Die beste Software für Schichtplanung in der Gastronomie 2025

Welche Vorteile bringt eine gute Dienstplan-App?

Die Zeiten von Excel-Tabellen und unleserlichen Zetteln an der Pinnwand sind vorbei. Eine professionelle Dienstplan-App bietet Gastronomiebetrieben messbare Vorteile, die sich positiv auf Ihren Arbeitsalltag auswirken:

• Massive Zeitersparnis bei der Personalplanung: Automatisierte Personalprozesse und wiederkehrende Vorlagen reduzieren den wöchentlichen Planungsaufwand erheblich. Statt mühsam jeden Dienstplan neu zu erstellen, nutzen Sie intelligente Vorschläge und Drag & Drop Funktionen.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Transparente Dienstpläne und Self-Service-Funktionen wie der Schichttausch per App steigern die Zufriedenheit im Team. Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeiten selbst eintragen und haben jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten.
• Rechtssicherheit ohne manuellen Aufwand: Eine gute Software überwacht automatisch Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und Ruhezeiten. Das schützt Sie vor Bußgeldern von bis zu 30.000 € und erspart Ihnen die manuelle Kontrolle jeder einzelnen Schicht.
• Weniger administrative Fehler: Die digitale Zeiterfassung und schnelle Datenübertragung zur Lohnabrechnung eliminiert Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen. Überstunden, Zuschläge und Sonderzahlungen werden korrekt berechnet und direkt an Systeme wie DATEV übertragen.

Welche Kriterien sollte eine Schichtplan-Software in der Gastronomie erfüllen?

Eine professionelle Schichtplan-Software unterscheidet sich deutlich von einfachen Kalender-Tools oder Excel-Tabellen. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien, um sicherzustellen, dass die Lösung den spezifischen Anforderungen Ihres gastronomischen Betriebs gerecht wird: 

Intuitive Benutzeroberfläche

Die Software sollte eine Oberfläche mit hoher Benutzerfreundlichkeit bieten, die ohne umfangreiche Schulungen auskommt. Drag & Drop Funktionen für die Zuweisung im Schichtbetrieb und eine klare Kalenderansicht erleichtern die tägliche Arbeit. Sowohl Planer als auch Mitarbeitende müssen sich schnell zurechtfinden.

Mobile Verfügbarkeit

Eine vollwertige Mitarbeiter-App für iOS und Android ist unverzichtbar. Mitarbeitende müssen unterwegs ihre Dienstpläne einsehen, Schichten tauschen und Urlaubsanträge stellen können. Die mobile Zeiterfassung sollte auch offline funktionieren und Daten automatisch synchronisieren, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Integrierte Zeiterfassung

Eine nahtlose Verbindung zwischen Dienstplanung und Zeiterfassung spart Zeit und verhindert Fehler. Verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung wie mobile Stempeluhr, stationäres Terminal oder Browser-basierte Eingabe erhöhen die Flexibilität. Die korrekte Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Sonderzahlungen muss gewährleistet sein.

Schichttausch und Self-Service 

Mitarbeitende sollten eigenständig Schichten tauschen können, wobei die Software automatisch Qualifikationen und Arbeitszeiten prüft. Push-Benachrichtigungen informieren über Änderungen im Dienstplan. Eine integrierte Chat- oder Nachrichtenfunktion verbessert die Kommunikation im Team und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Gastronomie: Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalplanung?

Die Personalplanung in der Gastronomie unterscheidet sich grundlegend von anderen Branchen. Restaurants, Cafés und Hotels müssen täglich mit Unwägbarkeiten umgehen, die eine flexible und dennoch verlässliche Dienstplanung erfordern. Diese besonderen Herausforderungen machen den Einsatz einer professionellen Software nahezu unverzichtbar.

