Zeiterfassung Produktion – Software & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Zeiterfassung in der Produktion ist bereits Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss von September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch erfassen – auch in Fertigung, Montage und Lager. Ein neues Gesetz mit elektronischer Pflicht wird 2026 erwartet.
• Schichtbetrieb macht die Zeiterfassung besonders komplex. Mitternachtsübergreifende Schichten, Nachtarbeitszuschläge, Rüst- und Umkleidezeiten sowie die Einhaltung der 11-Stunden-Ruhezeit erfordern ein System, das diese Besonderheiten automatisch abbildet.
• Manuelle Erfassung kostet Produktionsbetriebe zehntausende Euro pro Jahr. Fehlerhafte Stundenzettel, falsche Zuschlagsberechnungen und der administrative Aufwand für Schichtleiter summieren sich schnell – von Bußgeldern bei Verstößen ganz abgesehen.
• Digitale Lösungen wie Nostradamus verbinden Zeiterfassung und Schichtplanung in einem System. Nostradamus bietet als Software für Dienstplanung und Zeiterfassung eine integrierte Lösung, die Compliance automatisch sicherstellt und den Planungsaufwand um bis zu 80 % reduziert.

Warum Zeiterfassung in der Produktion besonders anspruchsvoll ist

Zeiterfassung in einem Büro ist vergleichsweise einfach: Mitarbeiter kommen morgens, gehen abends, die Arbeitszeiten sind relativ gleichförmig. In der Produktion sieht die Realität völlig anders aus. Hier treffen wechselnde Schichtmodelle, Nachtarbeit, Zuschlagsberechnungen und raue Umgebungsbedingungen aufeinander. Das macht die Arbeitszeiterfassung zu einer operativen Herausforderung, die weit über das bloße „Stempeln“ hinausgeht.

Schichtbetrieb: Früh-, Spät- und Nachtschicht korrekt abbilden

In den meisten Produktionsbetrieben wird in Schichten gearbeitet – vom einfachen Zweischichtmodell bis zum vollkontinuierlichen Betrieb rund um die Uhr, sieben Tage die Woche. Jedes Modell stellt eigene Anforderungen an die Zeiterfassung:

Besonders die sogenannte Mitternachtsproblematik bereitet vielen Betrieben Schwierigkeiten: Wenn eine Nachtschicht um 22:00 Uhr beginnt und um 06:00 Uhr endet, erstreckt sich die Arbeitszeit über zwei Kalendertage. Das Zeiterfassungssystem muss diese tagesübergreifende Buchung korrekt verarbeiten – sowohl für die Arbeitszeitberechnung als auch für die Zuschlagsermittlung.

Zuschläge, Rüstzeiten, Umkleidezeiten – die versteckten Komplexitätstreiber

In der Produktion fallen regelmäßig Zuschläge an, die korrekt berechnet und dokumentiert werden müssen. Als Nachtarbeit gilt nach dem Arbeitszeitgesetz Arbeit zwischen 23:00 und 06:00 Uhr, die in diesem Zeitraum länger als zwei Stunden dauert. Nachtarbeitnehmer haben Anspruch auf einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Hinzu kommen Sonn- und Feiertagszuschläge sowie tarifliche Zuschlagsregelungen.

Ein häufig unterschätzter Punkt: Umkleide- und Rüstzeiten zählen als Arbeitszeit, wenn das Tragen spezieller Kleidung betrieblich vorgeschrieben ist. In der Produktion mit Schutzkleidung, Sicherheitsschuhen oder Reinraumausrüstung ist das fast immer der Fall. Diese Zeiten müssen minutengenau erfasst werden – eine pauschale Rundung auf 15-Minuten-Takte ist nicht mehr zulässig.

Ruhezeiten im Schichtwechsel: Der häufigste Verstoß

Nach § 5 ArbZG müssen zwischen zwei Arbeitseinsätzen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. In der Praxis ist genau das einer der häufigsten Verstöße in Produktionsbetrieben – oft ohne dass es den Verantwortlichen bewusst ist.

Konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter beendet die Spätschicht um 22:00 Uhr und wird am nächsten Tag zur Frühschicht um 06:00 Uhr eingeteilt. Das ergibt nur 8 Stunden Ruhezeit – ein klarer Verstoß gegen § 5 ArbZG. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz können Bußgelder von bis zu 30.000 € verhängt werden. Ohne ein System, das solche Konflikte automatisch erkennt, passiert das im hektischen Produktionsalltag schneller als gedacht.

