Zeiterfassung Hotel: Pflichten, Tipps & Vorlage

Das Thema kurz und kompakt

• Die Zeiterfassungspflicht im Hotel gilt bereits seit September 2022. Das BAG-Urteil verpflichtet alle Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten. Hotels unterliegen zusätzlich der verschärften Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, da das Beherbergungsgewerbe als § 2a-Branche im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gelistet ist.
• Hotels stehen vor besonderen Herausforderungen. Rezeption im 24/7-Betrieb, geteilte Dienste in der Küche, hoher Minijob-Anteil im Housekeeping und saisonale Schwankungen machen die Zeiterfassung komplexer als in den meisten anderen Branchen.
• Verstöße können teuer werden. Bei fehlenden Aufzeichnungen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € je Verstoß nach dem Mindestlohngesetz. Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prüft Hotels aktiv und oft unangekündigt.
• Digitale Lösungen sparen Zeit und schaffen Rechtssicherheit. Workforce-Management-Software wie Nostradamus verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System, das speziell für die Anforderungen der Hotellerie und Gastronomie entwickelt wurde.

Warum Zeiterfassung im Hotel besonders anspruchsvoll ist

Kaum eine Branche vereint so viele verschiedene Arbeitszeitmodelle, Abteilungen und Beschäftigungsarten unter einem Dach wie die Hotellerie. Was in einem Bürobetrieb mit festen Arbeitszeiten eine überschaubare Aufgabe ist, wird im Hotel schnell zu einer administrativen Herausforderung mit erheblichem Fehlerpotenzial.

Vielfältige Abteilungen – unterschiedliche Anforderungen

Ein mittelgroßes Hotel betreibt in der Regel fünf bis sieben Abteilungen, die jeweils eigene Arbeitszeitstrukturen haben:

• Rezeption/Front Office: 24/7-Betrieb mit Früh-, Spät- und Nachtschicht. Nachtarbeitszuschläge müssen korrekt erfasst und dokumentiert werden.
• Housekeeping: Primär Tagschichten, stark abhängig von Belegung und Saison. Hoher Anteil an Teilzeitkräften und Minijobbern.
• Küche: Häufig geteilte Dienste (Split-Shifts) – ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise von 7:00 bis 11:00 Uhr und dann wieder von 17:00 bis 22:00 Uhr. Dazwischen liegt eine mehrstündige Pause, die korrekt erfasst werden muss.
• Service/Restaurant: Ähnlich wie die Küche mit geteilten Diensten, dazu regelmäßige Sonn- und Feiertagsarbeit mit entsprechenden Zuschlägen.
• Spa/Wellness: Tages- und Abendschichten, oft mit wechselnden Einsatzzeiten je nach Buchungslage.
• Technik/Haustechnik: Bereitschaftsdienste, die ebenfalls dokumentiert werden müssen.
• Verwaltung/Back-Office: Reguläre Bürozeiten, aber auch hier gilt die Erfassungspflicht.

Jede dieser Abteilungen hat unterschiedliche Schichtmodelle, Pausenregelungen und Zuschlagsansprüche. Ein Zeiterfassungssystem muss all das abbilden können.

Hohe Fluktuation und Saisonbetrieb

Die Hotellerie gehört zu den Branchen mit der höchsten Personalfluktuation in Deutschland. Fluktuationsraten zwischen 60 und 70 % bedeuten, dass die gesamte Belegschaft rechnerisch nach spätestens anderthalb Jahren komplett ausgetauscht ist. Jeder Fluktuationsfall kostet einen Betrieb durchschnittlich rund 43.069 €. Gleichzeitig können 42,8 % der offenen Stellen in der Hotellerie nicht besetzt werden.

Dazu kommen starke saisonale Schwankungen: In der Hochsaison werden Saisonkräfte und Aushilfen eingestellt, die ebenfalls lückenlos erfasst werden müssen. Das bedeutet: Das Zeiterfassungssystem muss nicht nur robust sein, sondern auch schnell und unkompliziert neue Mitarbeiter aufnehmen können, ohne dass jedes Mal ein aufwendiger Einrichtungsprozess nötig ist.

