Zeiterfassung Veranstaltungen: Pflichten & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung auf Veranstaltungen ist bereits Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen – auch in der Eventbranche. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht zudem eine elektronische Erfassungspflicht vor.
• Es gibt keine Event-Ausnahme im Arbeitszeitgesetz. Entgegen einer weit verbreiteten Branchenannahme gelten die Regelungen zu Höchstarbeitszeit (10 Stunden), Ruhezeiten (11 Stunden) und Pausenpflichten auch auf Festivals, Messen und Kongressen ohne Einschränkung.
• Wechselnde Einsatzorte, Nachtarbeit und Mischteams machen die Zeiterfassung besonders anspruchsvoll. Manuelle Methoden wie handschriftliche Stundenzettel stoßen in der Veranstaltungsbranche schnell an ihre Grenzen – gerade bei Minijobbern, für die seit 2015 eine besondere Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz gilt.
• Digitale Lösungen schaffen Rechtssicherheit und sparen Zeit. Software wie Nostradamus ermöglicht mobile Zeiterfassung per App, automatische Pausenberechnung und die nahtlose Verknüpfung von Dienstplanung und Arbeitszeitdokumentation – auch an wechselnden Veranstaltungsorten.

Warum Zeiterfassung in der Eventbranche jetzt Pflicht ist

Die Veranstaltungswirtschaft ist mit rund 81 Milliarden € Umsatz, 250.000 Unternehmen und über einer Million Arbeitsplätzen einer der größten Wirtschaftszweige Deutschlands. Trotzdem ist die systematische Zeiterfassung in vielen Betrieben für Festangestellte bisher nicht üblich. Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes werden – so beschreiben es Branchenexperten – gerne mit einem Augenzwinkern als nicht ganz wichtig beiseite geschoben. Das häufigste Argument: „Es geht nicht anders“ oder „Das ist in dieser Branche halt so.“

Doch diese Haltung ist rechtlich nicht mehr tragbar. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit Oktober 2022 – und sie betrifft ausnahmslos alle Branchen.

EuGH-Urteil und BAG-Beschluss: Die Rechtslage seit 2022

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Urteil C-55/18, dass alle EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Dem Urteil vorausgegangen war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE.

Im September 2022 folgte das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit dem Beschluss 1 ABR 22/21 und stellte verbindlich fest: Auch in Deutschland ist die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Das ist laut BAG bereits geltendes Recht – nicht erst eine zukünftige Verpflichtung.

Ein häufiger Irrtum: Viele Veranstaltungsunternehmen gehen davon aus, die Zeiterfassungspflicht gelte erst ab einem zukünftigen Stichtag. Das ist falsch. Die Pflicht besteht jetzt.

Koalitionsvertrag 2025: Was sich für Veranstaltungsunternehmen ändert

Im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD heißt es: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelungen vorsehen.“ Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte 2025 einen Entwurf vorgelegt, der unter anderem vorsieht, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und noch am selben Tag aufgezeichnet werden sollen.

Zusätzlich plant der Gesetzgeber, die tägliche Höchstarbeitszeit zugunsten einer wöchentlichen Betrachtung zu lockern. Für die Veranstaltungsbranche könnte das mehr Flexibilität bei langen Eventtagen bedeuten – allerdings nur, wenn die Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert sind.

Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern sollen von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen sein. Für die große Mehrheit der Veranstaltungsunternehmen gilt sie jedoch uneingeschränkt.

Bußgelder und Haftungsrisiken bei Verstößen

Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €. Vorsätzliche Verstöße sind nach § 23 ArbZG sogar eine Straftat, insbesondere wenn die Gesundheit von Arbeitnehmern gefährdet wird. Dazu kommen weitere Risiken:

• Beweislast bei Überstundenstreitigkeiten: Kommt es zum Streit über Überstunden, ist der Arbeitgeber in der Beweispflicht. Ohne systematische Erfassung ist das kaum zu gewinnen.
• Unfallversicherung: Arbeitsausfälle durch Unfälle kosten das Unternehmen Geld, da die Unfallversicherung bei Arbeitszeitverstößen Rückgriff nehmen kann.
• Phantomlohn-Risiko: Werden steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit bei Urlaub oder Krankheit fortgezahlt, sind sie sozialversicherungspflichtig. Bei einer SV-Prüfung muss der Arbeitgeber rund 40 % Sozialversicherungsbeiträge allein nachzahlen.
• Zollprüfungen: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft insbesondere bei Minijobbern die Einhaltung der Mindestlohndokumentation.