BDE ist nicht gleich Zeiterfassung – ein häufiges Missverständnis

Viele Produktionsbetriebe setzen bereits Systeme zur Betriebsdatenerfassung (BDE) ein, mit denen sie Auftrags- und Maschinenzeiten dokumentieren. Das ist für die Produktionssteuerung sinnvoll – ersetzt aber nicht die arbeitsrechtlich geforderte Arbeitszeiterfassung.

Der entscheidende Unterschied: BDE erfasst, wie lange ein Mitarbeiter an einem bestimmten Auftrag oder einer Maschine gearbeitet hat. Die Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz verlangt dagegen die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit – inklusive Pausen, Rüstzeiten und Wegezeiten zwischen Arbeitsbereichen. Wer sich auf sein BDE-System verlässt, hat im Zweifelsfall keine rechtskonforme Arbeitszeitdokumentation.

Gesetzliche Pflichten: Was in der Produktion 2026 gilt

Die aktuelle Rechtslage: EuGH, BAG und die bestehende Pflicht

Ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Betriebe glauben, die Pflicht zur Zeiterfassung trete erst mit einem neuen Gesetz in Kraft. Tatsächlich besteht die Pflicht bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.

Grundlage dafür ist das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, das sogenannte „Stechuhr-Urteil“), das alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems anzuhalten.

Wichtig: Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer – unabhängig von Branche, Betriebsgröße oder Arbeitsmodell. Auch Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der Erfassungspflicht.

Was genau muss erfasst werden?

Die Anforderungen an die Dokumentation sind konkreter, als viele Betriebe annehmen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (genaue Uhrzeiten)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen – Lage und Dauer
• Minutengenaue Erfassung – eine Rundung auf 15- oder 5-Minuten-Takte ist nicht mehr zulässig

Eine pauschale Notiz wie „8 Stunden gearbeitet, 30 Minuten Pause“ reicht nicht aus. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung zwar an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber für Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich.

Koalitionsvertrag 2025 und Arbeitszeitreform: Was auf Produktionsbetriebe zukommt

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (2025) kündigt an, die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsfristen vorzusehen. Die Bundesregierung plant, diese Vorgaben im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren.

Die geplanten Übergangsfristen aus dem BMAS-Referentenentwurf (noch nicht verabschiedet):

• Ab 250 Mitarbeitern: Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten
• 50 bis 249 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von zwei Jahren
• 10 bis 49 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von fünf Jahren
• Bis 10 Mitarbeiter: Papierform soll weiterhin erlaubt sein

Für Produktionsbetriebe besonders relevant: Es ist eine Umstellung von der täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden geplant. Das ermöglicht flexiblere Schichtgestaltung mit längeren Arbeitstagen, sofern der Wochendurchschnitt eingehalten wird und die Ruhezeiten beachtet werden.

Sanktionen und Risiken: Beweislastumkehr als unterschätztes Risiko

Aktuell sind Verstöße gegen die allgemeine Zeiterfassungspflicht noch nicht direkt mit Bußgeldern belegt – allerdings können Aufsichtsbehörden Anordnungen erlassen. Kommt ein Betrieb diesen nicht nach, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 25 ArbSchG). Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz selbst (z. B. Überschreitung der Höchstarbeitszeit, Unterschreitung der Ruhezeiten) gilt dasselbe Bußgeld – und es kann mehrfach verhängt werden.

Das größte Risiko ist jedoch die Beweislastumkehr: Ohne ein objektives Zeiterfassungssystem muss der Arbeitgeber im Streitfall die Angaben des Arbeitnehmers widerlegen – nicht umgekehrt. Das Arbeitsgericht Emden sprach einem Beschäftigten eine Vergütung auf Basis seiner eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil der Betrieb kein nachvollziehbares System vorweisen konnte.

Zusätzlich erfordert die geplante Steuerbefreiung für Überstundenzuschläge eine exakte Abgrenzung von regulärer Arbeitszeit und Überstunden. Ohne minutengenaue Zeiterfassung ist das schlicht nicht umsetzbar.

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Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem in der Produktion

Erfassungsmethoden: Terminal, App oder Kombilösung?