Viele Beschäftigungsarten unter einem Dach

Die Teilzeitquote in der Hotellerie liegt bei 68,9 % – deutlich über dem Branchendurchschnitt. In einem typischen Hotelbetrieb arbeiten Vollzeitkräfte, Teilzeitbeschäftigte, Minijobber, Auszubildende und Saisonarbeitskräfte nebeneinander. Für jede dieser Beschäftigungsarten gelten eigene Regeln:

• Minijobber unterliegen der verschärften Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG – Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag dokumentiert sein.
• Auszubildende unter 18 Jahren fallen unter das Jugendarbeitsschutzgesetz: maximal 40 Stunden pro Woche, grundsätzliches Wochenendarbeitsverbot (mit Ausnahmen in der Gastronomie, aber mindestens zwei freie Samstage und Sonntage pro Monat).
• Saisonkräfte in kurzfristiger Beschäftigung (max. 70 Tage/Jahr) müssen ebenso lückenlos erfasst werden.

Ein System, das all diese Beschäftigungsarten mit ihren jeweiligen Regeln automatisch berücksichtigt, ist kein Luxus, sondern betriebliche Notwendigkeit.

Zeiterfassung im Hotel: Ihre rechtlichen Pflichten im Überblick

Die rechtliche Lage zur Zeiterfassung in der Hotellerie ist eindeutig – auch wenn viele Hoteliers das Thema unterschätzen oder auf ein konkretes Gesetz warten, das längst überfällig ist. Tatsächlich besteht die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits seit September 2022.

Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits – seit September 2022

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland fußt auf drei zentralen Entscheidungen:

• EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Rs. C-55/18 – „Stechuhr-Urteil“): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht stellte fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung bereits heute verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Pflicht gilt unmittelbar – ohne Übergangsfrist.
• VG Hamburg (August 2024): Das Verwaltungsgericht bestätigte, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch behördlich durchsetzbar ist. Vertrauensarbeitszeit ohne Aufzeichnung wurde ausdrücklich als unzureichend eingestuft.

Wichtig: Die Arbeitszeiterfassung kann an die Mitarbeiter delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt aber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich und muss die Einhaltung zumindest stichprobenartig überprüfen.

Hotels unter besonderer Beobachtung: Die verschärfte Pflicht nach § 17 MiLoG

Was viele Hoteliers nicht wissen: Das Beherbergungsgewerbe ist als Branche in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) gelistet. Das hat weitreichende Konsequenzen. Denn § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in diesen Branchen zu einer verschärften Aufzeichnungspflicht:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Beschäftigten dokumentiert werden – nicht nur für Minijobber.
• Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag erfolgen.
• Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit/FKS) prüft die Einhaltung aktiv – häufig unangekündigt.

Diese verschärfte Pflicht besteht für Hotels bereits seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes im Jahr 2015 – also unabhängig vom BAG-Urteil. Hotels müssen daher jederzeit mit Kontrollen rechnen und die Arbeitsaufzeichnungen aller Beschäftigten parat haben.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Die Sanktionen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung kommen aus verschiedenen Rechtsgrundlagen und können sich summieren:

Zusätzliches Risiko: Bei Überstundenstreitigkeiten vor dem Arbeitsgericht kann sich die Beweislast umkehren. Das ArbG Emden sprach einem Mitarbeiter eine Vergütung nach dessen eigenen Stundenaufzeichnungen zu, weil der Arbeitgeber kein objektives Erfassungssystem vorweisen konnte. Ohne belastbare Zeiterfassung stehen Sie als Hotelier im Streitfall deutlich schlechter da.

Was muss konkret erfasst werden?

Für jeden Arbeitstag und jeden Mitarbeiter müssen folgende Daten dokumentiert werden:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit (Netto-Arbeitszeit)
• Pausenzeiten

Dabei gilt: Die Erfassung muss minutengenau erfolgen. Pauschale Rundungen im 15- oder 5-Minuten-Takt sind nicht zulässig. Wer eine Minute arbeitet, muss auch für diese Minute bezahlt werden. Abzüge wie „eine Minute zu spät, 15 Minuten abgezogen“ sind rechtswidrig.