Die 5 größten Mythen zur Arbeitszeit auf Veranstaltungen

In kaum einer Branche halten sich so viele Irrtümer zum Arbeitszeitrecht wie in der Veranstaltungswirtschaft. Die Aussage „Würden wir uns an das Arbeitszeitgesetz halten, könnten wir keine Veranstaltungen machen“ wird erstaunlich oft gehört. Umso wichtiger ist die Klarstellung:

Mythos 1: „Für Events gelten Sonderregeln im Arbeitszeitgesetz“

Realität: Das Arbeitszeitgesetz kennt keine Ausnahmen für die Arbeitszeit in der Eventbranche. Die maximale tägliche Arbeitszeit von 10 Stunden (§ 3 ArbZG), die Pausenregelungen (§ 4 ArbZG) und die 11-Stunden-Ruhezeit (§ 5 ArbZG) gelten uneingeschränkt. Es gibt einzelne tarifvertragliche Sonderregelungen – etwa im Gastgewerbe bei Großveranstaltungen oder im Sicherheitsgewerbe -, aber keine generelle Branchenausnahme.

Mythos 2: „Die Zeiterfassungspflicht kommt erst mit dem neuen Gesetz“

Realität: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022. Das erwartete Zeiterfassungsgesetz konkretisiert lediglich die Form (elektronisch) und die Durchsetzbarkeit. Wer jetzt noch nicht erfasst, verstößt bereits gegen geltendes Recht.

Mythos 3: „Bei langen Events greift § 14 ArbZG (Notfälle)“

Realität: § 14 ArbZG erlaubt Abweichungen nur bei vorübergehenden und unvorhersehbaren Ausnahmefällen. Eine Veranstaltung, die länger als 10 Stunden dauert, ist kein Ausnahmefall im Sinne dieses Paragraphen. Auch eine dauernde Fehlplanung von Personal oder das wirtschaftliche Sparen an Personal rechtfertigt keine Arbeitszeitverlängerung.

Mythos 4: „Unsere Excel-Tabelle reicht für die Dokumentation“

Realität: Formal ist eine händisch geführte Excel-Tabelle derzeit noch nicht verboten. Allerdings ist sie fehleranfällig, manipulationsanfällig und bei Prüfungen riskant. Der Gesetzentwurf sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag vor. Spätestens dann genügt eine nachträglich ausgefüllte Tabelle nicht mehr. Hinzu kommt: Bei wechselnden Einsatzorten, vielen Aushilfen und Nachtarbeit stößt jede manuell geführte Tabelle schnell an ihre Grenzen.

Mythos 5: „Freelancer müssen keine Zeiten erfassen“

Realität: Für echte Selbstständige besteht tatsächlich keine Zeiterfassungspflicht. Doch die Branche befindet sich im Wandel hin zu mehr Festanstellungen – nicht zuletzt wegen des Scheinselbstständigkeitsrisikos. Sobald ein ehemaliger Freelancer als Arbeitnehmer eingestuft wird, gelten sämtliche Dokumentationspflichten rückwirkend. Und für Minijobber gilt die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz bereits seit 2015.

Besondere Herausforderungen bei der Zeiterfassung in der Veranstaltungsbranche

Die Veranstaltungswirtschaft unterscheidet sich grundlegend von stationären Betrieben. Während ein Restaurant oder Einzelhandelsgeschäft an einem festen Ort operiert, arbeiten Eventteams unter Bedingungen, die klassische Zeiterfassungsmethoden an ihre Grenzen bringen.

Wechselnde Einsatzorte und mobile Teams

Heute eine Messehalle in Frankfurt, morgen ein Festivalgelände in der Eifel, übermorgen ein Kongresszentrum in München: Veranstaltungspersonal arbeitet selten zwei Wochen am selben Ort. Stationäre Stempeluhren sind unter diesen Umständen keine praktikable Lösung. Gefragt sind mobile Erfassungsmethoden, die an jedem Einsatzort funktionieren – idealerweise auch ohne stabile Internetverbindung.