Nicht jede Erfassungsmethode passt zu jedem Arbeitsbereich. In der Produktion brauchen Sie in der Regel eine Kombination aus verschiedenen Ansätzen:

Die meisten Produktionsbetriebe fahren am besten mit einer Kombilösung: stationäre Terminals an den Halleneingängen für die Produktionsmitarbeiter, ergänzt durch eine Mitarbeiter-App für flexible Bereiche und eine Webanwendung für die Schichtleitung.

Terminals für die Produktionshalle: Worauf Sie achten müssen

In einer Produktionsumgebung gelten andere Anforderungen als im Büro. Bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems für die Halle sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• RFID/NFC-Chips oder PIN-Code statt Fingerabdruck: Fingerabdrucksensoren versagen bei verschmutzten Händen oder Handschuhen. Chips und PIN-Codes sind hygienisch, sicher und funktionieren auch unter rauen Bedingungen.
• Robustes Gehäuse: Staub, Feuchtigkeit und Temperaturschwankungen gehören in vielen Produktionshallen zum Alltag.
• Offline-Fähigkeit: Bei Netzausfällen müssen Buchungen lokal gespeichert und später synchronisiert werden – sonst gehen Daten verloren.
• Schnelle Erfassung: Ein Klick oder ein Chip-Kontakt muss genügen. Lange Wartezeiten am Terminal bei Schichtwechsel kosten Zeit und Nerven.

Schichtplanung und Zeiterfassung als integriertes System

Einer der größten Fehler in Produktionsbetrieben: Schichtplanung und Zeiterfassung laufen in getrennten Systemen – oder schlimmer noch, der Schichtplan wird in einer unzureichend gepflegten Excel-Tabelle geführt, während die Zeiterfassung über ein separates Terminal läuft. Das Ergebnis sind Datenbrüche, manuelle Abgleiche und übersehene Verstöße.

Ein integriertes System bietet entscheidende Vorteile:

• Automatische Ruhezeit-Prüfung: Das System warnt bereits bei der Planung, wenn ein Schichtwechsel die 11-Stunden-Ruhezeit unterschreitet.
• Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit: Die Schichtleitung sieht sofort, wer anwesend ist und wo Abweichungen auftreten.
• Automatische Zuschlagsberechnung: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden direkt aus den gebuchten Zeiten ermittelt.
• Weniger Fehler: Keine doppelte Dateneingabe, keine manuellen Übertragungen zwischen Systemen.

Lohnbuchhaltungs-Integration

Die erfassten Arbeitszeiten müssen am Ende des Monats in die Lohnabrechnung fließen – inklusive Zuschläge, Überstunden und Abwesenheiten. Wenn dieser Schritt manuell erfolgt, ist er fehleranfällig und zeitaufwändig. Achten Sie bei der Systemwahl auf Schnittstellen zu Ihrer Lohnbuchhaltung (z. B. DATEV) und zu vorhandenen Kassensystemen oder ERP-Lösungen. Nahtlose Integrationen vermeiden doppelte Dateneingabe und reduzieren Fehlerquellen erheblich.

Datenschutz und Mitbestimmung

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems müssen Sie die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz beachten: Nur notwendige Daten speichern, Zugriff auf das Nötige beschränken und Daten auf sicheren europäischen Servern verarbeiten.

Wenn Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat, besteht nach § 87 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems. Der Betriebsrat hat zwar kein Initiativrecht (er kann die Einführung nicht erzwingen), muss aber bei der konkreten Umsetzung einbezogen werden. Binden Sie ihn frühzeitig ein – das beschleunigt den Prozess und erhöht die Akzeptanz.

Was manuelle Zeiterfassung Ihren Betrieb wirklich kostet

Viele Produktionsbetriebe unterschätzen die tatsächlichen Kosten manueller Zeiterfassung. Die direkten Systemkosten einer digitalen Lösung sind schnell beziffert – aber was kostet der Status quo?

Rechenbeispiel: Produktionsbetrieb mit 100 Mitarbeitern im Dreischichtbetrieb

Dem stehen die Kosten einer digitalen Lösung gegenüber: Bei Preisen ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat liegen die Systemkosten für 100 Mitarbeiter bei etwa 3.600 € pro Jahr. Der ROI ist in den meisten Fällen innerhalb von 2–3 Monaten erreicht.

Nicht eingerechnet sind dabei die Risiken: Bußgelder bei Verstößen, Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen und die Beweislastumkehr bei Überstundenstreitigkeiten.