Besonderheit bei steuerfreien Zuschlägen: Erhalten Ihre Mitarbeiter steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit – was in der Hotellerie branchenüblich ist -, müssen die zugehörigen Arbeitszeitnachweise bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Die reguläre Zwei-Jahres-Frist reicht hier nicht aus.

Geplante Neuerungen: Koalitionsvertrag 2025 und elektronische Zeiterfassungspflicht

Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD sieht die Einführung einer verbindlichen Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor. Experten gehen davon aus, dass ein entsprechendes Gesetz in der ersten Jahreshälfte 2026 in Kraft treten könnte. Die geplanten Übergangsfristen nach Unternehmensgröße:

• Ab 250 Mitarbeitern: Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten
• 50 bis 249 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von zwei Jahren
• 10 bis 49 Mitarbeiter: Umsetzung innerhalb von fünf Jahren
• Bis 10 Mitarbeiter: Papierform soll vorerst weiterhin zulässig bleiben

Unabhängig von diesen geplanten Fristen: Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits jetzt. Wer noch kein System hat, handelt nicht vorausschauend, sondern holt Versäumtes nach.

5 verbreitete Irrtümer zur Zeiterfassung im Hotel

Was ein Zeiterfassungssystem für Hotels leisten muss

Nicht jedes Zeiterfassungssystem ist für den Hotelbetrieb geeignet. Die besonderen Anforderungen der Branche – vom 24/7-Betrieb über geteilte Dienste bis hin zu wechselndem Saisonpersonal – erfordern eine Lösung, die mehr kann als einfaches Ein- und Ausstempeln.

Verschiedene Erfassungswege: App, Terminal und Browser

In einem Hotel arbeiten nicht alle Mitarbeiter am selben Ort. Die Rezeptionistin sitzt am Empfang, das Housekeeping bewegt sich durch verschiedene Etagen, die Küchencrew arbeitet im Küchenbereich. Ein geeignetes System sollte daher mehrere Erfassungswege bieten:

• Stationäres Zeiterfassungssystem (Terminal): Ideal für zentrale Bereiche wie den Personaleingang. Mitarbeiter stempeln per PIN-Code oder Chip – hygienisch und manipulationssicher.
• Mobile App: Mitarbeiter starten und beenden ihre Schicht mit einem Klick auf dem Smartphone. Besonders praktisch für Abteilungen ohne festen Arbeitsplatz.
• Browser-basiert: Für die Verwaltung und das Back-Office, wo Mitarbeiter ohnehin am Computer arbeiten.

Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Ein gutes System überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz. In der Hotellerie ist das besonders wichtig, weil regelmäßig Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit anfallen. Das System sollte Abweichungen erkennen – etwa wenn ein Mitarbeiter die elfstündige Ruhezeit zwischen zwei Schichten unterschreitet – und automatisch warnen.

Abbildung aller Arbeitszeitmodelle

Vollzeit, Teilzeit, Minijob, geteilte Dienste, Bereitschaft – das System muss für jedes Arbeitszeitmodell eigene Regeln für Zeit- und Pausenbuchung abbilden können. Besonders die automatische Pausenberechnung und das Überstunden-Tracking sparen im Alltag erheblichen manuellen Aufwand.

Integration in die Lohnabrechnung

Die erfassten Arbeitszeiten müssen am Ende des Monats in die Lohnabrechnung fließen. Eine nahtlose DATEV-Integration verhindert doppelte Dateneingabe, reduziert Übertragungsfehler und beschleunigt die Lohnvorbereitung erheblich. Ebenso wichtig sind Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen (POS), damit Umsatzdaten und Personalkosten zusammengeführt werden können.