Mischteams aus Festangestellten, Minijobbern und Aushilfen

Für ein einzelnes Event arbeiten häufig Festangestellte, Teilzeitkräfte, Minijobber, studentische Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte zusammen. Jede dieser Gruppen hat unterschiedliche rechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Besonders bei Minijobbern ist Vorsicht geboten: Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € pro Monat. Bei einem Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde ergibt das maximal 43,4 Arbeitsstunden monatlich. Ohne exakte Zeiterfassung besteht das Risiko, dass Minijobber unbemerkt in die Sozialversicherungspflicht rutschen.

Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit als Standard

Was in anderen Branchen die Ausnahme ist, gehört in der Veranstaltungswirtschaft zum Alltag: Konzerte enden nach Mitternacht, Messeaufbauten beginnen vor Sonnenaufgang, Festivals laufen über komplette Wochenenden. Das hat direkte Auswirkungen auf die Zeiterfassung: Nachtarbeit (zwischen 23:00 und 6:00 Uhr nach § 2 Abs. 4 ArbZG) löst einen gesetzlichen Zuschlagsanspruch nach § 6 Abs. 5 ArbZG aus. Sonn- und Feiertagszuschläge sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, können sich aber aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Ohne saubere Zeiterfassung lassen sich diese Zuschläge weder korrekt berechnen noch bei einer Prüfung nachweisen.

Ruhezeiten bei mehrtägigen Events: Die 11-Stunden-Falle

Zwischen Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn müssen nach § 5 ArbZG mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen wird das zum kritischen Planungsfaktor: Wer um 01:00 Uhr nachts den Abbau beendet, darf frühestens um 12:00 Uhr mittags wieder eingesetzt werden. Für Festival-Veranstalter, Messeausstatter und Kongressdienstleister bedeutet das: Ohne vorausschauende Schichtplanung und lückenlose Zeiterfassung sind Ruhezeitverstöße praktisch vorprogrammiert.

Aufbau, Event, Abbau: Drei Phasen, drei Personalplanungen

Jede Veranstaltung durchläuft mindestens drei Phasen mit jeweils unterschiedlichen Personalanforderungen. Der Aufbau erfordert Techniker und Logistikpersonal, die Durchführung braucht Service-, Sicherheits- und Betreuungskräfte, der Abbau wieder technisches Personal. Häufig werden aus Kostengründen dieselben Mitarbeiter für mehrere Phasen eingesetzt – was bei langen Veranstaltungstagen schnell zu Arbeitszeitverstößen führt. Die Lösung liegt in einer integrierten Personalplanung, die Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Qualifikationen von Anfang an berücksichtigt.

Praxisbeispiel: Zeiterfassung bei einem Firmenevent mit Minijob-Personal

Ein konkretes Szenario verdeutlicht, warum Zeiterfassung in der Veranstaltungsbranche kein theoretisches Problem ist, sondern handfeste finanzielle Konsequenzen hat.

Ausgangslage: Ein Eventdienstleister organisiert ein Firmenevent. Eingesetzt werden 15 Event-Helfer auf Minijob-Basis (13,90 €/h). Die Veranstaltung gliedert sich in drei Phasen:

• Aufbau-Team (Team A): 09:00 bis 16:00 Uhr (7 Stunden Anwesenheit, abzüglich 30 Minuten Pause = 6,5 Stunden Arbeitszeit)
• Event-Durchführung (Team B): 16:00 bis 01:00 Uhr (9 Stunden Anwesenheit, abzüglich 45 Minuten Pause = 8,25 Stunden Arbeitszeit)
• Abbau (Team C): 01:00 bis 07:00 Uhr (6 Stunden)

Das Ruhezeiten-Problem: Mitarbeiter aus Team B, die um 01:00 Uhr Feierabend haben, dürfen wegen der 11-Stunden-Ruhezeit nicht zum Abbau eingeteilt werden. Es braucht zwingend ein drittes Team. Wer das ignoriert und Team-B-Mitarbeiter zum Abbau einsetzt, verstößt gegen § 5 ArbZG.

