besteht nach dem Mindestlohngesetz sogar eine zusätzliche Dokumentationspflicht. Nur der selbstständige Praxisinhaber ist ausgenommen.

Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung aus?

Grundsätzlich ja – aber nur, wenn die Manipulationssicherheit gewährleistet ist. Standard-Excel-Dateien, in denen Einträge nachträglich ohne Protokoll geändert werden können, gelten als problematisch. Für den Übergang kann eine gut strukturierte Vorlage mit Änderungsschutz helfen. Langfristig ist eine digitale Lösung rechtssicherer und deutlich effizienter.

Was kostet eine digitale Zeiterfassungs-Software für die Arztpraxis?

Cloud-basierte Lösungen beginnen ab ca. 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Für eine Gemeinschaftspraxis mit sechs bis acht Beschäftigten bedeutet das monatliche Kosten von 18-24 € – deutlich weniger als der Verwaltungsaufwand manueller Erfassung. Die Implementierung dauert bei Cloud-Software typischerweise ein bis zwei Wochen.

Ist digitale Zeiterfassung DSGVO-konform?

Ja, sofern die Software die DSGVO-Anforderungen erfüllt: Daten auf europäischen Servern, hierarchiebasierte Zugriffsrechte, Löschmöglichkeit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und verschlüsselte Datenübertragung. Achten Sie bei der Anbieterauswahl auf diese Kriterien. Von biometrischen Verfahren wie Fingerabdruck-Scannern ist wegen des hohen datenschutzrechtlichen Aufwands eher abzuraten – PIN-Code oder Chip-Lösungen sind die bessere Wahl.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Weniger aufwändig als die meisten denken. Cloud-basierte Systeme lassen sich in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen implementieren. Die Schulung des Teams dauert meist nur 15 bis 30 Minuten. Der größte Aufwand liegt in der einmaligen Einrichtung der Arbeitszeitmodelle und Mitarbeiterdaten – danach läuft das System weitgehend automatisch.