Dienstplanung und Zeiterfassung aus einem System

Einer der häufigsten Fehler in der Praxis: Der Dienstplan wird in einem System erstellt, die Zeiterfassung in einem anderen. Das führt zu Medienbrüchen, doppelter Datenpflege und der Gefahr, dass SOLL und IST auseinanderlaufen, ohne dass es jemand bemerkt. Ideal ist eine integrierte Lösung, in der die geplanten Schichten direkt mit den tatsächlich geleisteten Zeiten abgeglichen werden.

Vergleich: Methoden der Zeiterfassung im Hotel

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• Enthält alle Pflichtangaben: Beginn, Ende, Dauer und Pausen
• Geeignet für verschiedene Beschäftigungsarten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)

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Praxis-Tipps: So setzen Sie Zeiterfassung im Hotel richtig um

Die rechtlichen Anforderungen zu kennen ist das eine. Sie im hektischen Hotelalltag tatsächlich umzusetzen das andere. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden und Ihre Zeiterfassung von Anfang an richtig aufzusetzen.

Tipp 1: Dienstplan und Zeiterfassung nicht verwechseln

Einer der häufigsten Fehler in der Hotelpraxis: Der Dienstplan wird als Arbeitszeitnachweis verwendet. Doch der Dienstplan zeigt nur die geplanten Schichten (SOLL), nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (IST). Wenn ein Mitarbeiter 20 Minuten länger bleibt, weil der Spätdienst sich verspätet, oder 10 Minuten früher geht, weil wenig los ist, bildet der Dienstplan das nicht ab. Dienstpläne gelten ausdrücklich nicht als geeignetes Instrument der Aufzeichnungspflicht. Sie brauchen beides: einen sauberen Dienstplan und eine separate Ist-Erfassung – idealerweise in einem integrierten System.

Tipp 2: Umkleidezeiten als Arbeitszeit berücksichtigen

In Hotels mit vorgeschriebener Dienstkleidung – und das betrifft Rezeption, Service, Housekeeping und oft auch die Küche – können Umkleidezeiten zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit zählen. Voraussetzung: Das Tragen der Dienstkleidung ist betrieblich vorgeschrieben oder zwingend notwendig. In der Praxis bedeutet das: Ihre Mitarbeiter sollten sich vor dem Umziehen einstempeln, nicht erst danach. Klären Sie diesen Punkt und richten Sie Ihr Zeiterfassungssystem entsprechend ein.

Tipp 3: Pausenkontrolle ernst nehmen

Gesetzliche Pausenzeiten müssen eingehalten werden – auch wenn der Betrieb voll ist. Ein Verstoß liegt übrigens auch dann vor, wenn Beschäftigte „durcharbeiten“ und dafür früher gehen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Ein gutes Zeiterfassungssystem berechnet Pausen automatisch und macht auf fehlende oder zu kurze Pausen aufmerksam.

Tipp 4: Aufbewahrungsfristen kennen

Die reguläre Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitaufzeichnungen beträgt zwei Jahre. Doch Vorsicht: Zahlen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit – was in der Hotellerie der Regelfall ist -, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf bis zu zehn Jahre. Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Daten entsprechend lange vorhält und Sie diese bei einer Prüfung schnell abrufen können.

Tipp 5: Auf Zollprüfungen vorbereitet sein

Als Betrieb im Beherbergungsgewerbe müssen Sie jederzeit mit unangekündigten Kontrollen durch den Zoll oder die Sozialversicherungsträger rechnen. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft insbesondere die Einhaltung der Mindestlohn-Aufzeichnungspflichten. Halten Sie daher die Arbeitsaufzeichnungen aller Beschäftigten – insbesondere der Minijobber – stets griffbereit. Bei einer digitalen Lösung können Sie die relevanten Daten auf Knopfdruck abrufen. Bei Papierdokumentation oder manuell geführten Tabellen kann eine solche Prüfung schnell zum Problem werden.