Von der Stempeluhr zum digitalen System: So gelingt der Umstieg

5 Schritte zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Der Wechsel von manueller zu digitaler Zeiterfassung muss kein Mammutprojekt sein. Mit einem strukturierten Vorgehen gelingt die Einführung in vielen Betrieben innerhalb weniger Tage:

• 1. Anforderungen definieren: Welche Schichtmodelle müssen abgebildet werden? Welche Zuschläge gelten? Wo stehen Terminals? Welche Systeme müssen angebunden werden (Lohnbuchhaltung, ERP)?
• 2. Betriebsrat einbinden: Informieren Sie den Betriebsrat frühzeitig über Ziele, Funktionsumfang und Datenschutzkonzept. Eine Betriebsvereinbarung schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.
• 3. Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einer Schicht oder Abteilung. So sammeln Sie Erfahrungen und können Konfigurationen anpassen, bevor das System betriebsweit ausgerollt wird.
• 4. Mitarbeiter schulen: Eine kurze Einweisung am Terminal und in der App reicht in der Regel aus. Entscheidend ist, dass die Bedienung einfach und selbsterklärend ist.
• 5. Rollout und Optimierung: Nach erfolgreicher Pilotphase schrittweise auf alle Bereiche ausweiten. Feedback der Schichtleiter und Mitarbeiter einholen und das System kontinuierlich optimieren.

Häufige Fehler bei der Einführung – und wie Sie sie vermeiden

• System zu kompliziert: Wenn Mitarbeiter in der Halle drei Menüs durchklicken müssen, um sich anzumelden, sinkt die Akzeptanz sofort. Ein Klick oder Chip-Kontakt muss genügen.
• Rüst- und Umkleidezeiten vergessen: Konfigurieren Sie das System so, dass betrieblich vorgeschriebene Umkleidezeiten automatisch als Arbeitszeit erfasst werden.
• Keine Offline-Lösung für die Halle: Nicht jede Produktionshalle hat stabiles WLAN. Ohne Offline-Fähigkeit gehen bei Netzausfällen Buchungen verloren.
• Schichtleiter nicht mitgenommen: Die Schichtleitung ist der wichtigste Multiplikator. Wenn sie das System nicht versteht oder als Mehrbelastung empfindet, scheitert die Einführung.
• Keine Integration mit der Lohnbuchhaltung: Wenn die erfassten Daten am Monatsende trotzdem manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden müssen, geht ein Großteil des Effizienzgewinns verloren.

Kostenlose Dienstplan-Vorlage für Schichtbetriebe

• Übersichtliche Schichtplanung für Früh-, Spät- und Nachtschicht
• Automatische Stundenberechnung pro Mitarbeiter und Woche
• Ideal als Einstieg, bevor Sie auf eine digitale Lösung umsteigen

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So unterstützt Nostradamus Produktionsbetriebe bei der Zeiterfassung

Nostradamus verbindet digitale Zeiterfassung und Dienstplanung in einer integrierten Cloud-Lösung – entwickelt für Betriebe mit Schichtarbeit und komplexen Arbeitszeitmodellen. Mit über 2.700 Standorten und 45 % Marktanteil im Segment 50+ Mitarbeiter in den Niederlanden ist Nostradamus ein etablierter Anbieter, der jetzt auch den deutschen Markt bedient.

Zeiterfassung und Schichtplanung aus einer Hand

Statt zwei getrennte Systeme zu betreiben, arbeiten Zeiterfassung und Personalplanung bei Nostradamus zusammen. Das System überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz. Abweichungen – etwa ein verspätetes Stempeln oder eine unterschrittene Ruhezeit – werden sofort erkannt. Die Lohnvorbereitung erfolgt über eine DATEV-Integration, sodass keine doppelte Dateneingabe nötig ist.

Flexible Erfassung: Terminal, App und Browser

Mitarbeiter in der Produktionshalle nutzen das stationäre Zeiterfassungssystem mit PIN-Code oder Chip – hygienisch und sicher. In flexiblen Bereichen steht die Mitarbeiter-App zur Verfügung: ein Klick zum Starten und Beenden der Schicht, dazu Schichtplan-Einsicht, Verfügbarkeitsangabe und Schichttausch. Die Schichtleitung behält über die Management-App jederzeit den Überblick über Personalkosten, Anwesenheiten und Auslastung.