Hohes Maß an Unvorhersehbarkeit

Der Kundenverkehr in der Gastronomie lässt sich nur bedingt vorhersagen. Wetterbedingungen, Feiertage, Ferienzeiten oder lokale Veranstaltungen beeinflussen die Gästezahlen erheblich. Sie müssen kurzfristig zusätzliches Personal einplanen oder Schichten anpassen können, ohne dabei in ruhigen Zeiten überbesetzt zu sein.

Mitarbeiterzufriedenheit / Work-Life-Balance

Lange Arbeitszeiten, Arbeit am Wochenende und unregelmäßige Schichten belasten das Privatleben Ihrer Mitarbeiter erheblich und führen zu hoher Fluktuation. Eine transparente Schichtplanung, die Präferenzen berücksichtigt, ist deshalb entscheidend für die Mitarbeiterbindung.

Personalkosten als Schlüssel

Eine ineffiziente Planung führt entweder zu Überbesetzung in ruhigen Zeiten oder zu Personalmangel während Stoßzeiten – beides kostet Geld. Dahingegen optimiert eine präzise Personalplanung das Verhältnis zwischen Kundennachfrage und verfügbarem Personal und kann Ihre Personalkosten spürbar senken.

Vergleich: 5 Apps für die Schichtplanung in der Gastronomie

Der Markt für Dienstplan-Apps bietet mittlerweile zahlreiche spezialisierte Lösungen für die Gastronomie. Von KI-gestützten Systemen bis hin zu einfachen Schichtplanern finden Unternehmen für jeden Bedarf und jedes Budget passende Software. Der folgende Vergleich stellt fünf Anbieter vor und gibt Ihnen einen ersten Überblick:

Nostradamus

Nostradamus ist eine All-in-One-Lösung mit Fokus auf KI-gestützte Optimierung für die Gastronomie. Die Software hebt sich besonders durch ihre tiefgreifenden Datenanalysen ab und bietet Ihnen Einblicke, die weit über einfache Schichtplanung hinausgehen. Die Software eignet sich aufgrund ihrer einfachen Skalierbarkeit und großen Datengrundlage auch für Unternehmen bzw. Betriebe mit mehreren Standorten.

Zentrale Stärken:

• Präzise KI-gestützte Bedarfsprognosen
• Umfassende Analysen zu Personalkosten und Produktivität
• Fehlerfreie Berechnung von Zuschlägen und Überstunden
• Einfache Skalierbarkeit für mehrere Standorte

Preis: ab 3 € pro Monat und Mitarbeiter

gastromatic

gastromatic bietet umfassende HR-Funktionen speziell für Gastronomiebetriebe und verbindet Schichtplanung mit Personalverwaltung in einer Plattform. Die Software punktet mit ihrer klaren Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Restaurants und Hotels, wobei Funktionen wie Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung integriert sind.

Zentrale Stärken:

• Starke Spezialisierung auf Gastronomie und Hotellerie
• Umfassende HR-Funktionen in einer Plattform
• Integrierte Lohnvorbereitung

Preis: ab 91 € pro Monat

Papershift

Papershift bietet eine übersichtliche Plattform für Schichtplanung und Zeiterfassung mit solidem Funktionsumfang. Die Software ermöglicht es Mitarbeitenden, sich für offene Schichten zu bewerben und bietet direkten Einblick in Überstunden sowie verfügbare Urlaubstage. 

Zentrale Stärken:

• Übersichtliche Darstellung aller Schichten
• Mitarbeitende können sich für offene Schichten bewerben
• Einfache Beantragung von Abwesenheiten

Preis: ab 50 € pro Monat (10 Mitarbeiter)

e2n

e2n konzentriert sich auf die Anforderungen der Gastronomie und Hotellerie und bietet transparente Preisgestaltung sowie umfassende Funktionen einer HR-Software. Das Tool ermöglicht eine effiziente Schichtplanung mit direkter Anzeige von Abwesenheiten und automatischen Benachrichtigungen bei Planänderungen.