Rechenbeispiel: Was fehlerhafte Zeiterfassung ein Hotel kostet

Wie groß der Unterschied zwischen manueller und digitaler Zeiterfassung ist, zeigt ein konkretes Szenario:

Ausgangslage: Mittelgroßes Hotel mit 80 Zimmern und 45 Beschäftigten (15 Vollzeitkräfte, 18 Teilzeitkräfte, 12 Minijobber). Die Zeiterfassung erfolgt über manuell geführte Excel-Tabellen.

Allein die Differenz bei den Verwaltungskosten beträgt über 600 € pro Monat. Dazu kommen die vermiedenen Risiken bei Zollprüfungen und Arbeitsrechtsstreitigkeiten. In den meisten Hotels amortisiert sich eine digitale Zeiterfassungslösung innerhalb weniger Monate.

Checkliste: Ist Ihr Hotel bereit für die Zeiterfassungspflicht?

Prüfen Sie anhand dieser zehn Punkte, ob Ihr Betrieb die aktuellen Anforderungen erfüllt:

• 1. System vorhanden: Haben Sie ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung eingerichtet?
• 2. Alle Mitarbeiter erfasst: Werden die Arbeitszeiten aller Beschäftigten dokumentiert – einschließlich Minijobber, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Saisonkräfte?
• 3. Vollständige Daten: Erfassen Sie Beginn, Ende, Dauer und Pausen der täglichen Arbeitszeit?
• 4. Minutengenau: Erfolgt die Erfassung minutengenau – ohne pauschale Rundungen?
• 5. Fristgerecht: Werden die Aufzeichnungen spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag erstellt (§ 17 MiLoG)?
• 6. IST statt SOLL: Erfassen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit – nicht nur den Dienstplan?
• 7. Aufbewahrung gesichert: Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf – bei steuerfreien Zuschlägen bis zu zehn Jahre?
• 8. Zuschläge dokumentiert: Sind Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit gesondert dokumentiert?
• 9. Jugendschutz beachtet: Werden für minderjährige Auszubildende die besonderen Arbeitszeitgrenzen überwacht?
• 10. Prüfungsbereit: Können Sie bei einer unangekündigten Zollprüfung alle Aufzeichnungen sofort vorlegen?

Wenn Sie bei mehr als zwei Punkten unsicher sind, sollten Sie Ihre Zeiterfassung zeitnah überprüfen und gegebenenfalls auf ein digitales System umstellen.

Wie Nostradamus Hotels bei der Zeiterfassung unterstützt

Nostradamus ist eine cloud-basierte Workforce-Management-Software, die in der Hotellerie und Gastronomie bereits in über 2.700 Standorten eingesetzt wird – darunter Hotelketten wie Van der Valk und Ferienparks wie Landal. Die Lösung verbindet digitale Zeiterfassung mit Personalplanung und KI-gestützten Bedarfsprognosen in einem integrierten System.

Zeiterfassung per App, Terminal und Browser

Mitarbeiter stempeln per Mitarbeiter-App auf dem Smartphone, am stationären Zeiterfassungssystem per PIN-Code oder Chip oder am Computer. Das System erkennt Abweichungen automatisch – etwa verspätetes Stempeln oder fehlende Pausen – und berechnet Pausenzeiten sowie Überstunden selbstständig. Die automatische Überwachung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz sorgt dafür, dass Sie bei der Dienstplanerstellung keine gesetzlichen Vorgaben übersehen.

Von der Planung zur Ist-Erfassung in einem System

Der entscheidende Vorteil für Hotels: Nostradamus verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung nahtlos. Sie erstellen den Dienstplan – bei Bedarf unterstützt durch die Schnellplanungsfunktion, die Beschäftigte auf Knopfdruck den passenden Schichten zuweist – und die tatsächlich geleisteten Zeiten werden automatisch dagegen abgeglichen. Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit direkt in der App ein, das System berücksichtigt sie automatisch bei der Planung. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsprognose über die Planung bis zur Ist-Erfassung und Lohnvorbereitung.

DATEV-Integration und Abwesenheitsverwaltung

Die erfassten Arbeitszeiten fließen über die DATEV-Schnittstelle direkt in die Lohnbuchhaltung – ohne doppelte Dateneingabe und ohne Übertragungsfehler. Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden über die digitale Abwesenheitsverwaltung erfasst und automatisch im Dienstplan berücksichtigt. Alle Daten werden DSGVO-konform auf sicheren europäischen Servern gespeichert.