KI-gestützte Dienstplanung für optimale Schichtbesetzung

Nostradamus nutzt KI-gestützte Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten, saisonaler Schwankungen und externer Faktoren, um den optimalen Personalbedarf pro Schicht zu ermitteln. Die Schnellplanungsfunktion weist Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zu – unter automatischer Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Qualifikation und gesetzlichen Vorgaben. Das reduziert den Planungsaufwand um bis zu 80 % und spart bis zu 10 % Lohnkosten durch optimierte Besetzung.

Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, die Preise starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Fazit: Zeiterfassung in der Produktion ist kein optionales Projekt mehr

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht bereits – und mit der erwarteten Gesetzgebung 2026 wird die elektronische Erfassung für die meisten Produktionsbetriebe verbindlich. Wer jetzt noch mit Stundenzetteln, unzureichend gepflegten Excel-Tabellen oder veralteten Stempeluhren arbeitet, riskiert nicht nur Bußgelder und Nachzahlungen, sondern verschenkt auch erhebliches Effizienzpotenzial.

Die gute Nachricht: Der Umstieg auf ein modernes System ist weder teuer noch aufwändig. Entscheidend ist, dass die Lösung die spezifischen Anforderungen der Produktion abdeckt – Schichtmodelle, Zuschläge, Ruhezeiten, robuste Terminals und nahtlose Integration in die Lohnbuchhaltung.

Nostradamus bietet genau das: eine integrierte Lösung für Zeiterfassung und Dienstplanung, die für den Schichtbetrieb entwickelt wurde und Compliance automatisch sicherstellt. Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrem Betrieb konkret aussehen kann, fordern Sie eine kostenlose Demo an.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung in der Produktion

Ist die Zeiterfassung in der Produktion Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes und gilt unabhängig von Branche und Betriebsgröße. In der Produktion war die Dokumentationspflicht für Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin schon vorher gegeben.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Nach aktuellem Stand (März 2026) gibt es noch keine gesetzliche Pflicht zur rein elektronischen Zeiterfassung. Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt jedoch eine unbürokratische Regelung der elektronischen Erfassungspflicht an, die im Laufe des Jahres 2026 in Kraft treten soll. Für Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern soll die Papierform weiterhin zulässig sein. Für Produktionsbetriebe mit Schichtarbeit ist eine digitale Lösung allerdings schon aus praktischen Gründen dringend empfehlenswert.

Zählen Umkleidezeiten in der Produktion als Arbeitszeit?

Ja, wenn das Umziehen betrieblich vorgeschrieben oder zwingend notwendig ist – etwa bei spezieller Schutzkleidung, Sicherheitsausrüstung oder Reinraumkleidung. In der Produktion ist das fast immer der Fall. Diese Zeiten müssen minutengenau erfasst und vergütet werden.

Wie erfasse ich Nachtschichten über Mitternacht korrekt?

Das Zeiterfassungssystem muss tagesübergreifende Buchungen unterstützen. Eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr erstreckt sich über zwei Kalendertage. Das System muss die Arbeitszeit korrekt zuordnen und die Nachtarbeitszuschläge für den Zeitraum zwischen 23:00 und 06:00 Uhr automatisch berechnen. Moderne Systeme lösen das automatisch – bei manueller Erfassung ist dies eine häufige Fehlerquelle.

Was ist der Unterschied zwischen BDE und Arbeitszeiterfassung?

Die Betriebsdatenerfassung (BDE) dokumentiert Arbeitszeiten auf einzelne Aufträge, Maschinen oder Fertigungsschritte – sie dient der Produktionssteuerung und Kalkulation. Die Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz verlangt dagegen die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit. Ein BDE-System ersetzt die arbeitsrechtlich geforderte Zeiterfassung nicht.

Was passiert, wenn mein Betrieb keine Zeiterfassung hat?

Direkte Bußgelder für die fehlende Zeiterfassung gibt es aktuell nur nach behördlicher Aufforderung. Das größte Risiko ist die Beweislastumkehr: Ohne objektives Erfassungssystem muss der Arbeitgeber im Streitfall die Stundenangaben des Arbeitnehmers widerlegen. Hinzu kommen mögliche Bußgelder von bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten) und Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen, wenn Zuschläge oder Mindestlohn-Compliance nicht nachgewiesen werden können.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Deutlich weniger aufwändig als viele befürchten. Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus können in unter einer Woche implementiert werden. Es muss keine Software installiert werden – die Anwendung läuft im Browser und auf mobilen Apps. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist eine saubere Vorbereitung: Schichtmodelle und Zuschlagsregeln definieren, Betriebsrat einbinden und mit einer Pilotphase in einer Abteilung starten.