Zentrale Stärken:

• Speziell für Gastronomie entwickelt
• Integrierte Zeiterfassung und Lohnvorbereitung
• Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen

Preis: ab 75 € pro Monat (5 Mitarbeiter)

Staffomatic

Staffomatic richtet sich primär an kleine bis mittelständische Betriebe und überzeugt durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche. Die Software bietet solide Grundfunktionen für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. 

Zentrale Stärken:

• Intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche
• Schnelle Einarbeitung ohne Schulungsbedarf
• Solide Grundfunktionen für Schichtplanung

Preis: ab 2 € pro Mitarbeiter und Monat

Eignet sich Excel für die Dienstplanung in der Gastronomie?

Viele gastronomische Betriebe nutzen noch immer Excel-Tabellen für ihre Dienstplanung – keine zusätzlichen Kosten und eine kurze Einarbeitungszeit sprechen dafür. Doch gerade in der Gastronomie stößt Excel schnell an seine Grenzen: Die manuelle Eingabe ist zeitaufwendig und fehleranfällig, Excel bietet keine automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen oder Ruhezeiten, und bei kurzfristigen Änderungen wie Krankheitsausfällen wird die Suche nach Ersatz zum zeitraubenden Unterfangen. 

Hinzu kommt, dass Mitarbeitende ihre Dienstpläne nicht mobil einsehen und Schichten nicht eigenständig tauschen können. Spätestens ab zehn Mitarbeitenden oder bei mehreren Standorten wird Excel zur Belastung – eine professionelle Dienstplan-App spart Zeit und vermeidet kostspielige Fehler sowie rechtliche Risiken.

FAQ

Welche kostenlosen Softwares gibt es, um einen Schichtplan zu erstellen?

Kostenlose Lösungen wie Google Sheets oder Excel bieten grundlegende Funktionen für die Dienstplanung, stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen. Anders als professionelle Alternativen bieten sie keine automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen, keine mobile App für Mitarbeitende und keine Integration mit Zeiterfassungs- oder Lohnabrechnungssystemen.

Welches Programm für Dienstplan?

Die Wahl des richtigen Programms hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Für gastronomische Betriebe empfehlen sich spezialisierte Lösungen wie Nostradamus, Gastromatic oder e2n, die eine branchenspezifische Funktionalität bieten. Achten Sie auf KI-gestützte Bedarfsprognosen, eine mobile App für Mitarbeitende und die Möglichkeit, mehrere Standorte zentral zu verwalten.

Kann man mit KI einen Dienstplan erstellen?

Ja, moderne Dienstplan-Software wie Nostradamus nutzt KI-Algorithmen, um optimale Schichtpläne zu erstellen. Die KI analysiert historische Daten, Umsatzzahlen und Kundenfrequenz, um den Personalbedarf präzise vorherzusagen. Sie berücksichtigt dabei Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Präferenzen der Mitarbeitenden sowie gesetzliche Vorgaben. 

Wer erstellt einen Schichtplan?

In der Gastronomie liegt die Verantwortung für die Schichtplanung typischerweise bei Betriebsleitern, Restaurant-Managern oder HR-Verantwortlichen. In kleineren Betrieben übernimmt oft der Inhaber selbst die Planung. Mit moderner Software können jedoch auch Mitarbeitende aktiv eingebunden werden, indem sie Verfügbarkeiten eintragen, Schichten tauschen und Urlaubswünsche kommunizieren. 

Disclaimer:

Alle Angaben zu Drittanbietern in diesem Vergleich basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen, darunter Anbieterwebsites, offizielle Produktdokumentationen sowie Nutzerbewertungen auf unabhängigen Plattformen (z. B. G2, Capterra, OMR Reviews). Die Informationen wurden nach bestem Wissen und zum Stand Oktober 2025 zusammengestellt. Da sich Produktfunktionen, Preise und Konditionen regelmäßig ändern, empfehlen wir, aktuelle Details direkt beim jeweiligen Anbieter zu erfragen. Dieser Vergleich stellt keine Herabsetzung von Wettbewerbern dar und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.