Die Minijob-Falle: Bei einem Mindestlohn von 13,90 € und einer Minijob-Grenze von 603 € pro Monat dürfen Minijobber maximal 43,4 Stunden monatlich arbeiten. Ein einziges Festival-Wochenende mit drei Acht-Stunden-Schichten verbraucht bereits 24 Stunden – über die Hälfte des Monatskontingents. Ohne exakte Zeiterfassung rutschen Minijobber unbemerkt in die Sozialversicherungspflicht, was erhebliche Nachzahlungen auslöst.

Kostenrisiko ohne Zeiterfassung:

• Bußgeld bei Arbeitszeitverstoß: bis zu 30.000 €
• Phantomlohn bei fehlerhafter Zuschlagsabrechnung: ca. 40 % SV-Nachzahlung durch den Arbeitgeber
• Nachzahlungen bei Überstundenstreitigkeiten: mehrere tausend Euro je nach Umfang
• Nachforderungen bei Minijob-Überschreitung: rückwirkende SV-Beiträge für den gesamten Beschäftigungszeitraum

Checkliste: Zeiterfassung für Veranstaltungsunternehmen rechtskonform umsetzen

Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Anforderungen an die Zeiterfassung in Ihrem Veranstaltungsunternehmen systematisch abzuarbeiten:

Grundlagen sicherstellen:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten erfassen
• Pausen dokumentieren (mindestens 30 Minuten bei 6-9 Stunden, 45 Minuten bei über 9 Stunden Arbeitszeit)
• Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitseinsätzen einplanen und überwachen
• Höchstarbeitszeit von 10 Stunden pro Tag kontrollieren (Durchschnitt 8 Stunden über 6 Monate)
• Dokumentation mindestens zwei Jahre aufbewahren

Besonderheiten für Veranstaltungen:

• Nachtarbeit (23:00 bis 06:00 Uhr) gesondert kennzeichnen und Zuschlagsanspruch prüfen
• Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentieren und tarifvertragliche Zuschlagspflichten beachten
• Minijobber: Monatliche Arbeitsstunden gegen die 603-€-Grenze (max. 43,4 Stunden) abgleichen
• Bei mehrtägigen Events: Schichtpläne so gestalten, dass 11-Stunden-Ruhezeiten eingehalten werden
• Für jede Event-Phase (Aufbau, Durchführung, Abbau) separate Personalplanung erstellen

Auf elektronische Erfassung vorbereiten:

• Erfassungsmethode wählen, die an wechselnden Einsatzorten funktioniert (mobile App)
• Betriebsrat einbeziehen (Mitbestimmung nach § 87 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen)
• DSGVO-Konformität sicherstellen (Datenspeicherung, Zugriffsrechte, Löschfristen)
• Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung prüfen (DATEV-Integration, Zuschlagsberechnung)

Kostenlose Zeiterfassungs-Vorlage für Veranstaltungsunternehmen

• Sofort einsetzbar für die Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Zuschlägen
• Übersichtliche Struktur für wechselnde Teams und verschiedene Event-Phasen
• Hilft bei der Überbrückung bis zur Einführung einer digitalen Lösung

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Von manueller Dokumentation zur digitalen Zeiterfassung: Was eine Lösung für Events können muss

Laut einer Bitkom-Studie nutzen mehr als ein Viertel der Unternehmen in Deutschland noch Excel oder Zettel und Stift zur Zeiterfassung. In der Veranstaltungsbranche dürfte diese Quote noch höher liegen – wechselnde Einsatzorte, kurzfristige Personalentscheidungen und der Projektcharakter von Events erschweren regelmäßige Prozesse. Doch mit den steigenden rechtlichen Anforderungen und der geplanten elektronischen Erfassungspflicht wird der Umstieg auf eine digitale Lösung unausweichlich.

Die entscheidende Frage ist: Welche Anforderungen muss eine Zeiterfassungslösung speziell für die Veranstaltungsbranche erfüllen?