Die Implementierung ist in unter einer Woche möglich, der ROI zeigt sich typischerweise innerhalb von zwei bis drei Monaten. Preise starten ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat.

Fazit: Zeiterfassung im Hotel ist Pflicht – und eine Chance

Hotels stehen bei der Zeiterfassung unter besonderer Beobachtung. Als § 2a-Branche im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen sie verschärften Aufzeichnungspflichten, die bereits seit 2015 gelten. Spätestens seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist die systematische Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten Pflicht – und mit dem geplanten Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung wird sich der Druck weiter erhöhen.

Gleichzeitig bietet die Umstellung auf ein digitales System enorme Chancen: weniger Verwaltungsaufwand, geringere Fehlerquoten, Rechtssicherheit bei Zollprüfungen und eine transparente Grundlage für die Lohnabrechnung. In einer Branche mit 68,9 % Teilzeitquote, hoher Fluktuation und komplexen Schichtmodellen ist ein integriertes System, das Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung verbindet, kein Luxus, sondern eine betriebliche Notwendigkeit.

Wenn Sie Ihre Zeiterfassung auf ein solides digitales Fundament stellen möchten, können Sie Nostradamus unverbindlich testen und sich selbst ein Bild machen, wie die Lösung in Ihrem Hotelbetrieb funktioniert.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Hotel

Ist Zeiterfassung im Hotel Pflicht?

Ja. Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland – also auch für Hotels. Darüber hinaus unterliegen Hotels als Beherbergungsbetriebe der verschärften Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG), die bereits seit 2015 gilt. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Beschäftigten dokumentiert werden.

Muss ich auch Minijobber und Aushilfen erfassen?

Ja, ausnahmslos. Für Minijobber besteht sogar eine besonders strenge Erfassungspflicht nach § 17 MiLoG. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € je Einzelfall.

Reicht mein Dienstplan als Zeiterfassungs-Nachweis?

Nein. Der Dienstplan zeigt die geplanten Schichten (SOLL), nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (IST). Dienstpläne gelten ausdrücklich nicht als geeignetes Instrument der Aufzeichnungspflicht. Sie benötigen eine separate Erfassung der Ist-Arbeitszeiten – idealerweise in einem System, das beides integriert.

Muss die Zeiterfassung digital sein oder reicht Papier?

Nach aktueller Rechtslage ist die Form der Erfassung nicht vorgeschrieben – Papier ist grundsätzlich noch zulässig. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht jedoch die Einführung einer verbindlichen elektronischen Zeiterfassungspflicht vor, mit gestaffelten Übergangsfristen nach Unternehmensgröße. Unabhängig davon bietet eine digitale Lösung erhebliche Vorteile bei Rechtssicherheit, Aufwand und Prüfungsvorbereitung.

Wie aufwändig ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Cloud-basierte Lösungen wie Nostradamus lassen sich in unter einer Woche implementieren. Die Mitarbeiter-App ist intuitiv bedienbar – ein wichtiger Faktor in einer Branche mit hoher Fluktuation, in der ständig neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von zwei bis drei Monaten durch eingesparten Verwaltungsaufwand und reduzierte Fehlerquoten.

Was muss ich bei Nacht- und Sonntagsarbeit besonders beachten?

In der Hotellerie ist Nacht- und Sonntagsarbeit branchenüblich und gesetzlich erlaubt. Allerdings gelten besondere Regeln: maximal 48 Stunden Arbeit pro Woche, mindestens elf Stunden Ruhezeit pro Tag, mindestens 15 freie Sonntage pro Jahr und Ersatzruhetage innerhalb von zwei Wochen (bei Feiertagen: acht Wochen). Erhalten Mitarbeiter steuerfreie Zuschläge für diese Arbeitszeiten, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht der Nachweise auf bis zu zehn Jahre.