Mobile Erfassung per App

Wenn Ihr Team heute in einer Messehalle und morgen auf einem Festivalgelände arbeitet, brauchen Sie eine Lösung, die überall funktioniert. Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es Beschäftigten, sich mit einem Klick an- und abzumelden – unabhängig vom Einsatzort. Ergänzend kann ein stationäres Zeiterfassungssystem an festen Standorten wie Lagerhallen oder Büros eingesetzt werden, etwa mit PIN-Code oder Chip für eine hygienische und sichere Anmeldung.

Automatische Pausenberechnung und Überstunden-Tracking

Bei Veranstaltungen mit langen Arbeitstagen ist die korrekte Pausendokumentation entscheidend. Digitale Systeme berechnen Pausen automatisch und erkennen Abweichungen – etwa wenn ein Mitarbeiter die vorgeschriebene Pause nicht eingehalten hat. Gleichzeitig werden Überstunden in Echtzeit getrackt, sodass Verantwortliche sofort sehen, wenn die 10-Stunden-Grenze erreicht wird.

Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Eine gute Zeiterfassungssoftware prüft automatisch, ob Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz eingehalten werden. Verstöße werden nicht erst bei der monatlichen Abrechnung sichtbar, sondern bereits bei der Planung. Das ist besonders bei mehrtägigen Events mit engen Zeitfenstern zwischen Abbau und erneutem Aufbau ein entscheidender Vorteil.

Integration mit Dienstplanung und Lohnvorbereitung

Zeiterfassung isoliert betrachtet löst nur die Hälfte des Problems. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung ineinandergreifen. Nostradamus verbindet diese drei Bereiche in einer Plattform: Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu, die Zeiterfassung dokumentiert die tatsächlich geleisteten Stunden, und über die DATEV-Integration fließen die Daten direkt in die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Dateneingabe, ohne Übertragungsfehler.

Für Veranstaltungsunternehmen bedeutet das konkret: Schichtpläne für Aufbau, Durchführung und Abbau werden unter automatischer Berücksichtigung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten erstellt. Die Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit direkt in der App ein, und das System warnt, bevor ein Verstoß entsteht – nicht erst danach.

Zeiterfassung als Wettbewerbsvorteil: Employer Branding und Kostenkontrolle

Zeiterfassung wird in der Veranstaltungsbranche häufig als bürokratische Pflicht wahrgenommen. Dabei übersehen viele Unternehmen, dass eine transparente Arbeitszeitdokumentation handfeste wirtschaftliche und strategische Vorteile bietet.

Faire Arbeitszeiten gegen den Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel ist ein Dauerbrenner der Branche: Nach Schätzungen der Verbände haben seit Beginn der Pandemie mehr als die Hälfte der Fachkräfte die Veranstaltungswirtschaft verlassen. Rund 40 % der Unternehmen klagen über fehlende Fachkräfte. Die Gründe sind bekannt: unregelmäßige Arbeitszeiten, wenig Planbarkeit, hoher Leistungsdruck.

Unternehmen, die Arbeitszeiten transparent erfassen und gesetzliche Grenzen konsequent einhalten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber. Wenn Mitarbeiter sehen, dass Ruhezeiten respektiert, Überstunden korrekt vergütet und Schichten fair verteilt werden, sinken Fluktuation und Krankheitsquote. Das ist kein weiches Employer-Branding-Versprechen, sondern messbar: Weniger Fluktuation bedeutet weniger Einarbeitungskosten und stabilere Teams.

Transparente Kalkulation gegenüber Auftraggebern

Ein oft übersehener Vorteil: Durch die exakte Erfassung der Arbeitszeiten lässt sich die Kostenkontrolle auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs pro Event schnell einsehen. Für Auftraggeber lassen sich auf Knopfdruck Reports mit allen angefallenen Arbeitszeiten erzeugen, die als Nachweis zur Rechnung beigefügt werden können. Das stärkt die Verhandlungsposition, wenn Kunden Doppelschichten oder Nachtarbeit als selbstverständlich betrachten, aber nicht bereit sind, die Kosten dafür zu tragen.

Kostenkontrolle durch Soll-Ist-Vergleich

Gerade in einer Branche, in der Personalkosten einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen, ist die laufende Kontrolle entscheidend. Eine Management-App mit Live-Einblicken in Personalkosten, Auslastung und Umsatz ermöglicht es Betriebsleitern, bereits während einer Veranstaltung gegenzusteuern – nicht erst bei der Abrechnung Wochen später. So lassen sich Über- und Unterbesetzungen in Echtzeit erkennen und korrigieren.

Fazit: Zeiterfassung in der Eventbranche ist kein Papiertiger mehr

Die Veranstaltungsbranche steht vor einem Umbruch – weg vom informellen „Das haben wir schon immer so gemacht“ hin zu professioneller Arbeitszeitdokumentation. Die Treiber sind klar: Der rechtliche Druck durch BAG-Beschluss und das kommende Zeiterfassungsgesetz, der wirtschaftliche Druck durch Fachkräftemangel und steigende Personalkosten, und der operative Druck durch komplexe Schichtmodelle, Zuschlagsberechnungen und wechselnde Einsatzorte.

Die gute Nachricht: Der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung ist weder kompliziert noch teuer. Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren, starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat und verbinden Zeiterfassung, Personalplanung und Lohnvorbereitung in einer Plattform. Für Veranstaltungsunternehmen bedeutet das: Rechtssicherheit, weniger Verwaltungsaufwand und faire Arbeitsbedingungen, die qualifiziertes Personal in der Branche halten.

Wer jetzt handelt, ist nicht nur auf das kommende Gesetz vorbereitet, sondern verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil – gegenüber Auftraggebern, Prüfbehörden und im Kampf um die besten Fachkräfte.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung auf Veranstaltungen

Muss ich für mein Event-Personal Arbeitszeiten erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das gilt für Festangestellte, Teilzeitkräfte, Minijobber und Aushilfen gleichermaßen. Für Minijobber besteht die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz sogar bereits seit 2015.

Gibt es Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz für die Veranstaltungsbranche?

Nein. Das Arbeitszeitgesetz kennt keine Branchenausnahme für Events. Die maximale tägliche Arbeitszeit von 10 Stunden, die Pausenregelungen und die 11-Stunden-Ruhezeit gelten uneingeschränkt. Auch § 14 ArbZG (Notfälle) greift nicht bei planbaren Veranstaltungen. Einzelne tarifvertragliche Sonderregelungen existieren im Gastgewerbe und Sicherheitsgewerbe, ersetzen aber nicht die grundlegenden Schutzvorschriften.

Wie erfasse ich Arbeitszeiten, wenn mein Personal an wechselnden Orten arbeitet?

Die praktikabelste Lösung ist eine mobile Zeiterfassung per Smartphone-App. Mitarbeiter stempeln sich mit einem Klick ein und aus – unabhängig vom Einsatzort. Ergänzend können an festen Standorten stationäre Zeiterfassungssysteme mit PIN-Code oder Chip eingesetzt werden. Wichtig ist, dass die Lösung auch ohne stabile Internetverbindung funktioniert.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren und erfordern keine aufwändige IT-Infrastruktur. Die Kosten starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Der Return on Investment zeigt sich typischerweise innerhalb von 2-3 Monaten – allein durch weniger Verwaltungsaufwand und die Vermeidung von Abrechnungsfehlern.

Was kostet es, wenn ich die Zeiterfassungspflicht ignoriere?

Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €. Hinzu kommen Nachzahlungsrisiken bei Überstundenstreitigkeiten (Beweislast liegt beim Arbeitgeber), Phantomlohn-Nachforderungen bei fehlerhafter Zuschlagsabrechnung (ca. 40 % SV-Nachzahlung) und rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge bei Minijob-Überschreitungen. Vorsätzliche Verstöße können nach § 23 ArbZG sogar als Straftat gewertet werden.

Ist eine digitale Zeiterfassung per App DSGVO-konform?

Ja, sofern die Lösung die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Achten Sie darauf, dass die Daten auf sicheren europäischen Servern gespeichert werden, Zugriffsrechte hierarchiebasiert vergeben werden und klare Löschfristen definiert sind. Wenn GPS-Lokalisierung genutzt wird, ist die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich. Seriöse Anbieter wie Nostradamus sind DSGVO-konform und speichern Daten ausschließlich auf europäischen Servern.